Wat handmatige processen bedrijven kosten

Intro

Nog maar 500 jaar geleden werd het meeste werk door mensen met de hand gedaan. Om gewassen te verbouwen of een huis te bouwen, moesten veel mensen gedurende lange tijd hun fysieke kracht gebruiken. Dit leidde vroeger tot een trage economische groei en een vrij lage levensstandaard. Het leven in het jaar 1500 leek veel meer op het leven in het jaar 500 of 1000 dan op het leven in het jaar 2026. Wat maakt ons jaar zo bijzonder? Automatisering.

Waar vroeger het meeste werk zelfstandig door mensen moest worden gedaan, worden we nu bijgestaan door een groot aantal machines. We wekken energie op door gebruik te maken van onze kennis van de natuurkunde. We kunnen complexe wiskundige problemen die mensen jaren zouden kosten om uit te rekenen, in een paar dagen oplossen met behulp van supercomputers. Kortom, onze kracht wordt nu vergroot door een groot aantal hulpmiddelen die ons niet alleen sterker maken (zoals een hamer in de handen van een bouwvakker), maar ook het meeste handmatige werk voor ons doen. Bedrijven waren pioniers in deze snelle overgang naar innovatie en blijven deze stimuleren. In dit artikel bespreken we hoe kostbaar handmatige processen op de lange termijn voor bedrijven kunnen zijn en waarom automatisering altijd de beste optie is in langetermijnscenario's.

De huidige digitale revolutie heeft geleid tot de opkomst van meerdere hoogwaardige producten die automatisering mogelijk maken. Met de app-ontwikkeling van Make.com kunnen bedrijven bijvoorbeeld meerdere digitale aspecten van hun activiteiten met elkaar verbinden en hun afhankelijkheid van handmatige configuraties verminderen. Andere belangrijke diensten zijn tools zoals Zapier, Bubble en Webflow. Automatisering was nog nooit zo eenvoudig.

Toch zijn er in de afgelopen 20 jaar meerdere voorbeelden geweest van grote bedrijven of gevestigde kleine en middelgrote bedrijven die faalden vanwege hun afhankelijkheid van handmatige processen. Laten we eens kijken naar enkele van die voorbeelden en proberen de onderliggende oorzaken van deze problemen te achterhalen.

Tegenwoordig is Amazon bijna synoniem met detailhandel. De meeste Amerikanen kopen daar laptops, kleding en vele andere producten. In het jaar 2000 was dat nog niet het geval. Veel mensen over de hele wereld waren afhankelijk van lokale winkels of middelgrote detailhandelsmerken. Echt grote detailhandelsmerken die "alles" aanboden, waren vrij zeldzaam. Wat is er dan veranderd? In het verleden waren detailhandelsbedrijven afhankelijk van handmatig werk. Ze hadden een groot aantal winkellocaties, die door veel personeel moesten worden bemand. Ook de logistiek was erg moeilijk te beheren: het was noodzakelijk om op alle locaties een min of meer evenwichtig assortiment aan te bieden om niet alleen aan de algemene, maar ook aan de nichevraag te kunnen voldoen. Postorderlijsten moesten handmatig worden aangemaakt, moesten worden afgedrukt en vereisten veel personeel om de bestellingen te verwerken. Dit alles had invloed op de detailhandelsprijzen. Het verkoopproces van goederen vereiste veel handmatig werk.

Toen kwam Amazon en veranderde het spel volledig door over te stappen van fysieke winkels naar online marktplaatsen, waar gebruikers niet alleen konden kiezen uit lokale producten, maar ook uit producten die in hun hele land (en zelfs in het buitenland) verkrijgbaar waren. Vervolgens bracht het grote innovaties op het gebied van opslaglogistiek, waarbij de levertijden en de productvoorraden werden geoptimaliseerd om de kosten voor de eindgebruikers te minimaliseren door gebruik te maken van robots en slimme algoritmen. Als gevolg van de stijgende populariteit van online retailers (naast Amazon zijn Walmart en eBay grote spelers) zijn fysieke winkels niet langer mainstream. Ze blijven goed functioneren in bepaalde niches, zoals de verkoop van voedingsmiddelen of kleding, maar worden in andere sectoren steeds minder relevant. Automatisering via internettechnologieën, logistieke algoritmen en robotica heeft de manier waarop we dingen kopen volledig veranderd. Veel oudere retailers vertrouwden op handmatige processen die in hun sector waren ingeburgerd en verloren daardoor hun marktaandeel of gingen zelfs failliet.

Er zijn veel andere gevallen waarin soortgelijke processen hebben plaatsgevonden. Zo zijn Netflix en andere streaming-/video-on-demanddiensten erin geslaagd om tv- en filmverhuur onder jongere generaties grotendeels te vervangen. Ze combineren de gebruikersinvloed (gebruikers kunnen kiezen welke films ze willen bekijken) van verhuurdiensten, waarvoor fysieke winkels nodig zijn, met een gestroomlijnde tv-achtige ervaring, die is gebaseerd op geautomatiseerde aanbevelingsalgoritmen die nu zijn verbeterd door AI. Soortgelijke processen hebben zich voorgedaan in transport, logistiek en zelfs onroerend goed. Automatisering via internet of, eerder, via complexe industriële machines (bijvoorbeeld robotsystemen voor de assemblage van auto's) leidt altijd tot de achteruitgang van bedrijven die afhankelijk zijn van handmatige processen. In de gevallen die we hebben geschetst, kan dit leiden tot een dramatische achteruitgang van hele sectoren. In andere gevallen kunnen handmatige processen een negatieve invloed hebben op bepaalde afdelingen zonder het hele bedrijf te ontwrichten (bijvoorbeeld als een innovatieve fabrikant afhankelijk is van handmatige processen in de marketing).

Waarom gebeurt dit vanuit historisch oogpunt zo vaak? Waarom behouden zoveel bedrijven handmatige processen in plaats van te automatiseren, ondanks de schijnbaar voor de hand liggende voordelen? Een van de belangrijkste redenen is het gebrek aan directe feedback. Automatisering vereist initiële investeringen die zich pas na enkele jaren terugbetalen. Het proces van het uitbreiden van het handmatige personeelsbestand om de groei van het bedrijf te stimuleren, is op korte termijn sneller en gemakkelijker. Zodra geautomatiseerde processen die door concurrenten zijn ingevoerd na enige tijd winstgevend worden, kunnen die toenemende investeringen in de uitbreiding van het handmatige personeelsbestand echter een onverwacht negatief effect hebben, wat leidt tot aanzienlijke verliezen aan middelen als gevolg van overbelasting. Wat nog belangrijker is, is dat het niet altijd duidelijk is welke automatiseringsmethode de beste voordelen oplevert. Daarom lijkt de beslissing om zich te concentreren op de eenvoudige uitbreiding van bestaande processen vaak aantrekkelijk.

Dit probleem van uitgestelde voordelen, dat de afgelopen 200 jaar voor veel bedrijven tot ingrijpende veranderingen heeft geleid, wordt steeds minder relevant. Innovaties op basis van digitale technologieën en AI zijn vaak zo krachtig en kostenefficiënt dat ze in relatief korte tijd (bijvoorbeeld één of twee jaar) aanzienlijke voordelen kunnen opleveren. Waar in het verleden de keuze tussen automatiseren en niet automatiseren niet altijd voor de hand lag vanwege het tragere tempo van de technologische ontwikkeling, wordt het vandaag de dag steeds duidelijker: een personeelsbestand dat wordt ondersteund door geautomatiseerde tools is in de overgrote meerderheid van de gevallen beter dan een personeelsbestand dat afhankelijk is van handmatig werk. Hier volgen enkele technologieën die de meeste bedrijven kunnen helpen (de lijst is niet volledig): LLMs, websites met hoogwaardige algoritmen voor orderverwerking en digitale boekhoudoplossingen.

Samenvattend blijkt uit historische gegevens dat automatisering op de lange termijn voor de meeste bedrijven op de markt de beste keuze is. Handmatige processen lijken vaak gemakkelijker te implementeren en goedkoper op korte termijn, maar zelfs binnen een periode van tien jaar verliezen ze bijna altijd van automatisering. Een van de krachtigste richtingen voor automatisering is tegenwoordig softwareontwikkeling. Computertechnologieën verbeteren handmatige processen over de hele wereld. De opkomst van no-code en low-code technologieën en ontwikkelingspartners zoals Keenethics die weten hoe ze deze technologie moeten gebruiken, geeft aan dat dit proces alleen maar zal versnellen. We naderen een tijdperk waarin automatisering alomtegenwoordig zal worden.