Hvordan skape et inkluderende møtemiljø som engasjerer alle

Intro

Det ligger mye verdi i å utnytte alle talentene i teamet ditt. For å få til dette må du imidlertid skape et møtemiljø som oppmuntrer alle teammedlemmene til å delta. Dette kan du gjøre ved å fremme inkludering i møtene dine.

I denne artikkelen skal vi se nærmere på hvordan du kan skape et inkluderende møtemiljø som oppmuntrer til deltakelse fra hele teamet. Vi tar for oss det grunnleggende om inkluderende møter og hvorfor du ønsker å skape et inkluderende miljø. Deretter går vi nærmere inn på noen konkrete tips for å fremme inkludering på arbeidsplassen din.

Inkluderende møtemiljøer: Det grunnleggende

Inkluderende møtemiljøer er avgjørende for å engasjere alle teammedlemmene og oppmuntre til praktisk deltakelse over hele linjen.

Hele teamet skal føle seg komfortable og oppmuntres til å delta i et inkluderende møtemiljø. Nye ideer bør vurderes, og folk bør få muligheten til å tenke utenfor boksen. Ideer skal ikke avvises, selv om de er ukonvensjonelle.

Inkluderende møtemiljøer bør dessuten føles som trygge rom for alle involverte. I det minste respekteres folks foretrukne pronomen, og diskriminerende atferd er ikke tillatt. Alle teammedlemmene skal føle seg komfortable, uansett hvordan de identifiserer seg.

Inkludering i møter innebærer også å tilby tilpasninger for å gjøre miljøet egnet for personer med nedsatt funksjonsevne eller funksjonsnedsettelser.

Hvorfor bruke et inkluderende møtemiljø

Du kan øke organisasjonens produksjon og produktivitet ved å la hele teamet skinne gjennom et inkluderende møtemiljø. Ved å utnytte alles styrker kan dere jobbe bedre som et team.

I tillegg bidrar inkluderende møtemiljøer til å skape en generelt mer inkluderende og positiv kultur på arbeidsplassen. Dette er bra for å holde moralen høy og teamet motivert.

Hvordan skape et inkluderende møtemiljø

Nå som du har forstått verdien av å utforme et inkluderende møteoppsett, la oss se på noen måter å gjennomføre dette på i praksis.

1. Fastsett grunnleggende regler

Det er viktig å legge opp møtene slik at folk får mulighet til å bidra. For å gjøre dette må du sette noen grunnregler som sikrer psykologisk trygghet.

En viktig grunnregel for å skape en positiv møtekultur er å kreve respekt for alle teammedlemmer. Utvikle en nulltoleranse for diskriminering eller trakassering. Lag et system for kontroll som holder ledere og alle andre teammedlemmer ansvarlige for sine handlinger, for å sikre at utelukkende respektfulle interaksjoner blir en kulturell norm på arbeidsplassen.

Når du setter spilleregler, bør du også sette forventninger. I mange typer møter kan det være naturlig at noen føler seg som observatører når de ikke har noe spesifikt å presentere. Men hvis du ønsker at disse personene skal bidra, må du gi dem beskjed om at du vil at de skal komme med innspill, enten det dreier seg om å komme med en mening eller presentere en handlingsplan.

2. Tilby hjelpemidler for universell utforming

Mange team består av personer med nedsatt funksjonsevne og funksjonsnedsettelser. Å tilby hjelpemidler er svært viktig for å kunne dyrke disse personenes talenter og ideer på en effektiv måte.

Hvis et medlem av teamet ditt for eksempel er hørselshemmet, er det avgjørende å legge til rette for kommunikasjon i møter på en måte som er tilgjengelig. I mange tilfeller kan dette oppnås ved å bruke konferanseprogramvare med direkte teksting. På denne måten kan det hørselshemmede teammedlemmet lese det som blir sagt i sanntid.

Sett at du har et teammedlem med nedsatt syn. I så fall kan du gjøre møtene mer tilgjengelige ved å forklare grafikken i presentasjonene grundig eller bruke bilder med høy kontrast som de kan se.

Disse eksemplene gjelder selvsagt ikke for alle lag. Som teamleder er det opp til deg å vurdere behovene til teamet ditt og gi den hjelpen som er nødvendig.

3. Inviter folk til å bidra

Vi snakket om å stille forventninger når du ønsker at folk skal bidra. Med det i bakhodet bør du ta dette videre ved å aktivt skape muligheter for at folk kan bidra til samtalen. Dette vil se forskjellig ut i ulike møteformater eller diskusjoner.

La oss si at du skal ta en viktig beslutning som påvirker en stor del av teamet ditt. Da kan det lønne seg å gå rundt i rommet og eksplisitt be om hver enkelt persons mening. Dette er så direkte som du kan bli.

Når dere diskuterer mindre viktige saker, kan dere åpne for spørsmål, kommentarer og bekymringer. Det er her det er nyttig å ha en sterk bedriftskultur som gjør at medarbeiderne vet at deres stemme betyr noe, slik at de tar ordet i et åpent forum som dette.

For å effektivisere møter med store grupper av mennesker trenger ikke nødvendigvis alle i samtalen å uttale seg muntlig om en sak. I et virtuelt møte kan du i stedet be folk om å legge inn sine tanker i chatten, og så kan lederne i samtalen raskt gå gjennom svarene og bekrefte dem deretter.

4. La én person snakke om gangen

Du bør skape en møtekultur som forhindrer at man snakker over hverandre. Når folk blir oversnakket, kan de bli frustrerte, miste tråden og miste motet til å ta ordet.

Det er selvfølgelig lett å snakke over noen ved et uhell, men som møteleder er det din rolle å hindre at dette skjer. Det høres enkelt ut, men hvis noen allerede er i gang med å snakke og en annen snakker over dem, må du be den andre personen om å vente til den første personen er ferdig.

Ved å være oppmerksom på dette kan du skape en kultur som prioriterer å la folk snakke uten å bli avbrutt.

5. Oppfordre folk til å "rekke opp hånden"

(Bilde levert av forfatteren)

Noen ganger kan det være vanskelig å finne en anledning til å snakke i en konferansesamtale, siden signalene du bruker for å si noe i et personlig møte, ikke alltid er like tydelige når du er på avstand. Heldigvis har videokonferanseverktøy som Zoom en funksjon der deltakerne kan "rekke opp hånden" for å indikere at de har noe å si.

Selv om denne funksjonen er tilgjengelig, er det ikke alltid folk bruker den. Derfor er det viktig å minne teamet ditt på hvor de finner denne knappen, og oppfordre dem til å bruke den når de ønsker å bidra til samtalen.

6. Opptak av møtereferater

Å føre et detaljert møtereferat er en utmerket taktikk for å holde alle engasjert og oppmuntre til inkludering under møtene. Det bidrar til å sikre at alle får komme til orde, og at det de sier, blir nøyaktig nedtegnet. Dette oppmuntrer til samarbeid, øker deltakelsen og forbedrer ansvarligheten.

I tillegg er det en god måte å holde oversikt over hvem som vanligvis deltar og bidrar i møtene, ved å ha tydelige møtereferater. På denne måten kan du også identifisere hvem som har en tendens til å tie stille under møtene, slik at du kan prioritere å gi disse personene rom til å komme til orde.

Apper for møtereferater er en flott måte å effektivisere denne prosessen på. Denne teknologien holder alle detaljer organisert og tilgjengelig for hele teamet.

(Bildekilde)

7. Bli smart med hybridmøter

Hvis du tilbyr hybride eller eksterne arbeidsplaner, er det viktig å skape et hybrid møteoppsett for å legge til rette for effektiv kommunikasjon mellom de som er på kontoret og de som er hjemme.

Du bør også sørge for at eksterne deltakere får komme til orde, siden det kan være vanskelig å komme med innspill når den personlige delen av teamet snakker sammen.

Hvis du ikke tilbyr hybridarbeid eller fjernarbeid i dag, bør du vurdere det. Hybridarbeid er et mer tilgjengelig alternativ for mange, siden det gir dem mulighet til å jobbe i et miljø som er mer komfortabelt og tilpasset deres behov.

8. Utnytt én-til-én-oppfølging

Noen mennesker er naturlig sjenerte, og de kan være mindre tilbøyelige til å uttrykke tankene sine i en gruppesammenheng. Med dette i bakhodet kan du bruke en-til-en-oppfølgingsmøter for å gi disse personene et mer komfortabelt miljø der de kan komme med innspill om et tema.

Ved å møtes i en mer privat setting kan mer reserverte personer føle seg mer komfortable med å ta ordet og dele ideene sine. Når ideene deres er validert eller konkretisert på tomannshånd, kan de føle seg trygge nok til å dele dem i en større gruppe.

9. Opprett en agenda

Å skape et inkluderende møtemiljø krever gjennomtenkte forberedelser og tilgjengelig materiale for å sikre at alle deltakerne føler seg engasjert og verdsatt. Inkluderende ledere gjør klokt i å lage en agenda, slik at alle vet hva de kan forvente og kan forberede sine egne tanker og notater deretter.

Bruk av et PDF-redigeringsprogram fra Smallpdf kan bidra til å nå dette målet. For eksempel kan møteledere bruke dette verktøyet til å endre PDF-filer før møter ved å legge til merknader, kommentarer eller uthevinger for å understreke viktige punkter, slik at det blir lettere for deltakerne å følge med.

(Bildekilde)

Hvis du i tillegg gir deltakerne PDF-filer som kan fylles ut, eller gjør det mulig for dem å legge til egne notater direkte i dokumentet, oppmuntrer du til aktivt engasjement, spesielt for dem som behandler informasjon bedre visuelt eller foretrekker interaktive formater.

Sett at et teammedlem har nedsatt syn. Du kan bruke dette verktøyet til å forstørre tekst, justere kontrasten eller legge til beskrivelser som er i tråd med retningslinjene for universell utforming, og dermed skape en mer inkluderende opplevelse.

Konklusjon

Det finnes mange måter å skape et inkluderende miljø for teammøtene dine på. På den måten kan du engasjere de ansatte mer og forbedre driften. I tillegg bidrar det til å fremme en inkluderende kultur i hele organisasjonen.

Hvordan vil du gjøre møtene dine inkluderende?