3 συμβουλές για να κάνετε την εξωτερική ανάθεση της καταχώρησης δεδομένων πιο αποτελεσματική

Εισαγωγή

Παρόλο που η καταχώρηση δεδομένων μπορεί να μοιάζει με ασήμαντη εργασία, η επιχειρησιακή αποτελεσματικότητα του οργανισμού σας εξαρτάται από αυτήν. Σας βοηθά να διατηρείτε πληροφορίες σχετικά με τις λειτουργίες του οργανισμού, οι οποίες σας επιτρέπουν να λαμβάνετε τεκμηριωμένες αποφάσεις, να σχεδιάζετε στρατηγικές και να επιτρέπετε την ανάπτυξη της επιχείρησης.

Η καταχώρηση δεδομένων έχει πραγματικά σημασία για την επιτυχία της επιχείρησης και κάθε οργανισμός πρέπει να εστιάζει στην ακριβή καταχώρηση δεδομένων. Ωστόσο, πρόκειται για μια κουραστική και χρονοβόρα εργασία και η τρέχουσα ομάδα σας μπορεί να μην έχει το εύρος ζώνης για να τη χειριστεί. Σε αυτή την περίπτωση, οι υπηρεσίες εξωτερικής διαχείρισης δεδομένων μπορούν να σας βοηθήσουν να απαλλαγείτε από το βάρος που σας αναλογεί. Αλλά με τόσες πολλές διαθέσιμες επιλογές, πώς μπορείτε να επιλέξετε τη σωστή; Το ακόλουθο άρθρο μιλάει για τρεις στρατηγικές που θα κάνουν την εξωτερική ανάθεση της καταχώρησης δεδομένων πιο αποτελεσματική.

Τι περιλαμβάνεται στις υπηρεσίες εξωτερικής ανάθεσης καταχώρησης δεδομένων;

Η εξωτερική ανάθεση της εργασίας καταχώρησης δεδομένων σημαίνει την πρόσληψη ενός τρίτου παρόχου υπηρεσιών για να χειριστεί την καταχώρηση δεδομένων του οργανισμού σας. Αυτοί οι επαγγελματίες διατηρούν βασικές πληροφορίες σχετικά με τις δραστηριότητες του οργανισμού σας και βελτιώνουν τη διαχείριση των δεδομένων.

Παρόλο που δεν αποτελούν μέρος της εσωτερικής ομάδας του οργανισμού σας, εκτελούν κάθε εργασία που σχετίζεται με την καταχώρηση δεδομένων. Οι υπηρεσίες τους περιλαμβάνουν τα εξής:

• Εισαγωγή των πληροφοριών του οργανισμού στη βάση δεδομένων, στα λογιστικά φύλλα ή στα συστήματα CRM.
• Μεταγραφή αρχείων ήχου σε μορφή κειμένου.
• Επεξεργασία των τιμολογίων, των παραγγελιών, των εντύπων ή των αιτήσεων.
• Μετατροπή των έντυπων αντιγράφων διαφόρων εγγράφων σε μαλακά αντίγραφα.

Όταν ζητάτε βοήθεια από μια εταιρεία εξωτερικής ανάθεσης, θα απασχολήσει μια ομάδα εμπειρογνωμόνων καταχώρησης δεδομένων για τον οργανισμό σας. Η ομάδα είναι εξαιρετικά έμπειρη και εξοπλισμένη με τα εργαλεία για τον χειρισμό μεγάλου όγκου δεδομένων.

Αναθέτοντας την εργασία καταχώρησης δεδομένων σε εξωτερικούς συνεργάτες, μπορείτε να συγκεντρώσετε διαφορετικά ταλέντα από όλο τον κόσμο για να χειριστούν ορισμένες από τις βασικές λειτουργίες του οργανισμού σας, και το καλύτερο είναι ότι δεν χρειάζεται να τους παρέχετε οποιαδήποτε οφέλη για τους εργαζόμενους.

Στρατηγικές για να κάνετε την εξωτερική ανάθεση της καταχώρησης δεδομένων πιο αποτελεσματική

Η εξωτερική ανάθεση της καταχώρησης δεδομένων έχει πολλά οφέλη. Αλλά πώς μπορεί κανείς να την κάνει πιο αποτελεσματική; Ας το μάθουμε στην παρακάτω ενότητα:

1. Εξετάστε την ασφάλεια των δεδομένων τους

Η ασφάλεια των δεδομένων είναι απαραίτητη για κάθε οργανισμό. Εάν αναθέτετε την εργασία εισαγωγής δεδομένων σε εξωτερικούς συνεργάτες, πιθανότατα ανησυχείτε ότι ένα τρίτο μέρος θα έχει πρόσβαση και θα επεξεργάζεται τα ιδιωτικά και ευαίσθητα δεδομένα σας. Εάν δεν ενημερωθείτε για τις ειδικές ανάγκες ασφαλείας του παρόχου υπηρεσιών, ενδέχεται να θέσετε σε κίνδυνο τις ευαίσθητες πληροφορίες και την εμπιστευτικότητα των δεδομένων σας.

Προσδιορίστε το επίπεδο ασφάλειας δεδομένων που απαιτείται για τον οργανισμό σας και συζητήστε το με τον πάροχο υπηρεσιών. Επίσης, αναλύστε την τρέχουσα ρύθμιση ασφαλείας τους. Εάν σκοπεύετε να τους παρέχετε τα εσωτερικά σας εργαλεία, φροντίστε να αξιολογήσετε τις δεξιότητές τους στη διαχείριση δεδομένων για το χειρισμό ευαίσθητων δεδομένων και πληροφοριών.

2. Εφαρμόστε ένα σαφές συμβόλαιο

Όταν εφαρμόζετε μια διαφανή σύμβαση με τον πάροχο υπηρεσιών σας, η οποία καθορίζει τους κανόνες προστασίας δεδομένων και συμμόρφωσης που πρέπει να ακολουθεί, εξασφαλίζετε σαφή επικοινωνία σχετικά με τα πρότυπα ασφαλείας του οργανισμού σας.

Για να μειώσετε τους κινδύνους κυβερνοασφάλειας, πρέπει επίσης να συμπεριλάβετε στη σύμβασή σας ρήτρα προστασίας δεδομένων. Η συμφωνία θα πρέπει να είναι όσο το δυνατόν πιο περιεκτική, αναφέροντας τις διαδικασίες που πρέπει να ακολουθήσουν για να διασφαλίσουν την ασφάλεια και την προστασία των δεδομένων.

3. Υπολογίστε προσεκτικά το ROI σας

Οι περισσότεροι οργανισμοί επιλέγουν να αναθέσουν τις εργασίες καταχώρησης δεδομένων σε εξωτερικούς συνεργάτες επειδή θέλουν να μειώσουν το λειτουργικό τους κόστος. Ως εκ τούτου, όταν προσλαμβάνετε μια ομάδα επαγγελματιών, προσδιορίστε ποσοτικά τα οφέλη που παρέχουν. Τα οφέλη θα περιλαμβάνουν τόσο χρηματικά όσο και μη χρηματικά πλεονεκτήματα, που κυμαίνονται από την αυξημένη ικανοποίηση των πελατών, τη βελτιωμένη ταμειακή ροή, τη μείωση του εισοδήματος και πολλά άλλα.

Συγκρίνετε τα οφέλη με την επένδυσή σας για να προσδιορίσετε την απόδοση της επένδυσης. Εάν η διαδικασία εξωτερικής ανάθεσης αποφέρει ικανοποιητική απόδοση της επένδυσης, είστε στη σωστή κατεύθυνση. Ωστόσο, αν δεν το κάνει, πρέπει να ερευνήσετε περαιτέρω για να βρείτε μια υπηρεσία που θα σας προσφέρει ικανοποιητική απόδοση της επένδυσης.

Συμπέρασμα

Η καταχώρηση δεδομένων είναι μια βασική εργασία που συνεπάγεται το χειρισμό ευαίσθητων πληροφοριών σχετικά με τις δραστηριότητες του οργανισμού σας και τη συστηματική οργάνωσή τους. Ωστόσο, είναι επίσης κουραστική και χρονοβόρα. Ως εκ τούτου, η εξωτερική ανάθεση είναι η καλύτερη οδός που μπορεί να ακολουθήσει η επιχείρησή σας.

Αλλά να θυμάστε, αν θέλετε να αξιοποιήσετε στο έπακρο την εξωτερική ανάθεση της εργασίας καταχώρησης δεδομένων, πρέπει να προσλάβετε έναν αξιόπιστο πάροχο υπηρεσιών που είναι εξοπλισμένος για να συμμορφώνεται με τους κανονισμούς ασφαλείας του οργανισμού σας.