Ottenere una meravigliosa cultura delle riunioni in base al proprio team

Introduzione

Un dipendente medio trascorre 6 ore in riunione. I dirigenti trascorrono in media più di 23 ore alla settimana in riunioni e questo numero è in crescita, secondo le ricerche. Le riunioni sono un'attività che occupa molto tempo ed energia sul posto di lavoro. Da un punto di vista culturale, sono poco considerate e non ci si dedica abbastanza a questo problema. Le riunioni sono una delle aree più critiche, ma trascurate, della cultura aziendale.

Le ragioni di questa mancanza di attenzione sono molteplici. Manca un processo chiaro per renderle efficaci. La natura informale e talvolta all'ultimo minuto della condivisione delle informazioni. Lo studio delle riunioni è ampio e diversificato, ma data la natura selvaggiamente eterogenea delle riunioni, si tende a trarre pochi insegnamenti praticabili.

In Hybryd abbiamo dedicato l'ultimo anno a migliorare le riunioni nelle organizzazioni di ogni tipo. Abbiamo imparato da centinaia di esperimenti e prove come si svolgono le riunioni. Di seguito sono riportate alcune delle nostre scoperte principali.

Riunioni gestite in modo da mettere la cultura al primo posto

La cultura è l'anima di un'azienda, l'insieme delle convinzioni e dei comportamenti che guidano le persone nel loro modo di agire e interagire. Quando si assumono nuovi membri, le riunioni sono il modo in cui il team interagisce. Sono le riunioni a fornire ai nuovi membri del team i migliori indizi della vostra cultura. I luoghi in cui la noteranno davvero sono le riunioni. Sono una finestra sulla vostra organizzazione.

Come possono le riunioni rafforzare la cultura?

• Le persone invitate a una riunione sanno di cosa si tratta?
• Sanno quale risultato si intende raggiungere con la riunione?
• Il responsabile della riunione condivide le informazioni in modo tempestivo?
• I partecipanti si sentono a proprio agio nel condividere le loro idee?
• I risultati e le decisioni della riunione sono disponibili per le persone che non hanno partecipato alla riunione?
• Sono accessibili solo a un gruppo selezionato di persone?

Le riunioni rafforzano la cultura che si vuole costruire

Mentre alcune pratiche di riunione allontanano dalla cultura desiderata, altre rafforzano una cultura positiva. I clienti si sono rivolti a noi perché volevano migliorare sia i risultati che la cultura. Le aziende hanno spesso introdotto nuovi processi di riunione, riunioni strutturate con la leadership di alto livello e un quadro generale per la riunione. Il problema è far accettare questi processi al team.

La chiave per ottenere risultati migliori è facilitare l'adozione del framework da parte dei membri del team. Deve essere chiaro, facile da usare e presente quando ne hanno bisogno.

Ecco alcune delle migliori pratiche che vi aiuteranno a diventare un eroe delle riunioni:

• Stabilite un obiettivo, assicuratevi che sia specifico e perseguibile.
• Stabilite un ordine del giorno per assicurarvi che non si perda nulla durante le riunioni.
• Gli ordini del giorno, inoltre, assicurano che il vostro team sia tutto sulla stessa pagina quando inizia la riunione.
• Pre-lavoro quando ci sono lacune di conoscenza che devono essere colmate prima dell'inizio della riunione.
• Le note, anche i piccoli promemoria, contribuiscono ad aumentare la condivisione delle informazioni all'interno dell'azienda.
• L'assegnazione di note alle azioni aiuta la responsabilità tra una riunione e l'altra per garantire il successo del progetto.

Dopo i primi incontri con questo sistema si noterà un cambiamento notevole sia nei risultati che nell'impegno dei dipendenti. Il successo e la responsabilità degli obiettivi aiutano qualsiasi azienda e la sua cultura.

In che modo la vostra cultura dovrebbe influenzare le vostre riunioni?

La vostra cultura dovrebbe guidare il modo in cui vengono attuati i processi di riunione e come vengono gestite le riunioni. Nel nuovo mondo del lavoro ibrido, i team lavorano spesso con modelli misti. È più che mai importante tenere d'occhio la cultura. Le riunioni dei team offrono una moltitudine di opportunità per esprimere i valori e gli obiettivi dell'azienda.

Rispettare il tempo di tutti, comunicare chiaramente e trasferire facilmente le informazioni sono solo alcuni dei modi in cui potete sostenere la cultura attraverso le riunioni. Obiettivi chiari, ordini del giorno e lavoro preliminare sono solo alcuni degli strumenti importanti che possono aiutarvi nel vostro percorso.