Įvadas
Kaip žinome, pastaraisiais metais viešųjų pirkimų vaidmuo labai išsiplėtė. Viešųjų pirkimų organizacijos, tradiciškai orientuotos į sąnaudų, kokybės ir pristatymo pusiausvyrą, dabar yra atsakingos už daug platesnius tikslus, pavyzdžiui, rizikos mažinimą, inovacijas, tvarumą ir įvairovę, teisingumą ir įtrauktį (DEI).
Ši raida rodo, kad reikia strateginio požiūrio į organizacinę strukt ūrą ir struktūrizuoti komandą taip, kad būtų galima veiksmingai įgyvendinti šiuos naujus prioritetus.
Kokie iššūkiai kyla pertvarkant viešuosius pirkimus?
Didėjant viešųjų pirkimų apimčiai, vadovai susiduria su keliais iššūkiais, įskaitant talentų trūkumą ir poreikį teikti pirmenybę ilgalaikiam tobulėjimui. Remiantis "Gartner" pirkimų kompetencijų apklausos duomenimis, daugiau nei 75 % aprūpinimo ir pirkimų vadovų, siekdami ugdyti darbuotojų kompetencijas, įgyvendina prieigą prie išorinių kursų ir interaktyvių vidinių mokymų. Šis dėmesys talentų ugdymui yra labai svarbus siekiant įveikti įgūdžių trūkumą ir suderinti komandas su organizacijos tikslais.
3 Pagrindiniai organizacinio dizaino optimizavimo veiksmai
Norint sukurti su įmonės prioritetais suderintą pirkimų organizaciją, "Gartner" rekomenduoja sutelkti dėmesį į tris svarbiausias sritis:
1. Lyginamoji atskaitomybė ir kontrolės apimtis
Veiksmingas organizacijos kūrimas prasideda nuo atskaitomybės struktūrų supratimo. "Gartner" atlikta biudžeto lyginamoji analizė atskleidė, kad viešųjų pirkimų vadovai (CPO) dažniausiai atsiskaito:
- Vyriausieji finansų pareigūnai (38 %)
- Tiekimo grandinės vadovai (20%)
- Operacijų vadovai (19 %)
Kontrolės apimtis taip pat priklauso nuo organizacijos veiklos rezultatų. Aukštų rezultatų pasiekę CPO vadovai vadovauja vidutiniškai aštuoniems darbuotojams, jų kolegos vidutinių rezultatų pasiekusiose įmonėse prižiūri šešis, o žemų rezultatų pasiekusiose organizacijose - vidutiniškai keturis darbuotojus. Šie lyginamieji rodikliai suteikia pagrindą optimizuoti pavaldumo linijas ir komandų dydžius, kad būtų padidintas efektyvumas ir atskaitomybė.
2. Nustatyti idealų centralizacijos lygį
Centralizacijos laipsnis turi didelę įtaką viešųjų pirkimų veiksmingumui. Viešųjų pirkimų organizacinės struktūros tyrime išskirti trys pagrindiniai modeliai:
- **Centralizuotos struktūros: **Panaudoja masto ekonomiją ir standartizuoja procesus, tačiau gali trukdyti reaguoti ir valdyti santykius su tiekėjais.
- **Decentralizuotos struktūros: **Suteikia daugiau lankstumo ir operatyvumo, tačiau trūksta standartizacijos.
- Centro vadovaujamos struktūros: Centralizuota priežiūra derinama su vietiniu vykdymu, taip užtikrinant subalansuotą požiūrį.
Naujausios tendencijos rodo, kad vėl populiarėja centrų valdomos struktūros: 51 proc. organizacijų taiko šį modelį, palyginti su 39 proc. organizacijų, kurios pirmenybę teikia centralizuotoms struktūroms. Šis pokytis siejamas su vis dažnesniais tiekimo grandinės trikdžiais, kurie reikalauja didesnio prisitaikymo ir strateginio suderinamumo. Vadovai turi įvertinti savo organizacijos poreikius, kad nustatytų tinkamiausią struktūrą.
3. Vertės veiksnių suderinimas su org dizaino sprendimais
Viešųjų pirkimų organizacijų dizainas turėtų atspindėti jų strateginius prioritetus. Pavyzdžiui:
- Veikla grindžiamos struktūros: Dėmesys sutelkiamas į efektyvumą ir greitį.
- Kategorijomis pagrįstos struktūros: Pirmenybė teikiama bendrai vertei ir sutaupytoms išlaidoms.
Be organizacinės struktūros, vadovai turi šalinti struktūrinius trūkumus tobulindami veiklos modelius ir valdymo sistemas. Taip užtikrinama, kad organizacija išliktų lanksti ir gebėtų reaguoti į kintančius prioritetus.
Kokia kompetencijų planavimo svarba?
Komandos gebėjimų ugdymas yra esminis viešųjų pirkimų pertvarkos aspektas. Daugiau nei 75 proc. aprūpinimo ir pirkimų vadovų investuoja į išorinius kursus ir vidinius mokymus, skirtus komandos įgūdžiams tobulinti, taip pat į veiksmingą pirkimų programinės įrangos naudojimą. Kompetencijų planavimas padeda organizacijoms šalinti įgūdžių spragas, todėl pirkimų komandos gali veiksmingai spręsti įvairius iššūkius.
Organizacijos taip pat vykdo svarbius savo struktūros pokyčius - 82 proc. jų planuoja vidutinio ar didelio masto organizacinius pakeitimus per ateinančius metus. Toks aktyvus požiūris užtikrina, kad pirkimų komandos būtų pasirengusios spręsti konkuruojančių prioritetų ir nuolatinių pokyčių problemas.
4 Efektyvaus organizacinio dizaino strategijos
Pagrindinės sritys, kurias vadovai turėtų optimizuoti viešųjų pirkimų organizacijose, yra šios:
- *Lyginimassu pramonės standartais: *Panaudokite duomenimis pagrįstas įžvalgas, kad įvertintumėte atskaitomybės linijas, kontrolės apimtis ir organizacines struktūras.
- Įvertinkite centralizaciją ir decentralizaciją: Įvertinkite veiksmingumo ir operatyvumo kompromisus, kad nustatytumėte idealią pusiausvyrą.
- Teikite pirmenybę kompetencijų ugdymui: Investuokite į mokymo ir kvalifikacijos kėlimo programas, kad sukurtumėte kvalifikuotą ir veržlią darbo jėgą.
- **Spręsti struktūrinius trūkumus: **Patikslinkite valdymo ir veiklos modelius, kad jie atitiktų organizacijos tikslus.
Išvada
Su verslo prioritetais suderintų viešųjų pirkimų organizacijų kūrimas yra dinamiškas procesas, reikalaujantis nuolatinio vertinimo ir pritaikymo.
Viešųjų pirkimų vadovams rekomenduojama sutelkti dėmesį į atskaitomybę, centralizaciją ir verte pagrįstą projektavimą, kad jie galėtų sukurti struktūras, padedančias išplėsti jų atsakomybę. Šios strategijos, kartu su tvirtu kompetencijų planavimu ir struktūriniu tobulinimu, padės pirkimų komandoms užtikrinti išskirtinę vertę sudėtingoje ir sparčiai besikeičiančioje verslo aplinkoje.
