3 patarimai, kaip efektyviau užsakyti duomenų įvedimą

Įvadas

Nors duomenų įvedimas gali atrodyti nereikšminga užduotis, nuo jos priklauso jūsų organizacijos veiklos efektyvumas. Jis padeda išlaikyti informaciją apie organizacijos veiklą, kuri leidžia priimti pagrįstus sprendimus, planuoti strategijas ir sudaryti sąlygas verslo plėtrai.

Duomenų įvedimas išties svarbus verslo sėkmei, todėl kiekviena organizacija turi sutelkti dėmesį į tikslų duomenų įvedimą. Tačiau tai yra nuobodi ir daug laiko reikalaujanti užduotis, o jūsų dabartinė komanda gali būti nepakankamai pajėgi su ja susidoroti. Tokiu atveju užsakomosios duomenų tvarkymo paslaugos gali padėti nuimti šią naštą nuo jūsų pečių. Tačiau kai yra tiek daug galimybių, kaip išsirinkti tinkamą? Šiame straipsnyje kalbama apie tris strategijas, kurios padės efektyviau užsakyti duomenų įvedimo paslaugas.

Kas įtraukta į užsakomąsias duomenų įvedimo paslaugas?

Duomenų įvedimo užduoties užsakymas - tai trečiosios šalies paslaugų teikėjo samdymas jūsų organizacijos duomenų įvedimui tvarkyti. Šie specialistai saugo svarbiausią informaciją apie jūsų organizacijos veiklą ir supaprastina duomenų valdymą.

Nors jie nėra jūsų organizacijos darbuotojų komandos dalis, jie atlieka visas su duomenų įvedimu susijusias užduotis. Jų teikiamos paslaugos apima:

• Organizacijos informacijos įvedimas į duomenų bazę, skaičiuokles arba CRM sistemas.
• Garso failų transkribavimas į teksto formatus.
• Sąskaitų faktūrų, užsakymų, formų ar prašymų tvarkymas.
• Įvairių dokumentų popierinių kopijų konvertavimas į minkštąsias kopijas.

Kai kreipiatės pagalbos į užsakomųjų paslaugų bendrovę, ji įdarbins jūsų organizacijoje duomenų įvesties ekspertų komandą. Komanda turi didelę patirtį ir įrankius dideliems duomenų kiekiams apdoroti.

Perduodami duomenų įvesties užduotį, galite sutelkti įvairius talentus iš viso pasaulio, kad jie atliktų kai kurias svarbiausias jūsų organizacijos operacijas, o geriausia yra tai, kad jums nereikia jiems teikti jokių išmokų darbuotojams.

Efektyvesnės duomenų įvedimo užsakomosios paslaugos strategijos

Duomenų įvedimo užsakomosios paslaugos turi daug privalumų. Tačiau kaip tai padaryti veiksmingiau? Išsiaiškinkime tai toliau pateiktame skyriuje:

1. Išnagrinėkite jų duomenų saugumą

Duomenų saugumas yra būtinas kiekvienai organizacijai. Jei duomenų įvedimo užduotį pavedate atlikti trečiajai šaliai, greičiausiai nerimaujate, kad trečioji šalis prieis prie jūsų privačių ir neskelbtinų duomenų ir juos apdoros. Jei nepasiteirausite apie konkrečius paslaugų teikėjo saugumo poreikius, galite rizikuoti savo slapta informacija ir duomenų konfidencialumu.

Nustatykite organizacijai reikalingą duomenų saugumo lygį ir aptarkite jį su paslaugų teikėju. Be to, išanalizuokite dabartinę jų saugumo sąrangą. Jei planuojate jiems teikti savo vidines priemones, būtinai įvertinkite jų duomenų valdymo įgūdžius tvarkant neskelbtinus duomenis ir informaciją.

2. Įgyvendinkite aiškią sutartį

Įgyvendindami skaidrią sutartį su paslaugų teikėju, kurioje nurodomos duomenų apsaugos ir atitikties taisyklės, kurių jis privalo laikytis, užtikrinate aiškų informavimą apie savo organizacijos saugos standartus.

Kad sumažintumėte kibernetinio saugumo riziką, į sutartį taip pat turite įtraukti duomenų apsaugos sąlygą. Sutartis turėtų būti kuo išsamesnė, joje turėtų būti paminėtos procedūros, kurių jie turi laikytis, kad užtikrintų duomenų saugą ir saugumą.

3. Kruopščiai apskaičiuokite investicijų grąžą

Dauguma organizacijų pasirenka užsakomąsias duomenų įvedimo užduotis, nes nori sumažinti veiklos sąnaudas. Taigi, samdydami specialistų komandą, kiekybiškai įvertinkite jų teikiamą naudą. Naudą sudarys tiek piniginė, tiek nepiniginė nauda, pradedant didesniu klientų pasitenkinimu, geresniais pinigų srautais, mažesnėmis pajamomis ir kt.

Palyginkite naudą ir investicijas, kad nustatytumėte investicijų grąžą. Jei užsakomųjų paslaugų teikimo procesas užtikrina patenkinamą investicijų grąžą, esate teisingoje kryptyje. Tačiau jei taip nėra, turite toliau ieškoti paslaugos, kuri užtikrintų patenkinamą investicijų grąžą.

Išvada

Duomenų įvedimas - tai labai svarbi užduotis, kurią atliekant reikia tvarkyti jautrią informaciją apie jūsų organizacijos veiklą ir sistemingai ją tvarkyti. Tačiau tai taip pat yra varginantis ir daug laiko reikalaujantis darbas. Todėl užsakomosios paslaugos yra geriausias būdas, kurį jūsų įmonė gali pasirinkti.

Tačiau nepamirškite, kad jei norite kuo geriau pasinaudoti duomenų įvedimo užduotimi, turite pasamdyti patikimą paslaugų teikėją, kuris yra pasirengęs laikytis jūsų organizacijos saugos taisyklių.