Tips og triks for å forbedre dine skriveferdigheter for å lykkes i HR-rollen

Introduksjon

Man skulle kanskje tro at skriveferdigheter er mindre viktige for HR-ledere enn kommunikasjon og mellommenneskelige ferdigheter. Men å skape et godt strukturert og omfattende innhold er like viktig som å løse en konflikt mellom kolleger eller gjennomføre et imponerende jobbintervju.

Det er ingen tvil om at ikke alle er født med et skrivetalent. De fleste av oss må jobbe hardt for å forbedre skriveferdighetene våre. Hvis du ønsker å løfte skriveferdighetene dine til neste nivå, finner du mange praktiske tips i denne artikkelen. Men la oss først se nærmere på hvorfor du som HR-leder kan ha behov for å forbedre skriveferdighetene dine.

Hvorfor er skriveferdigheter viktig for HR-roller?

Bildet er tatt av Polina Zimmerman fra Pexels.

Du er avhengig av dine skriveferdigheter hver eneste dag, fra det å skaffe deg en jobb innen HR-feltet, der du må inkludere en personlig uttalelse i CV-en, til hverdagens e-poster og månedlige presentasjoner. Det er derfor ikke rart at jobbsøkere ofte benytter seg av en skrivetjeneste for å skrive et informativt og minneverdig avsnitt om hva de har oppnådd og hvorfor de er perfekte for jobben. En erfaren skribent kan hjelpe deg med å lage en kort beskrivelse som fanger leserens oppmerksomhet.

Gode skriveferdigheter er avgjørende for å skape troverdighet og profesjonalitet i HR-avdelingen. Det du skriver, er ofte det første inntrykket en kandidat eller medarbeider får av deg og HR-avdelingen. Klare, konsise og feilfrie tekster viser at du er nøye med detaljene og tar arbeidet ditt på alvor. Her er noen flere grunner til at du bør vurdere å forbedre skriveferdighetene dine.

* Tydelige og overbevisende stillingsbeskrivelser

Gode skriveferdigheter er avgjørende for å lage beskrivelser som tiltrekker seg kvalifiserte kandidater og informerer dem om stillingen.

* Effektiv kommunikasjon

HR-medarbeidere kommuniserer hele tiden med ansatte, ledere og konserndirektører. De må kunne skrive klare, konsise og informative e-poster, rapporter og andre dokumenter.

* Overholdelse av lover og regler

Mange HR-dokumenter, for eksempel retningslinjer og prosedyrer, må være i samsvar med loven. HR-medarbeidere må kunne skrive klare og konsise dokumenter som oppfyller alle juridiske krav.

* Employer branding

Som HR-medarbeider kan du være ansvarlig for å skrive innhold til bedriftens nettside eller sosiale medier, for eksempel karrieresider eller stillingsannonser. Derfor bør innholdet du lager, gjenspeile bedriftskulturen på en korrekt måte.

* Opplæring og utvikling

Du kan være involvert i utviklingen av opplæringsmateriell for ansatte. Målet er at det skal være tydelig, kortfattet og lett å forstå.

De beste tipsene til HR-ansatte for å forbedre skriveferdighetene sine

Bildet er tatt av tirachard kumtanom fra Pexels.

Følgende effektive tips og hacks vil hjelpe deg med å forbedre dine skriveferdigheter ved å bygge opp en sterk kommunikasjon med selskapets ledelse og ansatte.

Les mye og regelmessig

Folk lærer ofte ved å se mestere i arbeid. De kan lære nye teknikker og suge til seg ekspertenes visdom. For å forbedre skriveferdighetene dine bør du fordype deg i gode tekster. Legg merke til hvordan forfattere bygger opp setninger, avsnitt og argumenter. Du kan velge relevant litteratur for ditt fagområde for å lære deg den nødvendige terminologien. På denne måten får du bedre forståelse for grammatikk, stil og tone.

Planlegge og organisere

Før du begynner å skrive, bør du ta deg tid til å planlegge tankene dine og organisere innholdet. En god litterær tekst begynner ofte med en detaljert disposisjon. Selv når du skriver en enkel e-post, bør du gi deg selv nok tid til å tenke gjennom teksten. Denne strategien vil hjelpe deg med å skrive en mer fokusert og sammenhengende tekst.

Praksis

Jo mer du skriver, jo bedre blir du til det. Sett av tid hver dag eller uke til å skrive, om det så bare er et kort dagboksnotat. En brukervennlig tidsregistrering kan være nyttig. Du kan fordype deg i kreativ skriving eller fokusere på fagspråk og øve deg på å skrive e-poster, rapporter osv. Det er også en god anledning til å forbedre organisasjonsevnen. Det kan være en utfordring å finne nok tid til denne aktiviteten, men den vil definitivt være nyttig for deg.

Ta et skrivekurs

Det finnes mange skrivekurs både på nett og fysisk. Slike kurs kan hjelpe deg med å forbedre skriveferdighetene dine i en strukturert setting, og er spesielt nyttige for dem som sliter med å organisere studieprosessen på egen hånd. I tillegg kan du benytte anledningen til å treffe likesinnede og bygge nettverk.

Finn din egen stemme

En av oppgavene til en effektiv HR-leder er å fremme de ansattes utvikling og sørge for at alle får muligheten til å vise frem sine ferdigheter og talenter. Bruk de samme teknikkene for å finne en skrivestil som er både profesjonell og autentisk for deg. Selv om du må bruke et formelt språk i kommunikasjonen, betyr ikke det at du ikke kan tilpasse det til din personlighet.

Bruk sterke verb

Verbene er arbeidshestene i setningene dine. Velg sterke verb som formidler meningen din på en presis måte og gir teksten din kraft. Pass på at du ikke lager setninger med dobbel betydning som kan forvirre publikum. Bruk også aktiv stemme, fordi det generelt er mer kortfattet og lettere å forstå. Denne regelen er spesielt viktig når du skriver e-poster, siden du vil at mottakerne skal ha en klar idé om hva du vil at de skal gjøre med informasjonen de mottar.

Varier setningsstrukturen

Ikke la setningene dine bli monotone. Bland setningslengde og -struktur for å skape en mer engasjerende leseopplevelse. Les setningene høyt for å oppdage eventuelle inkonsekvenser. Strategien med å bare bruke lange setninger kan mislykkes fordi du lett kan forvirre leserne dine. Alternativt kan korte setninger gjøre det vanskelig for leseren å lese hele teksten og snuble over brått avsluttede tanker.

Kjenn publikummet ditt

På samme måte som markedsførere bruker ulike strategier for å forstå brukerens intensjon og skape tiltalende innhold, utformer HR-ledere hver eneste e-post og hver eneste rapport ved hjelp av lignende tilnærminger. Skreddersy innholdet etter målgruppens behov og bakgrunn. Ta hensyn til brukernes kunnskapsnivå og hvilken informasjon de trenger. Sørg for å gi mer informasjon om det aktuelle emnet til dem som kanskje ikke er kjent med det.

Korrekturles nøye

Les alltid nøye gjennom korrektur før du trykker på send. Skrivefeil og grammatiske feil kan gjøre et ubehagelig inntrykk på leserne dine. Du kan bruke tilleggsprogrammer til populære verktøy som Grammarly i nettleseren din for å oppdage alle mulige feil. Det finnes mange grammatikkontroller på nettet og i tekstbehandlingsprogrammer. Bruk disse verktøyene til å fange opp feil, men ikke stol helt på dem. Analyser feilene du gjør for å unngå dem i fremtiden. Ellers vil du ikke forbedre dine skriveferdigheter.

Bruk maler

Mange HR-dokumenter, for eksempel stillingsbeskrivelser og tilbudsbrev, kan utformes etter en mal. På den måten kan du spare tid og sikre ensartethet. Du kan lage personlige maler ved hjelp av eksemplene du finner på nettet eller hos en profesjonell skrivetjeneste. Legg til de spesifikke detaljene i bedriftskulturen din og din personlige skrivestil i disse eksemplene for å gjøre dem unike.

Hold det lovlig

Vær oppmerksom på juridiske problemstillinger når du skriver HR-dokumenter. Rådfør deg med en advokat hvis du har spørsmål, slik at du er sikker på at du gjør alt riktig. Hvis det er nødvendig, kan du ta et relevant skrivekurs som tar for seg de juridiske aspektene ved HR-ansvarliges skriftlige materiale.

Slik bruker du skriveferdigheter til faglig utvikling

Du trenger sterk motivasjon for å sette av nok tid til å forbedre skriveferdighetene dine. Din faglige utvikling kan være en av de viktigste motivasjonsfaktorene for å prioritere skriveferdighetene dine fremfor andre aktiviteter i en travel hverdag. Tenk på følgende måter å bruke skriveferdighetene dine på for å klatre på karrierestigen.

Opprettelse av innhold

Etabler deg som en thought leader ved å skrive blogginnlegg om HR-emner. På den måten kan du demonstrere din ekspertise og posisjonere deg for foredragsvirksomhet eller anerkjennelse i bransjen. Du kan gå til bransjepublikasjoner eller til og med starte din egen blogg. Begynn i det små ved å skrive regelmessige innlegg på plattformer som LinkedIn, og øk publikummet ditt.

Intern kommunikasjon

Meld deg frivillig til å skrive internkommunikasjon for HR-avdelingen eller hele selskapet. Det kan for eksempel være nyhetsbrev til de ansatte, policyoppdateringer eller opplæringsmateriell. På denne måten kan du vise at du er i stand til å skreddersy kommunikasjon til ulike målgrupper.

Utvikle sterke forslag

Hvis rollen din innebærer å foreslå nye HR-initiativer, bør du bruke skriveferdighetene dine til å utarbeide overbevisende og velstrukturerte forslag. Ved å skape overbevisende innhold kan du få mest mulig ut av avdelingen din og vokse i organisasjonen.

Bidra til bransjeressurser

Visdom kommer med erfaring. Skriv casestudier eller white papers om vellykket HR-praksis i bedriften din (hvis konfidensialiteten tillater det). Hvis du deler dine funn og innsikter, styrker du omdømmet ditt og posisjonerer deg som en ressurs i HR-miljøet.

Bygg opp en portefølje

Man vet aldri hva fremtiden bringer. Det er alltid en god idé å ha en portefølje med dine beste HR-relaterte tekster. Ta med stillingsbeskrivelser, opplæringsmateriell eller til og med vellykkede interne kommunikasjonsarbeider. Det viser potensielle arbeidsgivere at du har fremragende skriveferdigheter og erfaring.

Nettverk med HR-fagfolk

Mange HR-medarbeidere har kontakt med hverandre på nettet gjennom forum eller grupper i sosiale medier. Delta i diskusjoner og del med deg av det du har skrevet. På denne måten fremstår du som en kunnskapsrik stemme og knytter profesjonelle kontakter.