Fax online: Il manuale completo per i team digitali

Introduzione

Probabilmente il tuo team lavora su Notion, comunica tramite Discord e non usa una stampante da mesi. Tuttavia, secondo un rapporto del 2024, il 17% delle aziende a livello globale continua a utilizzare il fax. (1)

Il settore sanitario, ad esempio, invia ancora un volume considerevole di documenti, con rapporti che registrano fino a 9 miliardi di fax inviati solo nel 2020. Anche i team legali inviano i contratti via fax. Gli agenti immobiliari inviano via fax i contratti di acquisto, mentre i consulenti finanziari inviano via fax i documenti dei clienti. Questo perché le normative rendono il fax la soluzione più semplice. (2)

Detto questo, nessuno sta più davanti a un apparecchio. I servizi di fax online gestiscono tutto in modo digitale, il che significa che il vostro team può lavorare con il fax senza perdere completamente la testa. Ecco una guida completa su come funziona.

Come funziona il fax online

I fax tradizionali trasformavano i documenti in segnali audio e li inviavano attraverso le linee telefoniche. Non era un processo vantaggioso, poiché richiedeva hardware dedicato, causava inceppamenti della carta e segnali di occupato.

Il fax online mantiene lo stesso protocollo di trasmissione, ma elimina tutto il resto. Quando invii un fax online con eFax, stai caricando un file digitale su un servizio che lo converte nel formato corretto. Quindi instrada il documento attraverso i server fax e lo consegna al numero di fax del destinatario. Se qualcuno ti invia un fax, questo viene visualizzato come PDF nella tua e-mail o attraverso un portale web.

Non sono necessarie linee telefoniche, macchine e carta (a meno che non si desideri stamparlo).

Ma la sicurezza è importante quanto la praticità. I servizi di fax online sicuri utilizzano la crittografia dei dati Advanced Encryption Standard (AES) a 256 bit per la trasmissione. Secondo gli esperti di tecnologia, questo algoritmo è il più potente tra tutti. I tuoi file rimangono crittografati durante il trasferimento e l'archiviazione, il che soddisfa i requisiti di conformità dell'azienda. (3)

Scegliere un servizio

Per scegliere quello giusto per il tuo team, valuta se il loro sistema si integra con quello che stai già utilizzando. Se il tuo team utilizza Google Drive e Microsoft Office, il tuo servizio fax deve funzionare direttamente con questi strumenti. Altrimenti, le persone dovranno scaricare i file, caricarli altrove e avrai aggiunto dei passaggi invece di eliminarli.

Dovete anche considerare la capacità di volume. La maggior parte dei servizi ha limiti mensili di pagine. Se li superate, pagherete costi aggiuntivi che aumentano rapidamente. Quindi, calcolate il volume di cui avete bisogno, poi aggiungete il 30% di contingenza.

Quindi, chiedi se dispongono di app mobili. Con oltre il 60% del traffico web proveniente da dispositivi mobili, il tuo team deve poter inviare e ricevere fax dai propri telefoni con la stessa facilità con cui lo fa da un computer desktop. Se l'esperienza mobile è macchinosa, le persone rimanderanno l'invio dei fax fino a quando non saranno alla loro scrivania, vanificando così lo scopo del servizio. (4)

Anche il tipo di numero di telefono è importante. I numeri locali sembrano più accessibili, mentre i numeri di fax gratuiti possono aumentare i tassi di risposta quando si richiedono documenti ai clienti. Questo perché le persone associano ancora i numeri gratuiti ad aziende legittime. Se lavorate a livello internazionale, avete bisogno di un servizio con una copertura internazionale effettiva.

Funzionalità che cambiano il tuo modo di lavorare

I moderni strumenti di fax digitale trasformano la gestione dei documenti in un processo semplificato e basato sui dati. Di seguito sono elencate le funzionalità che si integrano direttamente nel tuo ambiente digitale esistente per aumentare la velocità e la precisione.

• Firme digitali: saltate completamente il ciclo di stampa-firma-scansione. I membri del team possono applicare le firme digitali direttamente ai documenti, mantenendo l'intero flusso di lavoro all'interno dell'ambiente digitale.
• Funzionalità fax-to-email: servizi migliori possono analizzare i fax in arrivo, estrarre le informazioni chiave e instradare i documenti in base al contenuto.
• Approfondimenti basati sull'intelligenza artificiale: i moderni strumenti aziendali analizzano i modelli di fax per prevedere i picchi di volume. Segnalano le conferme mancanti o le attività insolite, aiutandovi a identificare e risolvere tempestivamente i problemi tecnici.
• Elaborazione diretta (STP): questa integrazione elimina l'inserimento manuale dei dati estraendo le informazioni dai fax in arrivo e popolando automaticamente il database. È particolarmente efficace per le richieste di risarcimento assicurativo e i flussi di lavoro relativi all'accettazione dei pazienti.
• Archiviazione cloud: l'archiviazione online trasforma i fax in risorse digitali ricercabili. Con un'adeguata etichettatura, è possibile trovare un fax specifico in pochi secondi invece di cercare tra le cartelle o scorrere mesi di e-mail. Sembra una cosa da poco, finché non si ha bisogno di trovare qualcosa con urgenza.

Grazie a queste funzionalità, le organizzazioni possono liberarsi dai vincoli dell'hardware legacy e trattare i dati inviati via fax come risorse digitali ad alta velocità.

Non trascurate la sicurezza

Non devi lesinare quando si tratta di obblighi di sicurezza.

La crittografia deve coprire separatamente la trasmissione e l'archiviazione. Il tuo servizio dovrebbe crittografare durante la trasmissione (protocolli TLS o SSL). Ma la crittografia dell'archiviazione è altrettanto importante, perché anche i fax che si trovano sui server hanno bisogno di protezione.

I controlli di accesso possono anche diventare complicati quando più membri del team gestiscono documenti sensibili. Pertanto, applicate autorizzazioni basate sui ruoli che consentono di limitare chi può visualizzare determinati fax, chi può inviare da numeri specifici e chi può accedere ai registri storici.

Le tracce di audit dimostrano la conformità quando le autorità di regolamentazione fanno domande. Il sistema dovrebbe registrare tutto. Ciò include chi ha inviato cosa, l'ora di trasmissione, la conferma di consegna, chi ha visualizzato e ricevuto i documenti e il numero di tentativi falliti. Questi registri sono utili anche quando si risolvono i problemi del flusso di lavoro.

Anche la sicurezza fisica dovrebbe essere valutata. Quando le persone accedono a fax sensibili su un dispositivo mobile in un bar, la privacy dello schermo diventa un problema. Sono necessarie politiche che stabiliscano dove è possibile visualizzare i fax sensibili. Potrebbe anche essere necessario bloccare lo schermo con timeout ragionevoli per i dispositivi aziendali.

Errori che tutti commettono

Ogni team incontra gli stessi problemi quando passa al fax online. Imparate dai loro errori.

Una scarsa qualità dei documenti scansionati, ad esempio, rovina tutto. Le persone scansionano a bassa risoluzione, creando trasmissioni tecnicamente riuscite, ma completamente illeggibili dal destinatario.

Per garantire una risoluzione adeguata, impostare lo standard minimo a 200 x 100 DPI (punti per pollice) per i documenti di testo. È necessario aumentare la risoluzione a 200 x 200 DPI per i disegni al tratto o le immagini. In realtà, questa è la risoluzione ottimale.

Anche la confusione sui formati dei file crea ritardi. I servizi moderni accettano vari tipi di file, ma il PDF è il più affidabile. Questo perché i documenti Word possono avere problemi di formattazione, come immagini che a volte superano i limiti di dimensione. Basta standardizzare il PDF per tutto ciò che è importante e risparmiarsi il mal di testa.

L'invio di fax internazionali rappresenta un altro ostacolo, poiché una formattazione errata del codice paese spesso porta a trasmissioni non riuscite. Per risolvere questo problema, create modelli con formati di composizione internazionali corretti per le vostre destinazioni comuni, in modo che il personale non debba calcolarlo ogni volta.

È necessario considerare anche la fatica da notifiche. Quando i membri del team ricevono avvisi via e-mail per ogni fax in arrivo, iniziano a ignorarli tutti. Configurate le notifiche con attenzione. I mittenti ad alta priorità ricevono avvisi immediati, mentre i fax di routine possono essere raggruppati in e-mail di riepilogo.

Implementazione senza caos

Inizia con un reparto. Scegli un team che invia fax regolarmente ma non è sommerso dal volume. Lascia che risolvano i problemi e scoprirai difficoltà che non avevi previsto. Ad esempio, potresti scoprire che alcuni tipi di file non vengono convertiti correttamente, che i flussi di lavoro si interrompono o che c'è una confusione generale su dove vengono archiviati i fax ricevuti.

Documentate tutto durante la fase pilota. Valutate quali formati di file funzionano meglio, chi ha difficoltà con l'interfaccia e dove le persone si bloccano. Avete bisogno di queste informazioni prima di implementare il sistema per tutti.

Stabilite anche delle convenzioni di denominazione fin dall'inizio. Quando dieci persone inviano fax ogni giorno, è necessario utilizzare nomi di file coerenti, altrimenti la ricerca diventa impossibile. Qualcosa come "YYYYMMDD_NomeDestinatario_TipoDocumento" funziona. La regola è renderlo semplice, ordinabile e ricercabile.

Formate solo sulle nozioni di base. La maggior parte delle persone non ha bisogno di conoscere tutte le funzionalità. Devono solo sapere come inviare un documento in modo sicuro, come confermare che è stato consegnato e come trovare un fax ricevuto la settimana precedente. Queste attività ad alta frequenza richiedono familiarità.

Se possibile, sfruttate l'automazione. I servizi di fax online di solito supportano i tentativi automatici in caso di mancata trasmissione, l'invio programmato per diversi fusi orari e le regole di instradamento per i fax in arrivo.

Una volta che sei sicuro che il sistema online funzioni, disconnetti la tua vecchia linea fax. Anche se qualcuno potrebbe lamentarsi, essere all'avanguardia è meglio per il tuo team.

Piano d'azione

La teoria è interessante, ma ciò che conta è l'esecuzione. Ecco come puoi affrontare l'intero processo.

• Settimane 1-2: Ricerca e selezione. Esamina da tre a cinque servizi in base alle tue esigenze. Richiedi delle demo. Parla con i clienti attuali del tuo settore. Verifica attentamente le certificazioni di conformità.
• Settimane 3-4: Configurazione pilota. Configurate il vostro gruppo pilota. Impostate le integrazioni con i sistemi chiave. Create i materiali di formazione iniziali. Stabilite i flussi di lavoro di base e le convenzioni di denominazione.
• Settimane 5-8: Esegui il progetto pilota mantenendo il vecchio sistema come backup. Raccogli feedback in modo aggressivo. Risolvi i problemi. Modifica i processi. Documenta cosa funziona e cosa no.
• Settimane 9-10: espandete il progetto ad altri reparti in base a quanto appreso. Fornite una formazione pratica. Rendete accessibili le risorse di supporto.
• Settimane 11-12: trasferire gli utenti rimanenti alla nuova piattaforma. Disconnettere le vecchie linee fax. Archiviare i documenti storici in base alle politiche di conservazione.

Infine, ottimizza ed esplora le funzionalità avanzate. Una volta che le funzioni di base funzionano, valuta l'instradamento automatico, la categorizzazione tramite IA e integrazioni più approfondite.

Cosa ci aspetta

Il fax non sta scomparendo. Sta solo cambiando forma.

L'integrazione diventerà più stretta. Aspettatevi quindi connessioni tra servizi fax e piattaforme di collaborazione, strumenti di gestione dei progetti e framework di sviluppo delle applicazioni. L'invio di fax diventerà naturale come l'invio di e-mail all'interno dei vostri flussi di lavoro esistenti.

L'intelligenza artificiale gestirà anche una parte maggiore del lavoro di routine. Ciò consentirà un rapido miglioramento della classificazione dei documenti, dell'estrazione dei dati e dell'instradamento intelligente. Lo smistamento manuale, che ancora richiede molto tempo al personale, avverrà sempre più automaticamente.

Le normative finiranno per cambiare. Man mano che i metodi di comunicazione digitale dimostreranno la loro sicurezza, alcuni settori potrebbero finalmente ridurre la dipendenza dal fax. Ma si tratta di una transizione che richiederà anni, non mesi. I team che padroneggiano già ora il fax online si adatteranno senza problemi quando i requisiti cambieranno.

Anche le strategie di comunicazione ibrida diventeranno normali. Invece di scegliere tra e-mail, fax o altro, i sistemi selezioneranno automaticamente il canale giusto in base alle preferenze del destinatario, alla sensibilità dei contenuti e alle normative.

Far funzionare il sistema

L'implementazione non sarà perfetta fin da subito. Si presenteranno casi limite, si incontreranno membri del team riluttanti e si verificheranno problemi tecnici imprevisti. È normale. Ma ciò che conta è costruire qualcosa di misurabilmente migliore rispetto a ciò che si aveva prima.

Perché la tecnologia migliore è in definitiva quella che funziona quando ne avete bisogno. Anche se quella tecnologia è il fax nel 2026.