Intro
Som vi vet, har innkjøpsavdelingenes rolle utvidet seg betraktelig de siste årene. Innkjøpsorganisasjonene har tradisjonelt fokusert på å balansere kostnader med kvalitet og levering, men er nå ansvarlige for mye bredere mål som risikoreduksjon, innovasjon, bærekraft og mangfold, rettferdighet og inkludering (DEI).
Denne utviklingen understreker behovet for en strategisk tilnærming til organisasjonsdesign og for å strukturere teamet på en slik måte at disse nye prioriteringene kan oppfylles på en effektiv måte.
Hva er utfordringene i transformasjonen av anskaffelsesprosessen?
Etter hvert som innkjøpsavdelingen vokser i omfang, står lederne overfor flere utfordringer, blant annet mangel på talenter og behovet for å prioritere langsiktig utvikling. Ifølge Gartners undersøkelse om innkjøpskompetanse implementerer over 75 % av innkjøpslederne tilgang til eksterne kurs og interaktiv intern opplæring for å bygge opp de ansattes kompetanse. Dette fokuset på talentutvikling er avgjørende for å overvinne kompetansegap og tilpasse teamene til organisasjonens mål.
3 Nøkkelaktiviteter for å optimalisere organisasjonsdesignet
For å skape en innkjøpsorganisasjon som er i tråd med selskapets prioriteringer, anbefaler Gartner at man fokuserer på tre kritiske områder:
1. Benchmark rapporteringslinjer og kontrollspenn
Effektiv organisasjonsdesign begynner med å forstå rapporteringsstrukturer. Gartners budsjettbenchmarking viser at innkjøpssjefer (CPO) oftest rapporterer til:
- Finansdirektører (38 %)
- Sjefer for forsyningskjeden (20 %)
- Driftssjefer (19 %)
Kontrollspennet varierer også avhengig av organisasjonens prestasjoner. CPO-er som presterer godt, leder i gjennomsnitt åtte medarbeidere, mens tilsvarende CPO-er i bedrifter som presterer middels godt, leder seks medarbeidere, og organisasjoner som presterer dårlig, i gjennomsnitt fire medarbeidere. Disse referansene gir et rammeverk for å optimalisere rapporteringslinjer og teamstørrelser for å øke effektiviteten og ansvarligheten.
2. Bestem det ideelle sentraliseringsnivået
Graden av sentralisering har en betydelig innvirkning på innkjøpets effektivitet. Undersøkelsen av innkjøpsorganisasjonens struktur identifiserer tre hovedmodeller:
- **Sentraliserte strukturer: **Utnytter stordriftsfordeler og standardiserer prosesser, men kan hindre responstid og styring av leverandørrelasjoner.
- **Desentraliserte strukturer: **Tilbyr større fleksibilitet og reaksjonsevne, men mangler standardisering.
- Senterstyrte strukturer: Kombinerer sentralisert tilsyn med lokal gjennomføring, noe som gir en balansert tilnærming.
Nyere trender tyder på at senterledede strukturer er på vei tilbake. 51 % av organisasjonene har valgt denne modellen, sammenlignet med 39 % som foretrekker sentraliserte strukturer. Dette skiftet tilskrives økte forstyrrelser i forsyningskjeden, noe som krever større tilpasningsevne og strategisk tilpasning. Ledere må evaluere organisasjonens behov for å finne den mest egnede strukturen.
3. Samordne verdidrivere med beslutninger om organisasjonsdesign
Innkjøpsorganisasjonenes utforming bør gjenspeile deres strategiske prioriteringer. For eksempel
- Aktivitetsbaserte strukturer: Fokus på effektivitet og hastighet.
- Kategoribaserte strukturer: Prioriter totalverdi og kostnadsbesparelser.
Utover organisasjonskartet må lederne ta tak i strukturelle mangler ved å forbedre driftsmodellene og rammeverkene for styring. Dette sikrer at organisasjonen forblir smidig og lydhør overfor skiftende prioriteringer.
Hvilken betydning har kompetanseplanlegging?
Å bygge opp teamkompetanse er et viktig aspekt ved transformasjon av innkjøpsavdelingen. Mer enn 75 % av innkjøps- og anskaffelsesledere investerer i eksterne kurs og intern opplæring for å forbedre teamets ferdigheter, samt i effektiv bruk av innkjøpsprogramvare. Kompetanseplanlegging hjelper organisasjoner med å ta tak i kompetansegap, slik at innkjøpsteamene kan takle ulike utfordringer på en effektiv måte.
Organisasjonene gjør også betydelige endringer i strukturene sine, og 82 % planlegger moderate til betydelige organisatoriske justeringer i løpet av det neste året. Denne proaktive tilnærmingen sikrer at innkjøpsteamene er rustet til å håndtere konkurrerende prioriteringer og stadige endringer.
4 Strategier for effektiv organisasjonsutforming
De viktigste områdene ledere bør optimalisere i innkjøpsorganisasjoner er
- *Benchmarkmot bransjestandarder: *Bruk datadrevet innsikt til å vurdere rapporteringslinjer, kontrollspenn og organisasjonsstrukturer.
- Vurder sentralisering kontra desentralisering: Vurder avveiningene mellom effektivitet og responsivitet for å finne den ideelle balansen.
- Prioriter kompetanseutvikling: Invester i opplærings- og utviklingsprogrammer for å bygge opp en dyktig og smidig arbeidsstyrke.
- **Utbedre strukturelle mangler: **Forbedre styrings- og driftsmodellene slik at de er i tråd med organisasjonens mål.
Konklusjon
Å utforme innkjøpsorganisasjoner som er i tråd med virksomhetens prioriteringer, er en dynamisk prosess som krever kontinuerlig evaluering og tilpasning.
Anbefalingen til innkjøpssjefer er å fokusere på rapporteringslinjer, sentralisering og verdibasert design, slik at de kan skape strukturer som støtter det utvidede ansvaret de har fått. Sammen med solid kompetanseplanlegging og strukturell forbedring vil disse strategiene gjøre innkjøpsteamene i stand til å levere eksepsjonell verdi i et komplekst forretningsmiljø i rask utvikling.
