10 Wege, um über Ihre Firmenveranstaltung ins Gespräch zu kommen

Einleitung

Sie haben Tausende in Ihre nächste Firmenveranstaltung investiert, aber eine Frage lässt Ihnen keine Ruhe: Wird sich nächste Woche noch jemand daran erinnern? Die harte Wahrheit ist, dass die meisten Firmenveranstaltungen schneller aus dem Gedächtnis verschwinden als die übrig gebliebenen Hors d'oeuvres. Die Teilnehmer gehen, das Leben wird wieder hektisch und Ihre sorgfältig geplante Veranstaltung wird zu einem weiteren Kalendereintrag, der schnell in Vergessenheit gerät.

Die gute Nachricht? Mit den richtigen Strategien können Sie eine Veranstaltung schaffen, über die die Menschen wirklich sprechen wollen – mit ihren Kollegen, in den sozialen Medien und beim nächsten Branchentreffen.

Warum Event-Buzz tatsächlich wichtig ist

Bevor wir uns mit den Taktiken befassen, wollen wir darüber sprechen, warum es sich lohnt, für Aufsehen zu sorgen. Laut einer Studie bezeichnen 78 % der Veranstaltungsorganisatoren Präsenzveranstaltungen als den wirkungsvollsten Marketingkanal ihres Unternehmens. Wenn jemand Fotos von Ihrer Veranstaltung teilt oder einem Kollegen von dem unglaublichen Hauptredner erzählt, erweitert er Ihre Reichweite weit über die physisch anwesenden Teilnehmer hinaus. Diese organische Mundpropaganda hat mehr Gewicht als jede bezahlte Werbung.

1. Wählen Sie einen Veranstaltungsort, der Aufmerksamkeit erregt

Die Zeiten der beigen Konferenzräume sind vorbei. Ihr Veranstaltungsort gibt den Ton an, noch bevor die Gäste die Türschwelle überschreiten, und ein unvergesslicher Ort bietet den Menschen etwas, das sie sofort fotografieren und diskutieren können.

Denken Sie über traditionelle Hotelballräume hinaus. Kunstgalerien und Museen bieten eine eingebaute visuelle Attraktivität. Historische Villen verleihen Eleganz und Charakter. Selbst umgebaute Lagerhäuser können eine einzigartige Atmosphäre schaffen, die frisch und Instagram-würdig wirkt.

2. Überraschen Sie die Teilnehmer mit unerwarteten Elementen

Vorhersehbare Veranstaltungen sorgen nicht für Begeisterung. Die Momente, über die die Menschen sprechen, sind fast immer diejenigen, die sie nicht erwartet haben. Das kann eine unerwartete Unterhaltungsnummer sein, ein Überraschungsgastredner oder einzigartige Dekorationen, die während einer Pause erscheinen.

Bei der Planung der Unterhaltung und der besonderen Details Ihrer Veranstaltung kann Ihnen die Zusammenarbeit mit Unternehmensmentalisten wie Christophe Fox dabei helfen, diese unerwarteten Momente zu identifizieren, die echte Begeisterung hervorrufen. Das Element der Überraschung löst emotionale Reaktionen aus, die Erlebnisse viel einprägsamer und teilbarer machen.

3. Schaffen Sie ausgewiesene Fotomöglichkeiten

Die Menschen werden auf Ihrer Veranstaltung ohnehin Fotos machen. Warum also nicht diese Fotos für Ihre Marke nutzen?

Richten Sie spezielle Fotospots mit professioneller Beleuchtung, Marken-Hintergründen und lustigen Requisiten ein, die zum Teilen anregen. Moderne Fotokabinen haben sich erheblich weiterentwickelt. 360-Grad-Videokabinen nehmen dynamische Inhalte auf, GIF-Stationen erstellen animierte Clips, die geteilt werden können, und Green-Screen-Setups versetzen die Gäste an jeden erdenklichen Ort.

Veranstaltungsorttyp	Am besten geeignet für	Begeisterungsfaktor
Kunstgalerien/Museen	Produkteinführungen, Networking-Veranstaltungen	Integrierte visuelle Attraktivität, elegante Kulisse
Historische Herrenhäuser	Formelle Abendessen, Preisverleihungen	Eleganz, einzigartige Fotomotive
Umgebaute Lagerhäuser	Kreative Konferenzen, Teambuilding	Industrial Chic, flexible Anpassungsmöglichkeiten
Dachterrassen	Abendempfänge, zwanglose Mixer	Stadtblick, natürliches Licht für Fotos

4. Laden Sie Redner ein, die Menschen bewegen

Hauptredner geben den Ton für Ihre gesamte Veranstaltung an. Eine vergessenswerte Präsentation zieht alles nach unten, während ein inspirierender Vortrag den Teilnehmern etwas Konkretes zum Diskutieren und Teilen bietet.

Suchen Sie nach Rednern, die Fachwissen mit der Fähigkeit zum Geschichtenerzählen verbinden. Diese emotionale Verbindung wird in LinkedIn-Beiträgen zitiert und in den Meetings am Montagmorgen erwähnt, wodurch Momente entstehen, die weit über die Veranstaltung hinaus zur langfristigen Markenbekanntheit beitragen. Die besten Moderatoren geben nicht nur Informationen weiter, sondern vermitteln dem Publikum auch ein Gefühl.

5. Befähigen Sie die Teilnehmer, als Markenbotschafter zu fungieren

Mit den richtigen Tools können Ihre Teilnehmer zu Ihren stärksten Vermarktern werden. Stellen Sie ihnen Inhalte, die sie teilen können, Grafiken mit Ihrem Markenzeichen und wichtige Gesprächspunkte zur Verfügung, die es ihnen leicht machen, Ihre Botschaft zu verbreiten.

Schaffen Sie Insider-Momente, die sich exklusiv anfühlen – frühzeitiger Zugang zu Ankündigungen, spezielle Zugangsbereiche oder Inhalte, die nur für persönliche Teilnehmer verfügbar sind. Um eine maximale Wirkung zu erzielen, sollten Sie eine Zusammenarbeit mit Influencern in Betracht ziehen, die diese exklusiven Momente gegenüber ihren Followern verstärken können. Diese Exklusivitätsauslöser motivieren zum Teilen, weil die Menschen anderen mitteilen möchten, dass sie Teil von etwas Besonderem waren.

6. Entwickeln Sie einen einzigartigen Event-Hashtag

Ein benutzerdefinierter Hashtag bündelt die Unterhaltungen in den sozialen Medien und erstellt ein durchsuchbares Archiv Ihrer Veranstaltung. Halten Sie ihn kurz, einprägsam und leicht zu buchstabieren. Bewerben Sie ihn durch Beschilderung, digitale Anzeigen und Ihre Veranstaltungs-App.

Die wahre Magie entsteht, wenn Sie die Beiträge auf Bildschirmen im gesamten Veranstaltungsort anzeigen. Untersuchungen zeigen, dass nutzergenerierte Inhalte während Veranstaltungen das Engagement und die Erinnerung nach der Veranstaltung erheblich steigern. Wenn die Teilnehmer sehen, dass ihre Inhalte öffentlich präsentiert werden, motiviert sie das, mehr zu teilen, wodurch eine positive Rückkopplungsschleife entsteht, die Ihre Reichweite vergrößert.

7. Fördern Sie sinnvolles Networking

Networking zählt durchweg zu den Hauptgründen, warum Menschen Veranstaltungen besuchen, doch bei vielen Zusammenkünften wird es ganz dem Zufall überlassen. Strukturiertes Networking gibt den Teilnehmern Geschichten zu erzählen und Kontakte, die sie weiterverfolgen können.

Erwägen Sie Speed-Networking-Sessions, bei denen die Teilnehmer kurze Gespräche führen. Rundtischgespräche unter der Leitung von Branchenexperten schaffen Mini-Meisterklasse-Erlebnisse.

Wirkungsvolle Networking-Formate, die Sie in Betracht ziehen sollten:

• Schnelles Networking mit zeitlich begrenzten Rotationen
• Von Experten geleitete Rundtischgespräche
• Eisbrecher-Spiele, die Gemeinsamkeiten aufzeigen
• Branchenspezifische Breakout-Sessions
• Informelle Treffen in ausgewiesenen Loungebereichen

8. Integrieren Sie interaktive Technologien

Bei durchdachter Nutzung schafft interaktive Technologie Möglichkeiten zur Interaktion, die sich frisch und teilbar anfühlen. Live-Umfragen während der Sitzungen ermöglichen es dem Publikum, sich aktiv zu beteiligen. Veranstaltungs-Apps mit Networking-Funktionen helfen den Teilnehmern, bestimmte Personen zu finden und mit ihnen in Kontakt zu treten. Augmented Reality kann Produkte oder Konzepte auf einprägsame Weise zum Leben erwecken.

9. Gestalten Sie praktische Erfahrungen

Engagement ist bei Veranstaltungen wichtig. Passives Publikum ist leicht zu vergessen, eine Erkenntnis, die durch aktuelle Trends im Bereich des Erlebnis-Eventdesigns bestätigt wird. Die physische Einbindung der Teilnehmer schafft stärkere Erinnerungen und bessere Geschichten.

Workshops, in denen die Teilnehmer etwas Greifbares schaffen, funktionieren besonders gut – vom Bau von Prototypen in Design-Thinking-Sessions bis hin zur Zubereitung von Cocktails mit einem professionellen Mixologen. Team-Herausforderungen sorgen für Spannung und geben Gruppen gemeinsame Erfolge, die sie verbinden.

Elemente, die die Gespräche nach der Veranstaltung anregen:

• Konkrete Erkenntnisse, die die Teilnehmer selbst gewinnen
• Unerwartete Unterhaltungsmomente
• Bedeutungsvolle Kontakte zu Branchenkollegen
• Exklusive Inhalte oder Ankündigungen
• Professionelle Fotos, die sich für soziale Medien eignen

10. Strategisches Nachfassen nach der Veranstaltung

Die Gespräche müssen nicht enden, wenn die Teilnehmer gehen. Versenden Sie personalisierte Dankesnachrichten, die sich auf bestimmte Sessions oder Kontakte beziehen. Teilen Sie professionelle Fotos und Video-Highlights, die die Teilnehmer auf ihren eigenen Kanälen verwenden können. Erstellen Sie Zusammenfassungen, die die wichtigsten Erkenntnisse unterstreichen, und bitten Sie offen um Feedback.

Häufig gestellte Fragen

Wie weit im Voraus sollte ich mit der Werbung für meine Veranstaltung beginnen?

Beginnen Sie mit der Werbung für kleinere Veranstaltungen zwei bis drei Monate im Voraus, für größere Veranstaltungen vier bis sechs Monate im Voraus. So haben Sie genügend Zeit, um mit Teaser-Inhalten und Ankündigungen der Referenten Vorfreude zu wecken.

Was ist der kostengünstigste Weg, um teilbare Momente zu schaffen?

Fotomotive mit Marken-Hintergründen bieten einen hervorragenden ROI. Sie erfordern nur minimale Investitionen, sorgen aber in Verbindung mit Funktionen zum sofortigen Teilen für eine erhebliche Präsenz in den sozialen Medien.

Wie kann ich messen, ob meine Veranstaltung für bedeutende Aufmerksamkeit gesorgt hat?

Verfolgen Sie Erwähnungen in den sozialen Medien anhand Ihres Veranstaltungs-Hashtags, beobachten Sie die Interaktion mit Beiträgen zur Veranstaltung und befragen Sie die Teilnehmer, ob sie mit anderen über die Veranstaltung gesprochen haben.

Sollte ich einen professionellen Fotografen beauftragen oder mich auf die Fotos der Teilnehmer verlassen?

Beide dienen unterschiedlichen Zwecken. Professionelle Fotografie liefert hochwertige Inhalte für Marketingkanäle. Fotos von Teilnehmern bieten authentische Social Proofs in Echtzeit. Nutzen Sie beides, um eine maximale Wirkung zu erzielen.

Wie schaffe ich ein Gleichgewicht zwischen Branding und authentischen Erlebnissen?

Integrieren Sie Ihre Marke in das Erlebnis, anstatt überall Logos anzubringen. Wenn Branding eher als Teil des Spaßes denn als Werbung empfunden wird, sind die Menschen eher bereit, es zu teilen.

Wichtige Erkenntnisse

• Die Auswahl des Veranstaltungsortes bildet die Grundlage – wählen Sie Räume, die sich gut fotografieren lassen und Gespräche anregen
• Fotomotive mit sofortiger Freigabe sorgen für organische Präsenz in den sozialen Medien
• Überraschungselemente sorgen für emotionale Reaktionen, die das Erlebnis unvergesslich machen
• Strukturiertes Networking bietet den Teilnehmern konkrete Anknüpfungspunkte für spätere Gespräche
• Strategische Nachbereitung nach der Veranstaltung verlängert die Begeisterung über die Veranstaltung hinaus