Intro
Wie wir wissen, hat sich die Rolle der Beschaffung in den letzten Jahren erheblich erweitert. Während der Schwerpunkt traditionell auf einem ausgewogenen Verhältnis zwischen Kosten, Qualität und Lieferung lag, sind Beschaffungsorganisationen heute für viel umfassendere Ziele wie Risikominderung, Innovation, Nachhaltigkeit und Vielfalt, Gleichberechtigung und Integration (DEI) verantwortlich.
Diese Entwicklung verdeutlicht die Notwendigkeit eines strategischen Ansatzes bei der organisatorischen Gestaltung und der Strukturierung des Teams, damit diese neuen Prioritäten effektiv erfüllt werden können.
Was sind die Herausforderungen bei der Umgestaltung der Beschaffung?
Mit dem wachsenden Umfang des Beschaffungswesens sehen sich die Verantwortlichen mit mehreren Herausforderungen konfrontiert, darunter ein Mangel an Talenten und die Notwendigkeit, der langfristigen Entwicklung Priorität einzuräumen. Laut Gartner's Procurement Competencies Survey implementieren mehr als 75 % der Beschaffungsleiter den Zugang zu externen Kursen und interaktiven internen Schulungen, um die Kompetenzen ihrer Mitarbeiter zu erweitern. Diese Konzentration auf die Talententwicklung ist entscheidend für die Überwindung von Kompetenzlücken und die Ausrichtung der Teams auf die Unternehmensziele.
3 Schlüsselaktivitäten zur Optimierung der Organisationsgestaltung
Um eine Beschaffungsorganisation zu schaffen, die sich an den Prioritäten des Unternehmens orientiert, empfiehlt Gartner, sich auf drei kritische Bereiche zu konzentrieren:
1. Benchmarking der Berichtslinien und der Kontrollspanne
Eine effektive Organisationsgestaltung beginnt mit dem Verständnis der Berichtsstrukturen. Das Budget-Benchmarking von Gartner zeigt, dass Chief Procurement Officers (CPOs) am häufigsten an folgende Personen berichten:
- Finanzvorstände (38%)
- Hauptverantwortliche für die Lieferkette (20%)
- Leiter der operativen Bereiche (19%)
Auch die Kontrollspanne variiert je nach Unternehmensleistung. Leistungsstarke CPOs leiten durchschnittlich acht Mitarbeiter, während ihre Kollegen in Unternehmen mit durchschnittlicher Leistung sechs und in Unternehmen mit geringer Leistung durchschnittlich vier Mitarbeiter beaufsichtigen. Diese Benchmarks bieten einen Rahmen für die Optimierung von Berichtslinien und Teamgrößen, um Effizienz und Verantwortlichkeit zu verbessern.
2. Bestimmen Sie den idealen Grad der Zentralisierung
Der Grad der Zentralisierung hat einen erheblichen Einfluss auf die Effektivität der Beschaffung. In der Umfrage zur Organisationsstruktur der Beschaffung wurden drei Hauptmodelle identifiziert:
- **Zentralisierte Strukturen: **Nutzung von Skaleneffekten und Standardisierung von Prozessen, kann aber die Reaktionszeit und das Management von Lieferantenbeziehungen behindern.
- **Dezentralisierte Strukturen: **Erlauben größere Flexibilität und Reaktionsfähigkeit, sind aber nicht standardisiert.
- Zentrumsgeführte Strukturen: Eine Kombination aus zentraler Aufsicht und lokaler Ausführung bietet einen ausgewogenen Ansatz.
Jüngste Trends deuten auf ein Wiederaufleben zentrumsgeführter Strukturen hin: 51 % der Unternehmen setzen auf dieses Modell, während 39 % zentralisierte Strukturen bevorzugen. Diese Verschiebung wird auf die zunehmenden Störungen in der Lieferkette zurückgeführt, die eine größere Anpassungsfähigkeit und strategische Ausrichtung erfordern. Führungskräfte müssen die Bedürfnisse ihrer Organisation bewerten, um die am besten geeignete Struktur zu bestimmen.
3. Werttreiber mit Entscheidungen zur Organisationsgestaltung abstimmen
Die Gestaltung von Beschaffungsorganisationen sollte deren strategische Prioritäten widerspiegeln. Zum Beispiel:
- Tätigkeitsbezogene Strukturen: Fokus auf Effizienz und Geschwindigkeit.
- Kategoriebasierte Strukturen: Priorisieren Sie den Gesamtwert und die Kosteneinsparungen.
Jenseits des Organigramms müssen die Führungskräfte strukturelle Mängel beheben, indem sie die Betriebsmodelle und den Governance-Rahmen verfeinern. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Organisation agil bleibt und auf sich ändernde Prioritäten reagieren kann.
Welche Bedeutung hat die Kompetenzplanung?
Der Aufbau von Teamfähigkeiten ist ein wesentlicher Aspekt der Umgestaltung des Beschaffungswesens. Mehr als 75 % der Beschaffungsmanager investieren in externe Kurse und interne Schulungen zur Verbesserung der Teamfähigkeiten sowie in die effiziente Nutzung von Einkaufssoftware. Die Kompetenzplanung hilft Unternehmen dabei, Qualifikationslücken zu schließen, damit Beschaffungsteams verschiedene Herausforderungen effektiv bewältigen können.
Die Unternehmen nehmen auch erhebliche Änderungen an ihren Strukturen vor: 82 % planen für das nächste Jahr mäßige bis erhebliche organisatorische Anpassungen. Dieser proaktive Ansatz stellt sicher, dass die Beschaffungsteams für den Umgang mit konkurrierenden Prioritäten und ständigen Veränderungen gerüstet sind.
4 Strategien für eine effektive Organisationsgestaltung
Die wichtigsten Bereiche, die Führungskräfte in Beschaffungsorganisationen optimieren sollten, sind:
- *Benchmarkingmit Branchenstandards: *Nutzung datengestützter Erkenntnisse zur Bewertung von Berichtslinien, Kontrollspannen und Organisationsstrukturen.
- Abwägung zwischen Zentralisierung und Dezentralisierung: Berücksichtigen Sie die Kompromisse zwischen Effizienz und Reaktionsfähigkeit, um das ideale Gleichgewicht zu finden.
- Der Kompetenzentwicklung Vorrang einräumen: Investieren Sie in Schulungs- und Entwicklungsprogramme, um eine qualifizierte und flexible Belegschaft aufzubauen.
- **Strukturelle Mängel beseitigen: **Feinabstimmung der Führungs- und Betriebsmodelle auf die Unternehmensziele.
Schlussfolgerung
Die Gestaltung von Beschaffungsorganisationen, die sich an den Prioritäten des Unternehmens orientieren, ist ein dynamischer Prozess, der eine kontinuierliche Bewertung und Anpassung erfordert.
Die Empfehlung für Beschaffungsmanager lautet, sich auf Berichtslinien, Zentralisierung und wertorientierte Gestaltung zu konzentrieren, damit sie Strukturen schaffen können, die ihre erweiterten Aufgaben unterstützen. In Verbindung mit einer soliden Kompetenzplanung und strukturellen Verfeinerung positionieren diese Strategien die Beschaffungsteams so, dass sie in einem komplexen und sich schnell entwickelnden Geschäftsumfeld einen außergewöhnlichen Wert schaffen.
