Introduzione
Come sappiamo, il ruolo del procurement si è notevolmente ampliato negli ultimi anni. Tradizionalmente focalizzate sul bilanciamento dei costi con la qualità e la consegna, le organizzazioni di procurement sono ora responsabili di obiettivi molto più ampi, come la mitigazione del rischio, l'innovazione, la sostenibilità e la diversità, l'equità e l'inclusione (DEI).
Questa evoluzione evidenzia la necessità di un approccio strategico alla progettazione organizzativa e di strutturare il team in modo tale da soddisfare efficacemente queste nuove priorità.
Quali sono le sfide della trasformazione degli acquisti?
Con l'aumento della portata del procurement, i leader devono affrontare diverse sfide, tra cui la carenza di talenti e la necessità di dare priorità allo sviluppo a lungo termine. Secondo la Procurement Competencies Survey di Gartner, oltre il 75% dei leader di sourcing e procurement sta implementando l'accesso a corsi esterni e formazione interna interattiva per sviluppare le competenze del personale. Questa attenzione allo sviluppo dei talenti è fondamentale per superare le carenze di competenze e allineare i team agli obiettivi organizzativi.
3 Attività chiave per ottimizzare il design organizzativo
Per creare un'organizzazione di approvvigionamento in linea con le priorità aziendali, Gartner consiglia di concentrarsi su tre aree critiche:
1. Definizione di linee di reporting e di controllo
Una progettazione organizzativa efficace inizia con la comprensione delle strutture di reporting. Il Budget Benchmarking di Gartner rivela che i chief procurement officer (CPO) riportano più comunemente a:
- Direttori finanziari (38%)
- Responsabili della catena di approvvigionamento (20%)
- Responsabili delle operazioni (19%)
L'ampiezza del controllo varia anche in base alle prestazioni dell'organizzazione. I CPO ad alte prestazioni gestiscono in media otto membri del personale, mentre le loro controparti nelle aziende con prestazioni medie ne controllano sei e le organizzazioni con prestazioni basse ne hanno in media quattro. Questi parametri di riferimento forniscono un quadro di riferimento per ottimizzare le linee di reporting e le dimensioni dei team per migliorare l'efficienza e la responsabilità.
2. Determinare il livello ideale di centralizzazione
Il grado di centralizzazione influisce in modo significativo sull'efficacia del procurement. L'indagine sulla struttura organizzativa del procurement identifica tre modelli principali:
- **Strutture centralizzate: **Sfruttano le economie di scala e standardizzano i processi, ma possono ostacolare i tempi di risposta e la gestione dei rapporti con i fornitori.
- **Strutture decentralizzate: **Permettono una maggiore flessibilità e reattività, ma mancano di standardizzazione.
- Strutture guidate dal centro: Combinano la supervisione centralizzata con l'esecuzione localizzata, offrendo un approccio equilibrato.
Le tendenze recenti indicano una rinascita delle strutture centralizzate, con il 51% delle organizzazioni che adottano questo modello rispetto al 39% che privilegia le strutture centralizzate. Questo cambiamento è attribuito all'aumento delle interruzioni della supply chain, che richiedono maggiore adattabilità e allineamento strategico. I leader devono valutare le esigenze della propria organizzazione per determinare la struttura più adatta.
3. Allineare i driver di valore con le decisioni di progettazione dell'organizzazione
La progettazione delle organizzazioni di approvvigionamento dovrebbe riflettere le loro priorità strategiche. Per esempio:
- Strutture basate sulle attività: Si concentrano sull'efficienza e sulla velocità.
- Strutture basate sulle categorie: Privilegiare il valore totale e i risparmi sui costi.
Al di là dell'organigramma, i leader devono affrontare le carenze strutturali affinando i modelli operativi e i quadri di governance. In questo modo si garantisce che l'organizzazione rimanga agile e reattiva ai cambiamenti delle priorità.
Qual è l'importanza della pianificazione delle competenze?
Lo sviluppo delle capacità dei team è un aspetto essenziale della trasformazione degli acquisti. Oltre il 75% dei responsabili del sourcing e degli acquisti investe in corsi esterni e in formazione interna per migliorare le competenze dei team, nonché nell'uso efficiente dei software di acquisto. La pianificazione delle competenze aiuta le organizzazioni a colmare le lacune di competenze, consentendo ai team di approvvigionamento di affrontare efficacemente le diverse sfide.
Le organizzazioni stanno anche apportando cambiamenti significativi alle loro strutture, con l'82% che prevede adeguamenti organizzativi da moderati a significativi nel prossimo anno. Questo approccio proattivo garantisce che i team di approvvigionamento siano attrezzati per gestire priorità concorrenti e cambiamenti costanti.
4 Strategie per una progettazione organizzativa efficace
Le aree chiave che i leader dovrebbero ottimizzare nelle organizzazioni di approvvigionamento sono:
- *Benchmarkrispetto agli standard del settore: *Usare i dati per valutare le linee di reporting, l'ampiezza del controllo e le strutture organizzative.
- Valutare la centralizzazione e la decentralizzazione: Considerare i compromessi tra efficienza e reattività per determinare l'equilibrio ideale.
- Dare priorità allo sviluppo delle competenze: Investire in programmi di formazione e sviluppo per creare una forza lavoro agile e qualificata.
- **Risolvere le carenze strutturali: **Raffinare la governance e i modelli operativi per allinearli agli obiettivi organizzativi.
Conclusione
Progettare organizzazioni di procurement in linea con le priorità aziendali è un processo dinamico che richiede una valutazione e un adattamento continui.
La raccomandazione per i responsabili degli acquisti è di concentrarsi sulle linee di reporting, sulla centralizzazione e sulla progettazione basata sul valore, in modo da creare strutture che supportino le loro responsabilità ampliate. Insieme a una solida pianificazione delle competenze e al perfezionamento delle strutture, queste strategie consentono ai team di approvvigionamento di fornire un valore eccezionale in un ambiente aziendale complesso e in rapida evoluzione.
