Miten suunnitella osallistava kokousympäristö, joka sitouttaa kaikki osallistumaan

Intro

On paljon hyötyä siitä, että hyödynnät kaikki tiimisi lahjakkuudet. Sitä varten on kuitenkin luotava kokousympäristö, joka kannustaa jokaista tiimin jäsentä osallistumaan. Voit tehdä tämän edistämällä osallistavuutta kokouksissasi.

Tässä artikkelissa keskustelemme siitä, miten suunnitella osallistava kokousympäristö, joka kannustaa koko tiimiäsi osallistumaan. Käsittelemme osallistavien kokousten perusasioita ja sitä, miksi haluat luoda osallistavan tilan. Tämän jälkeen käsittelemme joitakin toimivia vinkkejä osallisuuden edistämiseksi työpaikallasi.

Osallistavat kokousympäristöt: Perusasiat

Inklusiiviset kokousympäristöt ovat ratkaisevan tärkeitä, jotta kaikki tiimin jäsenet saadaan sitoutettua ja kannustetaan osallistumaan aktiivisesti.

Koko tiimin tulisi tuntea olonsa mukavaksi ja rohkaistua osallistumaan osallistavaan kokousympäristöön. Uusia ideoita olisi harkittava, ja ihmisiä olisi rohkaistava ajattelemaan laatikon ulkopuolella. Ideoita ei saisi hylätä, vaikka ne olisivat epätavanomaisia.

Lisäksi osallistavien kokousympäristöjen pitäisi tuntua turvallisilta tiloilta kaikille osallistujille. Vähintäänkin ihmisten haluamia pronomineja kunnioitetaan, eikä syrjivää käytöstä sallita. Tiimisi jäsenten pitäisi tuntea olonsa mukavaksi riippumatta siitä, miten he identifioidaan.

Osallisuuden edistäminen kokouksissa tarkoittaa myös mukautusten tarjoamista, jotta ympäristö olisi sopiva vammaisille tai vajaakuntoisille.

Miksi käyttää osallistavaa kokousympäristöä

Voit parantaa organisaatiosi tuloksia ja tuottavuutta antamalla koko tiimisi loistaa osallistavan kokousympäristön avulla. Kaikkien vahvuuksien hyödyntäminen auttaa teitä työskentelemään paremmin tiiminä.

Lisäksi osallistavien kokousympäristöjen luominen auttaa luomaan työpaikkakulttuurin, joka on yleisesti ottaen osallistavampi ja myönteisempi. Tämä auttaa pitämään työmoraalin korkealla ja tiimisi motivoituneena.

Miten luoda osallistava kokousympäristö

Nyt kun ymmärrät, miten tärkeää on suunnitella osallistava kokousjärjestely, katsotaanpa, miten tämä voidaan toteuttaa käytännössä.

1. Aseta perussäännöt

On tärkeää muotoilla kokoukset niin, että ihmiset voivat osallistua niihin. Tätä varten on asetettava joitakin perussääntöjä, joilla varmistetaan psykologinen turvallisuus.

Positiivisen kokouskulttuurin luomisen kannalta ratkaiseva perussääntö on vaatia kunnioitusta jokaista tiimin jäsentä kohtaan. Kehitä nollatoleranssipolitiikka syrjintää tai häirintää kohtaan. Luo tarkastus- ja valvontajärjestelmä, jonka avulla johtajat ja kaikki muut tiimin jäsenet ovat vastuussa toimistaan, jotta varmistetaan, että yksinomaan kunnioittava vuorovaikutus on työpaikkasi kulttuurinormi.

Kun asetat perussääntöjä, sinun on myös asetettava odotuksia. Monenlaisissa kokouksissa jotkut saattavat luonnollisesti tuntea itsensä tarkkailijoiksi, kun heillä ei ole mitään erityistä esiteltävää. Jos kuitenkin haluat, että nämä ihmiset osallistuvat, kerro heille nimenomaan, että haluat heidän osallistuvan, olipa kyse sitten mielipiteen esittämisestä tai toimintasuunnitelman esittämisestä.

2. Tarjoa esteettömyysapuvälineitä

Monissa tiimeissä on vammaisia ja vajaakuntoisia henkilöitä. Esteettömyysapuvälineiden tarjoaminen on erittäin tärkeää, jotta näiden henkilöiden kykyjä ja ideoita voidaan hyödyntää tehokkaasti.

Jos esimerkiksi joku tiimisi jäsenistä on huonokuuloinen, on ratkaisevan tärkeää helpottaa viestintää kokouksissa esteettömällä tavalla. Monissa tapauksissa tämä voidaan toteuttaa käyttämällä suoran tekstityksen sisältävää konferenssiohjelmistoa. Näin huonokuuloinen tiimin jäsen voi lukea ihmisten sanat reaaliajassa.

Oletetaan, että sinulla on näkövammainen tiimin jäsen. Tällöin voit tehdä kokouksistasi helpommin lähestyttäviä selittämällä perusteellisesti kaikki esitysten grafiikat tai käyttämällä kontrastikkaita kuvia, jotka he voivat nähdä.

Nämä esimerkit eivät tietenkään päde kaikkiin joukkueisiin. Joukkueen johtajana on sinun tehtäväsi arvioida joukkueesi tarpeet ja tarjota apua tarpeen mukaan.

3. Kutsu ihmisiä osallistumaan

Puhuimme odotusten asettamisesta, kun haluat ihmisten osallistuvan. Kun tämä on mielessäsi, sinun pitäisi viedä asiaa pidemmälle luomalla aktiivisesti mahdollisuuksia, jotta ihmiset voivat osallistua keskusteluun. Tämä näyttää erilaiselta eri kokousmuodoissa tai keskusteluissa.

Oletetaan, että olet tekemässä tärkeää päätöstä, joka vaikuttaa suureen osaan tiimistäsi. Kannattaa kiertää huoneen ympäri ja kysyä nimenomaisesti jokaisen henkilön mielipidettä. Tämä on niin suoraa kuin mahdollista.

Kun keskustelet vähemmän tärkeistä asioista, voit avata puheenvuoron kysymyksille, kommenteille ja huolenaiheille. Tässä kohtaa on hyödyllistä, että yrityksellä on vahva yrityskulttuuri, joka antaa ihmisille mahdollisuuden tuntea, että heidän äänellään on merkitystä, jotta he puhuvat tällaisella avoimella foorumilla.

Suurten henkilöryhmien kokousten tehokkuuden vuoksi kaikkien puheluun osallistuvien ei välttämättä tarvitse puhua suullisesti jostakin asiasta. Sen sijaan virtuaalisessa kokouksessa voit pyytää ihmisiä kertomaan ajatuksiaan chatissa, jolloin puhelun johtajat voivat käydä vastaukset nopeasti läpi ja kuitata ne vastaavasti.

4. Anna yhden henkilön puhua kerrallaan

Sinun tulisi luoda kokouskulttuuri, joka estää toistensa päälle puhumisen. Kun ihmisten päälle puhutaan, he saattavat turhautua, menettää ajatuksenjuoksunsa ja lannistua puhumaan.

On tietysti helppoa puhua vahingossa jonkun yli, mutta kokouksen vetäjänä sinun tehtäväsi on estää tämä. Se kuulostaa yksinkertaiselta, mutta jos joku on jo puhumassa ja toinen puhuu hänen ylitseen, pyydä toista henkilöä odottamaan, kunnes ensimmäinen puhuja on lopettanut.

Kun pysyt tämän asian yläpuolella, voit luoda kulttuurin, jossa ihmisten annetaan puhua keskeytyksettä.

5. Rohkaise ihmisiä "nostamaan kätensä ylös".

(Kuvan on toimittanut kirjoittaja)

Joskus puhelinneuvottelussa voi olla vaikea löytää tilaisuutta puhua, sillä etäkokouksessa ei aina huomaa yhtä hyvin kuin henkilökohtaisessa kokouksessa käytettäviä vihjeitä, joita käyttäisit puhuessasi. Onneksi videoneuvottelutyökaluissa, kuten Zoomissa, on mahdollisuus, että osallistujat voivat nostaa kätensä osoittaakseen, että heillä on jotain sanottavaa.

Vaikka tämä ominaisuus on käytettävissä, ihmiset eivät aina käytä sitä. Siksi on tärkeää muistuttaa tiimiäsi siitä, mistä tämä painike löytyy, ja kannustaa heitä käyttämään sitä, kun he haluavat osallistua keskusteluun.

6. Kokouspöytäkirjojen tallentaminen

Yksityiskohtaisen kokousmuistion pitäminen on erinomainen taktiikka, jonka avulla kaikki pysyvät sitoutuneina ja kannustetaan osallistumaan kokouksiin. Se auttaa varmistamaan, että kaikilla on mahdollisuus puhua ja että heidän sanansa kirjataan tarkasti. Tämä kannustaa yhteistyöhön, lisää osallistumista ja parantaa vastuuvelvollisuutta.

Lisäksi selkeät kokouspöytäkirjat ovat hyvä tapa seurata, ketkä yleensä osallistuvat kokouksiin ja vaikuttavat niihin. Näin voit myös tunnistaa, ketkä ovat yleensä hiljaa kokouksissa, jotta voit asettaa etusijalle tilan luomisen näille henkilöille, jotta he voivat puhua.

Kokouspöytäkirjasovellukset ovat erinomainen tapa tehostaa tätä prosessia. Tämä tekniikka pitää kaikki yksityiskohdat järjestyksessä ja koko tiimisi saatavilla.

(Kuvalähde)

7. Älykkäästi hybridikokouksiin

Jos tarjoat hybridi- tai etätyöskentelyaikatauluja, hybridi-kokousjärjestelyjen luominen on tärkeää, jotta toimistolla ja kotona työskentelevien välinen viestintä olisi tehokasta.

Näin ollen sinun on varmistettava, että etäosallistujat voivat osallistua, sillä voi olla vaikeaa antaa puheenvuoroja, kun tiimin henkilökohtainen osa puhuu.

Jos et tällä hetkellä tarjoa hybridi- tai etätyövaihtoehtoja, sinun kannattaa harkita niitä. Hybridityö on monille ihmisille helpompi vaihtoehto, sillä sen avulla he voivat työskennellä mukavammassa ja heidän tarpeisiinsa sopivammassa ympäristössä.

8. Hyödynnä kahdenkeskisiä seurantakäyntejä.

Jotkut ihmiset ovat luonnostaan ujoja, ja he saattavat olla vähemmän halukkaita ilmaisemaan ajatuksiaan ryhmässä. Tämän vuoksi voit käyttää kahdenkeskisiä seurantatapaamisia, jotta nämä henkilöt voivat ottaa kantaa aiheeseen mukavammassa ympäristössä.

Kun kokous pidetään yksityisemmässä tilassa, varautuneemmat ihmiset voivat puhua ja jakaa ajatuksiaan helpommin. Kun ideat on vahvistettu tai niitä on tarkennettu kahden kesken, he voivat tuntea olonsa tarpeeksi varmaksi jakaakseen ne suuremmassa ryhmässä.

9. Luo asialista

Osallistavan kokousympäristön luominen edellyttää harkittua valmistelua ja helppokäyttöistä materiaalia, jotta jokainen osallistuja voi tuntea olevansa sitoutunut ja arvostettu. Osallistavien johtajien on viisasta laatia esityslista, jotta kaikki tietävät, mitä odottaa, ja voivat valmistella omia ajatuksiaan ja muistiinpanojaan sen mukaisesti.

Smallpdf:n PDF-editorin käyttäminen voi edistää tätä tavoitetta. Ennen kokouksia ohjaajat voivat esimerkiksi muokata PDF-tiedostoja lisäämällä niihin merkintöjä, kommentteja tai korostuksia, jotka korostavat keskeisiä kohtia ja helpottavat osallistujien seuraamista.

(Kuvalähde)

Lisäksi osallistujille voidaan tarjota täytettäviä PDF-tiedostoja tai antaa heille mahdollisuus lisätä muistiinpanojaan suoraan asiakirjaan, mikä kannustaa aktiiviseen osallistumiseen, erityisesti niitä, jotka käsittelevät tietoa paremmin visuaalisesti tai suosivat vuorovaikutteisia muotoja.

Oletetaan, että ryhmän jäsenellä on näkövamma. Voit käyttää tätä työkalua tekstin suurentamiseen, kontrastin säätämiseen tai esteettömyysohjeiden mukaisten kuvausten lisäämiseen, mikä luo osallistavamman kokemuksen.

Päätelmä

Voit luoda osallistavan ympäristön tiimikokouksiin monin eri tavoin. Näin voit sitouttaa työntekijöitäsi enemmän ja parantaa toimintaasi. Lisäksi se auttaa edistämään osallisuuden kulttuuria koko organisaatiossa.

Miten teet kokouksistasi osallistavia?