Kaip optimizuoti SaaS išlaidas 2023 m.

Įvadas

Neseniai " BetterCloud" atliktas tyrimas atskleidė, kad SaaS taikomųjų programų naudojimas išaugo 18 proc.: 2022 m. bus naudojama vidutiniškai 130 taikomųjų programų, palyginti su 110 taikomųjų programų.

Išlaidos programinei įrangai tapo trečia pagal dydį organizacijos išlaidų dalimi po išlaidų darbuotojams ir biuro nuomai. Tai rodo, kad įmonės taiko SaaS programas dėl patogumo naudoti ir pritaikomumo.

Tačiau "Flexera" ataskaitoje teigiama, kad apie 29 % SaaS programinės įrangos išlaidų komanda naudoja nepakankamai, todėl investicijų grąža yra menka.

Atsižvelgiant į 2023 m. ekonominį nuosmukį, dabar pats laikas sutelkti dėmesį į SaaS išlaidų optimizavimą, kol dar nevėlu.

Šiame straipsnyje nagrinėsime, kaip organizacijos per daug išleidžia SaaS ir kaip optimizuoti išlaidas programinei įrangai bei padidinti investicijų grąžą.

Kas yra SaaS išlaidų optimizavimas?

"SaaS" išlaidų optimizavimas - tai bendri veiksmai, kurių imasi organizacijos IT ir finansų komandos, kad sumažintų "SaaS" programinės įrangos išlaidas. Tai nuolatinis procesas, kurio metu daugiausia dėmesio skiriama programų naudojimo analizei, licencijų panaudojimui, šešėlinei IT, atnaujinimo stebėjimui ir t. t., siekiant galutinio tikslo - gauti didžiausią kiekvienos programos vertę.

Tačiau prieš aptardami būdus, kaip sumažinti išlaidas programinei įrangai, turite nustatyti, kur išleidžiate per daug.

Penki būdai, kaip per daug išleidžiate SaaS

Šešėlinės IT arba pirkimai

Tai reiškia, kad darbuotojai įsigyja SaaS taikomąją programą naudodamiesi įmonės kredito kortele be IT ar finansų komandų patvirtinimo. "Gartner" tyrimo duomenimis, 30-40 % programinės įrangos išlaidų organizacijoje sudaro šešėlinės IT išlaidos dėl praleistų atnaujinimo terminų ir paslėptų išlaidų.

(Šaltinis)

Pirkimas, viršijantis poreikį

Visos organizacijos yra linkusios prognozuoti savo augimą ir pirkti perteklines licencijas, viršijančias jų poreikius. Galiausiai dauguma licencijų lieka nepanaudotos, o tai lemia prastą investicijų grąžą ir neefektyvias išlaidas.

Paraiškų ir išlaidų matomumo trūkumas

Pagrindinė priežastis, dėl kurios įmonės per daug išleidžia SaaS paslaugoms, yra ta, kad jos neturi visiško naudojamų programų ir kiekvienai programai išleidžiamų lėšų matomumo. Dabar 2023 m., o kai kurios komandos vis dar naudoja skaičiuokles SaaS programoms valdyti.

Neįvykęs atnaujinimas

Dėl nepakankamo išlaidų matomumo ir skaičiuoklėmis pagrįsto stebėjimo praleidžiami atnaujinimo terminai, o SaaS pardavėjai pasinaudoja šia galimybe ir ima iš jūsų daugiau. Dėl šešėlinių IT taikomųjų programų dažnai automatiškai pratęsiami jų galiojimo terminai, todėl išlaidos didėja.

Finansų komanda negalės nustatyti šių padidėjusių išlaidų, nes nežinos, kad programėlė yra jų SaaS steke.

Kainų lyginamosios analizės trūkumas

Galite permokėti už prenumeratas, jei nežinote, kiek už panašias programas moka jūsų kolegos. Jei nežinote naujausių kainų lyginamųjų standartų, SaaS pardavėjai pasinaudos savo pranašumu ir iš jūsų pareikalaus daugiau už taikomąsias programas, dėl to bus išleista per daug.

SaaS išlaidų optimizavimas 2023 m.

Dabar jau žinote, kad organizacijos per daug išleidžia SaaS, bet ar žinojote, kad SaaS išlaidoms optimizuoti reikia tik vieno sprendimo?

Taip, jums reikia tik SaaS išlaidų valdymo platformos, kad sumažintumėte išlaidas SaaS programoms ir optimizuotumėte SaaS portfelį.

Štai kaip tai vyksta:

Gaukite visišką SaaS matomumą

SaaS išlaidų valdymo platformos turi plačią integracijos biblioteką, leidžiančią prisijungti prie organizacijos SSO, finansų ir HRIS sistemų. Šios integracijos suteiks platformai galimybę 100 % matyti jūsų SaaS programas, tiekėjus ir atitinkamas išlaidas pagal kiekvieną naudotoją, skyrių ir išlaidų centrus.

Kai IT komandos gauna centralizuotą SaaS portfelio matomumą, lengviau valdyti programas ir nustatyti šešėlines IT programas bei dubliuojančias programas. Bet kokias neautorizuotas programėles galima pašalinti ir taip sutaupyti daugiau lėšų.

Finansų komandos taip pat galės matyti, kiek kiekvienas skyrius išleidžia SaaS programoms. Jos gali naudoti duomenis apie išlaidas, lyginti juos su naudojimo duomenimis ir priimti tinkamus išlaidų optimizavimo sprendimus.

Profesionalų patarimas: naudokite SaaS valdymo platformą, kuri apima visą SaaS gyvavimo ciklą - nuo pirkimo ir derybų iki teikimo, valdymo ir atnaujinimo.

Analizuokite programėlės naudojimo duomenis

SaaS valdymo platformos gali tiesiogiai integruotis su SaaS programėlėmis per API ir pateikti tikslias naudojimo įžvalgas. Finansų komandos gali analizuoti šiuos naudojimo duomenis, kad nustatytų nepakankamai naudojamas programas ir apskaičiuotų investicijų grąžą pagal išlaidas.

Naudojimo įžvalgos parodys, kokie yra komandos reikalavimai, kaip jie naudoja programėlę ir kiek licencijų yra naudojama. Galite panaudoti nepanaudotas licencijas ir perskirstyti jas naudotojams, kuriems jų reikia, arba derybų dėl atnaujinimo metu teisingai nustatyti licencijų skaičių ir optimizuoti SaaS išlaidas.

Naudojimo duomenų analizė ir tinkamas licencijų dydžio nustatymas padės jums gauti didžiausią programos vertę ir padidinti investicijų grąžą.

Konsoliduoti programas arba pardavėjus

Programėlių arba tiekėjų konsolidavimas tapo finansų direktorių ir įmonių viešųjų pirkimų vadovų pasirinkta taktika siekiant sumažinti SaaS išlaidas. Programėlių konsolidavimas - tai procesas, kurio metu nustatomos nereikalingos arba daug išlaidų reikalaujančios panašios paskirties programėlės ir sujungiamos į vieną sprendimą.

Iliustracijai panagrinėkime scenarijų, kai pardavimų komanda naudoja "Salesloft" pardavimų skatinimui, rinkodaros komanda naudoja "Mailchimp" el. pašto rinkodarai, o klientų komanda naudoja "Hubspot" CRM tikslais.

Pardavėjų konsolidavimas reiškia "Salesloft" ir "Mailchimp" funkcijų sujungimą į "Hubspot", kuri siūlo visapusiškas pardavimų skatinimo, el. pašto rinkodaros ir CRM funkcijas.

(Šaltinis)

Konsoliduodama šias priemones, jūsų organizacija gali racionalizuoti veiklą, supaprastinti SaaS valdymą ir sutaupyti SaaS lėšų.

Patarimas profesionalams: įsitikinkite, kad nekonsoliduojate savo ilgalaikių ir patikimų tiekėjų programų.

Automatizuoti sutarčių atnaujinimą

Atsikratykite skaičiuoklių. Iš jų nebus siunčiami aktyvūs įspėjimai apie artėjančius atnaujinimus. Jums reikia automatizuotos atnaujinimo valdymo sistemos, kad galėtumėte būti priekyje atnaujinimų. Laimei, SaaS valdymo platforma gali padėti automatizuoti sutarčių atnaujinimą.

Automatinis pratęsimas gali būti nemalonus. Atnaujinimo valdymo platforma sukurs sutarties atnaujinimo kalendorių pagal sutarties datą ir inicijuos darbo eigą likus 90 dienų iki termino pabaigos, taip padėdama išvengti automatinio atnaujinimo.

SaaS valdymo platformos, tokios kaip "CloudEagle", gali integruotis su "Slack" ir siųsti automatinius atnaujinimo įspėjimus likus 90 dienų iki atnaujinimo datos. Taip turėsite pakankamai laiko išanalizuoti savo programų naudojimą ir parengti derybų strategiją, kad galėtumėte teisingai nustatyti licencijų dydį ir optimizuoti išlaidas.

Atminkite, kad derybos dėl atnaujinimo leidžia derėtis su pardavėju dėl nenaudojamų licencijų panaikinimo, kainų planų sumažinimo pagal naudojimą ir pardavėjų konsolidavimo, todėl turite puikiai vesti derybas.

Patarimas: jei planuojate iš naujo derėtis dėl sutarties, derybas pradėkite iš anksto arba praneškite pardavėjams apie savo pasirinkimą dar nepasibaigus įspėjimo laikotarpiui.

Pasiekite geriausią rezultatą derybose naudodami kainų lyginamuosius standartus

Derybos su pardavėjais yra labai svarbios sėkmingam jūsų SaaS išlaidų optimizavimo procesui. Sumanios derybos gali padėti sutaupyti daugiau "SaaS" išlaidų, o netinkamos derybos gali netyčia padidinti išlaidas.

Derybose dėl atnaujinimo galėsite teisingai nustatyti licencijų dydį, atsisakyti nereikalingų programų, atsižvelgiant į jų apimtį, ir iš naujo derėtis su pardavėju dėl nuolaidos ar palankaus kainų nustatymo termino.

Tačiau prieš pradėdami derybas su SaaS pardavėjais, išanalizuokite kainų lyginamuosius standartus ir sužinokite, kiek už panašią programą moka jūsų kolegos. Naudokitės lyginamaisiais rodikliais kaip svertu derėtis dėl palankios kainos, nuolaidų ar papildomų funkcijų.

Kai kuriais atvejais jūsų pirkimų komanda gali būti užversta strateginėmis užduotimis ir neturėti laiko derėtis su tiekėjais. Nesijaudinkite - derybas galite perduoti SaaS pirkimo ekspertams .

Šie pagalbiniai pirkėjai veiks kaip jūsų išplėstinė pirkimų komanda. Jie išanalizuos jūsų reikalavimus ir programų naudojimą, atliks rinkos tyrimus, nustatys naujausius kainų standartus ir jūsų vardu derėsis su pardavėjais, kad užtikrintų geriausias kainų sąlygas ir nuolaidas.

Profesionalus patarimas: SaaS pardavėjai yra gudrūs; venkite pradėti derybas nepasirengę, nes galite būti lengvai įtikinti mokėti daugiau nei reikia. Parenkite aiškią derybų strategiją ir tik tada imkitės veiksmų.

Premija

SaaS biudžeto sudarymas

Aptarėme penkis būdus, kaip optimizuoti SaaS išlaidas. Galime patvirtinti šią taktiką, nes finansų direktoriai, pirkimų vadovai ir operacijų vadovai visame pasaulyje ją taiko.

Tačiau geriausia praktika - optimizuoti savo SaaS paketą ir išlaidas, o ne paskutinę minutę mažinti išlaidas po to, kai prarandate išlaidų kontrolę.

Profesionalus patarimas: orientuokitės į veiklos tobulumą, o ne į nuolatinį tobulinimą

Kad pasiektumėte veiklos tobulumo, turite pabrėžti SaaS biudžeto sudarymo svarbą. Gaukite visišką matomumą, išanalizuokite naudojimą, supraskite reikalavimus ir atitinkamai paskirstykite biudžetą reikiamoms programoms ir komandoms.

• Nustatykite kiekvieno skyriaus biudžeto ribas.
• Atlikti reguliarų biudžeto auditą.
• Panaudoti ir prireikus perskirstyti biudžetus.

Vis dėlto jums reikės SaaS valdymo platformos, kad galėtumėte analizuoti naudojimą, išlaidas ir paskirstyti biudžetą, todėl nepamirškite pasirinkti tinkamą platformą.

Patarimas: prieš paskirstydami biudžetą, sutelkite visas suinteresuotąsias šalis, kad suprastumėte reikalavimus ir išvengtumėte neefektyvumo.

Išvada

Atsižvelgiant į 2023 m. ekonominį nuosmukį, organizacijoms pats laikas sutelkti dėmesį į SaaS išlaidų optimizavimą, o ne į perteklinių programų ar licencijų pirkimą, prognozuojant galimą augimą.

Žinodami, kur išleidžiate per daug, galėsite lengviau optimizuoti SaaS išlaidas. Šiame straipsnyje pateikėme praktinių patarimų, kuriais naudodamosi finansų ir IT komandos gali visiškai kontroliuoti savo "SaaS" išlaidas.

Atminkite, kad SaaS išlaidų optimizavimas niekada nesibaigia - tai ciklinis procesas, o naudodami tinkamą SaaS valdymo platformą, pavyzdžiui, "CloudEagle", galite pasiekti veiklos meistriškumo ir padidinti savo pelną.