Intro
Nagu me teame, on hangete roll viimastel aastatel märkimisväärselt laienenud. Traditsiooniliselt keskendunud kulude tasakaalustamisele kvaliteedi ja tarnimisega, vastutavad hankeorganisatsioonid nüüd palju laiemate eesmärkide eest, nagu riskide maandamine, innovatsioon, jätkusuutlikkus ning mitmekesisus, võrdsus ja kaasamine (DEI).
Selline areng rõhutab vajadust strateegilise lähenemise järele organisatsiooni kujundamisel ja meeskonna struktureerimisel nii, et neid uusi prioriteete oleks võimalik tõhusalt täita.
Millised on väljakutsed hangete ümberkujundamisel?
Kuna hanketegevuse ulatus kasvab, seisavad juhid silmitsi mitmete väljakutsetega, sealhulgas talentide nappusega ja vajadusega seada prioriteediks pikaajaline areng. Gartneri hankekompetentside uuringu kohaselt rakendab üle 75 % hanke- ja hankejuhtidest juurdepääsu välistele kursustele ja interaktiivsetele sisekoolitustele, et suurendada töötajate pädevust. Selline keskendumine talentide arendamisele on oluline oskuste puudujääkide ületamiseks ja meeskondade kooskõlastamiseks organisatsiooni eesmärkidega.
3 Peamised tegevused organisatsiooni disaini optimeerimiseks
Et luua hankeorganisatsioon, mis on kooskõlas ettevõtte prioriteetidega, soovitab Gartner keskenduda kolmele kriitilisele valdkonnale:
1. Aruandlusliinide ja kontrollivaldkonna võrdlusnäitajad
Tõhus organisatsiooniline ülesehitus algab aruandlusstruktuuride mõistmisest. Gartneri eelarve võrdlusuuringust selgub, et hankejuhid (CPO) annavad kõige sagedamini aru järgmistele isikutele:
- Finantsjuhid (38%)
- Tarneahela juhid (20%)
- Tegevuste juhid (19%)
Kontrollivaldkond varieerub ka vastavalt organisatsiooni tulemuslikkusele. Kõrge tulemuslikkusega CPOd juhivad keskmiselt kaheksat töötajat, samas kui nende kolleegid keskmise tulemuslikkusega ettevõtetes juhivad kuut ja madala tulemuslikkusega organisatsioonides keskmiselt nelja töötajat. Need võrdlusnäitajad annavad raamistiku aruandlusliinide ja meeskonna suuruse optimeerimiseks, et suurendada tõhusust ja vastutust.
2. Määrake kindlaks tsentraliseerimise ideaalne tase
Tsentraliseerituse määr mõjutab oluliselt hangete tõhusust. Hankeorganisatsiooni struktuuri uuringus on tuvastatud kolm peamist mudelit:
- **Tsentraliseeritud struktuurid: **Mastaabisäästu kasutamine ja protsesside standardiseerimine, kuid see võib takistada reageerimisaega ja tarnijasuhete haldamist.
- **Detsentraliseeritud struktuurid: **Sallivad suurema paindlikkuse ja reageerimisvõime, kuid puudub standardiseerimine.
- Keskuse juhitud struktuurid: Kombineerivad tsentraliseeritud järelevalvet ja kohalikku täitmist, pakkudes tasakaalustatud lähenemist.
Hiljutised suundumused näitavad keskuse juhitud struktuuride taaselustumist: 51% organisatsioonidest võtab selle mudeli kasutusele, võrreldes 39%-ga, kes eelistavad tsentraliseeritud struktuure. See muutus on tingitud tarneahela suurenenud häiretest, mis nõuavad suuremat kohanemisvõimet ja strateegilist kooskõlastamist. Juhid peavad hindama oma organisatsiooni vajadusi, et määrata kindlaks kõige sobivam struktuur.
3. Viia väärtust mõjutavad tegurid vastavusse organisatsiooni disainiotsustega
Hankeorganisatsioonide ülesehitus peaks kajastama nende strateegilisi prioriteete. Näiteks:
- Tegevuspõhised struktuurid: Keskendumine tõhususele ja kiirusele.
- Kategooriapõhised struktuurid: Prioriteedi seadmine koguväärtuse ja kulude kokkuhoiu osas.
Lisaks organisatsioonikaardile peavad juhid tegelema struktuuriliste puudustega, täiustades tegevusmudeleid ja juhtimisraamistikke. See tagab, et organisatsioon jääb paindlikuks ja reageerib muutuvatele prioriteetidele.
Milline on pädevuse planeerimise tähtsus?
Meeskonna suutlikkuse suurendamine on oluline aspekt hanke ümberkujundamisel. Rohkem kui 75% hanke- ja hankejuhtidest investeerib meeskonna oskuste parandamiseks välistesse kursustesse ja sisekoolitustesse, samuti ostutarkvara tõhusasse kasutamisse. Pädevuste planeerimine aitab organisatsioonidel tegeleda oskuste puudujääkidega, võimaldades hankemeeskondadel tõhusalt lahendada erinevaid ülesandeid.
Organisatsioonid teevad ka märkimisväärseid muudatusi oma struktuurides, 82% plaanib järgmise aasta jooksul teha mõõdukaid või märkimisväärseid organisatsioonilisi kohandusi. Selline ennetav lähenemisviis tagab, et hankemeeskonnad on valmis toime tulema konkureerivate prioriteetide ja pidevate muutustega.
4 Tõhusa organisatsiooni kujundamise strateegiad
Peamised valdkonnad, mida juhid peaksid hankeorganisatsioonides optimeerima, on järgmised:
- *Benchmarkvõrreldes tööstusstandarditega: *Kasutage andmepõhiseid teadmisi aruandlusliinide, kontrollivaldkonna ja organisatsiooniliste struktuuride hindamiseks.
- Hinnake tsentraliseerimist vs. detsentraliseerimist: Kaaluge kompromisse tõhususe ja reageerimisvõime vahel, et leida ideaalne tasakaal.
- Pädevuse arendamise prioriteediks seadmine: Investeerida koolitus- ja arenguprogrammidesse, et luua kvalifitseeritud ja paindlik tööjõud.
- **Käsitleda struktuurilisi puudusi: **Täiendada juhtimis- ja tegevusmudeleid, et viia need vastavusse organisatsiooni eesmärkidega.
Kokkuvõte
Äriprioriteetidega kooskõlas olevate hankeorganisatsioonide kujundamine on dünaamiline protsess, mis nõuab pidevat hindamist ja kohandamist.
Soovitus hankejuhtidele on keskenduda aruandlusliinidele, tsentraliseerimisele ja väärtuspõhisele disainile, et nad saaksid luua struktuurid, mis toetavad nende laiendatud kohustusi. Koos tugeva pädevuse planeerimise ja struktuurilise täiustamisega võimaldavad need strateegiad hankemeeskondadel pakkuda erakordset väärtust keerulises ja kiiresti arenevas ärikeskkonnas.
