Προμήθειες μέσω σχεδιασμού: Δημιουργία ομάδων που ενδυναμώνουν τους στόχους της εταιρείας

Εισαγωγή

Όπως γνωρίζουμε, ο ρόλος των προμηθειών έχει διευρυνθεί σημαντικά τα τελευταία χρόνια. Παραδοσιακά επικεντρωμένοι στην εξισορρόπηση του κόστους με την ποιότητα και την παράδοση, οι οργανισμοί προμηθειών είναι πλέον υπεύθυνοι για πολύ ευρύτερους στόχους, όπως ο μετριασμός των κινδύνων, η καινοτομία, η βιωσιμότητα και η ποικιλομορφία, η ισότητα και η ένταξη (DEI).

Η εξέλιξη αυτή αναδεικνύει την ανάγκη για μια στρατηγική προσέγγιση στον οργανωτικό σχεδιασμό και για τη διάρθρωση της ομάδας με τρόπο που να επιτρέπει την αποτελεσματική αντιμετώπιση των νέων προτεραιοτήτων.

Ποιες είναι οι προκλήσεις στον μετασχηματισμό των προμηθειών;

Καθώς το πεδίο εφαρμογής των προμηθειών αυξάνεται, οι ηγέτες αντιμετωπίζουν διάφορες προκλήσεις, συμπεριλαμβανομένης της έλλειψης ταλέντων και της ανάγκης να δοθεί προτεραιότητα στη μακροπρόθεσμη ανάπτυξη. Σύμφωνα με την έρευνα Procurement Competencies Survey της Gartner, πάνω από το 75% των ηγετών προμηθειών και προμηθειών εφαρμόζουν πρόσβαση σε εξωτερικά μαθήματα και διαδραστική εσωτερική κατάρτιση για την ανάπτυξη των ικανοτήτων του προσωπικού. Αυτή η εστίαση στην ανάπτυξη ταλέντων είναι ζωτικής σημασίας για την αντιμετώπιση των ελλείψεων δεξιοτήτων και την ευθυγράμμιση των ομάδων με τους οργανωτικούς στόχους.

3 Βασικές δραστηριότητες για τη βελτιστοποίηση του οργανωτικού σχεδιασμού

Προκειμένου να δημιουργηθεί ένας οργανισμός προμηθειών που ευθυγραμμίζεται με τις προτεραιότητες της εταιρείας, η Gartner συνιστά να επικεντρωθείτε σε τρεις κρίσιμους τομείς:

1. Συγκριτική αξιολόγηση των γραμμών αναφοράς και του εύρους ελέγχου

Ο αποτελεσματικός οργανωτικός σχεδιασμός ξεκινά με την κατανόηση των δομών αναφοράς. Το Budget Benchmarking της Gartner αποκαλύπτει ότι οι επικεφαλής προμηθειών (CPOs) αναφέρονται συνήθως σε:

• Οικονομικοί διευθυντές (38%)
• Διευθυντές αλυσίδας εφοδιασμού (20%)
• Επικεφαλής επιχειρήσεων (19%)

Η έκταση του ελέγχου ποικίλλει επίσης ανάλογα με την οργανωτική απόδοση. Οι CPO με υψηλές επιδόσεις διαχειρίζονται κατά μέσο όρο οκτώ μέλη του προσωπικού, ενώ οι αντίστοιχοι σε εταιρείες με μέσες επιδόσεις επιβλέπουν έξι, και οι οργανισμοί με χαμηλές επιδόσεις αναφέρουν κατά μέσο όρο τέσσερα. Αυτά τα σημεία αναφοράς παρέχουν ένα πλαίσιο για τη βελτιστοποίηση των γραμμών αναφοράς και των μεγεθών των ομάδων για την ενίσχυση της αποτελεσματικότητας και της λογοδοσίας.

2. Καθορισμός του ιδανικού επιπέδου συγκεντρωτισμού

Ο βαθμός συγκέντρωσης επηρεάζει σημαντικά την αποτελεσματικότητα των προμηθειών. Η έρευνα για τη δομή της οργάνωσης των προμηθειών εντοπίζει τρία πρωταρχικά μοντέλα:

• **Κεντρικές δομές: **Αξιοποίηση οικονομιών κλίμακας και τυποποίηση διαδικασιών, αλλά μπορεί να εμποδίσει το χρόνο απόκρισης και τη διαχείριση των σχέσεων με τους προμηθευτές.
• **Αποκεντρωμένες δομές: **Επιτρέπουν μεγαλύτερη ευελιξία και ανταπόκριση, αλλά στερούνται τυποποίησης.
• Δομές με επικεφαλής το κέντρο: Συνδυάζουν την κεντρική εποπτεία με την τοπική εκτέλεση, προσφέροντας μια ισορροπημένη προσέγγιση.

Οι πρόσφατες τάσεις δείχνουν μια αναζωπύρωση των δομών υπό την ηγεσία του κέντρου, με το 51% των οργανισμών να υιοθετούν αυτό το μοντέλο σε σύγκριση με το 39% που προτιμά τις συγκεντρωτικές δομές. Η στροφή αυτή αποδίδεται στις αυξημένες διαταραχές της αλυσίδας εφοδιασμού, οι οποίες απαιτούν μεγαλύτερη προσαρμοστικότητα και στρατηγική ευθυγράμμιση. Οι ηγέτες πρέπει να αξιολογήσουν τις ανάγκες του οργανισμού τους για να καθορίσουν την καταλληλότερη δομή.

3. Ευθυγράμμιση των οδηγών αξίας με τις αποφάσεις σχεδιασμού του οργανισμού

Ο σχεδιασμός των οργανισμών προμηθειών θα πρέπει να αντανακλά τις στρατηγικές τους προτεραιότητες. Παραδείγματος χάριν:

• Δομές βάσει δραστηριοτήτων: Έμφαση στην αποτελεσματικότητα και την ταχύτητα.
• Δομές με βάση την κατηγορία: Προτεραιότητα στη συνολική αξία και την εξοικονόμηση κόστους.

Πέρα από το οργανόγραμμα, οι ηγέτες πρέπει να αντιμετωπίσουν τις διαρθρωτικές ελλείψεις βελτιώνοντας τα λειτουργικά μοντέλα και τα πλαίσια διακυβέρνησης. Αυτό διασφαλίζει ότι ο οργανισμός παραμένει ευέλικτος και ανταποκρίνεται στις μεταβαλλόμενες προτεραιότητες.

Ποια είναι η σημασία του σχεδιασμού ικανοτήτων;

Η οικοδόμηση των ικανοτήτων της ομάδας αποτελεί ουσιαστική πτυχή του μετασχηματισμού των προμηθειών. Περισσότερο από το 75% των διευθυντών προμηθειών και προμηθειών επενδύουν σε εξωτερικά μαθήματα και εσωτερική κατάρτιση για τη βελτίωση των δεξιοτήτων της ομάδας, καθώς και στην αποτελεσματική χρήση του λογισμικού αγορών. Ο σχεδιασμός ικανοτήτων βοηθά τους οργανισμούς να αντιμετωπίσουν τα κενά δεξιοτήτων, επιτρέποντας στις ομάδες προμηθειών να αντιμετωπίσουν αποτελεσματικά τις ποικίλες προκλήσεις.

Οι οργανισμοί προβαίνουν επίσης σε σημαντικές αλλαγές στις δομές τους, με το 82% να σχεδιάζει μέτριες έως σημαντικές οργανωτικές προσαρμογές το επόμενο έτος. Αυτή η προληπτική προσέγγιση διασφαλίζει ότι οι ομάδες προμηθειών είναι εξοπλισμένες για να χειρίζονται τις ανταγωνιστικές προτεραιότητες και τις συνεχείς αλλαγές.

4 Στρατηγικές για αποτελεσματικό οργανωτικό σχεδιασμό

Οι βασικοί τομείς που πρέπει να βελτιστοποιήσουν οι ηγέτες στους οργανισμούς προμηθειών είναι:

• *Βenchmarkέναντι των προτύπων του κλάδου: *Χρησιμοποιήστε πληροφορίες που βασίζονται σε δεδομένα για να αξιολογήσετε τις γραμμές αναφοράς, την έκταση του ελέγχου και τις οργανωτικές δομές.
• Αξιολογήστε τη συγκέντρωση έναντι της αποκέντρωσης: Εξετάστε τους συμβιβασμούς μεταξύ αποτελεσματικότητας και ανταπόκρισης για να προσδιορίσετε την ιδανική ισορροπία.
• Δώστε προτεραιότητα στην ανάπτυξη ικανοτήτων: Επενδύστε σε προγράμματα κατάρτισης και ανάπτυξης για τη δημιουργία ενός εξειδικευμένου και ευέλικτου εργατικού δυναμικού.
• **Αποκατάσταση διαρθρωτικών ελλείψεων: **Εξειδίκευση της διακυβέρνησης και των λειτουργικών μοντέλων για ευθυγράμμιση με τους οργανωτικούς στόχους.

Συμπέρασμα

Ο σχεδιασμός οργανισμών προμηθειών που ευθυγραμμίζονται με τις επιχειρηματικές προτεραιότητες είναι μια δυναμική διαδικασία που απαιτεί συνεχή αξιολόγηση και προσαρμογή.

Η σύσταση για τους διευθυντές προμηθειών είναι να επικεντρωθούν στις γραμμές αναφοράς, στη συγκέντρωση και στον σχεδιασμό με βάση την αξία, ώστε να μπορέσουν να δημιουργήσουν δομές που θα υποστηρίζουν τις διευρυμένες αρμοδιότητές τους. Σε συνδυασμό με τον στιβαρό σχεδιασμό ικανοτήτων και τη διαρθρωτική βελτίωση, οι στρατηγικές αυτές τοποθετούν τις ομάδες προμηθειών σε θέση να παρέχουν εξαιρετική αξία σε ένα πολύπλοκο και ταχέως εξελισσόμενο επιχειρηματικό περιβάλλον.