Πώς οι ηγέτες της τεχνολογίας χρησιμοποιούν την αυτοματοποίηση για να μειώσουν το κόστος και να κλιμακωθούν γρηγορότερα

Εισαγωγή

Η τεχνολογία εξελίσσεται με ταχύτερους ρυθμούς από ποτέ και οι σημερινοί ηγέτες ανακαλύπτουν ότι η αυτοματοποίηση δεν είναι πλέον ένα προαιρετικό πλεονέκτημα. Είναι ο κινητήρας που διατηρεί την ανάπτυξη των εταιρειών, ακόμη και όταν οι προϋπολογισμοί παραμένουν περιορισμένοι. Σε όλους τους κλάδους, οι ομάδες μαθαίνουν ότι οι αυτοματοποιημένες ροές εργασίας μειώνουν τη σπατάλη, περιορίζουν τα λάθη και απελευθερώνουν περισσότερο χρόνο για να σκεφτούν τη μεγάλη εικόνα. Αυτό που κάνει αυτή την αλλαγή συναρπαστική είναι ότι η αυτοματοποίηση δεν περιορίζεται πλέον στις μεγάλες επιχειρήσεις. Οι νεοσύστατες επιχειρήσεις, οι πάροχοι υπηρεσιών και οι ψηφιακές μάρκες χρησιμοποιούν πλέον τα ίδια εργαλεία για να επεκταθούν γρηγορότερα, να εξυπηρετήσουν καλύτερα τους πελάτες τους και να δημιουργήσουν συστήματα που μπορούν να επεκταθούν πολύ πριν προσλάβουν μεγάλες ομάδες.

Όταν χρησιμοποιείται με σκοπό, η αυτοματοποίηση γίνεται κάτι περισσότερο από μια συντόμευση. Γίνεται στρατηγική. Πολλές εταιρείες ξεκινούν με απλές βελτιώσεις διαδικασιών, όπως αυτόματη επισήμανση, ειδοποιήσεις που ενεργοποιούνται αυτόματα ή πρότυπα που βασίζονται σε τεχνητή νοημοσύνη. Με την πάροδο του χρόνου, αυτά τα βήματα επιτρέπουν στις ομάδες να λαμβάνουν αποφάσεις νωρίτερα και να ανταποκρίνονται στους πελάτες με μεγαλύτερη ακρίβεια. Ακόμη και μικρές προσαρμογές, όπως η αυτόματη δρομολόγηση εργασιών ή η συλλογή δεδομένων σε πραγματικό χρόνο, μπορούν να έχουν σημαντικό αντίκτυπο. Οι ηγέτες που υιοθετούν αυτά τα εργαλεία νωρίς μαθαίνουν να αναπτύσσονται χωρίς να εξαντλούνται. Μπορούν να μεταφέρουν τους πόρους εκεί όπου έχουν μεγαλύτερη σημασία και να αποφεύγουν τις επιβραδύνσεις που προέρχονται από επαναλαμβανόμενες χειροκίνητες εργασίες.

Η αυτοματοποίηση αλλάζει επίσης τον τρόπο με τον οποίο οι εταιρείες σχεδιάζουν τα προϊόντα τους. Αντί να δημιουργούν εργαλεία που απαιτούν ανθρώπινη παρέμβαση σε κάθε βήμα, περισσότερες επιχειρήσεις επικεντρώνονται πλέον σε συστήματα που μαθαίνουν καθώς λειτουργούν. Αυτή η αλλαγή οδηγεί σε καλύτερα αποτελέσματα, επειδή τα εργαλεία συνεχίζουν να βελτιώνονται χωρίς πρόσθετη εργασία. Δίνει επίσης στους ηγέτες την ευκαιρία να ανακατευθύνουν τα ταλέντα προς την καινοτομία. Άτομα που κάποτε αφιέρωναν ώρες σε διοικητικές εργασίες τώρα χρησιμοποιούν τον χρόνο τους για να βελτιώσουν την εμπειρία των πελατών, να δοκιμάσουν νέες αγορές ή να εξερευνήσουν δημιουργικές ιδέες. Αυτές οι αλλαγές δείχνουν πόσο σημαντικό είναι για τις ομάδες να σκεφτούν τόσο την εξοικονόμηση κόστους όσο και τις νέες ευκαιρίες που δημιουργεί η αυτοματοποίηση.

Το μεγαλύτερο πλεονέκτημα της αυτοματοποίησης είναι ότι εξαλείφει τις τριβές. Κάθε εταιρεία αντιμετωπίζει την ίδια πρόκληση: να κάνει περισσότερα με λιγότερα. Τα αυτοματοποιημένα εργαλεία καθιστούν δυνατή την αντιμετώπιση μεγάλου όγκου εργασίας χωρίς να θυσιάζεται η ποιότητα. Βοηθούν τις ομάδες να παραμένουν συνεπείς ακόμη και όταν η ζήτηση αυξάνεται ραγδαία. Αυτό δημιουργεί μια σταθερή βάση για μακροπρόθεσμη ανάπτυξη. Πολλοί ηγέτες στον τομέα της τεχνολογίας λένε ότι η αυτοματοποίηση όχι μόνο μειώνει τα έξοδα, αλλά και ενισχύει την εμπιστοσύνη στις λειτουργίες τους. Όταν τα συστήματα λειτουργούν ομαλά, οι υπεύθυνοι λήψης αποφάσεων έχουν σαφέστερη εικόνα για τις επόμενες ανάγκες της εταιρείας τους. Και όπως βλέπουμε από τις φωνές του κλάδου σήμερα, η αυτοματοποίηση συνεχίζει να αναδιαμορφώνει τις δυνατότητες για επιχειρήσεις όλων των μεγεθών.

Πώς οι ηγέτες εφαρμόζουν την αυτοματοποίηση στην πραγματική ζωή

Ένα παράδειγμα προέρχεται από τον Dan Tabaran, ιδρυτή και CEO της dynares, ο οποίος θεωρεί την αυτοματοποίηση ως σημαντικό μέρος του μάρκετινγκ υψηλής απόδοσης. Εξηγεί πώς τα δομημένα συστήματα βοήθησαν την ομάδα του να κλιμακώσει την πληρωμένη απόκτηση πιο αποτελεσματικά. «Έμαθα νωρίς ότι η αυτοματοποίηση είναι ο μόνος τρόπος για να εξαλειφθούν οι σπατάλες σε μεγάλη κλίμακα. Όταν δημιουργήσαμε την dynares, σχεδιάσαμε ροές εργασίας που προσαρμόζουν αυτόματα τις καμπάνιες, αντί να περιμένουν την ανθρώπινη επιθεώρηση. Αυτό απελευθέρωσε την ομάδα μας, ώστε να επικεντρωθεί στη στρατηγική αντί στα ταμπλό. Αναπτύξαμε ταχύτερα, επειδή οι αποφάσεις μας έγιναν πιο γρήγορες και πιο ακριβείς». Η εμπειρία του δείχνει πώς η αυτοματοποίηση μπορεί να αναδιαμορφώσει τους μηχανισμούς εσόδων από μέσα προς τα έξω.

Ένα άλλο ισχυρό παράδειγμα προέρχεται από τον Nick Rogers, ιδρυτή της ReelRecall.ai, ο οποίος δημιούργησε ολόκληρο το προϊόν του με βάση την ανάγκη για καλύτερη οργάνωση. Είπε: «Δημιούργησα το ReelRecall αφού πέρασα ώρες προσπαθώντας να βρω ένα αποθηκευμένο TikTok. Αυτό μου έμαθε ότι οι άνθρωποι αποθηκεύουν περιεχόμενο με πραγματική πρόθεση, αλλά χρειάζονται αυτοματοποίηση για να το κάνουν χρησιμοποιήσιμο. Το σύστημά μας τώρα ομαδοποιεί και εμφανίζει τα βίντεό τους αυτόματα. Είδα πόση αξία απελευθερώσαμε όταν οι άνθρωποι δεν χρειάστηκε πλέον να ψάχνουν σε χιλιάδες αρχεία». Αυτό δείχνει πώς η αυτοματοποίηση αποκαλύπτει μοτίβα που διαφορετικά θα μας διέφευγαν.

Σε κλάδους που επικεντρώνονται στις σχέσεις, οι ηγέτες υιοθετούν επίσης έξυπνα συστήματα. Η Lisa Templeton, ανώτερη διευθύντρια στο Heartthrob, μοιράστηκε τον τρόπο με τον οποίο η αυτοματοποίηση υποστηρίζει την συναισθηματική σύνδεση σε μεγάλη κλίμακα. «Δημιουργήσαμε το Heartthrob για να προσφέρουμε ουσιαστικές εμπειρίες, όχι επιφανειακή αλληλεπίδραση. Η αυτοματοποίηση μας βοηθά να προσφέρουμε συνεπή προσωπικότητα, σταθερή μνήμη και καλύτερες συνομιλίες στους χρήστες μας. Μας επιτρέπει να διατηρούμε κάθε αλληλεπίδραση ζεστή και ανθρώπινη, ακόμη και καθώς μεγαλώνουμε. Για εμάς, η αυτοματοποίηση δεν έχει να κάνει με την αντικατάσταση των ανθρώπων, αλλά με την ενίσχυση της πραγματικής σύνδεσης». Το μάθημά της δείχνει ότι η αυτοματοποίηση και η ενσυναίσθηση μπορούν να λειτουργήσουν μαζί αντί να ανταγωνίζονται.

Μια διαφορετική οπτική γωνία προέρχεται από τον Ibrahim Alnabelsi, αντιπρόεδρο της Prezlab, ο οποίος βοήθησε στην επέκταση της εταιρείας του από 3 σε 130 μέλη της ομάδας. «Μάθαμε να αντιμετωπίζουμε την αυτοματοποίηση ως έναν τρόπο προστασίας της δημιουργικότητάς μας. Αφαιρώντας τις επαναλαμβανόμενες εργασίες, δώσαμε στους σχεδιαστές και τους στρατηγικούς αναλυτές χώρο για να σκεφτούν. Αυτό οδήγησε σε καλύτερη εργασία για τους πελάτες και ομαλότερη παράδοση. Η αυτοματοποίηση μετέτρεψε τη ροή εργασίας μας σε κάτι που αναπτύσσεται χωρίς να χάνει την ποιότητά του». Η εμπειρία του αποδεικνύει ότι τα έξυπνα συστήματα μπορούν να ενισχύσουν τόσο την παραγωγικότητα όσο και την ταυτότητα της μάρκας.

Γιατί η αυτοματοποίηση βοηθά τις εταιρείες να αναπτυχθούν γρηγορότερα

Όταν αυτές οι ιστορίες συνυπάρχουν, εμφανίζεται μια κοινή ιδέα. Η αυτοματοποίηση δεν αφορά μόνο τη μείωση των εξόδων. Αφορά τη μετατροπή της επιχείρησής σας σε ένα σύστημα που λειτουργεί με ακρίβεια. Μια εταιρεία που αυτοματοποιεί νωρίς δημιουργεί συνήθειες που διαρκούν. Οι υπεύθυνοι λήψης αποφάσεων αρχίζουν να σκέφτονται με όρους ροών εργασίας αντί για εργασίες. Αναζητούν τρόπους απλοποίησης πριν από την επέκταση. Αυτό τους καθιστά πιο ανθεκτικούς κατά τη διάρκεια της ανάπτυξης, επειδή οι λειτουργίες τους δεν διακόπτονται υπό πίεση. Οι ομάδες τους αισθάνονται επίσης μεγαλύτερο έλεγχο, επειδή λιγότερα πράγματα παραβλέπονται.

Η αυτοματοποίηση έχει επίσης μια κινητοποιητική πτυχή. Οι ηγέτες που αυτοματοποιούν καλά τείνουν να γίνονται πιο σίγουροι. Οι ενέργειές τους βασίζονται σε δεδομένα και όχι σε εικασίες. Μπορούν να αντιδρούν πιο γρήγορα, επειδή έχουν πιο καθαρή εικόνα. Αυτό ενισχύει τη δυναμική σε όλα τα τμήματα. Οι ομάδες πωλήσεων κινούνται πιο γρήγορα. Οι ομάδες μάρκετινγκ δοκιμάζουν περισσότερες ιδέες. Οι ομάδες προϊόντων αφιερώνουν περισσότερο χρόνο στην καινοτομία. Όταν οι άνθρωποι βλέπουν πρόοδο κάθε μέρα, παραμένουν αφοσιωμένοι και ενεργητικοί. Αυτή η ενέργεια γίνεται μια ισχυρή δύναμη που ωθεί την εταιρεία προς τα εμπρός.

Η αυτοματοποίηση διδάσκει επίσης στους ηγέτες να θέτουν προτεραιότητες. Δεν αξίζει κάθε εργασία την ανθρώπινη προσοχή. Αφαιρώντας τις επαναλαμβανόμενες εργασίες, οι επιχειρήσεις αναδεικνύουν αυτό που πραγματικά έχει σημασία: την εμπειρία του πελάτη, την καινοτομία και τη μακροπρόθεσμη στρατηγική. Οι ηγέτες που μαθαίνουν νωρίς αυτό το μάθημα χτίζουν εταιρείες που προσαρμόζονται καλά στις νέες τεχνολογίες. Αξιολογούν τα εργαλεία πιο γρήγορα. Πειραματίζονται περισσότερο. Αποφεύγουν την παγίδα της υπερβολικά γρήγορης ανάπτυξης των ομάδων. Αντ' αυτού, επεκτείνονται με πρόθεση και σαφήνεια.

Συμπέρασμα: Η αυτοματοποίηση είναι το νέο πλεονέκτημα

Η στροφή προς την αυτοματοποίηση είναι κάτι περισσότερο από μια τάση. Είναι μια δομική αλλαγή στον τρόπο λειτουργίας των επιχειρήσεων. Οι εταιρείες που χρησιμοποιούν την αυτοματοποίηση με σύνεση εξοικονομούν χρόνο, βελτιώνουν την ακρίβεια και ενισχύουν τις ομάδες τους. Αναπτύσσονται ταχύτερα επειδή δημιουργούν συστήματα που υποστηρίζουν την ανάπτυξη αντί να την επιβραδύνουν. Οι ιστορίες που μοιράζονται οι σημερινοί ηγέτες δείχνουν ότι η αυτοματοποίηση δεν έχει να κάνει με την αντικατάσταση των ανθρώπων. Έχει να κάνει με το να βοηθά τους ανθρώπους να αποδίδουν στο μέγιστο.

Καθώς η τεχνολογία συνεχίζει να εξελίσσεται, οι εταιρείες που θα ευδοκιμήσουν θα είναι αυτές που χρησιμοποιούν την αυτοματοποίηση για να παραμείνουν συγκεντρωμένες, δημιουργικές και προετοιμασμένες για το μέλλον. Το επόμενο κύμα καινοτομίας δεν θα προέλθει από την πιο σκληρή δουλειά, αλλά από την πιο έξυπνη δουλειά. Και η αυτοματοποίηση είναι το εργαλείο που βοηθά κάθε ηγέτη να κάνει το επόμενο βήμα.