Slik effektiviserer du vedlikeholdet av feriesteder og utleieboliger med effektive logistikk- og lagringsløsninger

Intro

Effektiv forvaltning og vedlikehold av en rekke eiendommer har direkte innvirkning på tre områder:

• Tilfredshet blant leietakere og beboere.
• Driftskostnader. Nemlig å holde kostnadene nede.
• Verdien av eiendommen.

Enten det dreier seg om eneboliger, boligeiendommer eller kommersielle eiendommer som feriesteder, skaper en godt vedlikeholdt eiendom et trygt og innbydende miljø for beboerne.

Likevel er det lettere sagt enn gjort å få til et sømløst vedlikehold av eiendommen!

Eiendomsforvaltere har det krevende ansvaret for:

• Håndtering av rutineoppgaver.
• Bestått sikkerhetsinspeksjoner.
• Tilstrekkelig respons på reaktive vedlikeholdsforespørsler.

Og som om ikke det var nok, må de også sørge for at alle vedlikeholdsaktiviteter er håndterbare på lommen.

Hvis du er eiendomsforvalter eller -eier og har hodepine(r), har du kommet til rett sted. I denne bloggen vil vi gå gjennom strategier for hvordan feriesteder og utleieboliger kan effektivisere vedlikeholdsarbeidet ved hjelp av logistikk- og lagringsløsninger.

Hva er vedlikehold av eiendom?

Eiendomsvedlikehold er det løpende vedlikeholdet av en bygning eller et anlegg, som for eksempel å reparere rørleggerlekkasjer, løse problemer med skadedyrbekjempelse og håndtere bulker og sprekker.

Det finnes fire typer vedlikehold av eiendom:

• Forebyggende vedlikehold: Dette omfatter regelmessige inspeksjoner og service for å forebygge problemer før de oppstår.
• Reaktivt vedlikehold: Her løses problemer etter at de har oppstått, for eksempel ved å reparere vannskader eller bytte ut ødelagt inventar.
• Tilstandsbasert vedlikehold: Dette innebærer at man overvåker utstyrets eller eiendommens tilstand for å avgjøre når det er behov for vedlikehold, slik at man unngår unødvendig arbeid eller plutselige feil.
• Vedlikeholds- eller sikkerhetsinspeksjoner. Disse er nødvendige i forbindelse med oppussing, for eksempel ved installasjon av en elektrisk peis.

Et eiendomsforvaltningsselskap balanserer disse fire vedlikeholdslagene samtidig som det minimerer kostnadene og maksimerer leietaker- eller gjestetilfredsheten.

Konsekvensene av dårlig vedlikehold av eiendom

Dårlig vedlikeholdspraksis kan føre til negative anmeldelser, økt sikkerhetsrisiko, mislykkede helseinspeksjoner og høyere langsiktige utgifter. Det er særlig følgende områder som påvirkes.

Eiendomsverdi

Verdien på eiendommen synker drastisk. Det er ikke bra for huseieren hvis eiendommen har en historie med manglende sikkerhetssjekker og forsømt rutinemessig vedlikehold. Slike eiendommer tiltrekker seg lavere leiepriser og er vanskelige å selge.

Økte reparasjonskostnader

Å utsette reparasjoner kan gjøre en muldvarpeskog til et fjell. Du risikerer omfattende skader og muldvarpvekst når du forsømmer noe så vanlig som en vannlekkasje. Det som skulle være en enkel reparasjon, koster nå det tredobbelte eller firedobbelte.

Dette inkluderer ikke skjulte kostnader som tap av leieinntekter (hvis leietakerne for eksempel må flytte fordi eiendommen er blitt utrygg) og kostnader i etterkant i form av juridisk rådgivning og bøter for brudd på regelverket.

Du ønsker ikke å være i denne situasjonen! Så la oss diskutere logistikk- og lagringsstrategier for å holde vedlikeholdskostnadene så lave som mulig for eiendomsporteføljen din.

Hva er logistikkstrategier?

I forbindelse med eiendomsvedlikehold omfatter en logistikkstrategi planlegging, koordinering og styring av ressurser på en måte som sikrer at vedlikeholdsaktivitetene blir utført effektivt.

Det handler om å sørge for at de riktige verktøyene og forsyningene er tilgjengelige når og der det trengs.

Det finnes flere måter å implementere slike strategier på.

Sentralisert styringssystem

Vedlikeholdsstyring krever at man sjonglerer med flere variabler, for eksempel:

• E-poster
• Regneark
• Telefonsamtaler
• Vedlikeholdsforespørsler og -oppgaver
• Tidsplaner

Håndteringen av disse (ofte dynamiske og stadig skiftende) variablene på tvers av ulike systemer gjør at vedlikeholdsteknikerne risikerer å gjøre feil, og det fører til forsinkelser i utførelsen av vedlikeholdsoppgavene.

Løsningen er et sentralisert styringssystem som SiteCapture.

Som prosjektstyringsløsning bidrar den til å automatisere oppgaver, spore vedlikeholdsplaner og gi oppdateringer i sanntid, slik at teamene er synkroniserte og klare til å takle problemer raskt. Prosjektstyringsverktøyene for solenergi gir ekstra støtte til eiendommer med solcelleanlegg, og sørger for at energisystemene forblir effektive. Ved å kombinere disse funksjonene kan feriesteder og utleiefasiliteter effektivisere driften, forbedre logistikken og optimalisere energibruken.

Fra vedlikeholdsteamets perspektiv vet de nøyaktig hva de skal jobbe med og hva de skal prioritere. Det betyr at de mest presserende tingene som påvirker dagliglivet, blir ordnet først, slik at leietakerne er fornøyde.

Når du demonstrerer vedlikeholdskompetansen din overfor eiendomsbesittere, blir det lettere å generere flere potensielle kunder gjennom jungeltelegrafen.

Lagerstyring og automatisert etterbestilling

Nøye og presis lagerstyring sikrer at rekvisita og utstyr bare er tilgjengelig når du trenger det, og i riktig mengde. Dette reduserer sannsynligheten for unødvendige utgifter og holder nedetiden på et minimum.

I et scenario kan du for eksempel spore forsyninger som rørleggerarmaturer, rengjøringsprodukter, elektriske reservedeler og verktøy som brukes av vedlikeholdspersonalet. Du vet nøyaktig hva som finnes på lager og hvor det er lagret, noe som sparer tid og reduserer behovet for å legge inn bestillinger i siste liten.

Du kan kombinere lagerstyring med automatisk etterbestilling. I dette tilfellet bruker du et digitalt system for å overvåke lagernivået. Når en lagerbeholdning faller under et bestemt antall, utløser systemet en automatisk etterbestilling.

Sett at du ønsker at automatiserte systemer skal fungere effektivt. I så fall må du dykke ned i den historiske lagerbruken for å finne ut hva som brukes mest, hva som bestilles mest og i hvilke mengder. Du kan sette opp systemet slik at det etterligner tidligere tiders lagerstyringspraksis.

Eiere av feriesteder og utleiefasiliteter kan utnytte hotellets business intelligence-løsninger til å analysere utstyrsbruk og lagerbeholdning for å optimalisere vedlikeholdsoperasjoner. Med dette verktøyet kan eiere og ledere basere driften på reelle data og dermed sikre effektivt vedlikehold av eiendelene.

Planlegging av forebyggende vedlikehold

IoT-sensorer (Internet of Things) kan installeres på utstyr som varmtvannsberedere, HVAC-systemer eller rørleggerarmaturer for å overvåke ytelsen i sanntid.

Disse enhetene samler inn data om bruk, temperatur eller trykknivåer og sender varsler når målingene tyder på slitasje eller potensielle feil.

En IoT-enhet henter data fra enheter og overvåker dem i sanntid. (Bildet er levert av forfatteren.)

En sensor på en HVAC-enhet kan for eksempel varsle systemet når filtrene må skiftes ut eller når enheten går ineffektivt.

Programvare for eiendomsvedlikehold kan samle inn disse dataene og automatisk planlegge vedlikehold basert på faktiske forhold i stedet for forhåndsbestemte intervaller. Dermed blir vedlikeholdet utført når det er mest nødvendig, noe som forhindrer plutselige sammenbrudd og forlenger eiendelens levetid.

Bruk ruteoptimalisering

Ruteoptimalisering er nyttig for team som administrerer flere steder, for eksempel feriesteder eller leilighetsenheter.

Ruteoptimaliseringsprogramvare som Badger Mapping hjelper teamene med å planlegge de mest effektive veiene når de begynner en dag med vedlikeholdsforespørsler. Programvaren tilbyr den beste ruten basert på flere variabler, for eksempel trafikkforhold, veiarbeid og eiendommens adresse.

Programvare for ruteoptimalisering gir en helhetlig oversikt over alle vedlikeholdsforespørsler for en gitt tidsramme.

Det hjelper også eiendomsforvaltere med å tildele oppgaver på en logisk måte. De kan for eksempel dele opp vedlikeholdsteknikerne etter et bestemt område eller en bestemt type vedlikeholdsforespørsel.

Som et resultat av dette:

• Reisetiden minimeres.
• Drivstoffkostnadene er optimalisert.
• Gjestene er fortsatt fornøyde.

Optimalisering av lagringsløsninger

Lagringsløsninger er kunsten å oppbevare og få tilgang til utstyr og rekvisita som er nødvendig for vedlikeholdsoppgaver.

Effektive oppbevaringsløsninger bidrar til en smidig arbeidsflyt ved å redusere tiden som går med til å lete etter ressurser, oppbevare varene på en sikker og trygg måte og sørge for at viktige forsyninger alltid er tilgjengelige når de trengs.

La oss se nærmere på flere lagringsløsninger.

Bygninger i metall

En utmerket strategi for å beskytte feriestedets verdifulle utstyr og forsyninger er å oppbevare dem i en metallbygning. Disse tilpassbare strukturene tilbyr en kostnadseffektiv og holdbar løsning som beskytter eiendelene dine mot vær og vind og reduserer vedlikeholdskostnadene.

I forlengelsen av dette kan en hel metallbygning tåle tidens og naturens tann.

Prisene på metallbygg kan variere avhengig av dine behov, men du kan finne en løsning som passer ditt budsjett og dine spesifikke krav.

Optimalisering av vertikal lagring

Vertikal lagring maksimerer utnyttelsen av tilgjengelig plass ved å bruke vegger, hyller og reoler i flere etasjer til å lagre verktøy, utstyr og rekvisita.

Varene er organisert slik at det som brukes ofte, er lett tilgjengelig, mens mindre brukte gjenstander er plassert høyere opp.

Optimalisering av vertikal lagring:

• Reduserer rot.
• Forbedrer tilgjengeligheten.
• Sparer tid på å hente ut de nødvendige verktøyene - spesielt ved hastereparasjoner.
• Skaper et mer organisert oppbevaringsmiljø ved hjelp av godt synlige og kategoriserte etiketter.
• Utnytter begrenset plass på best mulig måte.

Lagerstyringssystemer

Et lagerstyringssystem (WMS) bidrar til å spore lagerbeholdningen, organisere lagringen og effektivisere varebevegelsene, slik at varene lagres, plukkes og distribueres på en effektiv måte.

Et WMS gir sanntidsinnsikt i lagernivåer, lokasjoner og bruksmønstre, noe som gjør det enklere å holde lagerbeholdningen nøyaktig og unngå overlagring eller varemangel.

Det automatiserer også prosesser som mottak av forsendelser, tildeling av lagerplasser og generering av påfyllingsvarsler, noe som forbedrer produktiviteten og reduserer feil i lagerdriften.

Avsluttende tanker

Eiendomsforvaltning trenger ikke å være stressende.

Ved å justere hvordan eiendelene som trengs for å oppfylle forespørsler, lagres og effektivisere prosessen med å utføre vedlikeholdsoppgaver, kan en eiendomsforvalter skape en mer produktiv arbeidsflyt for vedlikehold som kommer både eiere, teknikere og beboere til gode.

Vurder å implementere strategiene som foreslås i denne bloggen for å bygge opp et velholdt og pålitelig økosystem for eiendomsvedlikehold som gjenspeiler profesjonalitet og omtanke.