Hogyan tervezzünk olyan inkluzív tárgyalási környezetet, amely mindenkit bevon a munkába?

Intro

Nagy értéket képvisel, ha a csapatod összes tehetségét kihasználod. Ehhez azonban olyan tárgyalási környezetet kell teremtenie, amely minden csapattagot részvételre ösztönöz. Ezt úgy érheti el, ha az értekezletein előmozdítja a befogadást.

Ebben a cikkben arról lesz szó, hogyan alakítson ki olyan inkluzív tárgyalási környezetet, amely az egész csapat részvételét ösztönzi. Kitérünk az inkluzív megbeszélések alapjaira, és arra, hogy miért érdemes inkluzív teret kialakítani. Ezután belemerülünk néhány megvalósítható tippbe, amelyekkel elősegítheti az inkluzivitást a munkahelyén.

Inkluzív tárgyalási környezetek: Az alapok

Az inkluzív tárgyalási környezetek kulcsfontosságúak a csapat minden tagjának bevonása és a gyakorlati részvétel ösztönzése szempontjából.

Az egész csapatnak jól kell éreznie magát, és bátorítani kell a részvételre egy befogadó tárgyalási környezetben. Az új ötleteket figyelembe kell venni, és az embereket fel kell hatalmazni arra, hogy a dobozon kívül gondolkodjanak. Az ötleteket nem szabad lelőni, még akkor sem, ha azok szokatlanok.

Továbbá az inkluzív tárgyalási környezeteknek biztonságos helynek kell lenniük minden résztvevő számára. Legalább az emberek preferált névmását tiszteletben kell tartani, és a diszkriminatív viselkedés nem megengedett. A csapattagoknak mindenkinek jól kell éreznie magát, függetlenül attól, hogy hogyan azonosítják magukat.

A befogadás az üléseken azt is jelenti, hogy a fogyatékossággal élők vagy fogyatékkal élők számára is megfelelő környezetet biztosítunk.

Miért érdemes inkluzív tárgyalási környezetet használni

A szervezet teljesítményét és termelékenységét úgy növelheti, ha lehetővé teszi, hogy az egész csapata ragyoghasson egy befogadó tárgyalási környezetben. Mindenki erősségeinek kihasználása segít abban, hogy csapatként jobban tudjanak dolgozni.

Ráadásul az inkluzív tárgyalási környezet megteremtése hozzájárul egy olyan munkahelyi kultúra kialakításához, amely általában véve befogadóbb és pozitívabb. Ez nagyszerűen hozzájárul a morál magas szinten tartásához és a csapat motivációjának fenntartásához.

Hogyan alakítsunk ki befogadó tárgyalási környezetet?

Most, hogy megértette, milyen értéket képvisel egy inkluzív megbeszélés felépítése, nézzük meg, hogyan lehet ezt a gyakorlatba átültetni.

1. Alapszabályok meghatározása

Lényeges, hogy az üléseket úgy alakítsuk ki, hogy az emberek hozzájárulhassanak. Ehhez fel kell állítania néhány alapszabályt, amelyek biztosítják a pszichológiai biztonságot.

A pozitív tárgyalási kultúra megteremtésének egyik legfontosabb alapszabálya, hogy a csapat minden tagjától tiszteletet követelünk. Dolgozzon ki zéró toleranciapolitikát a diszkriminációval vagy zaklatással szemben. Hozzon létre egy olyan ellenőrző és kiegyensúlyozó rendszert, amely a vezetőket és a csapat minden más tagját felelősségre vonja tetteikért, hogy a kizárólag tiszteletteljes interakciók kulturális normává váljanak a munkahelyén.

Az alapszabályok meghatározásakor az elvárásokat is meg kell határoznia. Sokféle megbeszélésen egyesek természetesen megfigyelőnek érezhetik magukat, ha nincs konkrét előadnivalójuk. Ha azonban azt szeretné, hogy ezek az emberek bekapcsolódjanak, akkor kifejezetten tudassa velük, hogy szeretné, ha beleszólnának, akár véleményt mondanának, akár cselekvési tervet mutatnának be.

2. Hozzáférhetőségi segédeszközök felajánlása

Sok csapatban fogyatékkal élő és sérült emberek is részt vesznek. Az akadálymentesítési segédeszközök felajánlása nagyon fontos ahhoz, hogy ezen egyének tehetségét és ötleteit hatékonyan kiaknázzuk.

Ha például a csapatának egy tagja hallássérült, elengedhetetlen, hogy az értekezleteken a kommunikációt akadálymentesített módon segítse elő. Ez sok esetben megoldható élő feliratozással ellátott konferenciaszoftver használatával. Így a csapat nagyothalló tagja valós időben olvashatja az emberek szavait.

Tegyük fel, hogy van egy látássérült csapattagja. Ebben az esetben az értekezleteket akadálymentesebbé teheti azáltal, hogy alaposan elmagyarázza a prezentációkban szereplő grafikákat, vagy olyan nagy kontrasztú képeket használ, amelyeket az érintettek is láthatnak.

Természetesen ezek a példák nem minden csapatra vonatkoznak. Csapatvezetőként az Ön feladata, hogy felmérje csapata szükségleteit, és szükség esetén segítséget nyújtson.

3. Hívja meg az embereket, hogy járuljanak hozzá

Beszéltünk az elvárások meghatározásáról, amikor azt akarjuk, hogy az emberek hozzájáruljanak. Ezt szem előtt tartva tovább kell lépnie, és aktívan lehetőséget kell teremtenie az embereknek arra, hogy hozzájáruljanak a beszélgetéshez. Ez különböző megbeszélési formákban vagy megbeszéléseken másképp fog kinézni.

Tegyük fel, hogy egy fontos döntést hoz, amely a csapat nagy részét érinti. Érdemes körbejárni a szobát, és kifejezetten kikérni minden egyes ember véleményét. Ez a lehető legközvetlenebb, amit tehetsz.

A kisebb jelentőségű kérdések megvitatásakor megnyithatja a szót kérdésekre, észrevételekre és aggályokra. Itt jön jól egy olyan erős vállalati kultúra, amely lehetővé teszi az emberek számára, hogy tudják, számít a hangjuk, így egy ilyen nyílt fórumon felemelik a hangjukat.

A nagy létszámú csoportokkal tartott megbeszélések hatékonysága érdekében nem feltétlenül szükséges, hogy a hívás során mindenki szóban beszéljen egy kérdésről. Ehelyett egy virtuális megbeszélésen megkérheti az embereket, hogy dobják be gondolataikat a chatbe, majd a hívás vezetői gyorsan átfuthatják a válaszokat, és ennek megfelelően nyugtázhatják azokat.

4. Egyszerre csak egy személy beszéljen

Olyan tárgyalási kultúrát kell kialakítania, amely megakadályozza, hogy egymás felett beszéljenek. Ha az emberek túlbeszélnek, frusztráltak lehetnek, elveszíthetik a gondolatmenetüket, és úgy érzik, hogy nem mernek megszólalni.

Természetesen könnyű véletlenül átbeszélni valakit, de értekezletvezetőként az Ön feladata, hogy ezt megakadályozza. Egyszerűnek hangzik, de ha valaki már beszél, és egy másik beszél fölötte, kérje meg a második személyt, hogy ne szólaljon meg, amíg az első be nem fejezi.

Ha ezt folyamatosan szem előtt tartja, olyan kultúrát hozhat létre, amely kiemelten kezeli, hogy az emberek megszakítás nélkül beszélhessenek.

5. Bátorítsa az embereket, hogy "emeljék fel a kezüket".

(A képet a szerző biztosította)

Néha nehéz lehet lehetőséget találni arra, hogy egy konferenciahíváson beszélgessünk, mivel a személyes találkozón használt jelzések nem mindig olyan észrevehetőek, ha távoli helyszínen beszélünk. Szerencsére az olyan videokonferencia-eszközök, mint a Zoom, lehetővé teszik a résztvevők számára, hogy "felemeljék a kezüket", és ezzel jelezzék, hogy van mondanivalójuk.

Bár ez a funkció rendelkezésre áll, az emberek nem mindig használják. Ezért fontos, hogy emlékeztesse csapatát, hol találja ezt a gombot, és bátorítsa őket, hogy használják, amikor hozzá akarnak járulni a beszélgetéshez.

6. Az ülések jegyzőkönyvének rögzítése

Az értekezletek részletes nyilvántartásának vezetése kiváló taktika arra, hogy mindenkit bevonjon a munkába, és ösztönözze az értekezleteken való részvételt. Segít biztosítani, hogy mindenki lehetőséget kapjon a felszólalásra, és hogy szavait pontosan rögzítsék. Ez ösztönzi az együttműködést, fokozza a részvételt és javítja az elszámoltathatóságot.

Ezen túlmenően az értekezletek jegyzőkönyveinek egyértelmű rögzítése remek módja annak, hogy nyomon követhető legyen, ki vesz részt a megbeszéléseken és ki járul hozzá azokhoz. Ez azt is lehetővé teszi, hogy azonosítsa, ki hajlamos hallgatni az értekezleteken, így prioritásként kezelheti, hogy ezeknek az embereknek teret adjon, hogy megszólalhassanak.

A tárgyalási jegyzőkönyvek alkalmazásai nagyszerű lehetőséget kínálnak e folyamat egyszerűsítésére. Ez a technológia minden részletet rendszerezve és az egész csapat számára elérhetővé tesz.

(Kép forrása)

7. Legyen okos a hibrid megbeszélésekkel

Ha Ön hibrid vagy távmunkaidőt kínál, a hibrid értekezletek beállítása elengedhetetlen a hatékony kommunikáció elősegítéséhez az irodában és otthon dolgozók között.

Ezzel együtt biztosítania kell, hogy a távoli résztvevők is beleszólhassanak, mivel nehéz lehet beleszólni, amikor a csapat személyes részének beszélgetése zajlik.

Ezzel kapcsolatban, ha jelenleg nem kínál hibrid vagy távmunka lehetőséget, érdemes megfontolnia. A hibrid munka sok ember számára elérhetőbb lehetőség, mivel lehetővé teszi számukra, hogy olyan környezetben dolgozzanak, amely kényelmesebb és az igényeiknek megfelelőbb.

8. Egy-az-egyben követés kihasználása

Vannak, akik természetüknél fogva félénkek, és kevésbé hajlamosak kifejezni gondolataikat csoportos környezetben. Ezt szem előtt tartva, használhatja az egyéni nyomon követési megbeszéléseket, hogy ezeknek az egyéneknek kényelmesebb környezetet biztosítson, hogy egy témával kapcsolatban véleményt nyilváníthassanak.

Ha a találkozó zártkörűbb környezetben zajlik, a zárkózottabb emberek könnyebben beszélhetnek és oszthatják meg ötleteiket. Ha az ötleteiket négyszemközt megerősítik vagy konkretizálják, akkor elég magabiztosnak érezhetik magukat ahhoz, hogy nagyobb csoportban is megosszák azokat.

9. Hozzon létre egy napirendet

Az inkluzív tárgyalási környezet megteremtése átgondolt előkészítést és hozzáférhető anyagokat igényel, hogy minden résztvevő elkötelezettnek és értékesnek érezze magát. Az inkluzív vezetők bölcsen teszik, ha napirendet készítenek, hogy mindenki tudja, mire számíthat, és ennek megfelelően készítheti el saját gondolatait és jegyzeteit.

A Smallpdf PDF-szerkesztőjének használata hozzájárulhat ehhez a célhoz. Például az értekezletek előtt a moderátorok ezt az eszközt használhatják a PDF-ek módosítására, megjegyzések, megjegyzések vagy kiemelések hozzáadásával, hogy kiemeljék a kulcsfontosságú pontokat, megkönnyítve ezzel a résztvevők számára a követést.

(Kép forrása)

Ezen túlmenően, ha a résztvevőknek kitölthető PDF-eket biztosítunk, vagy lehetővé tesszük számukra, hogy közvetlenül a dokumentumon belül jegyzeteket fűzzenek hozzá, az aktív részvételre ösztönöz, különösen azok számára, akik vizuálisan jobban feldolgozzák az információkat, vagy az interaktív formátumokat részesítik előnyben.

Tegyük fel, hogy a csapat egyik tagja látássérült. Ezzel az eszközzel felnagyíthatja a szöveget, beállíthatja a kontrasztot, vagy olyan leírásokat adhat hozzá, amelyek megfelelnek az akadálymentesítési irányelveknek, és így inkluzívabb élményt nyújtanak.

Következtetés

Számos megközelítést alkalmazhat, hogy befogadó környezetet teremtsen a csapatmegbeszéléseken. Ezáltal jobban bevonhatja alkalmazottait, és javíthatja működését. Ráadásul ez segít előmozdítani a befogadás kultúráját az egész szervezetben.

Hogyan fogja a találkozókat befogadóvá tenni?