Intro
Seperti yang kita ketahui, peran pengadaan telah berkembang pesat dalam beberapa tahun terakhir. Secara tradisional berfokus pada penyeimbangan biaya dengan kualitas dan pengiriman, organisasi pengadaan kini bertanggung jawab atas tujuan yang jauh lebih luas seperti mitigasi risiko, inovasi, keberlanjutan dan keragaman, kesetaraan, dan inklusi (DEI).
Evolusi ini menyoroti perlunya pendekatan strategis terhadap desain organisasi dan untuk menyusun tim sedemikian rupa sehingga prioritas baru ini dapat dipenuhi secara efektif.
Apa saja tantangan dalam transformasi pengadaan?
Seiring dengan berkembangnya ruang lingkup pengadaan, para pemimpin menghadapi beberapa tantangan, termasuk kekurangan talenta dan kebutuhan untuk memprioritaskan pengembangan jangka panjang. Menurut Survei Kompetensi Pengadaan Gartner, lebih dari 75% pemimpin pengadaan dan pengadaan mengimplementasikan akses ke kursus eksternal dan pelatihan internal interaktif untuk membangun kompetensi staf. Fokus pada pengembangan talenta ini sangat penting untuk mengatasi kesenjangan keterampilan dan menyelaraskan tim dengan tujuan organisasi.
3 Aktivitas utama untuk mengoptimalkan desain organisasi
Untuk menciptakan organisasi pengadaan yang selaras dengan prioritas perusahaan, Gartner merekomendasikan untuk berfokus pada tiga area penting:
1. Garis pelaporan tolok ukur dan rentang kendali
Desain organisasi yang efektif dimulai dengan memahami struktur pelaporan. Benchmarking Anggaran Gartner mengungkapkan bahwa kepala pejabat pengadaan (CPO) paling sering melapor:
- Kepala Pejabat Keuangan (38%)
- Kepala Pejabat Rantai Pasokan (20%)
- Kepala Operasi (19%)
Rentang kendali juga bervariasi berdasarkan kinerja organisasi. CPO yang berkinerja tinggi mengelola rata-rata delapan anggota staf, sementara rekan-rekan mereka di perusahaan yang berkinerja sedang mengawasi enam orang, dan organisasi yang berkinerja rendah melaporkan rata-rata empat orang. Tolok ukur ini memberikan kerangka kerja untuk mengoptimalkan jalur pelaporan dan ukuran tim untuk meningkatkan efisiensi dan akuntabilitas.
2. Menentukan tingkat sentralisasi yang ideal
Tingkat sentralisasi secara signifikan berdampak pada efektivitas pengadaan. Survei struktur organisasi pengadaan mengidentifikasi tiga model utama:
- **Struktur yang terpusat: **Memanfaatkan skala ekonomi dan menstandarkan proses, tetapi dapat menghambat waktu respons dan manajemen hubungan pemasok.
- **Struktur yang terdesentralisasi: **Memungkinkan fleksibilitas dan daya tanggap yang lebih besar, tetapi kurang standarisasi.
- Struktur yang dipimpin oleh pusat: Kombinasikan pengawasan terpusat dengan eksekusi lokal, yang menawarkan pendekatan yang seimbang.
Tren terbaru menunjukkan kebangkitan struktur yang dipimpin oleh pusat, dengan 51% organisasi mengadopsi model ini dibandingkan dengan 39% yang memilih struktur terpusat. Pergeseran ini disebabkan oleh meningkatnya gangguan rantai pasokan, yang menuntut kemampuan beradaptasi dan penyelarasan strategis yang lebih besar. Para pemimpin harus mengevaluasi kebutuhan organisasi mereka untuk menentukan struktur yang paling sesuai.
3. Menyelaraskan pendorong nilai dengan keputusan desain organisasi
Desain organisasi pengadaan harus mencerminkan prioritas strategis mereka. Sebagai contoh:
- Struktur berbasis aktivitas: Fokus pada efisiensi dan kecepatan.
- Struktur berbasis kategori: Memprioritaskan nilai total dan penghematan biaya.
Di luar bagan organisasi, para pemimpin harus mengatasi kekurangan struktural dengan menyempurnakan model operasi dan kerangka kerja tata kelola. Hal ini memastikan organisasi tetap lincah dan responsif terhadap perubahan prioritas.
Apa pentingnya perencanaan kompetensi?
Membangun kemampuan tim merupakan aspek penting dalam transformasi pengadaan. Lebih dari 75% manajer pengadaan dan pengadaan berinvestasi dalam kursus eksternal dan pelatihan internal untuk meningkatkan kemampuan tim, serta penggunaan perangkat lunak pembelian yang efisien. Perencanaan kompetensi membantu organisasi mengatasi kesenjangan keterampilan, sehingga memungkinkan tim pengadaan mengatasi beragam tantangan secara efektif.
Organisasi juga membuat perubahan signifikan pada struktur mereka, dengan 82% merencanakan penyesuaian organisasi yang moderat hingga signifikan di tahun depan. Pendekatan proaktif ini memastikan tim pengadaan diperlengkapi untuk menangani prioritas yang bersaing dan perubahan yang terus terjadi.
4 Strategi untuk desain organisasi yang efektif
Area utama yang harus dioptimalkan oleh para pemimpin dalam organisasi pengadaan adalah:
- * Membandingkandengan standar industri: *Menggunakan wawasan berbasis data untuk menilai jalur pelaporan, rentang kendali, dan struktur organisasi.
- Mengevaluasi sentralisasi vs desentralisasi: Pertimbangkan trade-off antara efisiensi dan daya tanggap untuk menentukan keseimbangan yang ideal.
- Memprioritaskan pengembangan kompetensi: Berinvestasi dalam program pelatihan dan pengembangan untuk membangun tenaga kerja yang terampil dan tangkas.
- **Mengatasi kekurangan struktural: **Menetapkan tata kelola dan model operasi untuk menyelaraskan dengan tujuan organisasi.
Kesimpulan
Merancang organisasi pengadaan yang selaras dengan prioritas bisnis adalah proses dinamis yang membutuhkan evaluasi dan adaptasi berkelanjutan.
Rekomendasi untuk manajer pengadaan adalah untuk fokus pada jalur pelaporan, sentralisasi dan desain berbasis nilai, sehingga mereka dapat menciptakan struktur yang mendukung tanggung jawab mereka yang diperluas. Ditambah dengan perencanaan kompetensi yang kuat dan penyempurnaan struktur, strategi ini memposisikan tim pengadaan untuk memberikan nilai yang luar biasa dalam lingkungan bisnis yang kompleks dan berkembang pesat.
