Kaip sukurti įtraukiančią susitikimų aplinką, kurioje dalyvautų visi

Įvadas

Labai vertinga išnaudoti visus komandos talentus. Tačiau tam turite sukurti tokią susitikimų aplinką, kuri skatintų kiekvieną komandos narį dalyvauti. Tai galite padaryti skatindami susitikimų įtraukimą.

Šiame straipsnyje aptarsime, kaip sukurti įtraukią susitikimų aplinką, kuri skatintų visos komandos dalyvavimą. Apžvelgsime įtraukiančiųjų susirinkimų pagrindus ir paaiškinsime, kodėl norėtumėte sukurti įtraukiąją erdvę. Toliau panardinsime į keletą praktiškai pritaikomų patarimų, kaip skatinti įtraukumą jūsų darbo vietoje.

Įtrauki susitikimų aplinka: Pagrindai

Įtraukianti susitikimų aplinka yra labai svarbi siekiant įtraukti kiekvieną komandos narį ir skatinti praktinį dalyvavimą.

Visa komanda turėtų jaustis patogiai ir būti skatinama dalyvauti įtraukiančioje susitikimų aplinkoje. Turėtų būti svarstomos naujos idėjos, o žmonės turėtų būti įgalinami mąstyti nestandartiškai. Idėjos neturėtų būti atmetamos, net jei jos yra netradicinės.

Be to, įtraukioje susitikimų aplinkoje visi dalyviai turėtų jaustis kaip saugioje erdvėje. Bent jau gerbiami žmonių pageidaujami įvardžiai ir neleidžiama elgtis diskriminuojančiai. Visi jūsų komandos nariai turėtų jaustis patogiai, nesvarbu, kaip jie save identifikuoja.

Įtraukimas į susitikimus taip pat reiškia, kad siūloma pritaikyti aplinką neįgaliesiems ar asmenims su negalia.

Kodėl verta naudoti įtraukią susitikimų aplinką

Galite padidinti savo organizacijos našumą ir produktyvumą, suteikdami galimybę visai komandai atsiskleisti įtraukiančioje susitikimų aplinkoje. Pasinaudodami kiekvieno stiprybėmis galėsite geriau dirbti kaip komanda.

Be to, įtraukios susitikimų aplinkos kūrimas padeda kurti darbo vietos kultūrą, kuri apskritai yra labiau įtraukianti ir pozityvi. Tai puikiai padeda išlaikyti aukštą moralę ir motyvuotą komandą.

Kaip sukurti įtraukią susitikimų aplinką

Dabar, kai jau supratote, kaip vertinga kurti įtraukiančio susitikimo sąrangą, panagrinėkime keletą būdų, kaip tai įgyvendinti praktiškai.

1. Nustatykite pagrindines taisykles

Labai svarbu susitikimus rengti taip, kad žmonės galėtų prisidėti. Tam turite nustatyti tam tikras pagrindines taisykles, užtikrinančias psichologinį saugumą.

Svarbiausia teigiamos susitikimų kultūros kūrimo taisyklė - reikalauti pagarbos kiekvienam komandos nariui. Sukurkite nulinės tolerancijos diskriminacijai ar priekabiavimui politiką. Sukurkite kontrolės ir atsvarų sistemą, pagal kurią vadovai ir visi kiti komandos nariai būtų atsakingi už savo veiksmus, kad užtikrintumėte, jog išskirtinai pagarbus bendravimas taptų kultūrine norma jūsų darbovietėje.

Nustatydami pagrindines taisykles taip pat turėtumėte nustatyti lūkesčius. Daugelio tipų susitikimuose kai kurie žmonės gali natūraliai jaustis stebėtojais, kai neturi ką konkretaus pristatyti. Tačiau jei norite, kad šie žmonės pasisakytų, konkrečiai pasakykite jiems, kad norite, jog jie pareikštų savo nuomonę arba pateiktų veiksmų planą.

2. Siūlyti prieinamumo priemones

Daugelyje komandų dirba žmonės su negalia ir sutrikimais. Norint veiksmingai ugdyti šių žmonių talentus ir idėjas, labai svarbu pasiūlyti prieinamumo priemones.

Pavyzdžiui, jei jūsų komandos narys blogai girdi, labai svarbu palengvinti bendravimą susirinkimuose taip, kad jis būtų prieinamas. Daugeliu atvejų tai galima padaryti naudojant konferencijų programinę įrangą su tiesioginiu subtitravimu. Tokiu būdu sunkiai girdintis komandos narys gali realiuoju laiku perskaityti žmonių žodžius.

Tarkime, turite regos negalią turintį komandos narį. Tokiu atveju susitikimus galite padaryti prieinamesnius, išsamiai paaiškindami bet kokią pristatymuose esančią grafiką arba naudodami didelio kontrasto vaizdus, kuriuos jie gali matyti.

Žinoma, šie pavyzdžiai tinka ne kiekvienai komandai. Jūs, kaip komandos vadovas, turite įvertinti savo komandos poreikius ir prireikus suteikti pagalbą.

3. Kvieskite žmones prisidėti

Kalbėjome apie lūkesčių nustatymą, kai norite, kad žmonės prisidėtų. Atsižvelgdami į tai, turėtumėte tęsti šią veiklą ir aktyviai kurti galimybes žmonėms prisidėti prie pokalbio. Skirtingų formatų susitikimuose ar diskusijose tai atrodys skirtingai.

Tarkime, priimate svarbų sprendimą, kuris turi įtakos didelei jūsų komandos daliai. Verta apeiti aplink kambarį ir aiškiai paklausti kiekvieno asmens nuomonės. Tai yra taip tiesiogiai, kaip tik galima.

Aptardami mažiau svarbius klausimus, galite suteikti žodį klausimams, komentarams ir susirūpinimą keliantiems klausimams. Čia praverčia stipri įmonės kultūra, kuri suteikia žmonėms galimybę žinoti, kad jų balsas yra svarbus, todėl jie pasisakys tokiame atvirame forume.

Kad susitikimai su didelėmis žmonių grupėmis būtų efektyvūs, nebūtinai visi skambinantieji turi kalbėti žodžiu. Vietoj to virtualiame susitikime galite paprašyti žmonių išsakyti savo mintis pokalbyje, o skambučio vadovai gali greitai peržiūrėti atsakymus ir atitinkamai juos patvirtinti.

4. Leiskite vienu metu kalbėti vienam asmeniui.

Turėtumėte sukurti susitikimų kultūrą, kuri neleistų kalbėti vieniems per kitus. Kai žmonės kalbama už juos, jie gali nusivilti, prarasti minčių eigą ir nesiryžti kalbėti.

Žinoma, lengva netyčia ką nors perkalbėti, tačiau jūsų, kaip susitikimo vedėjo, užduotis yra užkirsti tam kelią. Skamba paprastai, bet jei kas nors jau kalba, o kitas asmuo jį perkalbinėja, paprašykite antrojo asmens susilaikyti, kol pirmasis baigs.

Stebėdami tai, galite sukurti kultūrą, kurioje pirmenybė teikiama leidimui žmonėms kalbėti be pertraukų.

5. Skatinkite žmones pakelti rankas

(Paveikslėlio autorius)

Kartais gali būti sunku rasti progą pasikalbėti per konferencinį skambutį, nes ženklai, kuriais kalbėtumėte per asmeninį susitikimą, ne visada yra tokie pastebimi, kai esate nuotoliniu būdu. Laimei, vaizdo konferencijų įrankiuose, pavyzdžiui, "Zoom", yra galimybė dalyviams "pakelti ranką" ir taip parodyti, kad jie turi ką pasakyti.

Nors ši funkcija yra, žmonės ne visada ja naudojasi. Todėl svarbu priminti savo komandai, kur rasti šį mygtuką, ir paskatinti juos juo naudotis, kai jie nori prisidėti prie pokalbio.

6. Susitikimų protokolų rašymas

Išsamus susirinkimų registravimas yra puiki taktika, padedanti išlaikyti visų dalyvių dalyvavimą ir skatinanti įsitraukti į susirinkimus. Tai padeda užtikrinti, kad kiekvienas turėtų galimybę pasisakyti ir kad jo žodžiai būtų tiksliai užrašyti. Tai skatina bendradarbiavimą, didina dalyvavimą ir gerina atskaitomybę.

Be to, aiškūs susirinkimų protokolų įrašai yra puikus būdas stebėti, kas paprastai dalyvauja ir prisideda. Tai taip pat leidžia nustatyti, kas per susirinkimus linkęs tylėti, kad galėtumėte teikti pirmenybę ir suteikti šiems žmonėms galimybę pasisakyti.

Susitikimų protokolų programėlės - puikus būdas supaprastinti šį procesą. Ši technologija leidžia organizuoti visas detales ir užtikrinti, kad jos būtų prieinamos visai jūsų komandai.

(Vaizdo šaltinis)

7. Išmaniai organizuokite hibridinius susitikimus

Jei siūlote hibridinį arba nuotolinį darbo grafiką, norint palengvinti veiksmingą bendravimą tarp biure ir namuose dirbančių darbuotojų, būtina sukurti hibridinių susitikimų sąranką.

Todėl turėtumėte užtikrinti, kad nuotoliniai dalyviai galėtų pareikšti savo nuomonę, nes gali būti sunku pasisakyti, kai kalba asmeninė komandos dalis.

Jei šiuo metu nesiūlote hibridinio ar nuotolinio darbo galimybių, turėtumėte apie tai pagalvoti. Hibridinis darbas daugeliui žmonių yra prieinamesnė galimybė, nes jie gali dirbti patogesnėje ir jų poreikius labiau atitinkančioje aplinkoje.

8. Pasinaudokite vienkartiniais tolesniais stebėjimais

Kai kurie žmonės iš prigimties yra drovūs ir gali būti mažiau linkę reikšti savo mintis grupėje. Atsižvelgdami į tai, galite rengti individualius tolesnius susitikimus, kad šie asmenys galėtų patogiau pasisakyti tam tikra tema.

Susitikę privačioje aplinkoje, santūresni žmonės gali jaustis patogiau kalbėti ir dalytis savo idėjomis. Kai jų idėjos bus patvirtintos arba išsakytos individualiai, jie gali jaustis pakankamai pasitikintys savimi, kad galėtų jomis pasidalyti didesnėje grupėje.

9. Sukurkite darbotvarkę

Norint sukurti įtraukią susitikimų aplinką, reikia kruopščiai pasiruošti ir pateikti prieinamą medžiagą, kad kiekvienas dalyvis jaustųsi įsitraukęs ir vertinamas. Įtraukiantiems vadovams pravartu sudaryti darbotvarkę, kad visi žinotų, ko tikėtis, ir galėtų atitinkamai parengti savo mintis ir pastabas.

Šį tikslą galite pasiekti naudodami "Smallpdf" PDF redaktorių. Pavyzdžiui, prieš susitikimus moderatoriai gali naudoti šią priemonę PDF dokumentams modifikuoti, pridėdami anotacijas, komentarus ar paryškinimus, kad pabrėžtų svarbiausius dalykus ir dalyviams būtų lengviau sekti informaciją.

(Vaizdo šaltinis)

Be to, dalyviams pateikus pildomus PDF dokumentus arba suteikus jiems galimybę įrašyti savo pastabas tiesiogiai dokumente, skatinamas aktyvus dalyvavimas, ypač tiems, kurie informaciją geriau apdoroja vizualiai arba teikia pirmenybę interaktyviems formatams.

Tarkime, kad komandos narys turi regos sutrikimų. Šiuo įrankiu galite padidinti tekstą, sureguliuoti kontrastą arba pridėti aprašymus, atitinkančius prieinamumo gaires, ir taip sukurti labiau įtraukiančią patirtį.

Išvada

Galite taikyti daugybę būdų, kaip sukurti įtraukią komandinių susitikimų aplinką. Tokiu būdu galėsite labiau įtraukti darbuotojus ir pagerinti savo veiklą. Be to, tai padeda puoselėti įtraukimo kultūrą visoje organizacijoje.

Kaip užtikrinsite, kad jūsų susitikimai būtų įtraukūs?