Kuidas kujundada kõiki kaasav koosolekukeskkond, mis kaasab kõiki inimesi

Intro

On palju väärtust, kui kasutate ära kogu oma meeskonna talenti. Selleks peate aga looma koosoleku keskkonda, mis julgustab iga meeskonnaliiget osalema. Seda saate teha, edendades oma koosolekutel kaasamist.

Selles artiklis arutame, kuidas kujundada kaasav koosolekukeskkond, mis julgustab kogu meeskonda osalema. Käsitleme kaasavate koosolekute põhitõdesid ja seda, miks te tahaksite luua kaasava ruumi. Sealt edasi sukeldume mõnede praktiliste nõuannete juurde, kuidas edendada kaasavust töökohal.

Kaasav koosolekute keskkond: Põhitõed

Kaasav koosolekute keskkond on oluline iga meeskonnaliikme kaasamiseks ja praktilise osalemise julgustamiseks kogu meeskonnas.

Kogu meeskond peaks tundma end mugavalt ja julgustatult osalema kaasavas koosolekukeskkonnas. Uusi ideid tuleks kaaluda ja inimestel peaks olema võimalus mõelda väljaspool kasti. Ideid ei tohiks maha lasta, isegi kui need on ebakonventsionaalsed.

Lisaks sellele peaks kaasav koosolekute keskkond tunduma kõigi osalejate jaoks turvalise ruumina. Vähemalt austatakse inimeste eelistatud pronoome ning diskrimineeriv käitumine ei ole lubatud. Teie meeskonnaliikmed peaksid end mugavalt tundma, olenemata sellest, kuidas nad end identifitseerivad.

Kaasavus koosolekutel tähendab ka seda, et pakutakse kohandusi, mis muudavad keskkonna sobivaks puuetega või puudega inimestele.

Miks kasutada kaasavat koosolekukeskkonda

Saate tõsta oma organisatsiooni tulemuslikkust ja tootlikkust, võimaldades kogu oma meeskonnal särada kaasava koosolekukeskkonna abil. Igaühe tugevate külgede ärakasutamine aitab teil meeskonnana paremini töötada.

Lisaks aitab kaasava koosoleku keskkonna loomine luua töökoha kultuuri, mis on üldiselt kaasavam ja positiivsem. See aitab hoida töömoraali kõrgel ja teie meeskonda motiveerituna.

Kuidas luua kaasav koosolekute keskkond

Nüüd, kui te mõistate, kui väärtuslik on kaasava koosoleku korraldamine, vaadakem mõningaid viise, kuidas seda praktikas rakendada.

1. Kehtestage põhireeglid

Oluline on kujundada koosolekud nii, et inimesed saaksid oma panuse anda. Selleks peate kehtestama mõned põhireeglid, mis tagavad psühholoogilise turvalisuse.

Positiivse koosolekukultuuri loomise oluline põhireegel on nõuda iga meeskonnaliikme suhtes austust. Töötage välja nulltolerantsi poliitika diskrimineerimise või ahistamise suhtes. Looge kontrollisüsteem, mis paneb juhid ja kõik teised meeskonnaliikmed oma tegevuse eest vastutama, et tagada, et eranditult lugupidav suhtlemine oleks teie töökohal kultuurinormiks.

Põhireeglite kehtestamisel peaksite kehtestama ka ootused. Paljudel koosolekutüüpidel võivad mõned inimesed loomulikult tunda end vaatlejatena, kui neil ei ole midagi konkreetset ette kanda. Kui te siiski soovite, et need inimesed sekkuksid, andke neile konkreetselt teada, et soovite, et nad võtaksid sõna, olgu nad siis arvamust avaldavad või tegevuskava esitavad.

2. Pakkuda ligipääsetavuse abivahendeid

Paljud meeskonnad hõlmavad puuetega ja puudega inimesi. Ligipääsetavuse abivahendite pakkumine on väga oluline, et nende inimeste andeid ja ideid tõhusalt edendada.

Näiteks kui teie meeskonnaliige on vaegkuulja, on väga oluline hõlbustada koosolekutel suhtlemist nii, et see oleks ligipääsetav. Paljudel juhtudel saab seda teha, kasutades konverentsitarkvara koos subtiitritega. Nii saab vaegkuulja meeskonnaliige lugeda inimeste sõnu reaalajas.

Oletame, et teil on nägemispuudega meeskonnaliige. Sellisel juhul saate muuta oma koosolekud ligipääsetavamaks, selgitades põhjalikult kõiki esitluste graafilisi elemente või kasutades kõrge kontrastsusega pilte, mida nad võivad näha.

Loomulikult ei kehti need näited iga meeskonna kohta. Meeskonnajuhina on teie ülesanne hinnata oma meeskonna vajadusi ja pakkuda vajadusel abi.

3. Kutsuge inimesi panustama

Rääkisime ootuste seadmisest, kui soovite, et inimesed panustaksid. Seda silmas pidades peaksite seda edasi viima, luues inimestele aktiivselt võimalusi vestlusesse panustamiseks. See näeb erinevate koosolekute või arutelude puhul erinevalt välja.

Oletame, et teete olulist otsust, mis mõjutab suurt osa teie meeskonnast. Tasub ringi käia ja selgesõnaliselt küsida iga inimese arvamust. See on nii otsekohene kui võimalik.

Väiksemate teemade arutamisel võiksite avada sõna küsimustele, kommentaaridele ja muredele. Siinkohal tuleb kasuks tugev ettevõtluskultuur, mis annab inimestele võimaluse teada, et nende hääl on oluline, nii et nad võtavad sõna sellisel avatud foorumil.

Suurte inimrühmade koosolekute tõhususe tagamiseks ei pea tingimata kõik kõnelejad rääkima suuliselt mingi küsimuse kohta. Selle asemel võite virtuaalsel koosolekul paluda inimestel oma mõtteid vestlusesse sisestada ja seejärel saavad kõne juhid vastused kiiresti läbi vaadata ja neid vastavalt ära märkida.

4. Laske ühel inimesel korraga rääkida

Peaksite looma koosolekukultuuri, mis takistab üksteise üle rääkimist. Kui inimestest üle räägitakse, võivad nad pettuda, kaotada mõtteviisi ja tunda, et nad ei julge sõna võtta.

Loomulikult on lihtne kedagi kogemata üle rääkida, kuid koosoleku korraldajana on teie ülesanne seda takistada. See kõlab lihtsalt, kuid kui keegi juba räägib ja teine räägib temast üle, paluge teisel isikul oodata, kuni esimene isik lõpetab.

Kui olete selle üleval, saate luua kultuuri, mis seab prioriteediks, et inimesed saaksid rääkida ilma katkestusteta.

5. Julgustage inimesi "käsi üles tõstma".

(Pilt autori poolt)

Mõnikord võib konverentsikõnes vestlusvõimaluse leidmine olla keeruline, sest märkusi, mida kasutate isikliku kohtumise ajal, ei ole kaugjuhtimise puhul alati nii märgatavad. Õnneks on videokonverentsi vahendites, näiteks Zoomis, võimalus osalejatel "tõsta käsi", et näidata, et neil on midagi öelda.

Kuigi see funktsioon on olemas, ei kasuta inimesed seda alati. Seepärast on oluline tuletada oma meeskonnale meelde, kust see nupp leida, ja julgustada neid seda kasutama, kui nad soovivad vestlusesse panustada.

6. Koosolekute protokollide salvestamine

Üksikasjaliku protokolli pidamine koosolekute kohta on suurepärane taktika, et hoida kõiki koosolekul osalejaid kaasatud ja julgustada kaasamist. See aitab tagada, et kõik saaksid sõna ja et nende sõnad oleksid täpselt kirja pandud. See soodustab koostööd, suurendab osalemist ja parandab aruandekohustust.

Lisaks sellele on koosolekute protokollide selge registreerimine suurepärane võimalus jälgida, kes tavaliselt osalevad ja annavad oma panuse. See võimaldab teil ka kindlaks teha, kes kipuvad koosolekutel vaikima, nii et saate seada prioriteediks nende inimeste sõnavõtuks vajaliku ruumi loomise.

Koosolekuprotokollide rakendused pakuvad suurepärast võimalust selle protsessi sujuvamaks muutmiseks. See tehnoloogia hoiab kõik üksikasjad korrastatuna ja kogu teie meeskonnale kättesaadavana.

(Pildiallikas)

7. Hübriidkoosolekute targemaks muutmine

Kui pakute hübriid- või kaugtöölevi, on oluline luua hübriidkoosolekute korraldus, et hõlbustada tõhusat suhtlust kontoris ja kodus viibivate töötajate vahel.

Sellega seoses peaksite tagama, et kaughäälsetel osalejatel lubatakse kaasa rääkida, sest kui meeskonna kohalik osa räägib, võib olla raske kaasa rääkida.

Kui te praegu ei paku hübriid- või kaugtöö võimalusi, siis peaksite seda kaaluma. Hübriidtöö on paljudele inimestele kättesaadavam võimalus, sest see võimaldab neil töötada keskkonnas, mis on mugavam ja sobivam nende vajadustele.

8. Võimaldage üks-ühele järelkontakte

Mõned inimesed on loomupäraselt häbelikud ja nad võivad olla vähem valmis oma mõtteid grupis väljendama. Seda silmas pidades võite kasutada üks-ühele järelkohtumisi, et anda nendele inimestele mugavam keskkond, kus nad saavad teemat kaaluda.

Kui kohtumine toimub privaatsemas keskkonnas, võivad tagasihoidlikumad inimesed end mugavamalt tunda, kui nad räägivad ja jagavad oma ideid. Kui nende ideed on üks-ühele kinnitatud või täpsustatud, võivad nad tunda end piisavalt kindlalt, et jagada neid suuremas grupis.

9. Loo päevakava

Kaasava koosolekukeskkonna loomine nõuab läbimõeldud ettevalmistust ja kättesaadavaid materjale, et iga osaleja tunneks end kaasatuna ja väärtustatuna. Kaasavad juhid on targad, kui koostavad päevakorra, et kõik teaksid, mida oodata, ja saaksid oma mõtteid ja märkmeid vastavalt sellele ette valmistada.

Smallpdf PDF redaktori kasutamine võib aidata kaasa selle eesmärgi saavutamisele. Näiteks saavad moderaatorid enne koosolekuid kasutada seda vahendit PDF-failide muutmiseks, lisades märkusi, kommentaare või esiletõstmisi, et rõhutada põhipunkte, mis hõlbustab osalejate jälgimist.

(Pildiallikas)

Lisaks sellele soodustab osalejate aktiivset osalemist, kui neile pakutakse täidetavaid PDF-vorminguid või võimaldatakse neil lisada märkmeid otse dokumendis, eriti nende puhul, kes töötlevad teavet paremini visuaalselt või eelistavad interaktiivseid formaate.

Oletame, et meeskonnaliikmel on nägemispuude. Seda tööriista saab kasutada teksti suurendamiseks, kontrasti reguleerimiseks või ligipääsetavusjuhistele vastavate kirjelduste lisamiseks, et luua kaasavam kogemus.

Kokkuvõte

Võite kasutada mitmeid lähenemisviise, et luua oma meeskonnakohtumistele kaasav keskkond. Seda tehes saate oma töötajaid rohkem kaasata ja oma tegevust parandada. Lisaks aitab see edendada kaasamise kultuuri kogu organisatsioonis.

Kuidas teete oma koosolekud kaasavaks?