Az értékesítési idő visszanyerése a terepi értékesítésben

Bevezetés

Sok értékesítő csak a hét egy kis részét tölti tényleges értékesítéssel, idejük nagy részét az értékesítéssel kapcsolatos egyéb feladatok töltik ki. Ha Ön is területi értékesítő, akkor ez biztosan ismerős Önnek, mert az utazás, a jegyzetek, a frissítések és a nyomon követések nem várnak egy nyugodtabb napra.

Ez a cikk egy megbízható útmutató ahhoz, hogyan nyerhetünk vissza órákat anélkül, hogy csökkentenénk az ügyféllátogatások számát: tegyük könnyűvé az adatgyűjtést, tegyük megbízhatóvá az adatokat, és igazítsuk az útvonalakat és az ütemterveket a valósághoz. A cikk egy fontos feltételezést is tartalmaz: a cél nem az, hogy adminisztratív gépezzé válj, hanem hogy elegendő mentális térrel rendelkezz az ügyfelek előtt, hogy jól tudj értékesíteni.

A 30%-os klub

Ha az értékesítés a hét egy kis részét teszi ki, a cél nem az, hogy még jobban megterhelje a napját, hanem hogy az értékesítés ne versenyezzen a papírmunkával. Azok a csapatok, amelyek a terepen következetesen szervezettnek tűnnek, általában egy nem túl látványos előnnyel rendelkeznek: megvédik a találkozók sűrűségét, így az ügyfelekkel töltött idő marad a fix pont, és minden más ehhez igazodik.

Ez egyszerűnek hangzik, de valójában igazi mesterség. Olyan eszközöket és szokásokat kell választani, amelyek csökkentik a kontextusváltást, így az agyad az ügyfélre koncentrál, nem az adminisztrációra. Ha alaposan meg akarod vizsgálni, hogy a hangalapú rögzítés hogyan támogathatja ezt a valós világban, akkor ez az útmutató a hangalapú mesterséges intelligenciáról a terepi értékesítésben hasznos referencia. Őszintén beszél arról is, mi veszi el a lendületet: öt alkalmazás megnyitása, a legfrissebb részletek keresése, ugyanazon jegyzet két helyre történő átírása, majd az ígéretedre való emlékezés, miközben már a következő megálló felé tartasz.

Hasznos megközelítés a súrlódási költségvetés. Egy nap alatt csak annyi apró megszakítást tudsz elviselni, mielőtt kevesebb utánkövetéssel kezded védeni magad, vagy végül későn végzed el a feladatot, amikor már nehezebb ébernek maradni. A legjobb terepi rendszerek ezekre a korlátokra vannak kialakítva, nem pedig egy idealizált irodai környezetre.

Egy praktikus szokás, amely illeszkedik ehhez az elképzeléshez, az a „záró perc” minden találkozó után. Nem egy teljes leírás. Csak egy megismételhető hatvan másodperc, hogy rögzítsd az eredményt, a következő lépést, a dátumot és egy kockázatot, majd továbbhaladj. Ez a kis rituálé megakadályozza, hogy a nap végén felhalmozódjanak a jegyzetek, ami általában elviszi az értékesítési időt.

A beszéd olcsó, a gépelés viszont nem

Sok csapatban a kézi adatbevitel a hét jelentős részét veszi igénybe. Ez a legegyértelműbb felhívás arra, hogy a munka egyik legnehezebb részével foglalkozzunk, mert mérhető, megismételhető és gyakran jobb rögzítéssel javítható.

Itt nyerik el a hangalapú eszközök a helyüket a területi értékesítésben, nem mint trükk, hanem mint módszer arra, hogy pontosan rögzítsék a történteket. Nem arra törekszel, hogy tökéletes átiratot készíts a napról, hanem arra, hogy könnyen rögzítsd azokat a néhány részleteket, amelyek minden mást meghatároznak: a következő lépést, az időzítést, az érdekelt feleket és minden olyan kockázatot, amelyet a vezetődet időben tudnia kell. Ha valaha is néztél már egy üres CRM-jegyzetet egy hosszú nap végén, és azt gondoltad: „Majd emlékszem rá”, akkor már tudod, miért fontos az időzítés rögzítése.

A gyakorlatban ez meglepően szerénynek tűnik. Rövid bejegyzések. Következetes szerkezet. Egy olyan munkafolyamat, amely a beszélt jegyzeteket tiszta mezőkbe és feladatokba alakítja, így nem kell később újra elolvasnod egy bekezdést, hogy kitaláld, mit kell tenned. És ami a terepen fontos, az, hogy a szórványos internetkapcsolattal is működnie kell, mert egy olyan eszköz, amelyik a parkolóban nem működik, az egy olyan eszköz, amelyikben már nem bízol.

Emellett biztonságos, valós viselkedéshez is illeszkednie kell. A legtöbb képviselő nem fog jegyzetet diktálni, miközben egy forgalmas előcsarnokban sétál, és senki sem szabadna ezt csinálnia vezetés közben. Minél inkább támogatja a munkafolyamat a „parkolj, rögzíts, indulj” elvet minimális érintésekkel, annál valószínűbb, hogy ez lesz az alapértelmezett.

A legjobb munkafolyamat az, amelyet akkor is használni fog, ha fáradt. Ha túl sok érintésre van szükség, akkor nem fogja túlélni egy teljes hétnyi valódi utazást.

Gyors jegyzetek és tiszta adatok

A sebesség nagyszerű, de csak akkor kifizetődő, ha a feljegyzés megbízható marad. Sok szervezetben a képviselők nem bíznak teljes mértékben a velük dolgozó adatok pontosságában. A területi értékesítésben ez a bizalmi kérdés még hangosabbá válik, mert a frissítések mozgás közben, különböző eszközökön történnek, és néha már azután, hogy az emlékek elhalványultak.

Mielőtt mindent automatizálna, érdemes feltenni a következő kérdést: ha nem bízhat a nyilvántartásban szereplő adatokban, akkor mi a valódi költsége annak, hogy időt takarít meg a rögzítéssel?

A probléma pozitív megoldása az, ha az adatminőséget könnyed szokásként kezeljük, nem pedig negyedéves tisztogatásként. Döntsük el, hogy mit kell minden alkalommal rögzíteni, tartsuk rövidnek, és tegyük könnyen áttekinthetővé a lényeget, amíg a találkozó még friss. A bizalom gyorsan épül, ha a csapat egyetért abban, hogy mi a jó, különösen akkor, ha azt úgy fogalmazzák meg, hogy segít a képviselőknek többet eladni, nem pedig ellenőrzésként.

Ez az a pont, ahol az okos csapatok gyakorlatiasak a szabványosítás terén. Nem próbálják szabványosítani a személyiséget vagy az értékesítési stílust, hanem azokat az elemeket szabványosítják, amelyek hiányuk esetén kaotikus helyzetet teremtenek. Gondoljon csak bele: a megbeszélés eredménye, az ígért nyomon követés, a végrehajtás dátuma és az az egy mondat, amely megmagyarázza, miért halad előre az üzlet. Ez a különbség egy támogató CRM és egy nyaggató CRM között.

Hasznos technika egy egyszerű jegyzet sablon, amely mindenki számára azonos. Például: „Eredmény / Következő lépés / Határidő / Ki más / Kockázat.” Hanggal rögzítheti, begépelheti vagy beírhatja, de a szerkezet változatlan marad. Idővel ez a következetesség kevésbé vitathatóvá teszi az előrejelzéseket és konkrétabbá a coachingot, mert ugyanazokat a területeket vitatják meg, nem pedig mindenki írásstílusát értelmezik.

Ha szabályozott környezetben dolgozik, itt találkozik a megfelelés és a bizalom. Tegye egyértelművé, hogy mi nem kerülhet soha hangjegyzetbe (személyes adatok, érzékeny részletek), és biztosítson biztonságos alternatívát ezekre az esetekre. Az emberek megbízhatóbban tartják be a szabályokat, ha a munkafolyamat megkönnyíti a biztonságos választást.

A naptáradat figyelembe vevő útvonalak

Még a legjobb CRM-munkafolyamat sem ment meg, ha a nap fizikailag túlterhelt. A munkanapnak szigorú határai vannak, és a terepen töltött idő percekkel többet vesz igénybe, mint az irodai munkarend.

Tehát a terepen való termelékenység tervezése azt jelenti, hogy az utazást a munka részének tekintjük, nem pedig a valódi munka közötti kellemetlen résnek. Ha az útvonaltervezés hanyag, az nem csak kilométereket pazarol el. Csökkenti az előkészítési időt, az utánkövetéseket estére tolja, és az ügyféllátogatásokat az autótól az ajtóig tartó sprintté változtatja. Ha az útvonaltervezés szilárd, a nap kiszámíthatóbbnak tűnik, és több használható perced marad a hívások között azokra a kis teendőknek, amelyek melegen tartják az üzleteket.

Az útvonaltervező eszközök segíthetnek, mert csökkentik a látogatások közötti pazarlást, és az útvonaltervezési döntések mérhető eredményeket hozhatnak nagy léptékben. Nem kell törődnie az alapul szolgáló matematikával, hogy kihasználja az elv előnyeit: a kis javulások, ha egész héten megismétlődnek, gyorsan összeadódnak.

A területed tekintetében ne csak a legrövidebb távolságot vedd figyelembe. A gyakorlati előny a megbízhatóság: kiszámíthatóbb érkezési idők, kevesebb késés, ami elmulasztott visszajelzéseket és kevesebb napvégi rohanást eredményez. Ez a megbízhatóság a időbeosztást is reálisabbá teszi, mert végre elég megbízhatóak a naptárban lévő rések ahhoz, hogy kihasználd őket.

Két részlet, amely gyakran kimarad az „optimalizált” tervekből, a parkolás és a találkozó első tíz perce. Ha egymást követő látogatásokat tervezünk puffer nélkül, akkor azt az időt valahonnan el kell lopnunk, általában a felkészülésből, a jegyzetelésből vagy az ebédszünetből. A jobb útvonalterv szándékos puffereket tartalmaz, amelyekben egy értékes dolgot tehetünk: megerősíthetjük a következő találkozót, elküldhetjük az ígért visszajelzést, vagy rögzíthetjük a következő lépést, amíg még friss az emlékezetünkben.

Tegye a „visszautazási időt” kezelt mutatóvá

Ha azt szeretné, hogy az időmegtakarítás tartós legyen, kezelje úgy, mint bármely más teljesítményjavulást: vegye észre, mérje meg könnyedén és védje meg. Segít, ha a megtakarított időt olyan módon határozza meg, amely ellen nehéz vitatkozni. Ha a csapata szerint egy eszköz időt takarít meg, döntse el, hol jelenik meg ez az idő. Kevesebb perc minden találkozó után? Kevesebb napvégi frissítés? Gyorsabb átadás másnak? Legyen konkrét, és jobb döntéseket fog hozni.

Jó kiindulási pont egy referencia hét. Ne gondolkodjon túl sokat rajta. Csak készítsen egy durva előzetes képet, akkor meg tudja különböztetni a valódi nyereséget az érzéstől. A lényeg nem az, hogy ellenőrizzük az embereket, hanem hogy meghatározzuk, hol veszít időt a rendszer.

Használjon egy egyszerű heti ellenőrzést, amely nem tűnik mikromanagementnek:

• Kövesse nyomon azokat az adminisztrációs perceket, amelyekre ténylegesen hatással lehet (naplózás, ütemezés és nyomonkövetés létrehozása), ne a teljes óraszámot.
• Kövesse nyomon a nyomon követés késedelmét (az értekezlet végétől a következő lépés rögzítéséig eltelt idő) minőségi jelzőként.
• Kövesse nyomon a találkozók sűrűségét (napi vagy útvonalonkénti látogatások), hogy biztosítsa az ügyfelek idejének védelmét.

Idővel ez valami alulértékelt dolgot eredményez. Láthatóvá teszi az eszközválasztásait és szokásait, így motivációra támaszkodás nélkül javíthat rajtuk. És a vezetőknek egészségesebb eszközt ad a kezükbe, mint hogy az embereket fegyelmezettebb viselkedésre szólítsák fel; eltávolíthatják az akadályokat, szigoríthatják a munkafolyamatokat és egyszerűsíthetik a feladatok halmazát.

Egy további hasznos mutató a „újramunkálási arány”: az, hogy egy képviselő milyen gyakran kell újra megnyitnia egy rekordot, mert valami hiányzott. Ha ezt csökkenteni tudja, általában csökkenti a csapaton belüli megszakításokat, beleértve az operatív részleggel, az ügyfélszolgálattal vagy a pénzügyekkel való oda-vissza kommunikációt.

Több látogatás kevesebb akadályokkal

Ha összekapcsolja a hangalapú rögzítést, a megbízható rekordokat és a munkanapot tiszteletben tartó útválasztást, akkor simább és hatékonyabb értékesítési napot hozhat létre. A lényeg nem a tökéletes hatékonyság elérése, hanem az, hogy a helyi terepi napok könnyebben lebonyolíthatóak legyenek, így Ön jelen lehet az ügyfeleknél, és mégis naprakész maradhat az értékesítés üzleti oldala.

Számos értékesítési csapat már valamilyen formában használja a mesterséges intelligenciát, így az előny egyre inkább abból származik, hogy hogyan tervezi meg a munkafolyamatot, és nem abból, hogy hallott-e már az eszközökről. Kezdjen egy olyan súrlódási ponttal, amelyet ebben a hónapban eltávolíthat, majd egy apró mérési szokással védje meg az elért eredményt.