팀에 맞는 멋진 회의 문화 만들기

소개

직원들은 평균 6시간을 회의에 소비합니다. 조사에 따르면 관리자들은 일주일에 평균 23시간 이상을 회의에 소비하며, 이 수치는 점점 더 늘어나고 있습니다. 회의는 직장에서 많은 시간과 에너지를 차지하는 활동입니다. 회의는 문화적인 관점에서 거의 고려되지 않고 있으며, 이 문제에 대한 노력도 충분하지 않습니다. 회의는 기업 문화에서 가장 중요하지만 간과되는 영역 중 하나입니다.

이렇게 관심이 부족한 이유는 여러 가지가 있습니다. 효과적인 정보 공유를 위한 명확한 프로세스가 없습니다. 정보 공유가 때때로 급박하고 비공식적으로 이루어지는 특성. 회의에 대한 연구는 광범위하고 다양하지만, 매우 다양한 회의의 특성을 고려할 때 실행 가능한 시사점이 거의 없는 경향이 있습니다.

Hybryd는 지난 1년 동안 모든 종류의 조직에서 회의를 개선하는 데 전념해 왔습니다. 수백 번의 실험과 시도를 통해 회의가 어떻게 진행되는지 배웠습니다. 다음은 몇 가지 주요 결과입니다.

문화를 우선시하는 방식으로 회의 운영

문화는 회사의 영혼이며, 사람들이 행동하고 상호 작용하는 방식에 방향을 제시하는 신념과 행동의 집합입니다. 새로운 멤버를 온보딩할 때 회의는 팀이 상호 작용하는 방식입니다. 회의는 새로운 팀원에게 회사 문화에 대한 최고의 단서를 제공합니다. 새로운 팀원들이 가장 잘 알아차릴 수 있는 곳은 바로 회의입니다. 회의는 조직을 들여다볼 수 있는 창입니다.

회의가 어떻게 문화를 강화할 수 있을까요?

• 미팅에 초대된 사람들이 미팅의 내용을 알고 있나요?
• 회의에서 달성하고자 하는 결과가 무엇인지 알고 있나요?
• 미팅 리더가 적시에 정보를 공유하나요?
• 참가자가 자신의 아이디어를 편안하게 공유하나요?
• 회의에 참석하지 않은 사람들도 회의 결과 및 결정 사항을 볼 수 있나요?
• 일부 그룹만 액세스할 수 있나요?

구축하려는 문화를 강화하는 미팅

어떤 회의 관행은 원하는 문화에서 멀어지게 하는 반면, 어떤 회의 관행은 긍정적인 문화를 강화합니다. 고객들은 결과와 문화를 모두 개선하기 위해 저희를 찾아왔습니다. 기업들은 종종 새로운 회의 프로세스, 최고 경영진과 함께 구성한 회의, 회의에 대한 전반적인 프레임워크를 도입합니다. 문제는 이러한 프로세스에 팀을 참여시키는 것입니다.

더 나은 결과의 핵심은 팀원들이 프레임워크를 쉽게 채택할 수 있도록 하는 것입니다. 명확하고 사용하기 쉬우며 필요할 때 바로 사용할 수 있어야 합니다.

다음은 미팅 영웅이 되는 데 도움이 되는 몇 가지 모범 사례입니다:

• 목표를 설정하고, 구체적이고 실행 가능한 목표인지 확인하세요.
• 안건을 설정하여 회의에서 놓치는 것이 없도록 하세요.
• 안건은 회의가 시작될 때 팀원들이 모두 같은 내용을 공유할 수 있도록 도와줍니다.
• 회의 시작 전까지 지식 격차를 해소해야 하는 경우 사전 작업을 진행하세요.
• 메모, 작은 알림이라도 회사 전체에서 정보 공유를 늘리는 데 도움이 됩니다.
• 작업에 노트를 할당하면 회의 사이에 책임감을 갖고 프로젝트 성공을 보장하는 데 도움이 됩니다.

이 시스템을 사용하여 처음 몇 번의 회의를 진행하면 결과와 직원 참여도 모두에서 눈에 띄는 변화를 확인할 수 있습니다. 목표의 성공과 책임감은 모든 회사와 문화에 도움이 됩니다.

회의 문화는 회의에 어떤 영향을 미치나요?

회사의 문화는 회의 프로세스를 제정하고 회의를 운영하는 방법을 안내해야 합니다. 새로운 하이브리드 업무 환경에서는 혼합형 모델을 사용하는 팀이 많습니다. 문화를 주의 깊게 살펴보는 것이 그 어느 때보다 중요합니다. 팀이 진행하는 회의는 회사가 추구하는 가치와 목표를 표현할 수 있는 다양한 기회를 제공합니다.

모든 사람의 시간을 존중하고, 명확하게 의사소통하며, 정보를 쉽게 전달하는 것은 미팅을 통해 문화를 지원할 수 있는 몇 가지 방법 중 일부에 불과합니다. 명확한 목표, 의제, 사전 작업은 회의 진행에 도움이 되는 몇 가지 중요한 도구에 불과합니다.