Comment concevoir un environnement de réunion inclusif qui engage tout le monde ?

Intro

Il est très utile d'exploiter tous les talents de votre équipe. Toutefois, pour y parvenir, vous devez créer un environnement de réunion qui encourage chaque membre de l'équipe à participer. Vous pouvez y parvenir en encourageant l'inclusion dans vos réunions.

Dans cet article, nous verrons comment concevoir un environnement de réunion inclusif qui encourage la participation de toute l'équipe. Nous aborderons les principes de base des réunions inclusives et les raisons pour lesquelles vous souhaitez créer un espace inclusif. Ensuite, nous donnerons des conseils pratiques pour favoriser l'inclusion sur votre lieu de travail.

Environnements de réunion inclusifs : L'essentiel

Les environnements de réunion inclusifs sont essentiels pour impliquer chaque membre de l'équipe et encourager la participation active de tous.

Toute l'équipe doit se sentir à l'aise et encouragée à participer à un environnement de réunion ouvert à tous. Les nouvelles idées doivent être prises en considération et les participants doivent être encouragés à sortir des sentiers battus. Les idées ne doivent pas être rejetées, même si elles ne sont pas conventionnelles.

En outre, les environnements de réunion inclusifs doivent être considérés comme des espaces sûrs pour toutes les personnes impliquées. Au minimum, les pronoms préférés des personnes sont respectés et les comportements discriminatoires ne sont pas autorisés. Les membres de votre équipe doivent tous se sentir à l'aise, quelle que soit leur identité.

L'inclusion dans les réunions consiste également à proposer des aménagements pour rendre l'environnement adapté aux personnes souffrant d'un handicap ou d'une déficience.

Pourquoi utiliser un environnement de réunion inclusif ?

Vous pouvez améliorer le rendement et la productivité de votre organisation en permettant à l'ensemble de votre équipe de briller grâce à un environnement de réunion inclusif. Exploiter les points forts de chacun vous aidera à mieux travailler en équipe.

En outre, la création d'environnements de réunion inclusifs contribue à créer une culture d'entreprise généralement plus inclusive et positive. C'est un excellent moyen de maintenir le moral et la motivation de votre équipe.

Comment créer un environnement de réunion inclusif

Maintenant que vous comprenez l'intérêt de concevoir une configuration de réunion inclusive, examinons quelques moyens de mettre cela en pratique.

1. Fixer des règles de base

Il est essentiel d'organiser vos réunions de manière à permettre aux participants d'apporter leur contribution. Pour ce faire, vous devez fixer des règles de base qui garantissent la sécurité psychologique.

Une règle de base essentielle pour créer une culture de réunion positive est d'exiger le respect de chaque membre de l'équipe. Développez une politique de tolérance zéro en matière de discrimination ou de harcèlement. Créez un système de contrôle et d'équilibre qui rend les dirigeants et tous les autres membres de l'équipe responsables de leurs actions afin de garantir que des interactions exclusivement respectueuses constituent une norme culturelle sur votre lieu de travail.

Lorsque vous fixez les règles de base, vous devez également définir les attentes. Dans de nombreux types de réunions, certaines personnes peuvent naturellement se sentir observatrices lorsqu'elles n'ont rien de particulier à présenter. Toutefois, si vous souhaitez que ces personnes interviennent, faites-leur expressément savoir que vous souhaitez qu'elles participent, que ce soit en donnant leur avis ou en présentant un plan d'action.

2. Proposer des aides à l'accessibilité

De nombreuses équipes comptent des personnes handicapées ou souffrant de déficiences. Offrir des aides à l'accessibilité est très important pour cultiver efficacement les talents et les idées de ces personnes.

Par exemple, si un membre de votre équipe est malentendant, il est essentiel de faciliter la communication lors des réunions de manière à ce qu'elle soit accessible. Dans de nombreux cas, il est possible d'y parvenir en utilisant un logiciel de conférence avec sous-titrage en direct. Ainsi, le membre malentendant de l'équipe peut lire les mots des autres en temps réel.

Supposons qu'un membre de votre équipe soit malvoyant. Dans ce cas, vous pouvez rendre vos réunions plus accessibles en expliquant en détail les graphiques des présentations ou en utilisant des images à fort contraste qu'il peut voir.

Bien entendu, ces exemples ne s'appliquent pas à toutes les équipes. En tant que chef d'équipe, c'est à vous d'évaluer les besoins de votre équipe et d'apporter l'aide nécessaire.

3. Inviter les gens à contribuer

Nous avons parlé de la définition des attentes lorsque vous voulez que les gens contribuent. En gardant cela à l'esprit, vous devriez aller plus loin en créant activement des opportunités pour que les gens contribuent à la conversation. Cette démarche sera différente selon le format de la réunion ou de la discussion.

Supposons que vous ayez à prendre une décision importante qui concerne une grande partie de votre équipe. Cela vaut la peine de faire le tour de la salle et de demander explicitement l'avis de chacun. C'est aussi direct que possible.

Lorsque vous abordez des sujets de moindre importance, vous pouvez laisser la place aux questions, aux commentaires et aux inquiétudes. C'est là qu'il est utile d'avoir une culture d'entreprise forte qui permet aux gens de savoir que leur voix compte et qu'ils s'exprimeront dans un forum ouvert comme celui-ci.

Pour plus d'efficacité dans les réunions avec de grands groupes de personnes, il n'est pas forcément nécessaire que tous les participants à l'appel s'expriment verbalement sur un sujet. Lors d'une réunion virtuelle, vous pouvez demander aux participants de faire part de leurs réflexions dans le chat, et les responsables de l'appel peuvent alors rapidement passer en revue les réponses et en accuser réception en conséquence.

4. Laisser parler une personne à la fois

Vous devez créer une culture de réunion qui empêche les gens de se parler les uns aux autres. Lorsque l'on parle au-dessus d'une personne, celle-ci peut être frustrée, perdre le fil de sa pensée et se sentir découragée de s'exprimer.

Bien sûr, il est facile de parler par-dessus quelqu'un par accident, mais en tant qu'animateur de réunion, votre rôle est d'empêcher que cela ne se produise. Cela peut paraître simple, mais si une personne est déjà en train de parler et qu'une autre parle au-dessus d'elle, demandez à la deuxième personne de s'abstenir jusqu'à ce que la première ait terminé.

En restant vigilant sur ce point, vous pouvez créer une culture qui donne la priorité au fait de laisser les gens s'exprimer sans les interrompre.

5. Encouragez les gens à "lever la main"

(Image fournie par l'auteur)

Il est parfois difficile de trouver une occasion de parler lors d'une conférence téléphonique, car les signaux que vous utiliseriez pour prendre la parole lors d'une réunion en personne ne sont pas toujours aussi perceptibles lorsque vous êtes à distance. Heureusement, les outils de vidéoconférence, comme Zoom, permettent aux participants de "lever la main" pour indiquer qu'ils ont quelque chose à dire.

Bien que cette fonction soit disponible, les gens ne l'utilisent pas toujours. C'est pourquoi il est important de rappeler à votre équipe où se trouve ce bouton et de l'encourager à l'utiliser lorsqu'elle souhaite contribuer à la conversation.

6. Enregistrement des procès-verbaux des réunions

La tenue d'un compte rendu détaillé des réunions est un excellent moyen de maintenir l'engagement de chacun et d'encourager l'inclusion pendant les réunions. Il permet de s'assurer que chacun a la possibilité de s'exprimer et que ses propos sont consignés avec précision. Cela encourage la collaboration, renforce la participation et améliore la responsabilité.

En outre, le fait de disposer de comptes rendus clairs des réunions est un excellent moyen de savoir qui participe et contribue généralement. Cela vous permet également d'identifier les personnes qui ont tendance à se taire pendant les réunions, afin que vous puissiez créer en priorité un espace de parole pour ces personnes.

Les applications de compte rendu de réunion constituent un excellent moyen de rationaliser ce processus. Cette technologie permet d'organiser tous les détails et de les rendre accessibles à l'ensemble de l'équipe.

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7. Des réunions hybrides intelligentes

Si vous proposez des horaires de travail hybrides ou à distance, il est essentiel de créer une configuration de réunion hybride pour faciliter une communication efficace entre les personnes au bureau et à la maison.

Dans ce contexte, vous devez veiller à ce que les participants à distance soient autorisés à intervenir, car il peut être difficile de prendre la parole lorsque la partie de l'équipe qui se trouve sur place est en train de parler.

À cet égard, si vous ne proposez pas actuellement d'options de travail hybride ou à distance, vous devriez l'envisager. Le travail hybride est une option plus accessible pour de nombreuses personnes, car il leur permet de travailler dans un environnement plus confortable et mieux adapté à leurs besoins.

8. Tirer parti des suivis individuels

Certaines personnes sont naturellement timides et peuvent être moins enclines à exprimer leurs pensées dans un contexte de groupe. Dans cette optique, vous pouvez organiser des réunions de suivi individuelles pour permettre à ces personnes de se sentir plus à l'aise pour s'exprimer sur un sujet.

En se réunissant dans un cadre plus privé, les personnes plus réservées peuvent se sentir plus à l'aise pour prendre la parole et partager leurs idées. Une fois que leurs idées sont validées ou étoffées en tête-à-tête, elles peuvent se sentir suffisamment en confiance pour les partager dans un groupe plus important.

9. Créer un ordre du jour

La création d'un environnement de réunion inclusif nécessite une préparation minutieuse et des documents accessibles afin que chaque participant se sente impliqué et valorisé. Les responsables de l'inclusion ont tout intérêt à établir un ordre du jour afin que chacun sache à quoi s'attendre et puisse préparer ses propres réflexions et notes en conséquence.

L'utilisation d'un éditeur PDF de Smallpdf peut contribuer à cet objectif. Par exemple, avant les réunions, les animateurs peuvent utiliser cet outil pour modifier les PDF en ajoutant des annotations, des commentaires ou des surlignages pour souligner les points clés, ce qui permet aux participants de suivre plus facilement.

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En outre, le fait de fournir aux participants des PDF à remplir ou de leur permettre d'ajouter des notes directement dans le document encourage l'engagement actif, en particulier pour ceux qui traitent mieux l'information visuellement ou qui préfèrent les formats interactifs.

Supposons qu'un membre de l'équipe souffre d'une déficience visuelle. Vous pouvez utiliser cet outil pour agrandir le texte, ajuster le contraste ou ajouter des descriptions conformes aux directives d'accessibilité, afin de créer une expérience plus inclusive.

Conclusion

Vous pouvez adopter de nombreuses approches pour créer un environnement inclusif lors de vos réunions d'équipe. Ce faisant, vous pouvez impliquer davantage vos employés et améliorer vos opérations. En outre, cela contribue à favoriser une culture d'inclusion dans l'ensemble de l'organisation.

Comment ferez-vous pour que vos réunions soient ouvertes à tous ?