Kaip įmonės gali pasinaudoti naujausiomis teisinių technologijų naujovėmis

Įvadas

Norime to ar nenorime, bet jokia įmonė negali egzistuoti be dokumentų. Sutartys, leidimai, susitarimai, sertifikatai - tai tik keli punktai iš ilgo dokumentų sąrašo, su kuriais susiduria kiekvienas verslininkas. Problema ta, kad dauguma žmonių neturi laiko skenuoti visų šių nesibaigiančių popierių ir tikrinti, ar ką nors reikia pakeisti, atnaujinti arba iš naujo pasirašyti. Teisinių detalių ignoravimas gali sukelti rimtų problemų - nuo ginčų dėl sutarčių iki teisės aktų nustatytų baudų.

Gera žinia ta, kad šiuolaikinės technologijos siūlo puikių sprendimų, kaip įmonėms tvarkyti teisinius reikalus. Yra įrankių, kurie automatizuoja sutarčių peržiūrą, seka atitiktį, supaprastina dokumentų tvarkymą ir taip taupo laiką ir pinigus, kurie kitu atveju būtų išleisti teisininkams. Kaip šios naujovės veikia ir kaip galite pradėti jomis naudotis, kad teisinės užduotys jūsų verslui taptų lengvesnės? Išsiaiškinkime tai!

Kas yra teisinės technologijos ir kaip jos naudojamos?

Programinė įranga ir skaitmeniniai įrankiai atlieka įvairias funkcijas. Jos padeda įmonėms tvarkyti sutartis, susitarimus ir atitikties užtikrinimo procesus, mažina pasikartojančiam darbui skiriamą laiką ir didina dokumentų tikslumą. Šios technologijos leidžia įmonėms rengti dokumentus, tikrinti sutarčių detales ir laikytis teisės aktų - visa tai leidžia sumažinti išlaidas ir riziką. Anksčiau įmonės, atlikdamos tokį darbą, daugiausia pasikliaudavo teisininkais, tačiau automatizuotos sistemos labai supaprastino šiuos procesus.

Pavyzdžiui, sutarčių rengimo platformos greitai sukuria be klaidų sudarytas sutartis, o atitikties užtikrinimo programinė įranga įspėja įmones, kad jos galėtų sekti teisės aktų pakeitimus ir taip išvengti baudų. Kai kurios priemonės taip pat padeda aptikti trūkstamas sutarčių sąlygas, užtikrindamos dokumentų patikimumą.

Tokiosteisinių technologijų platformos kaip Lawrina.org suteikia įmonėms visus įmanomus išteklius, kad jos galėtų veiksmingai valdyti savo teisinius poreikius, pradedant teisiniais šablonais ir baigiant e. parašo funkcijomis. Verslo savininkai vertina šias priemones dėl galimybės sutaupyti laiko, sumažinti išlaidas, pagerinti veiklos vykdymą ir sutelkti dėmesį į verslo plėtrą, o ne į nuobodų popierizmą.

5 geriausios teisinių technologijų naujovės

Nauji įrankiai keičia įmonių sutarčių ir atitikties klausimų sprendimą. Toliau pateikiami keli svarbūs sprendimai, kurie padės jūsų įmonei dirbti greičiau ir efektyviau:

AI valdoma sutarčių peržiūros programinė įranga

Dauguma įmonių nuolat dirba su sutartimis, tačiau rankiniu būdu peržiūrint ilgus dokumentus sugaištama per daug laiko. Dirbtiniu intelektu pagrįstos platformos greitai nuskaito sutartis ir nustato klaidas, praleistas sąlygas ir paslėptą riziką. Sumažindami žmogiškųjų klaidų skaičių, išvengsite situacijų, kai pasirašomos sutartys su klaidomis ar trūkstamomis sąlygomis. Šios priemonės taip pat pagreitina dokumentų tikrinimą, todėl sutaupote brangaus laiko kitiems prioritetams. Pavyzdžiui, nekilnojamojo turto įmonės naudoja šias platformas, kad tiksliai peržiūrėtų nuomos dokumentus ir greičiau sudarytų sandorius.

Atitikties valdymo priemonės

Nuolatinis reglamentų laikymasis yra esminė verslo veiklos dalis. Atitikties užtikrinimo programinė įranga seka teisės aktų atnaujinimus ir siunčia įspėjimus, kai įvedamos naujos taisyklės. Verslo savininkams nebereikia valandų valandas praleisti ieškant įstatymų rankiniu būdu. Pavyzdžiui, finansų srities įmonės naudoja šią programinę įrangą, kad galėtų stebėti ir prisitaikyti prie vykstančių teisės aktų pakeitimų. Taip sumažinamos baudos ir pašalinama rizika, kylanti dėl pasenusios praktikos.

Elektroninio parašo platformos

Fizinių dokumentų tvarkymas lėtina susitarimus ir didina nereikalingas išlaidas. Elektroninio parašo įrankiai leidžia bendrovėms sudaryti sutartis skaitmeniniu būdu, taip sumažinant vėlavimą ir užtikrinant greitesnį sandorių įvykdymą. Šiose sistemose taip pat registruojami parašai, todėl įrašai išlieka tikslūs. Pavyzdžiui, įdarbinimo agentūros naudoja e. parašus, kad greitai užbaigtų sąlygas su kandidatais ir darbdaviais, o tai didina efektyvumą.

Automatizuotas dokumentų generavimas

Rengiant teisines sutartis, susitarimus su darbuotojais ir NDA ranka, pasitaiko klaidų ir gaištamas laikas. Dokumentų generatoriai naudoja iš anksto nustatytus šablonus, kad kiekvieną kartą naudodami juos sukurtumėte nuoseklius ir tikslius dokumentus. Šiomis priemonėmis besinaudojančios įmonės gali išvengti teisinių ginčų dėl blogai parašytų sutarčių. Pavyzdžiui, jei valdote pradedančiąją įmonę, galite naudoti dokumentų programinę įrangą sutartims tvarkyti ir nepriklausyti nuo brangios išorinės teisininko pagalbos.

Virtualūs teisininkų padėjėjai

Įmonėms, neturinčioms didelių teisinių skyrių biudžetų, gali būti naudingi virtualūs teisininkų padėjėjai. Šie dirbtinio intelekto įrankiai greitai atsako į dažniausiai užduodamus klausimus, rengia paprastus dokumentus ir pažymi susitarimuose esančią riziką. Pavyzdžiui, svetingumo verslo įmonės juos naudoja sutartims ir atitikties klausimams tvarkyti, kad išvengtų išlaidų, susijusių su etatinių teisininkų samdymu. Virtualūs padėjėjai daro teisinį darbą prieinamesnį mažesnėms įmonėms.

Kaip šiuolaikinės priemonės gali padėti jūsų verslui?

Naudojant naujus sutarčių, atitikties ir dokumentų sprendimus galima įvairiais būdais pagerinti įmonių veiklą. Toliau pateikiami pagrindiniai šių priemonių privalumai:

* Išlaidų mažinimas

Pasikliauti teisininkais dėl kiekvienos dokumentų peržiūros ar taisyklių patikrinimo įmonėms, ypač mažoms, gali brangiai kainuoti. Šiuolaikinė programinė įranga leidžia įmonėms daugelį procesų tvarkyti savo viduje, todėl išorinės pagalbos poreikis sumažėja. Pavyzdžiui, auganti pradedančioji įmonė, naudodama automatizuotas sutarčių platformas, gali iki 70 % sumažinti su dokumentais susijusias išlaidas. Taip biudžete lieka daugiau vietos kitoms svarbioms investicijoms.

* Taupomas laikas

Sutarčių rašymas rankiniu būdu arba jų sąlygų peržiūra gali užtrukti valandų valandas ir sulėtinti bendrą pažangą. Automatizavimui skirtos priemonės leidžia įmonėms šiuos procesus atlikti per kelias minutes. Vadovai sutaupytą laiką gali skirti svarbiems tikslams, pavyzdžiui, pajamoms didinti. Elektroninio parašo platformos taip pat pagreitina sutarčių sudarymą, nes leidžia greičiau pasirašyti ir užbaigti sutartis ir sutrumpina vėlavimą, kuris pasitaiko pildant tradicinius dokumentus.

* Atitiktis atitikties standartams

Teisės aktai dažnai keičiasi, todėl įmonėms svarbu, bet sunku būti informuotoms. Atitikties užtikrinimo programinė įranga padeda įmonėms sekti naujausius teisės aktų pakeitimus, siunčiant įspėjimus apie naujas taisykles. Tai padeda sutaupyti laiko, sugaištamo rankiniam tyrimui, ir išvengti brangiai kainuojančių baudų. Pavyzdžiui, sveikatos priežiūros įmonės naudoja atitikties užtikrinimo priemones, kad galėtų sekti su pacientų privatumo įstatymais susijusius atnaujintus teisės aktus, taip sumažindamos baudų riziką.

* Rizikos prevencija

Dėl klaidų sutartyse gali kilti finansinių nuostolių arba teisinių ginčų. Dokumentus analizuojantys įrankiai padeda rasti rizikas, pavyzdžiui, trūkstamas sąlygas ar esmines klaidas, prieš baigiant rengti sutartis. Tai leidžia įmonėms veikti užtikrintai ir sudaryti tvirtesnes sutartis. Pavyzdžiui, nekilnojamojo turto įmonė gali naudoti dokumentų analizės priemones, kad peržiūrėtų nuomos sąlygas ir išvengtų nepalankių sąlygų.

* Duomenų saugumo apsauga

Jei saugote popierinius dokumentus, didėja tikimybė, kad sutartys bus prarastos arba slapta informacija pateks į netinkamas rankas. Skaitmeninė saugykla su šifravimu užtikrina svarbių failų saugumą ir apsaugo nuo neleistinų pakeitimų. Įmonės, naudojančios saugias debesijos sistemas, išvengia rizikos prarasti svarbias sutartis ir kartu apsaugo konfidencialius duomenis nuo pažeidimų.

Naudodamos šias priemones įmonės pagerina sutarčių tvarkymą, sumažina nereikalingą vėlavimą ir riziką visoje savo veikloje.

Kaip pritaikyti teisinių technologijų įrankius savo versle

Naujų technologijų diegimas siekiant pagerinti įmonės darbo eigą reikalauja kruopštaus planavimo. Toliau pateikiami žingsniai, padedantys įmonėms sėkmingai pereiti prie modernių sprendimų:

1. Atpažinti pagrindines problemas

Pradėkite nuo sričių, kuriose jūsų verslas patiria daugiausia sunkumų, nustatymo. Ieškokite procesų, kurie yra lėti arba kuriuose pasitaiko klaidų, pavyzdžiui, tvarkant sutartis arba stebint atitikties taisykles. Pavyzdžiui, jei dokumentų tvarkymas atima per daug laiko, gali būti tinkamas pasirinkimas naudoti automatizuotą peržiūros programinę įrangą. Taip galėsite sutelkti dėmesį į efektyvumo didinimą, nešvaistydami papildomų išteklių.

2. Jūsų tikslus atitinkančios mokymosi priemonės

Nėra dviejų vienodų įmonių poreikių. Mažoms įmonėms gali būti naudingos tokios priemonės kaip virtualūs asistentai, padedančios spręsti paprastus sutarčių klausimus, o didesnėms įmonėms, vykdančioms sudėtingą veiklą, gali būti naudingos programos, skirtos atitikties klausimams stebėti visose komandose. Kad išvengtumėte nereikalingų išlaidų, rinkitės konkrečius tikslus ir biudžetą atitinkančias priemones.

3. Prieš pasirinkdami eksperimentuokite

Dauguma paslaugų teikėjų siūlo nemokamus savo programinės įrangos bandomuosius variantus. Per šiuos bandomuosius laikotarpius įvertinkite, kaip įrankiai veikia jūsų kasdieniuose procesuose. Pavyzdžiui, prieš pasirašydami pilną prenumeratą, išbandykite, ar automatinės sistemos sugauna brangiai kainuojančias klaidas sutartyse. Skirdami laiko išbandyti įvairias galimybes, padėsite įmonėms išvengti pirkti tai, kas gali neatitikti jų lūkesčių.

4. Išmokykite savo arbatą

Bet kokios naujos sistemos sėkmė priklauso nuo to, kaip gerai ja moka naudotis jūsų darbuotojai. Organizuokite mokymus, kad supažindintumėte darbuotojus su tokiomis funkcijomis kaip e. parašo platformos ar sutarčių rengimo įrankiai. Kai komandos pasitiki savo žiniomis, perėjimas prie naujų sistemų tampa sklandesnis ir efektyvesnis.

5. Įvertinti pažangą ir koreguoti

Galiausiai, įdiegę naujus sprendimus į darbo eigą, stebėkite našumą. Nustatykite išmatuojamus tikslus, pavyzdžiui, kiek laiko buvo sutaupyta arba kaip dažnai sumažėjo klaidų, kad įvertintumėte šių įrankių teikiamą naudą. Jei kas nors neveikia gerai, apsvarstykite galimybę pakeisti požiūrį arba ištirti kitas priemones, kurios geriau atitiktų jūsų poreikius.

Atlikdamos šiuos veiksmus įmonės gali išspręsti pagrindines problemas, sutaupyti išteklių ir sukurti veiksmingesnį būsimos veiklos modelį.

Išvada

Jei dirbate su sutartimis, laikotės taisyklių arba sutartis tvarkote rankiniu būdu, žinote, kaip tai vargina ir vargina. Naudodami tinkamus įrankius, šiuos procesus galite pagreitinti ir palengvinti. Galite naudoti dirbtinio intelekto valdomą dokumentų peržiūrą, kad pastebėtumėte klaidas ir jas ištaisytumėte prieš pasirašydami bet kokią sutartį. Atitikties užtikrinimo įrankiai padeda nuolat informuoti apie taisyklių pakeitimus, kad išvengtumėte baudų ir išliktumėte priekyje. Elektroninio parašo platformos leidžia pasirašyti dokumentus internetu, todėl sandorius galite sudaryti greitai ir saugiai.

Jei turite mažą įmonę, naudodami naujoviškus sprendimus galite sutaupyti ir laiko, ir pinigų. Pavyzdžiui, sutarčių programinė įranga leidžia sukurti sutartis per kelias minutes ir padeda išvengti nereikalingo vėlavimo. Be to, naudodamiesi automatizuotomis sistemomis, kurios supaprastina jūsų darbą, galite kurti tvirtesnius, be klaidų parengtus dokumentus. Pasirinkę lengvai naudojamus įrankius, atitinkančius jūsų poreikius - nesvarbu, ar tai būtų atitikties stebėjimas, ar sutarčių kūrimas - galite padidinti verslo našumą ir pasirūpinti ilgalaike sėkme. Taigi nedvejodami išbandykite įvairias galimybes ir pasirinkite tai, kas iš tikrųjų gali padėti jūsų verslui augti.