Kaip veiksmingai užkirsti kelią laiko vagystėms darbo vietoje

Įvadas

Benjaminas Franklinas, vienas iš JAV tėvų įkūrėjų, buvo daugybė žmonių - rašytojas, sėkmingas verslininkas, spaustuvininkas, filantropas, politikas ir išradėjas.

Vienoje iš savo esė "Patarimas jaunam amatininkui" jis rašė: "Atminkite, kad laikas - tai pinigai."

Ponui Franklinui būtų buvę smagu žinoti, kad jo patarimai jauniems prekybininkams išlieka aktualūs ir po 275 metų, ypač organizacijoms, siekiančioms išspręsti "darbuotojų laiko vagystės" problemą ir optimaliai išnaudoti darbuotojų laiką.

Darbuotojų laiko vagystės yra didelis iššūkis organizacijoms, siekiančioms nuolat didinti darbo našumą. Nesugebėjimas spręsti šios problemos gali lemti pelno praradimą, paveikti organizacijų augimo perspektyvas ir net ilgalaikį tvarumą.

Organizacijoms tiriant mažo darbuotojų produktyvumo priežastis, reikia gilintis, ar jų darbuotojai sąmoningai ar netyčia nevykdo laiko vagysčių. Šis tinklaraštis padės jums suprasti, kas yra laiko vagystės, kaip darbuotojai įsitraukia į tokią praktiką ir kaip darbdaviams užkirsti joms kelią.

Kas yra laiko vagystė?

Vaizdo šaltinis

Laiko vagystė - tai tiesiog darbuotojų neteisėtas darbo valandų pasisavinimas, kai jie sąmoningai arba nesąmoningai apsimeta dirbančiais ir užsiima su darbu nesusijusia veikla. Tokiu būdu darbuotojams mokama už valandas, kurių jie nedirbo, ir dėl to organizacija praranda produktyvumą ir našumą.

Laiko vagystė gali atrodyti nereikšminga ir net sunkiai suprantama, nes ji nėra panaši į materialinę vagystę. Esame pratę galvoti, kad vagystė yra fizinis turto ar daiktų praradimas. Todėl organizacijoms gali būti sunku iki galo suvokti laiko vagystės kontūrus ir jos poveikį verslo rezultatams.

Tačiau tai yra netinkamo elgesio forma, dėl kurios gali būti patirta milžiniškų nuostolių, ypač didesnėse organizacijose, turinčiose daug darbuotojų.

Supraskime tai remdamiesi 700 darbuotojų turinčios organizacijos pavyzdžiu. Jei kiekvienas darbuotojas per dieną pavagia arba pasisavina 30 minučių, tuomet organizacija kasdien praranda 21 000 minučių arba 250 valandų produktyvaus laiko!

Šie skaičiai gali išaugti į šimtus tūkstančių darbo valandų ir milijonus dolerių piniginių sumų, pabrėžiant, kaip laiko vagystės gali paveikti verslo rezultatus ir net kelti grėsmę ilgalaikiam organizacijos tvarumui.

Dabar, kai jau supratome, kas yra laiko vagystė, panagrinėkime keletą būdų, kaip darbuotojai vagia laiką iš savo darbdavių.

Septyni būdai, kaip darbuotojai vagia laiką

Išradingumui nėra ribų, todėl netrūksta būdų, kaip darbuotojai vagia laiką. Tačiau toliau pateikiame septynis gerai žinomus būdus, kuriais darbuotojai vagia organizacijos laiką.

1. Pelės automatizavimas

Vienas iš veiksmingiausių būdų apgauti darbo laiko stebėjimo programinės įrangos įrankius - naudoti automatinę pelę. Darbuotojai gali uždėti pelės skardinę ant akumuliatorinio arba nuotoliniu būdu valdomo prietaiso, kurį gali valdyti per atstumą.

Tokiu būdu pelė ir toliau periodiškai ir iš anksto nustatytais laiko tarpais, naudotojo manymu, kabo ant ekrano, o kompiuterio ekranas išlieka aktyvus. Kadangi laiko sekimo programinė priemonė daro prielaidą, kad naudotojas yra aktyvus, ji negali užregistruoti jokios įtartinos veiklos ir pranešti apie laiko vagystę.

2. Kelių mažų langų atidarymas

Kita veiksminga, tačiau paprasta laiko vagystės priemonė - kompiuterio ekrane atidaryti kelis mažus langus. Naudodamiesi tokiais langais darbuotojai gali naršyti internete, bendrauti su draugais ar net apsipirkti internete. Tuo tarpu pagrindinį viso ekrano langą jie palieka atidarytą su biuru susijusiai veiklai. Kadangi kai kurios internetinės darbo laiko apskaitos programos stebi viso ekrano langą, jas galima suklaidinti ir užregistruoti darbuotojus kaip aktyviai dirbančius su biuru susijusias užduotis.

3. Laiko nustatymas ekrano nuotraukų programinei įrangai

Norint pasinaudoti šia gudrybe, reikia šiek tiek išmanyti operacinę programinę įrangą, ypač gebėti apeiti arba nulaužti darbuotojų sekimui naudojamos programinės įrangos kodą. Darbuotojai gali įsilaužti į darbo laiko sekimo programinę įrangą, kad pastebėtų laiko intervalą, per kurį programinė įranga daro naudotojo kompiuterio ekrano nuotrauką.

Ši informacija gali padėti jiems nustatyti savo veiklos laiką taip, kad darbo laiko apskaitos programinė įranga užregistruotų juos kaip atliekančius tarnybines pareigas. Tuo tarpu darbuotojas gali patogiai naršyti internete arba atlikti su darbu nesusijusias užduotis, kai yra tarpas tarp dviejų ekrano nuotraukų.

4. Kelių monitorių naudojimas

Kai kurie darbuotojai savo nešiojamuosius kompiuterius prie kelių kitų monitorių ir (arba) ekranų prijungia USB laidais. Taip jie gali vienu metu dirbti su keliais langais, o pagrindinį langą naudoti su biuru susijusioms užduotims atlikti. Deja, ne daug rinkoje esančių darbo laiko stebėjimo programų gali nustatyti ir stebėti kelis monitorius.

Dėl šios esamos spragos kai kurie darbuotojai gali vogti darbdavių laiką.

5. Programinės įrangos kodo klastojimas

Tai labiau neįprastas būdas apgauti laiko stebėjimo programą. Tačiau technologijas ir programinę įrangą išmanantys darbuotojai gali pasinaudoti darbo laiko apskaitos priemonėmis, atlikdami programinės įrangos kodo pakeitimus.

Į kai kurias darbo laiko apskaitos programines įrangas galima įsilaužti ir jas suklastoti, todėl darbuotojams atsiranda galimybė pakeisti savo darbo metodus. Taip tokios priemonės registruoja neteisingą informaciją, kurią iš anksto pateikia darbuotojai.

6. Bičiulio smūgis

Paveikslėlio šaltinis

"Buddy punching", kaip priemonė apgauti darbdavius dėl darbuotojų darbo laiko panaudojimo, buvo taikoma nuo tada, kai atsirado darbo laiko apskaitos koncepcija. Draugų žymėjimas - tai lankomumo žymėjimas, kai kitas darbuotojas pažymi lankomumą savo kolegų vardu.

Tačiau organizacijos iš esmės užkardė šią laiko vagystę, įdiegdamos biometrines lankomumo sistemas, kuriose darbuotojai registruoja savo lankomumą naudodami tinklainės, pirštų atspaudų, veido atpažinimo sistemas ir pan.

7. Pernelyg intensyvus neproduktyvus naršymas internete

Naršymas internete yra natūralus dalykas, ir darbuotojai kartais lankosi internete, kad ištirtų ar patikrintų informaciją arba pasisemtų žinių apie temą, kuria, tikėtina, kalbėsis su savo klientais, vadovais ar kolegomis. Tačiau dėl pernelyg intensyvaus naršymo internete, ypač atliekant neproduktyvias užduotis, pavyzdžiui, atsakinėjant į asmeninius el. laiškus, apsiperkant internetu ar skaitant su darbu nesusijusiomis temomis, gali būti prarastos produktyvios darbo valandos.

Kai kurie darbuotojai darbo valandomis taip pat gali beprasmiškai naršyti internete, apsimesdami, kad ieško svarbios informacijos, susijusios su tam tikromis tarnybinėmis užduotimis. Norint susidoroti su tokiais scenarijais, gali tekti įvairiais būdais įkvėpti darbuotojus, kad jie geriau dirbtų.

Laiko vagysčių poveikis įmonėms

Sektoriaus duomenys rodo, kad laiko vagystės tebėra rimtas organizacijų pajamų praradimo šaltinis. Pavyzdžiui, pramonės ataskaitoje atskleista, kad dėl laiko vagysčių JAV organizacijos kasmet patiria 20 ir 50 mlrd.

Tuo tarpu įmonės visame pasaulyje praranda daugiau nei 400 milijardų JAV dolerių dėl prarasto produktyvumo darbo vietoje! Tai rimti skaičiai, keliantys nerimą organizacijoms, išgyvenančioms įvairias krizes, pavyzdžiui, neramią darbo rinką ir neįkvepiančius makroekonominius rodiklius pagrindinėse rinkose.

Kaip sustabdyti laiko vagystę

Toliau pateikiami keli būdai, kaip organizacijos gali sustabdyti laiko vagystes.

1. Padidinti darbuotojų įsitraukimą

Naujausioje pramonės ataskaitoje patvirtinta, kad darbuotojų įsitraukimo lygis tebėra žemas. Tik penktadalis, arba 21 %, darbuotojų visame pasaulyje yra aktyviai įsitraukę. Tuo tarpu 2022 m. darbuotojų patiriamas stresas siekė 44 % ir buvo dar didesnis nei 2021 m.

Staigus perėjimas prie nuotolinių ir hibridinių darbo vietų paveikė darbo ir asmeninio gyvenimo pusiausvyrą ir padidino perdegimo lygį. Tokie iššūkiai paveikė darbuotojų gebėjimą sutelkti dėmesį į su biuru susijusias užduotis ir suderinti asmeninį ir profesinį gyvenimą. Norėdamos su tuo susidoroti, organizacijos turi skirti laiko darbuotojams, kad suprastų jų žemo produktyvumo lygio priežastis ir būtinybę naudoti būdus, kaip apgauti darbo laiko apskaitos programinę įrangą.

Įsitraukę darbuotojai rečiau švaistys darbo valandas neproduktyvioms užduotims ir sukurs didesnę vertę organizacijai. Todėl darbdaviai gali imtis įvairių darbuotojų įsitraukimo veiksmų, kad padidintų produktyvumą ir prisidėtų prie laiko švaistymo problemos sprendimo.

2. Efektyviai bendrauti

Efektyvus bendravimas yra kaip niekada svarbus, ypač kai asmeninis bendravimas tampa retesnis, o nuotolinis darbas tampa vis labiau paplitęs. Organizacijos turėtų ne tik veiksmingai bendrauti, kad įtrauktų darbuotojus, bet ir padėti jiems suprasti darbo laiko apskaitos sistemų poreikį.

Organizacijos turi įtikinti savo darbuotojus, kad tokių laiko stebėjimo mechanizmų naudojimas yra ne jų mikrovaldymas, o siekis suteikti jiems daugiau praktinių įžvalgų, kaip juos įgalinti atlikti didesnės vertės užduotis. Verslo lyderiai turi imtis iniciatyvos padėti institucionalizuoti tokią praktiką visoje organizacijoje, veikdami kaip pokyčių iniciatoriai.

Taip pat skaitykite: 5 veiksmingos vidinės komunikacijos priemonės, kurios pagerins jūsų verslo darbo eigą

3. Laivo laiko stebėjimo programinė įranga

Vaizdo šaltinis

Darbo laiko apskaitos programinės įrangos įdiegimas yra strateginis žingsnis įmonėms, siekiančioms didesnio produktyvumo ir laiko vagysčių prevencijos. Naudodamos tokią laiko stebėjimo priemonę kaip "Replicon", organizacijos gali tiksliai stebėti darbuotojų darbo valandas ir veiklą, taip sumažindamos laiko vagysčių riziką. Šie pažangūs sprendimai leidžia realiuoju laiku susipažinti su užduotimis ir projektų terminais, užtikrinant atskaitomybę ir skaidrumą darbo vietoje. Kai kurie iš šių įrankių siūlo dirbtinio intelekto valdomus darbo laiko apskaitos žiniaraščius ir mobiliuosius darbo laiko apskaitos žiniaraščius, kurie padeda organizacijoms fiksuoti darbo laiko ir lankomumo duomenis, rezervuoti laisvą laiką ir efektyviai valdyti darbo grafikus bet kuriuo metu ir bet kurioje vietoje.

4. Sudarykite sąlygas lanksčioms darbo valandoms

Paveikslėlio šaltinis

Darbdaviai gali padėti darbuotojams geriau derinti profesinį ir asmeninį gyvenimą sudarydami lanksčias darbo valandas. Lankstus darbo laikas gali padėti darbuotojams tvarkyti savo asmeninį gyvenimą ir pareigas taip, kad jiems nereikėtų meluoti, jog yra prisijungę "nustatytomis" valandomis, arba ieškoti išradingų būdų, kaip apgauti darbo laiko apskaitos programinę įrangą.

Tai leistų jiems sutelkti dėmesį į darbą ir gyventi be streso, o tai padėtų padidinti jų produktyvumo lygį ir ilgainiui atneštų naudos organizacijai, nes padėtų laimėti vykstantį karą dėl talentų!

Galite išbandyti lankstaus darbo laiko režimą, kai darbuotojai gali dirbti nustatytą valandų skaičių, bet pasirinkti, kada dirbti, arba net išbandyti suspaustos darbo savaitės tvarkaraščius, pavyzdžiui, 4/10, 9/80 arba 2-2-3, pagal kuriuos darbuotojai gali dirbti trumpiau nei penkias dienas ir gauti daugiau laisvo laiko, kad galėtų užsiimti asmenine veikla.

5. Dėmesys į rezultatus

Organizacijoms reikia sukurti kultūrą, kurioje darbuotojai ir vadovai sutelktų dėmesį į rezultatus, o ne į laiką, sugaištą projektui ar užduočiai atlikti. Tai gali būti pokytis nuo nusistovėjusios paradigmos, kai produktyvumo kriterijumi laikomas "sugaištas laikas".

Tačiau tokiems pokyčiams įgyvendinti reikia ilgalaikių intervencijų ir įsipareigojimų, nes kultūriniai pokyčiai pasireiškia tik po ilgo laiko.

6. Uoliai atlikti auditą

Audituojant, kaip darbuotojai leidžia laiką, galima gauti išsamių įžvalgų apie visos organizacijos tendencijas, kurias vadovai gali panaudoti kurdami tobulinimo planus. Pavyzdžiui, organizacija gali automatizuoti administracines užduotis, jei jos darbuotojai daugiau laiko skiria administracinei veiklai nei verslui svarbioms užduotims.

Išvada {#conclusion}

Pastarieji keleri metai organizacijoms visame pasaulyje buvo audringi. Sumažėjusios pelno maržos, gerokai sumažėjusios klientų išlaidos, įsisiautėjęs karas dėl talentų ir didėjančios išlaidos žmogiškiesiems ištekliams verčia atidžiai ieškoti būdų, kaip sumažinti pajamų nutekėjimą. O darbuotojų laiko vagysčių problemos sprendimas yra paprastas, bet labai veiksmingas būdas pagerinti galutinius rezultatus.