10 tapaa saada ihmiset puhumaan yritystapahtumastasi

Johdanto

Olet investoinut tuhansia seuraavaan yritystapahtumaasi, mutta mielessäsi pyörii yksi kiusallinen kysymys. Muistavatko ihmiset tapahtuman vielä ensi viikolla? Karu totuus on, että useimmat yritystapahtumat haalistuvat muistista nopeammin kuin jäljelle jääneet alkupalat katoavat. Osallistujat lähtevät, arki vie mennessään, ja huolellisesti suunnittelemasi tapahtuma muuttuu vain yhdeksi kalenterimerkinnäksi taustapeilissä.

Hyvä uutinen? Oikeilla strategioilla voit luoda tapahtuman, josta ihmiset todella haluavat puhua – kollegoilleen, sosiaalisessa mediassa ja seuraavassa alan kokoontumisessa.

Miksi tapahtuman buzz on tärkeää

Ennen kuin sukellamme taktiikoihin, puhutaanpa siitä, miksi buzzin luominen on vaivan arvoista. Tutkimusten mukaan 78 % tapahtumajärjestäjistä pitää henkilökohtaisia tapahtumia organisaationsa vaikuttavimpana markkinointikanavana. Kun joku jakaa valokuvia tapahtumastasi tai kertoo kollegalleen uskomattomasta pääpuhujasta, hän laajentaa tapahtumasi vaikutuspiirin paljon fyysisesti paikalla olleiden osallistujien ulkopuolelle. Tällainen orgaaninen suusanallinen viestintä on vaikuttavampaa kuin mikään maksettu mainonta.

1. Valitse paikka, joka herättää huomiota

Beigen konferenssisalien aika on ohi. Tapahtumapaikka luo tunnelman jo ennen kuin vieraat astuvat ovesta sisään, ja mieleenpainuva sijainti antaa ihmisille jotain, mitä he voivat heti valokuvata ja josta he voivat keskustella.

Ajattele perinteisiä hotellien juhlasaleja pidemmälle. Taidegalleriat ja museot tarjoavat sisäänrakennettua visuaalista vetovoimaa. Historialliset kartanot lisäävät eleganssia ja luonnetta. Jopa kunnostetut varastot voivat luoda ainutlaatuisen ilmapiirin, joka tuntuu raikkaalta ja Instagram-kelpoiselta.

2. Yllätä osallistujat odottamattomilla elementeillä

Ennakoitavat tapahtumat eivät herätä kiinnostusta. Hetket, joista ihmiset puhuvat, ovat lähes aina sellaisia, joita he eivät osanneet odottaa. Se voi olla odottamaton viihde-esitys, yllätysvieras tai ainutlaatuiset koristeet, jotka ilmestyvät tauon aikana.

Kun suunnittelet tapahtumasi viihdettä ja erityisiä yksityiskohtia, yhteistyö Christophe Foxin kaltaisten yritysmentalistien kanssa voi auttaa sinua tunnistamaan ne odottamattomat hetket, jotka luovat aitoa iloa. Yllätyselementti laukaisee emotionaalisia reaktioita, jotka tekevät kokemuksista paljon mieleenpainuvampia ja jaettavampia.

3. Luo nimettyjä valokuvausmahdollisuuksia

Ihmiset ottavat joka tapauksessa valokuvia tapahtumassasi. Miksi siis et tekisi niistä valokuvista brändillesi hyödyllisempiä?

Järjestä erityisiä valokuvauspaikkoja, joissa on ammattimainen valaistus, brändätty tausta ja hauskoja rekvisiittaa, jotka kannustavat jakamaan kuvia. Nykyaikaiset valokuvauskopit ovat kehittyneet merkittävästi. 360 asteen videokopit tallentavat dynaamista sisältöä, GIF-asemat luovat jaettavia animoituja leikkeitä ja vihreän näytön asetukset siirtävät vieraat mihin tahansa kuviteltavissa olevaan paikkaan.

Tapahtumapaikan tyyppi	Sopii parhaiten	Keskustelunaihe
Taidegalleriat/museot	Tuotteiden lanseeraukset, verkostoitumistapahtumat	Sisäänrakennettu visuaalinen vetovoima, hienostunut tausta
Historialliset kartanot	Viralliset illalliset, palkintojenjakotilaisuudet	Eleganssia, ainutlaatuisia valokuvausmahdollisuuksia
Uudistetut varastot	Luovat konferenssit, tiimiyttäminen	Teollinen tyylikkyys, joustava räätälöinti
Kattotilat	Iltavastaanotot, rennot seurustelutilaisuudet	Näkymät kaupunkiin, luonnonvalo valokuville

4. Kutsu puhujia, jotka liikuttavat ihmisiä

Pääpuhujat asettavat koko tapahtuman sävyn. Unohtuva esitys vetää kaiken alas, kun taas inspiroiva puhe antaa osallistujille konkreettista keskustelu- ja jakamismateriaalia.

Etsi puhujia, jotka yhdistävät asiantuntemuksen ja tarinankerronnan taidon. Tämä emotionaalinen yhteys mainitaan LinkedIn-viesteissä ja viitataan maanantaiaamun kokouksissa, mikä luo hetkiä, jotka edistävät brändin tunnettuutta pitkällä aikavälillä tapahtuman jälkeenkin. Parhaat esittäjät eivät vain jaa tietoa, vaan saavat yleisön tuntemaan jotain.

5. Anna osallistujille mahdollisuus toimia brändin lähettiläinä

Osallistujat voivat olla tehokkaimpia markkinoijia, kun heillä on oikeat työkalut. Tarjoa jaettavaa sisältöä, brändättyjä grafiikoita ja keskeisiä keskustelupisteitä, jotka helpottavat tiedon levittämistä.

Luo sisäpiirin hetkiä, jotka tuntuvat eksklusiivisilta – varhainen pääsy ilmoituksiin, erityiset pääsyalueet tai sisältö, joka on saatavilla vain paikan päällä oleville osallistujille. Maksimaalisen vaikutuksen saavuttamiseksi harkitse yhteistyötä vaikuttajien kanssa, jotka voivat vahvistaa näitä eksklusiivisia hetkiä seuraajilleen. Nämä eksklusiivisuuden laukaisijat motivoivat jakamiseen, koska ihmiset haluavat muiden tietävän, että he olivat osa jotain erityistä.

6. Kehitä ainutlaatuinen tapahtumahash

Mukautettu hashtag yhdistää sosiaalisen median keskustelut ja luo hakukelpoisen arkiston tapahtumastasi. Pidä se lyhyenä, mieleenpainuvana ja helposti kirjoitettavana. Mainosta sitä kyltillä, digitaalisilla näytöillä ja tapahtumasovelluksellasi.

Todellinen taika tapahtuu, kun näytät viestejä näytöillä koko tapahtumapaikalla. Tutkimukset osoittavat, että käyttäjien luoma sisältö tapahtumien aikana lisää merkittävästi sitoutumista ja muistamista tapahtuman jälkeen. Kun osallistujat näkevät sisältönsä esillä julkisesti, se motivoi heitä jakamaan enemmän, mikä luo positiivisen palautekierron, joka vahvistaa näkyvyyttäsi.

7. Edistä merkityksellistä verkostoitumista

Verkostoituminen on jatkuvasti yksi tärkeimmistä syistä, miksi ihmiset osallistuvat tapahtumiin, mutta monissa kokoontumisissa se jätetään täysin sattuman varaan. Järjestelmällinen verkostoituminen antaa osallistujille tarinoita kerrottavaksi ja yhteyksiä, joita voi jatkaa.

Harkitse pikaverkostoitumistilaisuuksia, joissa osallistujat kiertävät lyhyissä keskusteluissa. Alan asiantuntijoiden johtamat pyöreän pöydän keskustelut luovat mini-mestarikurssikokemuksia.

Vaikuttavat verkostoitumismuodot, joita kannattaa harkita:

• Nopea verkostoituminen aikataulutetuilla kierroksilla
• Asiantuntijoiden johtamat pyöreän pöydän keskustelut
• Jäänmurtajapelit, jotka paljastavat yhteisiä piirteitä
• Toimialakohtaiset breakout-sessiot
• Rentoja tapaamisia nimetyissä oleskelutiloissa

8. Hyödynnä interaktiivista teknologiaa

Harkitusti käytettynä interaktiivinen teknologia luo uusia ja jaettavia mahdollisuuksia osallistua. Live-kyselyt istuntojen aikana antavat yleisölle mahdollisuuden osallistua aktiivisesti. Verkostoitumistoiminnoilla varustetut tapahtumasovellukset auttavat osallistujia löytämään tiettyjä ihmisiä ja ottamaan heihin yhteyttä. Lisätty todellisuus voi tuoda tuotteet tai konseptit eloon mieleenpainuvalla tavalla.

9. Suunnittele käytännön kokemuksia

Sitoutuminen on tärkeää tapahtumissa. Passiivinen yleisö on unohdettava yleisö, mikä on vahvistettu viimeaikaisissa kokemuksellisten tapahtumien suunnittelun trendeissä. Osallistujien fyysinen osallistuminen luo vahvempia muistoja ja parempia tarinoita.

Erityisen hyvin toimivat työpajat, joissa osallistujat luovat jotain konkreettista – prototyyppien rakentamisesta design thinking -istunnoissa cocktailien valmistamiseen ammattimaisen baarimikon kanssa. Tiimihaasteet lisäävät jännitystä ja antavat ryhmille yhteisiä saavutuksia, jotka lähentävät heitä toisiinsa.

Tapahtuman jälkeistä keskustelua edistävät elementit:

• Osallistujien itse luomat konkreettiset tulokset
• Yllättävät viihdehetket
• Merkitykselliset yhteydet alan kollegoihin
• Yksinoikeudella tarjottava sisältö tai ilmoitukset
• Ammattimaiset valokuvat, jotka ovat valmiita jaettavaksi sosiaalisessa mediassa

10. Strateginen seuranta tapahtuman jälkeen

Keskustelu ei tarvitse päättyä osallistujien lähdettyä. Lähetä henkilökohtaisia kiitosviestejä, joissa viittaat tiettyihin sessioihin tai yhteyksiin. Jaa ammattimaisia valokuvia ja videokoosteita, joita osallistujat voivat käyttää omilla kanavillaan. Luo yhteenvetosisältöä, joka vahvistaa tärkeimpiä oppeja, ja pyydä avoimesti palautetta.

Usein kysytyt kysymykset

Kuinka kauan etukäteen minun pitäisi alkaa mainostaa tapahtumaa?

Aloita pienempien tapahtumien mainostaminen kaksi tai kolme kuukautta etukäteen ja suurempien tapahtumien mainostaminen neljä tai kuusi kuukautta etukäteen. Näin sinulla on aikaa luoda odotusta teasereilla ja puhujien julkistamisilla.

Mikä on kustannustehokkain tapa luoda jaettavia hetkiä?

Valokuvausmahdollisuudet brändättyjen taustojen edessä tarjoavat erinomaisen sijoitetun pääoman tuoton. Ne vaativat vain vähäisen investoinnin, mutta tuottavat merkittävää näkyvyyttä sosiaalisessa mediassa, kun ne yhdistetään välittömään jakamistoimintoon.

Kuinka mittaan, onko tapahtumani herättänyt merkittävää kiinnostusta?

Seuraa tapahtuman hashtagia sosiaalisessa mediassa, tarkkaile tapahtumaan liittyvien viestien sitoutumista ja kysy osallistujilta, ovatko he keskustelleet tapahtumasta muiden kanssa.

Pitäisikö minun palkata ammattivalokuvaaja vai luottaa osallistujien ottamiin valokuviin?

Molemmat palvelevat eri tarkoituksia. Ammattimainen valokuvaus tarjoaa korkealaatuista sisältöä markkinointikanaville. Osallistujien valokuvat tarjoavat aitoa, reaaliaikaista sosiaalista näyttöä. Käytä molempia maksimaalisen vaikutuksen saavuttamiseksi.

Kuinka tasapainotan brändäyksen ja aidot kokemukset?

Sisällytä brändisi kokemukseen sen sijaan, että levität logoja kaikkialle. Kun brändäys tuntuu osana hauskanpitoa eikä mainonnalta, ihmiset jakavat sitä todennäköisemmin.

Tärkeimmät opit

• Paikan valinta luo perustan – valitse tilat, jotka ovat valokuvauksellisia ja herättävät keskustelua
• Valokuvausmahdollisuudet ja välitön jakaminen lisäävät orgaanista näkyvyyttä sosiaalisessa mediassa
• Yllätyselementit herättävät emotionaalisia reaktioita, jotka tekevät kokemuksista ikimuistoisia
• Järjestelmällinen verkostoituminen antaa osallistujille konkreettisia yhteyksiä, joista keskustella myöhemmin
• Strateginen tapahtuman jälkeinen seuranta jatkaa keskustelua tapahtuman jälkeen