Frilansere og SEO: Slik håndterer du regnskapet ditt riktig når du jobber online

Intro

Hvis du er SEO-frilanser, har du sannsynligvis ingen problemer med å navigere deg rundt longtail-søkeord eller å skille mellom skjemaer og nettstedskart. Begreper som "henvisningstrafikk" og "strukturerte data" er helt sikkert en del av dagligtalen din.

Men hva med når det gjelder å administrere pengene dine? Mens et budsjett er noe du sannsynligvis forstår ut og inn, kan det å budsjettere økonomien din være litt mer fremmed for deg - spesielt hvis du akkurat har begynt i frilansverdenen.

Det er noe alle frilansere må forholde seg til: Selv om du gjerne skulle brukt all arbeidstiden din på det du _kan _ (og sannsynligvis liker mye bedre enn ting som fakturering og bokføring), er det like viktig å ha oversikt over økonomien din som å overvåke kundenes avvisningsrater og sidehastigheter.

Jobber du som frilanser innen SEO? Sliter du med å holde orden på fakturaer og utgifter? Ta en titt på denne enkle veiledningen i seks trinn for å holde orden på regnskapet ditt.

1. Velg riktig forretningsstruktur

Før du begynner å sende ut fakturaer eller registrere utgifter, må du først ta stilling til hvordan frilansvirksomheten din skal struktureres juridisk. Dette påvirker hvordan du betaler skatt, hvor mye papirarbeid du må fylle ut, og ditt samlede ansvar.

I Storbritannia er for eksempel de vanligste alternativene å drive som enkeltmannsforetak eller å opprette et aksjeselskap, mens mange frilansere over det meste av EU registrerer seg som mikroentreprenører, noe som gir redusert administrativ byrde og strømlinjeformet skatterapportering - selv om det _kommer _med inntektstak og færre utgiftsfradrag.

Å jobbe som enkeltmannsforetak er vanligvis den enkleste måten å komme i gang på - det innebærer mindre papirarbeid og lavere administrasjonskostnader. Men etter hvert som inntekten din vokser, kan et aksjeselskap (eller AS) gi bedre skatteeffektivitet og beskyttelse. Husk at med økte fordeler følger også økt ansvar, for eksempel mer kompleks rapportering og lovpålagte oppgaver.

Hvis du er usikker på hvilken vei som er riktig for deg, bør du vurdere å snakke med en regnskapsfører som forstår frilansere og digitale forretningsmodeller. Hvis du tar det riktige valget tidlig, kan du unngå unødvendig hodebry senere.

2. Bruke regnskapsverktøy for fakturering og bokføring

Manuelle regneark kan kanskje gjøre jobben i begynnelsen, men etter hvert som frilansvirksomheten din innen SEO vokser, blir de en belastning. Regnskapsprogramvare skreddersydd for frilansere kan spare deg for mange timer hver måned og redusere risikoen for feil.

Mange regnskapsverktøy for enkeltpersonforetak lar deg automatisere fakturering og generere selvangivelser, samtidig som de integreres direkte med bankkontoen din slik at transaksjoner kan importeres automatisk og kategoriseres med noen få klikk.

Du kan også sette opp tilbakevendende fakturaer for faste kunder og automatiske påminnelser om forfalte betalinger, slik at du slipper å bruke tid på å jakte på ubetalte regninger. Funksjoner som dette bidrar til et profesjonelt image og oppmuntrer til rettidig betaling.

Ved å bruke et regnskapsprogram kan du også overholde lokale skatteregler, spesielt hvis du er pålagt å levere digitale selvangivelser. I tillegg skaper det et tydelig revisjonsspor der hver inntekts- og utgiftspost spores og tidsstemples.

3. Spor alle inntektene dine konsekvent

Konsistens er nøkkelen når det gjelder inntektsføring - og ikke bare fordi det gjør skattetiden mindre stressende. Ved å registrere alle inntekter nøyaktig får du et klart bilde av hvordan virksomheten din presterer, og du sikrer at ingenting faller mellom stolene.

Enten inntektene dine kommer fra direkte kunder, byråer, tilknyttede programmer eller passive kilder som nettkurs, må du gjøre rede for hver eneste krone. Dette inkluderer internasjonale betalinger og engangsoppdrag, ikke bare faste honorarer eller gjentatt arbeid.

Noen frilansere gjør den feilen at de bare registrerer inntektene når de kommer inn på bankkontoen. I stedet bør du registrere inntekten når den er _opptjent _ - det vil si så snart du sender fakturaen eller fullfører arbeidet, avhengig av om du bruker kontant- eller periodiseringsprinsippet. Uansett hva du velger, bør du holde deg til det for å opprettholde nøyaktighet og etterlevelse.

Fakturaer bør alltid dateres, nummereres fortløpende og sikkerhetskopieres. Hvis du noen gang blir utsatt for revisjon eller må søke om finansiering, vil det å ha rene, konsekvente regnskaper gi deg troverdighet og trygghet.

4. Loggfør og kategoriser alle forretningsutgifter

Forretningsutgifter er ikke bare ting du kjøper for kunder. De inkluderer også kostnadene som holder SEO-frilansvirksomheten din i gang. Hvis du betaler for hosting, søkeordsverktøy, en virtuell assistent eller til og med hjemmekontoret ditt, kan dette kvalifisere som fradragsberettigede utgifter.

Men det er ikke nok å bare _vite _at noe er fradragsberettiget. Du må loggføre alle utgifter og kategorisere dem riktig. Har du betalt for et abonnement på Ahrefs? Det er en programvareutgift. Reiser du til en bransjekonferanse? Det er faglig utvikling eller reise. En ny bærbar datamaskin? Det er en kapitalutgift og må kanskje avskrives over tid.

Det er fristende å vente med denne oppgaven til slutten av måneden eller kvartalet, men jo tidligere du registrerer en utgift, desto mer sannsynlig er det at du registrerer den nøyaktig - inkludert å legge ved kvitteringen og notere formålet med kjøpet.

Disiplinert utgiftsføring reduserer ikke bare skatteregningen, men hjelper deg også med å finne ut hvor pengene dine går. Hvis ett verktøy sluker mer penger enn forventet, eller hvis du investerer mye i kurs uten tydelig avkastning, vil utgiftsregnskapet ditt vise det.

5. Sett av penger til skatt

En av de vanskeligste lærdommene frilansere må lære seg, er at ingen trekker skatt for dem. I motsetning til tradisjonelle ansettelsesforhold, der skatten trekkes før lønnsslippen kommer inn på kontoen, er frilansinntektene ubeskattet - og det betyr dessverre at det er _ditt _ansvar å sørge for at du ikke bruker opp alt.

For å unngå ubehagelige overraskelser bør du sette av en del av hver utbetaling du mottar. Hvor mye? Det avhenger av hvor du bor og hvilken skatteklasse du tilhører, men en tommelfingerregel er 25-30 % av nettoinntekten din. Noen frilansere oppretter til og med en egen sparekonto spesielt for skattepenger, slik at de unngår å bruke av dem ved et uhell.

I mange land må du betale skatt hvert kvartal når inntekten din når en viss grense. Hvis du ikke betaler, kan du bli ilagt bøter og renter. Ved å ligge i forkant av forpliktelsene dine holder du deg ikke bare i samsvar med reglene, men reduserer også angsten når skattefristene nærmer seg.

Du bør også gjøre deg kjent med eventuelle fradrag eller fradragsordninger som gjelder for frilansere. Hvis du for eksempel jobber hjemmefra, kan deler av husleien, strømregningen eller internettregningen være fradragsberettiget. Dette gjør det ekstra viktig å føre regnskapet nøyaktig.

6. Gå gjennom økonomien hver måned for å holde kontrollen

Du ville ikke kjørt en SEO-kampanje uten å sjekke dataene jevnlig, så hvorfor skal du ha en annen tilnærming til bedriftsøkonomien? Det er viktig å sette av tid hver måned til å gå gjennom inntekter, utgifter og den samlede kontantstrømmen.

Dette trenger ikke å ta flere timer. En kort månedlig økonomisjekk hjelper deg med å oppdage mønstre - kanskje du for eksempel stadig jakter på sene betalinger fra en bestemt kunde, eller så øker utgiftene dine uten at du er klar over det. Denne innsikten kan føre til bedre beslutninger, for eksempel å justere prisene eller reforhandle kundevilkår.

Du kan også bruke den månedlige gjennomgangen til å oppdatere dine økonomiske mål. Vil du nå et bestemt inntektsmål, bygge opp et bufferfond eller ta en ferie uten stress? Ved å følge med på fremdriften holder du deg ansvarlig og motivert.

Hvis du samarbeider med en regnskapsfører, gjør disse månedlige dataene samarbeidet enklere og mer produktivt. Du vil også være klar med rene regnskaper når skattetiden nærmer seg - ingen grunn til å stresse i siste liten!

Som SEO-frilanser vet du allerede hvor viktig data og konsistens kan være. Den samme tankegangen gjelder for økonomistyringen din. Du trenger selvfølgelig ikke å bli økonomiekspert over natten, men hvis du behandler regnskapet ditt med samme omhu som SEO-kampanjene dine, vil det lønne seg - både i form av trygghet og langsiktig lønnsomhet.