Hoe het onderhoud van vakantieoorden en huuraccommodaties stroomlijnen met efficiënte logistieke en opslagoplossingen

Intro

Het effectief beheren en onderhouden van een reeks gebouwen heeft een directe invloed op drie gebieden:

• Tevredenheid van huurders en bewoners.
• Operationele kosten. Namelijk, de kosten laag houden.
• De waarde van het eigendom.

Of het nu gaat om eengezinswoningen, woonhuizen of commercieel vastgoed zoals resorts, een goed onderhouden pand creëert een veilige en uitnodigende omgeving voor bewoners.

Toch is naadloos vastgoedonderhoud makkelijker gezegd dan gedaan!

Vastgoedbeheerders hebben de zware verantwoordelijkheid om:

• Routinetaken beheren.
• Veiligheidsinspecties doorstaan.
• Adequaat reageren op reactieve onderhoudsverzoeken.

En alsof dat nog niet genoeg is, moeten ze er ook nog voor zorgen dat alle onderhoudsactiviteiten beheersbaar blijven.

Als je een vastgoedbeheerder of eigenaar bent met hoofdpijn(en), dan ben je hier aan het juiste adres. In deze blog behandelen we strategieën voor hoe resorts en huurwoningen hun onderhoudswerkzaamheden kunnen stroomlijnen via logistieke en opslagoplossingen.

Wat is vastgoedonderhoud?

Vastgoedonderhoud verwijst naar de voortdurende zorg voor een gebouw of faciliteit, waaronder het repareren van lekkages, het oplossen van ongediertebestrijding en het verhelpen van deuken en scheuren.

Er zijn vier soorten vastgoedonderhoud:

• Preventief onderhoud: Dit omvat regelmatige inspecties en onderhoud om problemen te voorkomen voordat ze zich voordoen.
• Reactief onderhoud: Hierbij worden problemen opgelost nadat ze zich hebben voorgedaan, zoals het repareren van waterschade of het vervangen van kapotte armaturen.
• Toestandsafhankelijk onderhoud: Dit is het monitoren van de toestand van apparatuur of eigendommen om te beslissen wanneer onderhoud nodig is, waardoor onnodig werk of plotselinge storingen worden voorkomen.
• Onderhouds- of veiligheidsinspecties. Deze zijn nodig voor huisverbeteringswerkzaamheden, zoals bijvoorbeeld bij het installeren van een elektrische open haard.

Een vastgoedbeheerbedrijf brengt deze vier onderhoudslagen in balans en minimaliseert tegelijkertijd de kosten en maximaliseert de tevredenheid van huurders of gasten.

De gevolgen van slecht vastgoedonderhoud

Slechte onderhoudspraktijken kunnen leiden tot negatieve beoordelingen, verhoogde veiligheidsrisico's, mislukte gezondheidsinspecties en hogere langetermijnkosten. Het gaat met name om de volgende gebieden.

Eigendomswaarde

De waarde van het pand neemt een duikvlucht. Het ziet er niet goed uit voor de eigenaar als zijn eigendom een geschiedenis heeft van falende veiligheidscontroles en verwaarlozing van routineonderhoud. Zulke panden trekken lagere huurprijzen en zijn moeilijk te verkopen.

Hogere reparatiekosten

Reparaties uitstellen kan van een mug een olifant maken. Je riskeert grote schade en mollengroei als je zoiets gewoons als een waterlek verwaarloost. Wat een eenvoudige reparatie had moeten zijn, brengt nu drie- of vierdubbele kosten met zich mee.

Dit is exclusief verborgen kosten zoals een verlies aan huurinkomsten (als huurders bijvoorbeeld moeten verhuizen omdat het pand onveilig is geworden) en de nasleep van kosten voor juridisch advies en boetes voor overtredingen van de code.

In deze situatie wil je je niet bevinden! Laten we het dus hebben over logistieke en opslagstrategieën om de onderhoudskosten voor je vastgoedportefeuille zo laag mogelijk te houden.

Wat zijn logistieke strategieën?

In de context van vastgoedonderhoud omvat een logistieke strategie de planning, coördinatie en het beheer van middelen op een manier die ervoor zorgt dat de onderhoudsactiviteiten aan gebouwen efficiënt worden uitgevoerd.

Het gaat erom ervoor te zorgen dat de juiste gereedschappen en voorraden beschikbaar zijn waar en wanneer dat nodig is.

Er zijn verschillende manieren om dergelijke strategieën te implementeren.

Gecentraliseerd beheersysteem

Onderhoudsmanagement vereist jongleren met verschillende variabelen, zoals:

• E-mails
• Rekenbladen
• Telefoongesprekken
• Onderhoudsverzoeken en -taken
• Schema's

Het beheren van deze (vaak dynamische en steeds veranderende) variabelen in verschillende systemen zorgt ervoor dat onderhoudstechnici fouten kunnen maken en veroorzaakt vertragingen bij het uitvoeren van onderhoudstaken.

De oplossing is een gecentraliseerd beheersysteem zoals SiteCapture.

Als projectbeheeroplossing helpt het bij het automatiseren van taken, het bijhouden van onderhoudsschema's en het bieden van realtime updates, zodat teams op één lijn blijven en problemen snel kunnen aanpakken. De tools voor projectbeheer op zonne-energie bieden extra ondersteuning voor vastgoed met zonne-installaties, zodat de energiesystemen efficiënt blijven werken. Door deze mogelijkheden te combineren, kunnen resorts en verhuuraccommodaties hun activiteiten stroomlijnen, de logistiek verbeteren en het energieverbruik optimaliseren.

Vanuit het perspectief van het onderhoudsteam weten ze precies waar ze aan moeten werken en wat ze prioriteit moeten geven. Dit betekent dat de meest dringende zaken die van invloed zijn op het dagelijks leven als eerste worden afgehandeld, zodat de huurders tevreden blijven.

Wanneer je je onderhoudsbekwaamheid toont aan vastgoedeigenaren, wordt het gemakkelijker om meer vastgoedleads te genereren via mond-tot-mondreclame.

Voorraadbeheer en automatisch nabestellen

Zorgvuldig en nauwkeurig voorraadbeheer zorgt ervoor dat voorraden en apparatuur alleen beschikbaar zijn wanneer je ze nodig hebt en in de juiste hoeveelheden. Dit verkleint de kans op onnodige uitgaven en beperkt de uitvaltijd tot een minimum.

In één scenario kun je bijvoorbeeld voorraden bijhouden zoals sanitair, schoonmaakproducten, reserveonderdelen voor elektriciteit en gereedschap dat wordt gebruikt door onderhoudspersoneel. Je weet precies wat er op voorraad is en waar het is opgeslagen, wat tijd bespaart en de noodzaak om op het laatste moment bestellingen te plaatsen vermindert.

Je kunt voorraadbeheer combineren met automatisch nabestellen. In dit geval gebruik je een digitaal systeem om de voorraadniveaus te controleren. Als een voorraaditem onder een bepaalde hoeveelheid komt, activeert het systeem een automatische nabestelling.

Stel dat je geautomatiseerde systemen effectief wilt laten werken. In dat geval moet je in historisch voorraadgebruik duiken om te bepalen wat het meest wordt gebruikt, het meest wordt nabesteld en in welke hoeveelheden. Je kunt het systeem zo instellen dat het de vroegere menselijke voorraadbeheerpraktijken nabootst.

Eigenaars van vakantieoorden en huuraccommodaties kunnen gebruikmaken van business intelligence-oplossingen voor hotels om het gebruik van apparatuur en de voorraadniveaus te analyseren en zo onderhoudswerkzaamheden te optimaliseren. Met deze tool kunnen eigenaren en managers hun activiteiten baseren op echte gegevens en zo zorgen voor efficiënt onderhoud.

Planning preventief onderhoud

Internet of Things (IoT)-sensoren kunnen worden geïnstalleerd op apparatuur zoals waterverwarmers, HVAC-systemen of sanitair om hun prestaties in realtime te controleren.

Deze apparaten verzamelen gegevens over het gebruik, de temperatuur of drukniveaus en sturen waarschuwingen wanneer de metingen duiden op slijtage of een mogelijk defect.

Een IoT-apparaat haalt gegevens op van apparaten en bewaakt ze in realtime. (Afbeelding geleverd door auteur.)

Een sensor op een HVAC-eenheid kan bijvoorbeeld melden wanneer filters moeten worden vervangen of wanneer de eenheid inefficiënt werkt.

Software voor vastgoedonderhoud kan deze gegevens verzamelen en automatisch onderhoud plannen op basis van actuele omstandigheden in plaats van vooraf bepaalde intervallen. Het resultaat is dat onderhoud wordt uitgevoerd wanneer dat het meest nodig is, waardoor plotselinge storingen worden voorkomen en de levensduur van een object wordt verlengd.

Gebruik routeoptimalisatie

Routeoptimalisatie is handig voor teams die meerdere locaties beheren, zoals resorts of appartementen.

Software voor routeoptimalisatie zoals Badger Mapping helpt teams bij het plannen van de meest efficiënte routes als ze een dag beginnen met het uitvoeren van onderhoudsverzoeken. De software biedt de beste route op basis van verschillende variabelen, zoals verkeersomstandigheden, wegwerkzaamheden en het adres van het pand.

Software voor routeoptimalisatie biedt een holistisch overzicht van alle onderhoudsverzoeken voor een bepaald tijdsbestek.

Verder helpt het vastgoedbeheerders bij het logisch toewijzen van taken. Ze kunnen hun onderhoudstechnici bijvoorbeeld opsplitsen per specifiek gebied of type onderhoudsaanvraag.

Met als resultaat:

• De reistijd is minimaal.
• Brandstofkosten worden geoptimaliseerd.
• Gasten blijven tevreden.

Opslagoplossingen optimaliseren

Opslagoplossingen zijn de kunst van het opslaan en toegankelijk maken van apparatuur en benodigdheden die nodig zijn voor onderhoudstaken.

Effectieve opslagoplossingen ondersteunen soepele workflows door de tijd die nodig is voor het zoeken naar middelen te verminderen, items veilig op te bergen en ervoor te zorgen dat kritieke voorraden altijd beschikbaar zijn wanneer ze nodig zijn.

Laten we verschillende opslagoplossingen bekijken.

Metalen gebouwen

Een uitstekende strategie om de waardevolle apparatuur en voorraden van je resort te beschermen, is ze op te slaan in een metalen gebouw. Deze aanpasbare structuren bieden een kosteneffectieve en duurzame oplossing die je bezittingen beschermt tegen de elementen en de onderhoudskosten verlaagt.

Bij uitbreiding kan een volledig gebouw van metaalkwaliteit de tand des tijds en moeder natuur weerstaan.

De prijzen van metalen gebouwen kunnen variëren afhankelijk van je behoeften, maar je kunt een oplossing vinden die past bij je budget en specifieke vereisten.

Verticale opslagoptimalisatie

Verticale opslag optimaliseert het gebruik van de beschikbare ruimte door gebruik te maken van muren, rekken en stellingen met meerdere verdiepingen om gereedschap, apparatuur en voorraden op te slaan.

De items zijn zo georganiseerd dat de vaak gebruikte items gemakkelijk te bereiken zijn, terwijl de minder gebruikte items hoger worden opgeborgen.

Optimalisatie van verticale opslag:

• Vermindert rommel.
• Verbetert de toegankelijkheid.
• Bespaart tijd bij het pakken van het benodigde gereedschap, vooral bij dringende reparaties.
• Creëert een beter georganiseerde opslagomgeving door middel van duidelijk zichtbare en gecategoriseerde labels.
• Maakt optimaal gebruik van de beperkte ruimte.

Magazijnbeheersystemen

Een magazijnbeheersysteem (WMS) helpt bij het bijhouden van de inventaris, het organiseren van de opslag en het stroomlijnen van de goederenbeweging, zodat artikelen efficiënt worden opgeslagen, verzameld en gedistribueerd.

Een WMS biedt realtime inzicht in voorraadniveaus, locaties en gebruikspatronen, waardoor het eenvoudiger wordt om de voorraad accuraat te houden en te grote voorraden of tekorten te voorkomen.

Het automatiseert ook processen zoals het ontvangen van zendingen, het toewijzen van opslaglocaties en het genereren van herbevoorradingswaarschuwingen, waardoor de productiviteit toeneemt en er minder fouten optreden in magazijnoperaties.

Laatste gedachten

Vastgoedbeheer hoeft niet stressvol te zijn.

Door aan te passen hoe de middelen die nodig zijn om verzoeken in te willigen worden opgeslagen en door het proces van het uitvoeren van onderhoudstaken te stroomlijnen, kan een vastgoedbeheerder een productievere onderhoudsworkflow creëren waar eigenaren, technici en bewoners van profiteren.

Overweeg om de in deze blog voorgestelde strategieën toe te passen om een goed onderhouden en betrouwbaar ecosysteem voor vastgoedonderhoud op te bouwen dat professionaliteit en zorg weerspiegelt.