Hoe je een inclusieve vergaderomgeving ontwerpt die iedereen betrekt

Intro

Het is heel waardevol om al het talent van je team te benutten. Om dit te doen, moet je echter een vergaderomgeving creëren die elk teamlid aanmoedigt om deel te nemen. Dit kun je doen door inclusiviteit in je vergaderingen te stimuleren.

In dit artikel bespreken we hoe je een inclusieve vergaderomgeving kunt ontwerpen die de deelname van je hele team stimuleert. We behandelen de basisprincipes van inclusieve vergaderingen en waarom je een inclusieve ruimte zou willen creëren. Daarna gaan we in op een aantal uitvoerbare tips voor het bevorderen van inclusiviteit op je werkplek.

Inclusieve vergaderomgevingen: De basis

Inclusieve vergaderomgevingen zijn cruciaal voor het betrekken van elk teamlid en het aanmoedigen van hands-on deelname over de hele linie.

Het hele team moet zich op zijn gemak voelen en aangemoedigd worden om deel te nemen aan een inclusieve vergaderomgeving. Nieuwe ideeën moeten worden overwogen en mensen moeten in staat worden gesteld om buiten de gebaande paden te denken. Ideeën mogen niet worden afgewezen, zelfs als ze onconventioneel zijn.

Bovendien moeten inclusieve ontmoetingsomgevingen aanvoelen als veilige ruimtes voor alle betrokkenen. Op zijn minst worden de voorkeursuitspraken van mensen gerespecteerd en is discriminerend gedrag niet toegestaan. Je teamleden moeten zich allemaal op hun gemak voelen, hoe ze zich ook identificeren.

Inclusiviteit in vergaderingen betekent ook het aanbieden van aanpassingen om de omgeving geschikt te maken voor mensen met een beperking of handicap.

Waarom een inclusieve vergaderomgeving gebruiken

Je kunt de output en productiviteit van je organisatie verhogen door je hele team te laten schitteren met een inclusieve vergaderomgeving. Door ieders sterke punten aan te boren, werk je beter als een team.

Bovendien helpt het creëren van een inclusieve vergaderomgeving bij het creëren van een werkcultuur die over het algemeen meer inclusief en positief is. Dit is geweldig om het moreel hoog en uw team gemotiveerd te houden.

Hoe creëer je een inclusieve vergaderomgeving

Nu je de waarde begrijpt van het ontwerpen van een inclusieve vergaderopstelling, laten we eens kijken naar enkele manieren om dit in de praktijk te brengen.

1. Stel basisregels op

Het is essentieel om je vergaderingen zo te organiseren dat mensen een bijdrage kunnen leveren. Om dit te doen, moet je enkele basisregels opstellen die psychologische veiligheid garanderen.

Een cruciale basisregel voor het creëren van een positieve vergadercultuur is respect eisen voor elk teamlid. Ontwikkel een nultolerantiebeleid voor discriminatie of intimidatie. Creëer een systeem van checks and balances dat leiders en alle andere teamleden verantwoordelijk houdt voor hun acties om ervoor te zorgen dat uitsluitend respectvolle interacties een culturele norm zijn op uw werkplek.

Wanneer je basisregels opstelt, moet je ook verwachtingen stellen. In veel soorten vergaderingen voelen sommige mensen zich van nature waarnemers als ze niets specifieks te vertellen hebben. Als je echter wilt dat deze mensen zich mengen, laat ze dan specifiek weten dat je wilt dat ze hun zegje doen, of het nu gaat om het geven van een mening of het presenteren van een actieplan.

2. Toegankelijkheidshulpmiddelen aanbieden

Veel teams bestaan uit mensen met een handicap of beperking. Het aanbieden van toegankelijkheidshulpmiddelen is erg belangrijk om de talenten en ideeën van deze mensen effectief te cultiveren.

Als een lid van je team bijvoorbeeld slechthorend is, is het cruciaal om de communicatie tijdens vergaderingen op een toegankelijke manier te faciliteren. In veel gevallen kan dit worden bereikt door gebruik te maken van conferentiesoftware met live ondertiteling. Op deze manier kan het slechthorende teamlid de woorden van mensen in realtime lezen.

Stel dat je een teamlid hebt met een visuele beperking. In dat geval kun je je vergaderingen toegankelijker maken door grafische elementen in presentaties grondig uit te leggen of afbeeldingen met een hoog contrast te gebruiken die hij of zij misschien kan zien.

Natuurlijk zijn deze voorbeelden niet op elk team van toepassing. Als teamleider is het aan jou om de behoeften van je team in te schatten en waar nodig hulp te bieden.

3. Nodig mensen uit om bij te dragen

We hebben het gehad over het stellen van verwachtingen wanneer je wilt dat mensen bijdragen. Met dat in gedachten moet je verder gaan door actief mogelijkheden te creëren voor mensen om bij te dragen aan het gesprek. Dit zal er anders uitzien in verschillende vergadervormen of discussies.

Stel dat je een belangrijke beslissing neemt die gevolgen heeft voor een groot deel van je team. Het is de moeite waard om de kamer rond te gaan en expliciet naar ieders mening te vragen. Directer kun je het niet maken.

Als je minder belangrijke zaken bespreekt, kun je de vloer openzetten voor vragen, opmerkingen en zorgen. Dit is waar het van pas komt om een sterke bedrijfscultuur te hebben die mensen laat weten dat hun stem ertoe doet, zodat ze hun stem zullen laten horen in een open forum als dit.

Om efficiënt te vergaderen met grote groepen mensen hoef je niet per se iedereen in het gesprek mondeling te laten spreken over een bepaalde kwestie. In plaats daarvan kun je in een virtuele vergadering mensen vragen om hun gedachten in de chat te zetten, waarna de leiders in het gesprek snel door de reacties kunnen lopen en ze vervolgens kunnen bevestigen.

4. Laat één persoon tegelijk praten

Je moet een vergadercultuur creëren waarin niet over elkaar heen gepraat wordt. Als er over elkaar heen gepraat wordt, kunnen mensen gefrustreerd raken, hun gedachtegang verliezen en zich ontmoedigd voelen om hun stem te laten horen.

Natuurlijk is het makkelijk om per ongeluk over iemand heen te praten, maar als begeleider van een vergadering is het jouw rol om dit te voorkomen. Het klinkt eenvoudig, maar als iemand al aan het woord is en een ander praat over hem heen, vraag de tweede persoon dan om te wachten tot de eerste persoon klaar is.

Door hier bovenop te blijven zitten, kun je een cultuur creëren waarin het prioriteit heeft om mensen ongestoord te laten spreken.

5. Moedig mensen aan om "hun hand op te steken".

(Afbeelding verstrekt door auteur)

Soms kan het moeilijk zijn om tijdens een conferentiegesprek een kans te vinden om te praten, omdat de signalen die je tijdens een persoonlijke vergadering zou gebruiken om iets te zeggen niet altijd zo duidelijk zijn als je op afstand bent. Gelukkig hebben videoconferentietools zoals Zoom een optie waarmee deelnemers hun hand kunnen opsteken om aan te geven dat ze iets te zeggen hebben.

Hoewel deze functie beschikbaar is, gebruiken mensen hem niet altijd. Daarom is het belangrijk om je team eraan te herinneren waar ze deze knop kunnen vinden en hen aan te moedigen deze te gebruiken wanneer ze willen bijdragen aan het gesprek.

6. Notulen van vergaderingen vastleggen

Het bijhouden van een gedetailleerd verslag van vergaderingen is een uitstekende tactiek om iedereen betrokken te houden en inclusie tijdens vergaderingen aan te moedigen. Het helpt ervoor te zorgen dat iedereen de kans krijgt om te spreken en dat hun woorden nauwkeurig worden vastgelegd. Dit stimuleert samenwerking, bevordert deelname en verbetert de verantwoording.

Bovendien is het bijhouden van duidelijke notulen van vergaderingen een goede manier om bij te houden wie er gewoonlijk deelneemt en bijdraagt. Zo kun je ook vaststellen wie de neiging heeft om te zwijgen tijdens vergaderingen, zodat je prioriteit kunt geven aan het creëren van ruimte voor deze mensen om hun stem te laten horen.

Apps voor notulen van vergaderingen bieden een geweldige manier om dit proces te stroomlijnen. Deze technologie houdt alle details overzichtelijk en toegankelijk voor je hele team.

(Afbeelding Bron)

7. Word slim met hybride vergaderingen

Als je hybride of externe werkschema's aanbiedt, is het essentieel om een hybride vergaderstructuur te creëren om effectieve communicatie tussen de mensen op kantoor en thuis te vergemakkelijken.

Daarbij moet je ervoor zorgen dat deelnemers op afstand kunnen meepraten, omdat het moeilijk kan zijn om mee te praten als het in-person gedeelte van het team aan het woord is.

Als je op dit moment nog geen hybride of remote werkopties aanbiedt, zou je dat moeten overwegen. Hybride werk is voor veel mensen een toegankelijkere optie, omdat het hen in staat stelt te werken in een omgeving die comfortabeler is en beter aansluit bij hun behoeften.

8. Maak gebruik van één-op-één follow-ups

Sommige mensen zijn van nature verlegen en zijn misschien minder geneigd om hun gedachten te uiten in een groepssetting. Met dat in gedachten kun je één-op-één follow-up meetings gebruiken om deze mensen een meer comfortabele omgeving te geven om hun mening te geven over een onderwerp.

Door elkaar in een meer besloten setting te ontmoeten, kunnen meer gereserveerde mensen zich meer op hun gemak voelen om hun ideeën te delen. Als hun ideeën eenmaal een-op-een gevalideerd of uitgewerkt zijn, voelen ze zich misschien zelfverzekerd genoeg om ze in een grotere groep te delen.

9. Een agenda maken

Het creëren van een inclusieve vergaderomgeving vereist een doordachte voorbereiding en toegankelijke materialen om ervoor te zorgen dat elke deelnemer zich betrokken en gewaardeerd voelt. Inclusieve leiders doen er verstandig aan om een agenda op te stellen zodat iedereen weet wat hij kan verwachten en zijn eigen gedachten en aantekeningen daarop kan voorbereiden.

Het gebruik van een PDF-editor van Smallpdf kan bijdragen aan dit doel. Voor vergaderingen kunnen begeleiders dit hulpmiddel bijvoorbeeld gebruiken om PDF's aan te passen door aantekeningen, opmerkingen of markeringen toe te voegen om belangrijke punten te benadrukken, zodat het voor deelnemers makkelijker wordt om mee te volgen.

(Afbeelding Bron)

Deelnemers voorzien van invulbare PDF's of hen in staat stellen hun aantekeningen direct in het document toe te voegen, stimuleert bovendien actieve betrokkenheid, vooral bij mensen die informatie beter visueel verwerken of de voorkeur geven aan interactieve formaten.

Stel dat een teamlid een visuele beperking heeft. Je zou dit hulpmiddel kunnen gebruiken om tekst te vergroten, het contrast aan te passen of beschrijvingen toe te voegen die voldoen aan de toegankelijkheidsrichtlijnen.

Conclusie

Er zijn veel manieren om een inclusieve omgeving te creëren voor uw teamvergaderingen. Door dit te doen, kunt u uw werknemers meer betrekken en uw activiteiten verbeteren. Bovendien helpt het een cultuur van inclusiviteit in de hele organisatie te bevorderen.

Hoe maak je je vergaderingen inclusief?