10 módja annak, hogy az emberek beszéljenek a vállalati rendezvényéről

Bevezetés

Több ezer dollárt fektetett be következő vállalati rendezvényébe, de egy kérdés nem hagyja nyugodni. Vajon jövő héten még emlékezni fog rá valaki? A kemény igazság az, hogy a legtöbb vállalati rendezvény gyorsabban tűnik el az emlékezetből, mint a maradék előételek. A résztvevők elmennek, az élet visszatér a megszokott kerékvágásba, és a gondosan megtervezett rendezvénye csak egy újabb naptári bejegyzés lesz a visszapillantó tükörben.

A jó hír? A megfelelő stratégiákkal olyan rendezvényt hozhat létre, amelyről az emberek valóban beszélni akarnak – kollégáiknak, a közösségi médiában és a következő iparági összejövetelen.

Miért fontos az esemény körüli felhajtás?

Mielőtt belemennénk a taktikákba, beszéljünk arról, miért érdemes energiát fektetni a hírverésbe. Kutatások szerint az esemény szervezők 78%-a a személyes rendezvényeket tartja a szervezetük leghatásosabb marketingcsatornájának. Amikor valaki megosztja az eseményről készült fotókat, vagy mesél egy kollégájának a fantasztikus főelőadóról, akkor a fizikai résztvevőkön túlra is kiterjeszti az esemény hatását. Ez a természetes szájpropaganda nagyobb hatással bír, mint bármely fizetett hirdetés.

1. Válasszon olyan helyszínt, amely felkelti a figyelmet

A bézs színű konferenciatermek ideje lejárt. A helyszín már azelőtt megadja az alaphangot, hogy a vendégek belépnének az ajtón, és egy emlékezetes helyszín az embereknek azonnal fotózási és beszélgetési témát ad.

Gondolkodjon a hagyományos szállodai báltermeken túl. A művészeti galériák és múzeumok beépített vizuális vonzerőt kínálnak. A történelmi kúriák eleganciát és karaktert adnak. Még az átalakított raktárak is egyedülálló, friss és Instagram-ra méltó légkört teremthetnek.

2. Lepje meg a résztvevőket váratlan elemekkel

A kiszámítható események nem keltenek érdeklődést. Azok a pillanatok, amelyekről az emberek beszélnek, szinte mindig azok, amelyekre nem számítottak. Ez lehet egy váratlan szórakoztató program, egy meglepetés vendégelőadó vagy egyedi dekorációk, amelyek a szünetben jelennek meg.

Az esemény szórakoztató programjának és különleges elemeinek megtervezésekor olyan vállalati mentalistákkal való együttműködés, mint Christophe Fox, segíthet azonosítani azokat a váratlan pillanatokat, amelyek valódi örömet okoznak. A meglepetés eleme érzelmi reakciókat vált ki, amelyek az élményeket sokkal emlékezetesebbé és megoszthatóbbá teszik.

3. Készítsen kijelölt fotózási lehetőségeket

Az emberek mindenképpen fotókat fognak készíteni az eseményen. Akkor miért ne használhatná ki ezeket a fotókat a márkája érdekében?

Hozzon létre dedikált fotózási helyszíneket professzionális világítással, márkás háttérrel és szórakoztató kellékekkel, amelyek ösztönzik a megosztást. A modern fotóautomata jelentősen fejlődött. A 360 fokos videóautomata dinamikus tartalmat rögzít, a GIF-állomások megosztható animált klipeket hoznak létre, a zöld háttérrel ellátott berendezések pedig a vendégeket bárhová elrepítik, ahová csak el lehet képzelni.

Helyszín típusa	Legalkalmasabb	Buzz-faktor
Művészeti galériák/múzeumok	Termékbemutatók, networking események	Beépített vizuális vonzerő, kifinomult háttér
Történelmi kúriák	Hivatalos vacsorák, díjátadók	Elegancia, egyedülálló fotózási lehetőségek
Átalakított raktárak	Kreatív konferenciák, csapatépítés	Ipari stílus, rugalmas testreszabás
Tetőtéri terek	Esti fogadások, kötetlen összejövetelek	Városi kilátás, természetes fény a fotózáshoz

4. Hívjon meg olyan előadókat, akik meghatják az embereket

A főelőadók megadják az egész rendezvény hangulatát. Egy felejthető előadás mindent elront, míg egy inspiráló beszéd konkrét témát ad a résztvevőknek, amit megvitathatnak és megoszthatnak.

Keressen olyan előadókat, akik szakértelmüket történetmesélő képességgel kombinálják. Ez az érzelmi kapcsolat megjelenik a LinkedIn-bejegyzésekben és hivatkozásokként a hétfői reggeli megbeszéléseken, olyan pillanatokat teremtve, amelyek hozzájárulnak a rendezvényen túlmutató, hosszú távú márkaismertséghez. A legjobb előadók nem csak információkat osztanak meg, hanem érzelmeket is keltenek a közönségben.

5. Tegye a résztvevőket márka-nagykövetekké

A résztvevők a megfelelő eszközökkel a leghatékonyabb marketingesek lehetnek. Biztosítson megosztható tartalmakat, márkás grafikákat és fontos beszélgetési témákat, amelyek megkönnyítik a hír terjesztését.

Hozzon létre exkluzívnak érzett bennfentes pillanatokat – korai hozzáférést bejelentésekhez, speciális hozzáférési területeket vagy csak a személyesen résztvevők számára elérhető tartalmakat. A maximális hatás elérése érdekében fontolja meg az olyan influencerekkel való együttműködést, akik ezeket az exkluzív pillanatokat tovább tudják erősíteni követőik körében. Ezek az exkluzivitást kiváltó tényezők motiválják a megosztást, mert az emberek szeretnék, ha mások is tudnák, hogy részesei voltak valami különlegesnek.

6. Készítsen egyedi esemény hashtagot

Egy egyedi hashtag összefogja a közösségi médiában zajló beszélgetéseket, és kereshető archívumot hoz létre az eseményről. Legyen rövid, könnyen megjegyezhető és könnyen leírható. Népszerűsítse táblákkal, digitális kijelzőkkel és az esemény alkalmazásával.

Az igazi varázslat akkor történik, amikor a bejegyzéseket a helyszínen található képernyőkön jeleníti meg. Kutatások szerint az események során a felhasználók által generált tartalom jelentősen növeli az elkötelezettséget és az esemény utáni emlékezetességet. A tartalmuk nyilvános megjelenése motiválja a résztvevőket, hogy többet osszanak meg, ami pozitív visszacsatolási hurkot hoz létre, amely növeli az elérhetőségét.

7. Segítsen elő a tartalmas hálózatépítésben

A hálózatépítés folyamatosan az egyik fő oka annak, hogy az emberek rendezvényeken vesznek részt, mégis sok összejövetel ezt teljesen a véletlenre bízza. A strukturált hálózatépítés történeteket ad a résztvevőknek, amelyeket elmesélhetnek, és kapcsolatokat, amelyeket tovább lehet követni.

Fontolja meg a gyors hálózatépítő üléseket, ahol a résztvevők rövid beszélgetések során rotálnak. Az iparági szakértők által vezetett kerekasztal-megbeszélések mini mesterkurzus-élményt nyújtanak.

Fontos hálózatépítési formátumok, amelyeket érdemes megfontolni:

• Gyors ismerkedés időzített rotációval
• Szakértők által vezetett kerekasztal-megbeszélések
• Jégtörő játékok, amelyek feltárják a közös pontokat
• Iparág-specifikus szekcióülések
• Alkalmi találkozók kijelölt társalgóterekben

8. Interaktív technológia beépítése

Gondosan alkalmazva az interaktív technológia újszerű és megosztható részvételi lehetőségeket teremt. A szekciók alatti élő szavazások lehetővé teszik a közönség aktív részvételét. A hálózatépítési funkciókkal rendelkező rendezvényalkalmazások segítenek a résztvevőknek megtalálni és kapcsolatba lépni bizonyos személyekkel. A kiterjesztett valóság emlékezetes módon keltheti életre a termékeket vagy koncepciókat.

9. Tervezzen gyakorlati élményeket

Az események során fontos a részvétel. A passzív közönség könnyen feledhető, ezt a tapasztalati eseménytervezés legújabb trendjei is alátámasztják. A résztvevők fizikai bevonása erősebb emlékeket és jobb történeteket eredményez.

Különösen jól működnek azok a workshopok, ahol a résztvevők valami kézzelfoghatót hoznak létre – a prototípusok építésétől a tervezési gondolkodási üléseken a koktélok készítéséig egy profi mixológussal. A csapatversenyek izgalmat adnak és közös eredményeket hoznak a csoportoknak, amelyek összekovácsolják őket.

Az esemény utáni beszélgetéseket ösztönző elemek:

• A résztvevők által maguk által készített kézzelfogható eredmények
• Váratlan szórakoztató pillanatok
• Értelmes kapcsolatok az iparági kollégákkal
• Exkluzív tartalmak vagy bejelentések
• Professzionális fotók, amelyek készen állnak a közösségi médiában való megosztásra

10. Stratégiai utánkövetés az esemény után

A beszélgetésnek nem kell véget érnie, amikor a résztvevők távoznak. Küldjön személyre szabott köszönőüzeneteket, amelyek konkrét foglalkozásokra vagy kapcsolatokra utalnak. Ossza meg a professzionális fotókat és videókat, amelyeket a résztvevők saját csatornáikon felhasználhatnak. Készítsen összefoglaló tartalmat, amely megerősíti a legfontosabb tanulságokat, és nyíltan kérjen visszajelzést.

GYIK

Mennyivel előre kell elkezdenem az eseményem promócióját?

A kisebb rendezvények promócióját két-három hónappal előre, a nagyobb összejövetelekét pedig négy-hat hónappal előre kezdje el. Ez lehetőséget ad arra, hogy teaser tartalmakkal és előadók bejelentésével fokozza a várakozást.

Mi a legköltséghatékonyabb módja a megosztható pillanatok létrehozásának?

A márkás háttérrel készült fotóalkalmak kiváló megtérülést biztosítanak. Minimális befektetést igényelnek, de az azonnali megosztási funkciókkal párosítva jelentős közösségi média jelenlétet generálnak.

Hogyan mérhetem, hogy az eseményem jelentős érdeklődést váltott-e ki?

Kövesse nyomon a közösségi médiában az esemény hashtagjével kapcsolatos említéseket, figyelje az eseményhez kapcsolódó bejegyzésekre adott reakciókat, és kérdezze meg a résztvevőket, hogy beszéltek-e másokkal az eseményről.

Professzionális fotóst vegyek fel, vagy a résztvevők fotóira támaszkodjak?

Mindkettő más-más célt szolgál. A professzionális fotózás kiváló minőségű tartalmat biztosít a marketingcsatornák számára. A résztvevők fotói hiteles, valós idejű társadalmi bizonyítékot nyújtanak. A maximális hatás elérése érdekében használja mindkettőt.

Hogyan egyensúlyozzam a márkaépítést az autentikus élményekkel?

Inkább szője be márkáját az élménybe, mint hogy mindenhova logókat ragasztogjon. Ha a márkaépítés inkább a szórakozás része, mint reklám, az emberek nagyobb valószínűséggel osztják meg.

Főbb tanulságok

• A helyszín kiválasztása megalapozza a sikert – válasszon olyan helyszíneket, amelyek jól mutatnak a fotókon és beszélgetéseket indítanak el
• Azonnali megosztásra alkalmas fotózási lehetőségek ösztönzik a közösségi médiában való organikus megjelenést
• A meglepetéselemek érzelmi reakciókat váltanak ki, amelyek emlékezetessé teszik az élményeket
• A strukturált hálózatépítés konkrét kapcsolatokat teremt a résztvevők között, amelyekről később beszélgethetnek
• A stratégiai esemény utáni nyomon követés az eseményen túl is fenntartja az érdeklődést