7 parasta online-lomakegeneraattoria taloushallinnon tiimeille

Johdanto

Mihin online-lomakegeneraattoreihin talousosastot voivat todella luottaa, etenkin kun käsitellään arkaluontoisia tietoja, laskelmia ja useita integraatioita?

Jos työskentelet kirjanpidon tai rahoituksen parissa, tiedät kuinka arkaluonteisia taloudelliset tiedot voivat olla. Tästä syystä yritykset ovat siirtymässä sähköpostiketjuista ja paperilomakkeista automatisoituihin, turvallisiin online-lomakkeisiin.

Palataksemme aiemmin esittämäämme kysymykseen, meillä on kuratoitu luettelo online-lomakkeiden luontityökaluista, jotka pystyvät käsittelemään vaativatkin taloushallinnon tehtävät. Olemme eritelleet kunkin työkalun parhaat ominaisuudet ja selittäneet, miten se voi vastata tiimisi tarpeisiin ohjattujen päätösten tekemisessä.

Katsaus parhaimpiin rahoituslomakkeiden luontityökaluihin

Lomakkeiden luojat	Paras	Turvallisuus ja vaatimustenmukaisuus	Peruspaketit
TIGER FORM	Fyysisistä digitaalisiin työnkulkuihin	GDPR

CCPA

SSL

• Ilmainen paketti rajoituksin

• Aloituspaketti : 14 $/kk

Google-lomakkeet Budjetti ja sisäiset tehtävät Vakio Google

Workspace

• Ilmainen rajoitettu versio

• Business-aloituspaketti : 6 $/kk

Microsoft Forms Hyväksynnät ja Excel-synkronointi M365-turvallisuus • Peruspaketti : 6 $/kk Wufoo Maksut ja tilaukset SOC 2 Type II

256-bittinen SSL

• Ilmainen paketti rajoituksin

• Aloituspaketti : 16,25 $/kk

Cognito Forms Monimutkaiset laskelmat GDPR

HIPAA

CCPA

• Ilmainen paketti rajoituksin

• Pro-paketti : 19 $/kk

Form Assembly Yrityspankkitoiminta ja Salesforce PCI DSS -taso 1

GLBA

• Perustason paketti: 59 $/kk Tally Fintech-startupit GDPR

AES-256

-salaus

TLS 1.2

• Ilmainen paketti rajoituksin

• Pro-paketti : 24 $/kk

7 parasta online-lomakkeiden luontityökalua talousosastoille

TIGER FORM

TIGER FORM muuntaa paikan päällä tehdyt transaktiot digitaalisiksi merkinnöiksi QR-koodilomakkeiden avulla. Se sopii erinomaisesti kenttätiimeille tai henkilökohtaiseen myyntiin esimerkiksi markkinoilla, joissa asiakkaat ovat liikkeellä ja haluavat nopean kassatoiminnon.

Työkalu luo dynaamisia QR-lomakkeita, jotka voidaan näyttää myymälöissä. Asiakkaat voivat ostaa skannaamalla QR-koodin, ja tilauslomakkeet lähetetään automaattisesti järjestelmään.

Parhaat ominaisuudet:

• Tekoälypohjainen lomakkeenluontityökalu

• GDPR- ja CCPA-vaatimustenmukaisuus

• Zapier-, Hubspot- ja Google Analytics - GA4-integraatiot

Talousosastot voivat lähettää lokit nopeammin, syöttää vähemmän tietoja manuaalisesti ja seurata omaisuuden kulutusta helpommin. Työkalun laskentatoiminnot ja ehdolliset logiikkaominaisuudet ovat kuitenkin rajoitettuja, ellei käytä sovellusintegraatioita. TIGER FORM toimii kuitenkin parhaiten tehtävissä, kuten tarkistuslistoissa, kululokeissa tai yksinkertaisissa rekisteröinneissä, joissa ei tarvita laskelmia.

Google Forms

Yksi ominaisuus, joka houkuttelee käyttäjiä Google Forms -työkaluun, on sen äärimmäinen helppokäyttöisyys. Lisäksi osana Google Workspaces -palvelua tietojen vieminen taulukoihin on helpompaa Google Sheet -synkronoinnin ansiosta.

Parhaat ominaisuudet:

• Erittäin käyttäjäystävällinen

• Automaattinen tallennus pilvipalveluun

• Lomakkeiden käyttöoikeuksien hallinta

Google Forms sopii hyvin sisäisiin taloushallinnon tehtäviin, joissa ei käsitellä arkaluontoisia tietoja. Työkalu on kuitenkin yksinkertainen, eikä se pysty käsittelemään monimutkaisia toimintoja, kuten laskelmia. Sen ehdolliset vaihtoehdot ja QR-koodien integrointi ovat myös perustasoisia. Silti se on luotettava vaihtoehto taloushallinnon tiimeille, jotka käsittelevät budjettihyväksyntä- tai pyyntölomakkeita, koska se on ilmainen.

Microsoft Forms

Toinen olemassa oleva työtila on Microsoft Office 365. Ja käyttäjille, jotka ovat perehtyneet tähän asetukseen, MS Forms on luotu juuri teitä varten. MS Forms validoi ja lähettää tiedot Excel-muodossa OneDriveen tai SharePointiin, mikä tarjoaa talousosastoille selkeämmän auditointiseurannan.

Parhaat ominaisuudet:

• Excel-synkronointi
• Automatisoitu hyväksyntä Power Automate -sovelluksella

Huomautus: Power Automate laukaisee vaiheet, kuten lomakkeen tilan tai Excel-rivien päivitykset.

Pieni haittapuoli on sen rajoitettu CRM-integraatio. Maksujen tai vastaavien tehtävien osalta joudut edelleen käyttämään Microsoft 365 -asetuksia tai kolmannen osapuolen työkaluja kaiken yhdistämiseksi. Mutta jos MS Office -asetukset sopivat sinulle paremmin, tämä työkalu on paras valinta auditointivahvistuksiin, budjettipyyntölomakkeisiin tai omaisuuden seurantaan.

Wufoo

Wufoo on luotettava talouslomakkeiden luontityökalu, jolla voit käsitellä turvallisesti suuria verkkotilauksia ja seurata tuloja. Alusta sijaitsee SOC 2, Type II -tietokeskuksessa, jonka vahva infrastruktuuri pystyy käsittelemään suuria liikennemääriä ja lähetysmääriä.

Parhaat ominaisuudet:

• 256-bittinen SSL-salaus, tallennettu SOC 2 Type II -keskuksessa

• Laajat integrointivaihtoehdot

Wufoo voi olla avuksi tiimeille, joiden on hallinnoitava suuria tilauslomakkeita, maksullisia rekisteröitymisiä tai muita etukäteen maksua vaativia työnkulkuja. Vaikka työkalun ulkoasu saattaa vaikuttaa vanhanaikaiselta, sen suorituskyky on edelleen vahva.

Cognito Forms

Cognito Forms on suuri apu ostoreskontran (AP) ja myyntireskontran (AR) prosesseissa. Työkalu suorittaa monimutkaisia laskelmia lomakkeessa, kuten laskuissa tai tarjouksissa.

Taloushallinnon työntekijöille tämä online-lomakegeneraattori auttaa välttämään laskuvirheitä ja nopeuttaa tarjousten tekemistä. Työkalu laskee summat, alennukset ja verot automaattisesti, joten sinun ei tarvitse tarkistaa lukuja niin paljon käsin.

Parhaat ominaisuudet:

• Laskentamoottori numeerisille ja päivämäärään perustuville kaavoille

• Kortti tiedostossa -ominaisuus

• Roolipohjainen työnkulku

Koska Cognito Forms käsittelee edistyneempiä laskelmia, aloittelijat saattavat tarvita lisäaikaa käyttöliittymän oppimiseen. Ominaisuudet tekevät siitä kuitenkin hyödyllisen.

Form Assembly

FormAssembly luo korkean vaatimustenmukaisuuden lomakkeita, joita erityisesti pankki- ja vakuutusalan tiimit tarvitsevat. PCI DSS Level 1-, GLBA- ja HIPAA-sertifioituina ne voivat käsitellä arkaluontoisia transaktioita, kuten lainahakemuksia ja tilisiirtoja.

Tämän lisäksi se on integroitu tiiviisti Salesforceen. Työkalu voi hakea asiakastiedot Salesforcesta ja päivittää tiedot lomakkeen lähettämisen jälkeen.

Parhaat ominaisuudet:

• PCI DSS Level 1-, GLBA- ja HIPAA-yhteensopiva

• Kattava Salesforce-integraatio

Startupeille tai pienemmällä budjetilla toimiville tiimeille FormAssembly on hintavampi vaihtoehto, joka sopii parhaiten suuremmille tiimeille. Jos kuitenkin tarvitset turvallisuutta ja korkealaatuisia tuloksia, tämä on kannattava taloudellinen sijoitus.

Tally

Tally on suosittu useimpien nykyaikaisten tiimien keskuudessa, jotka haluavat yksinkertaisen ja selkeän käyttöliittymän. Sen anteliaat ilmaiset paketit auttavat startup-yrityksiä tai pienempiä ryhmiä, jotka haluavat vankkoja lomakkeita ilman suuria kustannuksia.

Talousosastot voivat käyttää sitä toimittajien perehdyttämiseen, kumppanihakemuksiin tai asiakkaiden nopeaan rekisteröintiin. Sen käyttöliittymä toimii kuin asiakirja, mikä tuntuu käyttäjille luonnollisemmalta ja voi vähentää lomakkeiden täyttämisen väsyttävyyttä.

Parhaat ominaisuudet:

• Rajoittamaton määrä ilmaisia lomakkeita ja lähetysmahdollisuuksia

• Salasanasuojaus ja aikataulutetut poistot

Vaikka Tally on edullinen, minimalistinen ja helppo ottaa käyttöön, siitä puuttuu edistyneitä yritystason ominaisuuksia. Se toimii kuitenkin hyvin pienemmille talousosastoille, jotka käsittelevät pikkukassakirjanpitoa, pyyntöjä ja hyväksyntöjä.

Oikea lomakegeneraattori on viisas taloudellinen sijoitus

Talousosastot hoitavat joitakin organisaation vaativimmista ja arkaluonteisimmista tehtävistä. Laskelmat, haarautumislogiikka, hyväksynnät ja talouskirjanpito ovat välttämättömiä ja niiden on oltava tarkkoja.

Siksi oikean työkalun valinta on tärkeää. Toivomme, että tämä luettelo ja opas ovat auttaneet sinua ymmärtämään, mitkä lomaketyökalut voivat tukea tiimiäsi. Kokeile, tutki niiden ominaisuuksia ja katso, mikä sopii parhaiten tavoitteisiisi.

Hyvin valittu työkalu on enemmän kuin pelkkä ohjelmisto. Se on myös liiketoiminnan investointi parempaan tulevaisuuteen. Oletko valmis investoimaan online-lomakkeeseen tiimisi tarpeisiin? Kokeile näitä lomakkeiden luontityökaluja jo tänään!