Ποιο σύστημα παρακολούθησης υποψηφίων πρέπει να επιλέξω για τη μικρή μου επιχείρηση;

Εισαγωγή

Σήμερα, οι περισσότερες βιομηχανίες πραγματοποιούν διαδικτυακές αναζητήσεις θέσεων εργασίας και ταλέντων. Είναι ένας πιο βολικός και αποτελεσματικός τρόπος για την εξέταση των υποψηφίων και την προώθηση των καλύτερων υποψηφίων σας μέσω της διαδικασίας. Ωστόσο, οι διαδικτυακές αιτήσεις εργασίας αποτελούν επίσης έναν πιο σκληρό ανταγωνισμό, επειδή όλοι έχουν πρόσβαση σε αυτές.

Ο μέσος όρος των θέσεων εργασίας θα έπαιρνε εκατοντάδες ή και περισσότερους αιτούντες, φανταστείτε το! Θα πρέπει να οργανώσετε και να παρακολουθήσετε πολλούς ανθρώπους, και ποιος καλύτερος τρόπος για να το κάνετε αυτό από ένα σύστημα παρακολούθησης υποψηφίων ή ATS; Δεν θα χρειάζεται να κοσκινίζετε τα πάντα χειροκίνητα για ώρες και να παραλείπετε κατά λάθος καλούς υποψηφίους. Το να κοιτάτε όλα αυτά τα έγγραφα μπορεί να σας κάνει να διασκεδάσετε και να χάσετε για μια στιγμή τη συγκέντρωσή σας, κάτι που μπορεί να είναι ζωτικής σημασίας.

Σύμφωνα με στατιστικά στοιχεία, το 75% των εταιρειών προσλήψεων και το 98% των εταιρειών του Fortune 500 χρησιμοποιούν σύστημα παρακολούθησης υποψηφίων. Τα εργαλεία αυτά τους βοηθούν να διαχειρίζονται τη διαδικασία υποβολής αιτήσεων με ευκολία τόσο για την εταιρεία όσο και για τον αιτούντα. Αυτό μπορεί να κάνει τη διαδικασία σας πιο απλοποιημένη, αλλά να έχετε κατά νου τη μοναδική σας επιχείρηση όταν αναζητάτε λογισμικό.

Τι είναι ένα σύστημα παρακολούθησης υποψηφίων;

Ένα σύστημα παρακολούθησης υποψηφίων οργανώνει κάθε πληροφορία που σχετίζεται με την πρόσληψη καθ' όλη τη διάρκεια της διαδικασίας. Αποτελεί ένα ολοένα και πιο ζωτικό μέρος των στρατηγικών προσλήψεων του ανθρώπινου δυναμικού παντού στον κόσμο. Ένα σύστημα παρακολούθησης υποψηφίων είναι ένας αποτελεσματικός και βολικός τρόπος πρόσληψης ταλέντων για επιχειρήσεις όλων των μεγεθών. Ενώ οι μεγάλες εταιρείες επωφελούνται από αυτό επειδή λαμβάνουν πολυάριθμες αιτήσεις, το ίδιο ισχύει και για τις μικρές επιχειρήσεις.

Μια μικρή επιχείρηση κάνει ό,τι μπορεί για να αναπτυχθεί τόσο συχνά, που δεν έχει πολύ χρόνο για να ελέγξει τους υποψηφίους. Ωστόσο, ένα σύστημα ATS είναι ένας προσιτός και εξοικονόμηση χρόνου τρόπος για την εξέταση και την πρόσληψη ταλέντων. Σας επιτρέπει να μειώσετε το κόστος πρόσληψης και να χρησιμοποιήσετε αυτά τα εξοικονομημένα οικονομικά για άλλες λειτουργίες.

Από την πρόσληψη έως την υπογραφή, η παρακολούθηση των αιτούντων χρειάζεται οργάνωση και το ATS μπορεί να βοηθήσει σε αυτό. Ορισμένες δυνατότητες παρακολούθησης αιτούντων μπορούν να βρεθούν σε ευρύτερο λογισμικό HR, αλλά μην ανησυχείτε! Είναι επίσης συχνά διαθέσιμες στο διαδίκτυο ως αυτόνομες λύσεις.

Πώς το λογισμικό ATS βοηθά τις μικρές επιχειρήσεις;

Κάθε μικρή επιχείρηση πρέπει να διαχειρίζεται τα οικονομικά της ώστε να πληρώνει για το προσωπικό και το μάρκετινγκ, συμπεριλαμβανομένου του κόστους των υπηρεσιών SEO. Πρέπει να διαχειριστούν τα εμπορεύματά τους, ακόμη και το ενοίκιο αν έχουν φυσικό κατάστημα. Ως εκ τούτου, όλες οι τεχνολογικές εξελίξεις τους δίνουν πρόσβαση σε προσιτές αλλά αποτελεσματικές επιλογές, συμπεριλαμβανομένης της ATS.

Ενώ υπάρχει ATS που είναι προηγμένη και ακριβή, υπάρχουν και κάποιες που είναι δωρεάν αλλά ολοκληρωμένες. Το δωρεάν λογισμικό παρακολούθησης υποψηφίων δεν διαθέτει όλα τα χαρακτηριστικά που μπορεί να χρειάζεται ένας επαγγελματίας υπεύθυνος προσλήψεων. Διαθέτει όμως όλα τα εργαλεία που θα σας βοηθήσουν να παρακολουθείτε τις ανοιχτές θέσεις εργασίας και τους αιτούντες.

Θα σας άρεσε επίσης ότι ορισμένες από αυτές σας επιτρέπουν να δημοσιεύετε σε δωρεάν πίνακες εργασίας και σε ορισμένες επί πληρωμή ιστοσελίδες εργασίας. Έχετε όμως κατά νου ότι πληρώνοντας για ATS ξεκλειδώνετε πιο δημοφιλείς τοποθεσίες εργασίας. Αντί να πληρώνετε για συνδρομή σε μεμονωμένο ιστότοπο, πληρώνετε μόνο για το λογισμικό. Ουσιαστικά, εξοικονομείτε περισσότερα χρήματα και αποκτάτε αξία για την επιχείρησή σας χρησιμοποιώντας το ATS.

Τι χαρακτηριστικά πρέπει να αναζητήσετε στο λογισμικό ATS;

1. Δεξαμενές ταλέντων

Αυτό αφορά την ικανότητα του λογισμικού να δημιουργεί έναν κατάλογο πιθανών υποψηφίων. Αυτή η δεξαμενή ταλέντων και προσλήψεων είναι ένα μέρος από το οποίο μπορείτε να αντλήσετε σε περίπτωση που έχετε μελλοντικές κενές θέσεις εργασίας. Αυτό θα σας εξοικονομήσει χρόνο από το να στριμώχνεστε ψάχνοντας τους φακέλους των υποψηφίων όταν προκύψει ανάγκη. Ειδικά με το πώς περισσότερες από τις μισές μικρές επιχειρήσεις δυσκολεύονται να βρουν καλούς υπαλλήλους.

2. Αγωγοί ταλέντων

Αυτό αφορά τα εργαλεία απεικόνισης που επιτρέπουν στο τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού να παρακολουθεί τους υποψηφίους στο πλαίσιο της διαδικασίας πρόσληψης. Θα καταλάβετε ότι είναι τα καλύτερα εργαλεία αγωγού ταλέντων όταν είναι οπτικά οργανωμένα. Θα χρησιμοποιούν στήλες συνήθως για κάθε βασικό βήμα στη διαδικασία πρόσληψης. Για παράδειγμα, θα έχουν ξεχωριστές στήλες για τον έλεγχο διαλογής, τις συνεντεύξεις και τους ελέγχους ιστορικού.

Φυσικά, το εργαλείο θα πρέπει να διαθέτει φιλικά προς το χρήστη χαρακτηριστικά, όπως εξελίξεις με ένα κλικ. Μπορούν επίσης να έχουν αλλαγές drag-and-drop για να είναι πιο εύκολη η εκμάθηση και η χρήση τους.

3. Αυτοματοποίηση ροής εργασιών

Η διαδικασία πρόσληψης μπορεί να είναι κουραστική, οπότε το καλύτερο σύστημα ATS πρέπει να διαθέτει χαρακτηριστικά αυτοματοποίησης. Θα αναλάβουν τυχόν επαναλαμβανόμενες και ταπεινές εργασίες, όπως η αποστολή υπενθυμίσεων για συνεντεύξεις. Μπορούν επίσης να παρακολουθούν τυχόν ελλιπείς συστάσεις και απαιτήσεις που μπορεί να έχουν τα ταλέντα.

Άλλα χρήσιμα εργαλεία και χαρακτηριστικά αυτοματοποίησης περιλαμβάνουν την αποστολή μαζικών προσαρμοσμένων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ορισμένα εργαλεία αυτοματοποίησης στέλνουν επίσης ειδοποιήσεις για τον αυτόματο προγραμματισμό συνεντεύξεων. Αυτό θα βοηθήσει τους υπεύθυνους προσλήψεων να επικεντρωθούν σε πιο σημαντικές τρέχουσες εργασίες που είναι πιο αποτελεσματικές.

4. Εργαλεία διαλογής υποψηφίων

Αυτό το χαρακτηριστικό αφορά την ύπαρξη ενσωματωμένων λειτουργιών για την προβολή ερωτηματολογίων και καρτών αποτελεσμάτων. Θα πρέπει επίσης να είναι σε θέση να ελέγχει τις αξιολογήσεις δεξιοτήτων και να κατατάσσει τους αιτούντες για να βοηθήσει το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού να αποφασίσει. Μπορούν να συγκρίνουν τους υποψηφίους πιο αποτελεσματικά πριν τους προωθήσουν στο επόμενο στάδιο της διαδικασίας.

5. Άμεσοι σύνδεσμοι με ιστότοπους δημοσίευσης θέσεων εργασίας

Ένα χαρακτηριστικό που πρέπει να προσέξετε είναι η δυνατότητα του εργαλείου να υποβάλλει νέες δημοσιεύσεις σε πίνακες εργασίας. Κάθε πλατφόρμα έχει διαφορετικό κατάλογο και αριθμό ιστότοπων στους οποίους θα δημοσιεύει. Ωστόσο, ξέρετε ότι είναι κορυφαίο εάν υποβάλλει αυτόματα την ανάρτησή σας σε δημοφιλείς πίνακες εργασίας το συντομότερο δυνατό. Είναι πάντα ένας αγώνας δρόμου για να βρεθούν οι καλύτεροι υποψήφιοι, οπότε δεν θα θέλετε να μείνετε πίσω.

6. Προσβασιμότητα στο κινητό

Η ανάπτυξη των εφαρμογών κινητής τηλεφωνίας άλλαξε τα δεδομένα σε διάφορους κλάδους. Περισσότερες επιχειρήσεις διαθέτουν πλέον εφαρμογές για κινητά τηλέφωνα ή πραγματοποιούνται συχνά σε κινητές συσκευές. Η συμπαγής συσκευή καθιστά δυνατή τη διεξαγωγή επιχειρηματικών και άλλων δραστηριοτήτων όπου κι αν βρίσκεστε. Ως εκ τούτου, αυτό το χαρακτηριστικό είναι πολύ σημαντικό τόσο για τους υπεύθυνους προσλήψεων όσο και για τους υποψηφίους.

Εάν χρησιμοποιείτε ένα ATS πλήρως συμβατό με τα κινητά τηλέφωνα, θα αυξηθεί η ταχύτητα των απαντήσεων των υποψηφίων. Επίσης, θα τους είναι ευκολότερο να απαντούν στους υπεύθυνους προσλήψεων κατά τη διάρκεια της διαδικασίας. Με αυτόν τον τρόπο, οι υπεύθυνοι προσλήψεων θα μπορούν επίσης να παρακολουθούν τους υποψηφίους και να ενημερώνονται για τις ενημερώσεις οπουδήποτε.

Συμβουλές για την επιλογή του σωστού συστήματος ATS για τη μικρή επιχείρησή σας

1. Ελέγξτε τις κριτικές πελατών και τη φήμη της μάρκας

Όπως αναφέρθηκε προηγουμένως, ένα ATS υποτίθεται ότι βελτιώνει κεντρικά ολόκληρη τη διαδικασία πρόσληψης. Από τη συλλογή αιτήσεων για θέσεις εργασίας έως την πρόσληψη, θα πρέπει να είναι σε θέση να κάνει τη ζωή των στελεχών σας ευκολότερη. Αυτό συνεπάγεται ότι πρέπει να βεβαιωθείτε ότι το σύστημα που αναζητάτε διαθέτει τα προαναφερθέντα χαρακτηριστικά.

Αυτά τα χαρακτηριστικά που αναφέρθηκαν παραπάνω θα σας εξασφαλίσουν ότι θα είστε σε θέση να επιλύσετε τις σύγχρονες προκλήσεις πρόσληψης προσωπικού. Αυτό δεν σημαίνει απαραίτητα ότι θα πρέπει να επενδύσετε ιδιαίτερα ακριβό λογισμικό. Αυτό μπορεί εύκολα να γυρίσει μπούμερανγκ, ειδικά αν είστε μια μικρή επιχείρηση, γι' αυτό μάθετε τι χρειάζεστε και στη συνέχεια προχωρήστε σε αυτό.

Για να βοηθήσετε σε αυτό, είναι πάντα καλύτερο να ελέγχετε τις κριτικές των πελατών και τη φήμη της μάρκας. Οι αξιολογήσεις πελατών είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να γνωρίζετε τις εμπειρίες τους με το λογισμικό ATS. Ποια ήταν τα προβλήματα που αντιμετώπισαν και πώς τα έλυσαν; Θα συνιστούσαν αυτό το πρόγραμμα σε άλλους υπεύθυνους προσλήψεων/ομάδες πρόσληψης ή όχι; Το να το ακούσετε από το στόμα του αλόγου είναι μια σταθερή απόδειξη για το τι μπορεί και τι δεν μπορεί να κάνει το λογισμικό.

2. Εξετάστε την ενσωμάτωσή του στην τεχνολογική σας στοίβα

Η εταιρεία σας πιθανότατα διαθέτει εργαλεία που βοηθούν στη διαχείριση άλλων εργασιών, όπως τα αρχεία μισθοδοσίας και τα έγγραφα απασχόλησης. Αν ναι, τότε πρέπει να επιλέξετε λογισμικό ATS που μπορεί να συνεργαστεί με αυτά τα εργαλεία.

Μπορεί να είναι προβληματικό αν το ATS σας απαιτεί να αναβαθμίσετε τα άλλα εργαλεία σας. Αυτό θα επιβραδύνει περισσότερο την εργασία της ομάδας σας παρά θα την επιταχύνει. Αν και ακούγεται σαν μια μικρή ταλαιπωρία, αυτό θα εξαρτηθεί από το πόσο χρειάζεστε τη νέα πρόσληψη. Αν ελπίζατε να τον εντάξετε το συντομότερο δυνατό, τα σχέδιά σας σίγουρα θα καθυστερήσουν.

Ως εκ τούτου, συνιστούμε να συζητήσετε με τον επαγγελματία πληροφορικής σας σχετικά με το αν το ATS που επιλέξατε μπορεί να ενσωματωθεί στη στοίβα τεχνολογίας. Είναι καλύτερο να προετοιμάσετε μια λίστα πριν από τη διαβούλευση μαζί τους για λόγους αποτελεσματικότητας. Αυτή η απόφαση θα σας εξοικονομήσει περισσότερο χρόνο και πόρους στο μέλλον και θα αποτρέψει την προαναφερθείσα ταλαιπωρία.

Συμπέρασμα

Οι αγγελίες και οι αιτήσεις εργασίας έχουν πάρει μια τεράστια στροφή λόγω του διαδικτύου. Είναι ευκολότερο για τους αιτούντες να διαλέξουν τις θέσεις εργασίας για τις οποίες θέλουν να υποβάλουν αίτηση. Ταυτόχρονα, οι υπεύθυνοι προσλήψεων έχουν πρόσβαση σε μια τεράστια δεξαμενή υποψηφίων, αν και μπορεί να είναι συντριπτική. Ως εκ τούτου, τα συστήματα παρακολούθησης υποψηφίων είναι εδώ για να κάνουν τη διαδικασία πιο αποτελεσματική και βολική και για τα δύο μέρη.

Εάν σκοπεύετε να επιλέξετε ένα ATS, υπάρχουν ορισμένοι παράγοντες που πρέπει να λάβετε υπόψη σας. Θα πρέπει να είναι ικανό να συγκεντρώνει και να ελέγχει τα ταλέντα και να διαθέτει μια φιλική προς τον χρήστη αγωγό ταλέντων. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να παρακολουθείτε σωστά τους υποψηφίους κατά τη διάρκεια της διαδικασίας πρόσληψης μέχρι να υπογράψουν μαζί σας. Το λογισμικό θα πρέπει να είναι σε θέση να δημοσιεύει αυτόματα και σε διάφορους ιστότοπους εργασίας, όταν δημοσιεύετε μια προκήρυξη. Με αυτόν τον τρόπο, εξοικονομείτε πολύ χρόνο και φτάνετε σε πολλούς ανθρώπους με την ανάρτηση της θέσης εργασίας σας. Αλλά για να το αξιοποιήσετε πλήρως αυτό, η ύπαρξη μιας εφαρμογής για κινητά ή η συμβατότητα με κινητά είναι σημαντικός παράγοντας.

Για τις μικρές επιχειρήσεις, πρέπει να λάβετε υπόψη σας μερικά πράγματα όταν επιλέγετε το σύστημα παρακολούθησης αιτούντων. Για παράδειγμα, πρέπει να ελέγξετε τις κριτικές των πελατών και τη φήμη της μάρκας. Με αυτόν τον τρόπο, θα ξέρετε τι έχουν να πουν οι χρήστες και οι ειδικοί γι' αυτό, προτού δαπανήσετε πόρους για να το αποκτήσετε. Πρέπει επίσης να εξετάσετε τον τρόπο με τον οποίο ενσωματώνεται στην παρούσα τεχνολογική σας στοίβα για να αποφύγετε περιττές ενοχλήσεις. Η προετοιμασία ενός καταλόγου λογισμικού ATS και η διαβούλευση με τον επαγγελματία πληροφορικής σας θα σας βοηθήσει σημαντικά σε αυτό το θέμα.