誰もが参加できる包括的な会議環境をデザインする方法

イントロ

チーム全員の才能を活用することには大きな価値がある。しかし、そのためには、チームメンバー全員が参加できるような会議環境を整える必要があります。そのためには、会議での包括性を促進する必要があります。

この記事では、チーム全員の参加を促すインクルーシブなミーティング環境をデザインする方法について説明します。インクルーシブミーティングの基本と、なぜインクルーシブなスペースを作りたいのかについて説明します。そして、職場で包括性を育むための実行可能なヒントを紹介します。

包括的な会議環境：基本

包括的なミーティング環境は、チームメンバー全員を巻き込み、全体的な実践的参加を促すために極めて重要である。

包括的な会議環境では、チーム全体が心地よく感じ、参加を促されるはずだ。新しいアイデアが考慮されるべきであり、既成概念にとらわれずに考える力が与えられるべきである。たとえ型破りなアイデアであっても、それを否定すべきではない。

さらに、インクルーシブな会議環境は、関係者全員にとって安全なスペースのように感じられるべきです。少なくとも、人々の好みの代名詞は尊重され、差別的な言動は許されません。チームメンバー全員が、どのようなアイデンティティを持とうとも、居心地の良さを感じるべきです。

会議における包括性とは、障害や障がいを持つ人々に適した環境を提供することでもある。

包括的な会議環境を利用する理由

包括的なミーティング環境でチーム全体が輝くことで、組織のアウトプットと生産性を高めることができます。全員の強みを活かすことで、チームとしてより良い仕事ができるようになります。

さらに、包括的なミーティング環境を作ることは、一般的に包括的で前向きな職場文化を作るのに役立ちます。これは士気を高め、チームのモチベーションを維持するのに最適なことです。

包括的な会議環境の作り方

さて、包括的な会議の設定をデザインすることの価値をご理解いただけたところで、これを実践する方法をいくつか見てみましょう。

1.基本ルールの設定

ミーティングでは、人々が貢献できるような形式をとることが不可欠である。そのためには、心理的な安全性を確保するための基本ルールを設定しなければならない。

ポジティブな会議文化を創造するための重要な基本ルールは、チームメンバー全員に敬意を払うことを求めることです。差別やハラスメントに対するゼロ容認方針を策定する。職場の文化的規範となるよう、リーダーをはじめとするチームメンバー全員の行動に責任を持たせるチェック＆バランスシステムを構築する。

基本的なルールを決める際には、期待値も設定すべきである。多くの種類の会議では、特に発表することがないと、自然にオブザーバーのように感じる人もいるかもしれない。しかし、そのような人たちにも発言してもらいたいのであれば、意見を述べるにせよ、行動計画を提示するにせよ、その旨を具体的に伝えよう。

2.アクセシビリティ・エイドの提供

多くのチームには、障害や障がいを持つ人々がいます。アクセシビリティ補助具を提供することは、こうした人々の才能やアイデアを効果的に育成するために非常に重要である。

例えば、チームのメンバーに耳の不自由な人がいる場合、会議でのコミュニケーションを利用しやすい方法で進めることが重要です。多くの場合、これはライブ字幕付きの会議ソフトウェアを使用することで実現できます。こうすることで、耳の不自由なメンバーもリアルタイムで相手の言葉を読むことができます。

視覚障害のあるチームメンバーがいるとします。その場合、プレゼンテーションのグラフィックを徹底的に説明したり、彼らが見ることのできるコントラストの高い画像を使用したりすることで、会議をより利用しやすくすることができます。

もちろん、これらの例がすべてのチームに当てはまるわけではない。チームリーダーとして、チームのニーズを見極め、必要に応じて援助を提供するのはあなた次第です。

3.人々に貢献してもらう

私たちは、人々に貢献してほしいときに期待を持たせることについて話しました。それを念頭に置いた上で、人々が会話に貢献する機会を積極的に作ることで、これをさらに進めるべきです。これは、会議の形式やディスカッションによって異なる。

チームの大部分に影響する重要な決定を下すとしよう。部屋を回り、一人ひとりの意見を明確に求める価値がある。これは、できる限り直接的な方法です。

あまり大きくない問題について議論する場合、質問、コメント、懸念事項のためにフロアを開放することができる。このようなオープンな場で発言してもらえるよう、自分の声が重要であることを従業員に認識させる強力な企業文化があると便利です。

大人数での会議を効率化するために、必ずしも通話中の全員が口頭で発言する必要はありません。その代わり、バーチャルミーティングでは、チャットに自分の考えを書き込んでもらい、通話中のリーダーがその回答を素早く確認し、それに応じて承認することができます。

4.一度に一人が話す

お互いの意見を言い合えないような会議文化を作るべきだ。上からものを言われると、人はイライラして思考回路を失い、発言する気が失せるかもしれない。

もちろん、うっかり誰かの上に話してしまうのは簡単なことですが、会議の進行役として、これを阻止するのがあなたの役割です。簡単なことのように聞こえますが、誰かがすでに話しているときに、他の人がその人の上で話してしまったら、最初の人が話し終えるまで、2番目の人に発言を控えてもらいましょう。

このことを常に意識することで、中断することなく発言させることを優先する文化を作ることができる。

5.挙手」を促す

(画像は著者提供）

遠隔地では、対面会議で発言するための合図が必ずしも目立たないため、電話会議で話す機会を見つけるのが難しい場合があります。幸いなことに、Zoomのようなビデオ会議ツールには、参加者が何か言いたいことがあることを示すために「手を挙げる」オプションがあります。

この機能は利用可能ですが、人々はいつも使うとは限りません。だからこそ、このボタンがどこにあるかをチームに思い出させ、会話に貢献したいときに使うよう促すことが重要なのです。

6.議事録の作成

会議の詳細な記録を残すことは、全員を参加させ、会議中の参加を促すための優れた戦術である。全員に発言の機会が与えられ、その言葉が正確に記録されるようにするためです。これにより、コラボレーションが促進され、参加意識が高まり、説明責任が向上する。

さらに、会議の議事録を明確に記録することは、誰が通常参加し、貢献しているかを追跡するのに最適な方法である。また、会議中に沈黙しがちな人を特定し、その人たちが発言できる場を優先的に設けることもできる。

議事録アプリは、このプロセスを合理化する素晴らしい方法を提供します。この技術により、すべての詳細が整理され、チーム全員がアクセスできるようになります。

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7.ハイブリッド会議でスマートに

ハイブリッドワークやリモートワークを導入している場合、オフィスと自宅の間で効果的なコミュニケーションを図るには、ハイブリッドミーティングの設定が不可欠です。

というのも、対面しているチームのメンバーが話しているときに、その意見を取り入れるのは難しいからだ。

その点、現在ハイブリッドワークやリモートワークのオプションを提供していないのであれば、検討すべきです。ハイブリッドワークは、より快適で自分のニーズに合った環境で働くことができるため、多くの人にとってより利用しやすい選択肢です。

8.一対一のフォローアップを活用する

生まれつき内気な性格の人もいて、集団の場では自分の考えをあまり言いたがらないかもしれない。そのような場合は、1対1のフォローアップ・ミーティングを利用するとよい。

個人的な場で会うことで、遠慮がちな人も、自分の考えを話しやすくなり、共有しやすくなる。一対一で自分の考えを確認したり、具体化したりすれば、もっと大きなグループで共有する自信が持てるかもしれない。

9.アジェンダの作成

インクルーシブな会議環境を作るには、参加者全員が参加し、大切にされていると感じられるよう、入念な準備と利用しやすい資料が必要です。インクルーシブリーダーは、アジェンダを作成することで、全員が何を期待されているかを知り、それに応じて自分の考えやメモを準備できるようにするのが賢明です。

SmallpdfのPDFエディタを使えば、この目標に貢献できます。例えば、会議の前にファシリテーターがこのツールを使ってPDFを修正し、注釈やコメント、ハイライトを追加して重要なポイントを強調することで、出席者がフォローしやすくなります。

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さらに、記入可能なPDFを参加者に提供したり、文書内に直接メモを追加できるようにしたりすることで、特に視覚的に情報を処理するのが得意な人や、インタラクティブな形式を好む人の積極的な参加を促すことができる。

チームメンバーに視覚障害があるとします。このツールを使って、テキストを拡大したり、コントラストを調整したり、アクセシビリティ・ガイドラインに沿った説明を追加したりして、より包括的な体験を生み出すことができます。

結論

チームミーティングを包括的な環境にするために、さまざまなアプローチをとることができる。そうすることで、従業員のエンゲージメントを高め、業務を改善することができます。さらに、組織全体で包括性の文化を育むことにもつながります。

どのように会議を包括的なものにするのか？