Πώς να βελτιστοποιήσετε τη συντήρηση θερέτρων και ενοικιαζόμενων ακινήτων με αποτελεσματικές λύσεις εφοδιαστικής και αποθήκευσης

Εισαγωγή

Η αποτελεσματική διαχείριση και συντήρηση μιας σειράς ακινήτων επηρεάζει άμεσα τρεις τομείς:

• Ικανοποίηση ενοικιαστών και κατοίκων.
• Λειτουργικό κόστος. Δηλαδή, η διατήρηση του κόστους σε χαμηλά επίπεδα.
• Η αξία του ακινήτου.

Είτε πρόκειται για μονοκατοικίες, είτε για κατοικίες, είτε για εμπορικά ακίνητα όπως τα θέρετρα, ένα καλά συντηρημένο ακίνητο δημιουργεί ένα ασφαλές και φιλόξενο περιβάλλον για τους ενοίκους.

Ωστόσο, η επίτευξη απρόσκοπτης συντήρησης ακινήτων είναι πιο εύκολο να ειπωθεί παρά να γίνει!

Οι διαχειριστές ακινήτων έχουν την επίπονη ευθύνη:

• Διαχείριση καθηκόντων ρουτίνας.
• Περνάει τις επιθεωρήσεις ασφαλείας.
• Επαρκής ανταπόκριση σε αιτήματα αντιδραστικής συντήρησης.

Και σαν να μην έφτανε αυτό, πρέπει να διασφαλίσουν ότι όλες οι δραστηριότητες συντήρησης είναι διαχειρίσιμες από την τσέπη.

Εάν είστε διαχειριστής ή ιδιοκτήτης ακινήτων με πονοκέφαλο(-ες) ακινήτων, έχετε έρθει στο σωστό μέρος. Αυτό το ιστολόγιο θα καλύψει στρατηγικές για το πώς τα θέρετρα και τα ενοικιαζόμενα ακίνητα μπορούν να εξορθολογίσουν τις εργασίες συντήρησης μέσω λύσεων εφοδιαστικής και αποθήκευσης.

Τι είναι η συντήρηση ακινήτων;

Η συντήρηση ακινήτων αναφέρεται στη συνεχή φροντίδα ενός κτιρίου ή μιας εγκατάστασης, η οποία περιλαμβάνει την επιδιόρθωση διαρροών υδραυλικών εγκαταστάσεων, την επίλυση ζητημάτων καταπολέμησης παρασίτων και τη διαχείριση βαθουλωμάτων και ρωγμών.

Υπάρχουν τέσσερις τύποι συντήρησης ακινήτων:

• Προληπτική συντήρηση: Προληπτική συντήρηση: Αυτή καλύπτει τις τακτικές επιθεωρήσεις και συντηρήσεις για την πρόληψη των προβλημάτων πριν προκύψουν.
• Αντιδραστική συντήρηση: όπως η επιδιόρθωση ζημιών από νερό ή η αντικατάσταση σπασμένων φωτιστικών.
• Συντήρηση με βάση την κατάσταση: Αποφεύγοντας περιττές εργασίες ή ξαφνικές βλάβες.
• Επιθεωρήσεις συντήρησης ή ασφάλειας. Αυτές απαιτούνται για δραστηριότητες βελτίωσης του σπιτιού, όπως για παράδειγμα κατά την εγκατάσταση ηλεκτρικού τζακιού.

Μια εταιρεία διαχείρισης ακινήτων εξισορροπεί αυτά τα τέσσερα επίπεδα συντήρησης, ελαχιστοποιώντας παράλληλα το κόστος και μεγιστοποιώντας την ικανοποίηση των ενοικιαστών ή των επισκεπτών.

Οι συνέπειες της κακής συντήρησης των ακινήτων

Οι κακές πρακτικές συντήρησης μπορούν να οδηγήσουν σε αρνητικές κριτικές, αυξημένους κινδύνους για την ασφάλεια, αποτυχημένες υγειονομικές επιθεωρήσεις και υψηλότερα μακροπρόθεσμα έξοδα. Συγκεκριμένα, επηρεάζονται οι ακόλουθοι τομείς.

Αξία ακινήτου

Η αξία του ακινήτου κάνει βουτιά. Δεν είναι καλή εικόνα για τον ιδιοκτήτη του ακινήτου αν το ακίνητό του έχει ιστορικό αποτυχίας ελέγχων ασφαλείας και παραμέλησης της συνήθους συντήρησης. Τέτοια ακίνητα προσελκύουν χαμηλότερα ενοίκια και είναι δύσκολο να πωληθούν.

Αυξημένο κόστος επισκευής

Η καθυστέρηση των επισκευών μπορεί να μετατρέψει ένα βουνό σε λόφο. Διακινδυνεύετε εκτεταμένες ζημιές και ανάπτυξη τυφλοπόντικων όταν αμελείτε κάτι τόσο κοινό όσο μια διαρροή νερού. Αυτό που υποτίθεται ότι θα ήταν μια απλή επιδιόρθωση τώρα προκαλεί τριπλάσιο ή τετραπλάσιο κόστος.

Αυτό δεν περιλαμβάνει τα κρυφά κόστη, όπως η απώλεια εισοδήματος από ενοίκια (εάν, για παράδειγμα, οι ενοικιαστές πρέπει να μετακομίσουν επειδή το ακίνητο έχει καταστεί ανασφαλές) και το μεταγενέστερο κόστος της πληρωμής νομικών συμβουλών και κυρώσεων για παραβιάσεις του κώδικα.

Δεν θέλετε να βρεθείτε σε αυτή την κατάσταση! Ας συζητήσουμε, λοιπόν, στρατηγικές λογιστικής και αποθήκευσης για να διατηρήσετε το κόστος συντήρησης όσο το δυνατόν χαμηλότερα για το χαρτοφυλάκιο ακινήτων σας.

Ποιες είναι οι στρατηγικές εφοδιαστικής;

Στο πλαίσιο της συντήρησης ακινήτων, η στρατηγική εφοδιαστικής καλύπτει τον προγραμματισμό, τον συντονισμό και τη διαχείριση των πόρων κατά τρόπο που να διασφαλίζει την αποτελεσματική εκτέλεση των δραστηριοτήτων συντήρησης των κτιρίων.

Πρόκειται για τη διασφάλιση της διαθεσιμότητας των κατάλληλων εργαλείων και προμηθειών όταν και όπου χρειάζεται.

Υπάρχουν διάφοροι τρόποι για την εφαρμογή τέτοιων στρατηγικών.

Κεντρικό σύστημα διαχείρισης

Η διαχείριση της συντήρησης απαιτεί τη διαχείριση διαφόρων μεταβλητών, όπως:

• Ηλεκτρονικά μηνύματα
• Υπολογιστικά φύλλα
• Τηλεφωνικές κλήσεις
• Αιτήματα και εργασίες συντήρησης
• Προγράμματα

Η διαχείριση αυτών των (συχνά δυναμικών και διαρκώς μεταβαλλόμενων) μεταβλητών σε διαφορετικά συστήματα αφήνει τους τεχνικούς συντήρησης ανοιχτούς στο να κάνουν λάθη και προκαλεί καθυστερήσεις στην εκπλήρωση των εργασιών συντήρησης.

Η λύση είναι ένα κεντρικό σύστημα διαχείρισης όπως το SiteCapture.

Ως λύση διαχείρισης έργων, βοηθά στην αυτοματοποίηση εργασιών, στην παρακολούθηση χρονοδιαγραμμάτων συντήρησης και στην παροχή ενημερώσεων σε πραγματικό χρόνο, διατηρώντας τις ομάδες συγχρονισμένες και έτοιμες να αντιμετωπίσουν τα ζητήματα γρήγορα. Τα εργαλεία διαχείρισης ηλιακών έργων προσφέρουν πρόσθετη υποστήριξη για ακίνητα με ηλιακές εγκαταστάσεις, διασφαλίζοντας ότι τα ενεργειακά συστήματα παραμένουν αποδοτικά. Συνδυάζοντας αυτές τις δυνατότητες, τα θέρετρα και τα ενοικιαζόμενα ακίνητα μπορούν να εκσυγχρονίσουν τις λειτουργίες, να βελτιώσουν την υλικοτεχνική υποδομή και να βελτιστοποιήσουν τη χρήση ενέργειας.

Από τη σκοπιά της ομάδας συντήρησης ακινήτων, γνωρίζουν ακριβώς τι πρέπει να δουλέψουν και τι να ιεραρχήσουν. Αυτό σημαίνει ότι τα πιο επείγοντα πράγματα που επηρεάζουν την καθημερινή διαβίωση διευθετούνται πρώτα, διατηρώντας τους ενοικιαστές ευχαριστημένους.

Όταν αποδεικνύετε την ικανότητά σας στη συντήρηση στους ιδιοκτήτες ακινήτων, η δημιουργία περισσότερων ακινήτων μέσω της προφορικής επικοινωνίας γίνεται ευκολότερη.

Διαχείριση αποθεμάτων και αυτοματοποιημένη αναπαραγγελία

Η προσεκτική και ακριβής διαχείριση των αποθεμάτων διασφαλίζει ότι οι προμήθειες και ο εξοπλισμός είναι διαθέσιμα μόνο όταν τα χρειάζεστε και στις σωστές ποσότητες. Αυτό μειώνει την πιθανότητα περιττών εξόδων και περιορίζει στο ελάχιστο τον χρόνο διακοπής λειτουργίας.

Για παράδειγμα, σε ένα σενάριο, θα μπορούσατε να παρακολουθείτε προμήθειες όπως υδραυλικά εξαρτήματα, προϊόντα καθαρισμού, ανταλλακτικά ηλεκτρικών εξαρτημάτων και εργαλεία που χρησιμοποιούνται από το προσωπικό συντήρησης. Θα γνωρίζετε ακριβώς τι υπάρχει σε απόθεμα και πού είναι αποθηκευμένο, εξοικονομώντας χρόνο και μειώνοντας την ανάγκη να κάνετε παραγγελίες της τελευταίας στιγμής.

Μπορείτε να συνδυάσετε τη διαχείριση αποθεμάτων με την αυτοματοποιημένη αναπαραγγελία. Στην περίπτωση αυτή, χρησιμοποιείτε ένα ψηφιακό σύστημα για την παρακολούθηση των επιπέδων των αποθεμάτων. Όταν ένα είδος αποθέματος πέσει κάτω από μια συγκεκριμένη ποσότητα, το σύστημα ενεργοποιεί μια αυτόματη αναπαραγγελία.

Ας υποθέσουμε ότι θέλετε τα αυτοματοποιημένα συστήματα να λειτουργούν αποτελεσματικά. Σε αυτή την περίπτωση, θα πρέπει να καταδυθείτε στην ιστορική χρήση των αποθεμάτων για να προσδιορίσετε τι χρησιμοποιείται περισσότερο, τι επαναπαραγγέλλεται περισσότερο και σε ποιες ποσότητες. Μπορείτε να ρυθμίσετε το σύστημα έτσι ώστε να μιμείται τις παρελθοντικές πρακτικές διαχείρισης αποθεμάτων που καθοδηγούνται από τον άνθρωπο.

Οι ιδιοκτήτες θερέτρων και ενοικιαζόμενων ακινήτων μπορούν να αξιοποιήσουν λύσεις επιχειρηματικής ευφυΐας ξενοδοχείων για να αναλύσουν τη χρήση του εξοπλισμού και τα επίπεδα αποθεμάτων για τη βελτιστοποίηση των εργασιών συντήρησης. Με αυτό το εργαλείο, οι ιδιοκτήτες και οι διαχειριστές ακινήτων μπορούν να βασίσουν τις δραστηριότητές τους σε πραγματικά δεδομένα και έτσι να διασφαλίσουν την αποτελεσματική συντήρηση των περιουσιακών στοιχείων.

Προγραμματισμός προληπτικής συντήρησης

Οι αισθητήρες του Διαδικτύου των Πραγμάτων (IoT) μπορούν να εγκατασταθούν σε εξοπλισμό όπως θερμοσίφωνες, συστήματα HVAC ή υδραυλικά εξαρτήματα για την παρακολούθηση της απόδοσής τους σε πραγματικό χρόνο.

Αυτές οι συσκευές συλλέγουν δεδομένα σχετικά με τη χρήση, τη θερμοκρασία ή τα επίπεδα πίεσης και στέλνουν ειδοποιήσεις όταν οι ενδείξεις υποδηλώνουν φθορά ή πιθανή βλάβη.

Μια συσκευή IoT αντλεί δεδομένα από συσκευές και τις παρακολουθεί σε πραγματικό χρόνο. (Η εικόνα παρέχεται από τον συγγραφέα.)

Για παράδειγμα, ένας αισθητήρας σε μια μονάδα HVAC μπορεί να ειδοποιεί το σύστημα όταν τα φίλτρα χρειάζονται αντικατάσταση ή όταν η μονάδα λειτουργεί αναποτελεσματικά.

Το λογισμικό συντήρησης ακινήτων μπορεί να συλλέγει αυτά τα δεδομένα και να προγραμματίζει αυτόματα τη συντήρηση με βάση τις πραγματικές συνθήκες και όχι τα προκαθορισμένα διαστήματα. Ως αποτέλεσμα, η συντήρηση γίνεται όταν χρειάζεται περισσότερο, αποτρέποντας ξαφνικές βλάβες και παρατείνοντας τη διάρκεια ζωής ενός περιουσιακού στοιχείου.

Χρήση βελτιστοποίησης διαδρομής

Η βελτιστοποίηση διαδρομής είναι χρήσιμη για ομάδες που διαχειρίζονται πολλές τοποθεσίες, όπως θέρετρα ή μονάδες διαμερισμάτων.

Το λογισμικό βελτιστοποίησης διαδρομών, όπως το Badger Mapping, βοηθά τις ομάδες να σχεδιάσουν τις πιο αποτελεσματικές διαδρομές καθώς ξεκινούν μια ημέρα εκπλήρωσης αιτημάτων συντήρησης. Το λογισμικό προσφέρει την καλύτερη διαδρομή με βάση διάφορες μεταβλητές, όπως οι κυκλοφοριακές συνθήκες, τα οδικά έργα και η διεύθυνση του ακινήτου.

Το λογισμικό βελτιστοποίησης διαδρομών παρέχει μια ολιστική εικόνα όλων των αιτημάτων συντήρησης για ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα.

Βοηθά επίσης τους διαχειριστές ακινήτων να αναθέτουν εργασίες λογικά. Για παράδειγμα, μπορούν να χωρίσουν τους τεχνικούς συντήρησης ανά συγκεκριμένη περιοχή ή τύπο αιτήματος συντήρησης.

Ως αποτέλεσμα:

• Ο χρόνος ταξιδιού ελαχιστοποιείται.
• Το κόστος καυσίμου βελτιστοποιείται.
• Οι επισκέπτες παραμένουν ικανοποιημένοι.

Βελτιστοποίηση λύσεων αποθήκευσης

Οι λύσεις αποθήκευσης είναι η τέχνη της αποθήκευσης και της πρόσβασης στον εξοπλισμό και τις προμήθειες που απαιτούνται για τις εργασίες συντήρησης.

Οι αποτελεσματικές λύσεις αποθήκευσης υποστηρίζουν τις ομαλές ροές εργασίας μειώνοντας τον χρόνο αναζήτησης πόρων, διατηρώντας τα αντικείμενα αποθηκευμένα με ασφάλεια και εξασφαλίζοντας ότι οι κρίσιμες προμήθειες είναι πάντα διαθέσιμες όταν χρειάζονται.

Ας εξετάσουμε διάφορες λύσεις αποθήκευσης.

Μεταλλικά κτίρια

Μια εξαιρετική στρατηγική για την προστασία του πολύτιμου εξοπλισμού και των προμηθειών του θέρετρου σας είναι η αποθήκευσή τους σε ένα μεταλλικό κτίριο. Αυτές οι προσαρμόσιμες κατασκευές προσφέρουν μια οικονομικά αποδοτική και ανθεκτική λύση που προστατεύει τα περιουσιακά σας στοιχεία από τα στοιχεία της φύσης και μειώνει το κόστος συντήρησης.

Κατ' επέκταση, ένα ολόκληρο κτίριο από μέταλλο μπορεί να αντέξει στη δοκιμασία του χρόνου και της μητέρας φύσης.

Οι τιμές των μεταλλικών κτιρίων μπορεί να ποικίλλουν ανάλογα με τις ανάγκες σας, αλλά μπορείτε να βρείτε μια λύση που να ταιριάζει στον προϋπολογισμό σας και στις συγκεκριμένες απαιτήσεις σας.

Βελτιστοποίηση κάθετης αποθήκευσης

Η βελτιστοποίηση της κατακόρυφης αποθήκευσης μεγιστοποιεί τη χρήση του διαθέσιμου χώρου με τη χρήση τοίχων, ραφιών και ραφιών πολλαπλών επιπέδων για την αποθήκευση εργαλείων, εξοπλισμού και προμηθειών.

Τα αντικείμενα είναι οργανωμένα έτσι ώστε να διασφαλίζεται ότι τα συχνά χρησιμοποιούμενα αντικείμενα είναι εύκολα προσβάσιμα, ενώ τα λιγότερο χρησιμοποιούμενα αντικείμενα αποθηκεύονται ψηλότερα.

Βελτιστοποίηση της κάθετης αποθήκευσης:

• Μειώνει την ακαταστασία.
• Βελτιώνει την προσβασιμότητα.
• Εξοικονομεί χρόνο στην εξαγωγή των απαιτούμενων εργαλείων - ειδικά κατά τη διάρκεια επειγουσών επισκευών.
• Δημιουργεί ένα πιο οργανωμένο περιβάλλον αποθήκευσης μέσω ευδιάκριτων και κατηγοριοποιημένων ετικετών.
• Αξιοποιεί με τον καλύτερο τρόπο τον περιορισμένο χώρο.

Συστήματα διαχείρισης αποθηκών

Ένα σύστημα διαχείρισης αποθήκης (WMS) βοηθά στην παρακολούθηση των αποθεμάτων, στην οργάνωση της αποθήκευσης και στον εξορθολογισμό της διακίνησης των εμπορευμάτων, διασφαλίζοντας ότι τα είδη αποθηκεύονται, συλλέγονται και διανέμονται αποτελεσματικά.

Ένα WMS παρέχει πληροφορίες σε πραγματικό χρόνο σχετικά με τα επίπεδα αποθεμάτων, τις τοποθεσίες και τα πρότυπα χρήσης, διευκολύνοντας τη διατήρηση της ακρίβειας των αποθεμάτων και την αποφυγή υπεραποθεμάτων ή ελλείψεων.

Αυτοματοποιεί επίσης διαδικασίες όπως η παραλαβή αποστολών, η ανάθεση θέσεων αποθήκευσης και η δημιουργία ειδοποιήσεων αναπλήρωσης, βελτιώνοντας την παραγωγικότητα και μειώνοντας τα σφάλματα στις λειτουργίες της αποθήκης.

Τελικές σκέψεις

Η διαχείριση ακινήτων δεν χρειάζεται να είναι αγχωτική.

Βελτιώνοντας τον τρόπο αποθήκευσης των περιουσιακών στοιχείων που απαιτούνται για την εκπλήρωση των αιτημάτων και βελτιώνοντας τη διαδικασία εκτέλεσης των εργασιών συντήρησης, ο διαχειριστής ακινήτων μπορεί να δημιουργήσει μια πιο παραγωγική ροή εργασιών συντήρησης που ωφελεί τους ιδιοκτήτες, τους τεχνικούς και τους ενοίκους.

Εξετάστε το ενδεχόμενο εφαρμογής των στρατηγικών που προτείνονται σε αυτό το ιστολόγιο για να δημιουργήσετε ένα καλά συντηρημένο και αξιόπιστο οικοσύστημα συντήρησης ακινήτων που αντανακλά επαγγελματισμό και φροντίδα.