Fax Online: Das vollständige Spielbuch für digitale Teams

Einleitung

Ihr Team arbeitet wahrscheinlich mit Notion, kommuniziert über Discord und hat seit Monaten keinen Drucker mehr angerührt. Laut einem Bericht aus dem Jahr 2024 nutzen jedoch weltweit immer noch 17 % der Unternehmen Faxgeräte. (1)

Die Gesundheitsbranche beispielsweise versendet nach wie vor eine große Menge an Dokumenten. Berichten zufolge wurden allein im Jahr 2020 bis zu 9 Milliarden Faxe verschickt. Auch Rechtsabteilungen faxen Verträge. Immobilienmakler faxen Kaufverträge, während Finanzberater Kundenunterlagen faxen. Das liegt daran, dass Vorschriften das Faxen zum Weg des geringsten Widerstands machen. (2)

Allerdings steht heute niemand mehr vor einem Faxgerät. Online-Faxdienste wickeln alles digital ab, sodass Ihr Team mit Faxen arbeiten kann, ohne dabei völlig den Verstand zu verlieren. Hier finden Sie eine vollständige Anleitung, wie das funktioniert.

So funktioniert Online-Faxen

Herkömmliche Faxgeräte wandelten Dokumente in Audiosignale um und schickten sie über Telefonleitungen. Das war kein vorteilhafter Prozess, da er spezielle Hardware, Papierstaus und Besetztzeichen erforderte.

Online-Faxen behält das gleiche Übertragungsprotokoll bei, verzichtet aber auf alles andere. Wenn Sie mit eFax ein Fax online versenden, laden Sie eine digitale Datei auf einen Dienst hoch, der sie in das richtige Format konvertiert. Dann leitet er das Dokument über Faxserver weiter und liefert es an die Faxnummer des Empfängers. Wenn Ihnen jemand ein Fax schickt, erscheint es als PDF in Ihrer E-Mail oder über ein Webportal.

Es sind keine Telefonleitungen, Geräte und Papier erforderlich (es sei denn, Sie möchten es ausdrucken).

Aber auch die Sicherheit ist hier ebenso attraktiv wie die Bequemlichkeit. Sichere Online-Faxdienste verwenden für die Übertragung eine 256-Bit-Datenverschlüsselung nach dem Advanced Encryption Standard (AES). Laut Technologieexperten ist dieser Algorithmus der stärkste unter allen. Ihre Dateien bleiben während der Übertragung und Speicherung verschlüsselt, was den Compliance-Anforderungen des Unternehmens entspricht. (3)

Auswahl eines Dienstes

Um den richtigen Dienst für Ihr Team auszuwählen, sollten Sie prüfen, ob dessen System mit den von Ihnen bereits verwendeten Systemen kompatibel ist. Wenn Ihr Team mit Google Drive und Microsoft Office arbeitet, muss Ihr Faxdienst direkt mit diesen Tools zusammenarbeiten. Andernfalls müssen die Mitarbeiter Dateien herunterladen, an einen anderen Ort hochladen und Sie haben zusätzliche Schritte hinzugefügt, anstatt sie zu entfernen.

Sie müssen auch die Volumenkapazität berücksichtigen. Die meisten Dienste haben monatliche Seitenlimits. Wenn Sie diese überschreiten, fallen schnell hohe Gebühren an. Berechnen Sie also das benötigte Volumen und addieren Sie 30 % für unvorhergesehene Fälle hinzu.

Fragen Sie dann, ob es mobile Apps gibt. Da über 60 % des Webverkehrs von mobilen Geräten stammt, muss Ihr Team Faxe genauso einfach von seinen Smartphones aus senden und empfangen können wie von einem Desktop-Computer. Wenn die mobile Nutzung umständlich ist, werden die Mitarbeiter das Faxen aufschieben, bis sie an ihrem Schreibtisch sind, was den ganzen Sinn zunichte macht. (4)

Auch die Art der Telefonnummer spielt eine Rolle. Lokale Nummern wirken zugänglicher, während gebührenfreie Faxnummern die Antwortrate erhöhen können, wenn Sie Dokumente von Kunden anfordern. Das liegt daran, dass Menschen gebührenfreie Nummern immer noch mit seriösen Unternehmen assoziieren. Wenn Sie international tätig sind, benötigen Sie einen Dienst mit tatsächlicher internationaler Abdeckung.

Funktionen, die Ihre Arbeitsweise verändern

Moderne digitale Fax-Tools verwandeln das Dokumentenmanagement in einen optimierten, datengesteuerten Prozess. Im Folgenden finden Sie Funktionen, die sich direkt in Ihre bestehende digitale Umgebung integrieren lassen, um Geschwindigkeit und Genauigkeit zu erhöhen.

• Digitale Signaturen: Überspringen Sie den Zyklus „Drucken-Signieren-Scannen“ komplett. Teammitglieder können digitale Signaturen direkt auf Dokumente anwenden, sodass der gesamte Workflow in der digitalen Umgebung bleibt.
• Fax-zu-E-Mail-Funktionen: Bessere Dienste können eingehende Faxe analysieren, wichtige Informationen extrahieren und Dokumente basierend auf ihrem Inhalt weiterleiten.
• KI-gestützte Erkenntnisse: Moderne Unternehmenstools analysieren Faxmuster, um Volumenspitzen vorherzusagen. Sie markieren fehlende Bestätigungen oder ungewöhnliche Aktivitäten und helfen Ihnen so, technische Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben.
• Straight-Through-Processing (STP): Diese Integration macht die manuelle Dateneingabe überflüssig, indem sie Informationen aus eingehenden Faxen extrahiert und automatisch in Ihre Datenbank einträgt. Dies ist besonders effektiv für Versicherungsansprüche und Patientenaufnahme-Workflows.
• Cloud-Speicher: Durch Online-Speicher werden Ihre Faxe zu durchsuchbaren digitalen Assets. Mit der richtigen Kennzeichnung können Sie ein bestimmtes Fax in Sekundenschnelle finden, anstatt Ordner zu durchsuchen oder monatelang E-Mails zu durchblättern. Das scheint unbedeutend, bis Sie dringend etwas finden müssen.

Mit diesen Funktionen können Unternehmen sich von den Einschränkungen älterer Hardware lösen und gefaxt Daten als schnelle digitale Ressourcen behandeln.

Vernachlässigen Sie nicht die Sicherheit

Bei Sicherheitsverpflichtungen dürfen Sie keine Abstriche machen.

Die Verschlüsselung muss die Übertragung und Speicherung separat abdecken. Ihr Dienst sollte während der Übertragung verschlüsseln (TLS- oder SSL-Protokolle). Die Verschlüsselung der Speicherung ist jedoch ebenso wichtig, da auch Faxe, die auf Servern gespeichert sind, geschützt werden müssen.

Zugriffskontrollen können auch kompliziert werden, wenn mehrere Teammitglieder mit sensiblen Dokumenten umgehen. Wenden Sie daher rollenbasierte Berechtigungen an, mit denen Sie einschränken können, wer bestimmte Faxe anzeigen darf, wer von bestimmten Nummern aus sendet und wer auf historische Aufzeichnungen zugreifen darf.

Audit-Trails belegen die Einhaltung von Vorschriften, wenn Aufsichtsbehörden Fragen stellen. Ihr System sollte alles protokollieren. Dazu gehören, wer was gesendet hat, die Übertragungszeit, die Zustellungsbestätigung, wer Dokumente angesehen und empfangen hat und die Anzahl der fehlgeschlagenen Versuche. Diese Protokolle helfen auch bei der Fehlerbehebung von Workflow-Problemen.

Auch die physische Sicherheit sollte bewertet werden. Wenn Personen in Cafés auf einem mobilen Gerät auf vertrauliche Faxe zugreifen, wird der Schutz der Bildschirmdaten zu einem Problem. Sie benötigen Richtlinien darüber, wo vertrauliche Faxe angezeigt werden dürfen. Möglicherweise benötigen Sie auch Bildschirmsperren mit angemessenen Zeitlimits für Unternehmensgeräte.

Fehler, die jeder macht

Jedes Team stößt bei der Umstellung auf Online-Faxen auf die gleichen Probleme. Lernen Sie aus ihren Fehlern.

Eine schlechte Dokumentqualität beim Scannen beispielsweise ruiniert alles. Die Mitarbeiter scannen mit niedriger Auflösung, wodurch die Übertragung technisch zwar erfolgreich ist, die Dokumente auf der Empfängerseite jedoch völlig unleserlich sind.

Um die richtige Auflösung sicherzustellen, legen Sie den Mindeststandard für Textdokumente auf 200 x 100 DPI (Punkte pro Zoll) fest. Für Strichzeichnungen oder Bilder müssen Sie eine höhere Auflösung von 200 x 200 DPI wählen. Dies ist tatsächlich die optimale Auflösung.

Auch Unklarheiten hinsichtlich des Dateiformats führen zu Verzögerungen. Moderne Dienste akzeptieren verschiedene Dateitypen, aber PDF ist am zuverlässigsten. Das liegt daran, dass Word-Dokumente Formatierungsprobleme haben können, beispielsweise wenn Bilder manchmal die Größenbeschränkungen überschreiten. Standardisieren Sie einfach alles Wichtige auf PDF und ersparen Sie sich Kopfzerbrechen.

Das internationale Faxen stellt eine weitere Hürde dar, da eine falsche Formatierung der Ländervorwahl oft zu Übertragungsfehlern führt. Um dieses Problem zu lösen, erstellen Sie Vorlagen mit den richtigen internationalen Vorwahlformaten für Ihre häufigsten Ziele, damit Ihre Mitarbeiter sich nicht jedes Mal neu informieren müssen.

Auch die Ermüdung durch Benachrichtigungen sollte berücksichtigt werden. Wenn Teammitglieder für jedes eingehende Fax eine E-Mail-Benachrichtigung erhalten, beginnen sie, alle zu ignorieren. Konfigurieren Sie Benachrichtigungen sorgfältig. Absender mit hoher Priorität erhalten sofortige Benachrichtigungen, während Routinefaxe in Sammel-E-Mails zusammengefasst werden können.

Einführung ohne Chaos

Beginnen Sie mit einer Abteilung. Wählen Sie ein Team aus, das regelmäßig Faxe versendet, aber nicht in der Menge versinkt. Lassen Sie sie die Kinderkrankheiten ausmerzen, und Sie werden Probleme entdecken, die Sie nicht erwartet haben. Beispielsweise könnten Sie feststellen, dass bestimmte Dateitypen nicht gut konvertiert werden, Workflows unterbrochen werden oder allgemeine Verwirrung darüber herrscht, wo empfangene Faxe gespeichert werden.

Dokumentieren Sie während der Pilotphase alles. Bewerten Sie, welche Dateiformate am besten funktionieren, wer Probleme mit der Benutzeroberfläche hat und wo die Mitarbeiter Schwierigkeiten haben. Sie benötigen diese Informationen, bevor Sie die Lösung für alle einführen.

Legen Sie auch frühzeitig Namenskonventionen fest. Wenn zehn Personen täglich Faxe versenden, benötigen Sie einheitliche Dateinamen, da sonst die Suche unmöglich wird. Etwas wie „JJJJMMTT_Empfängername_Dokumenttyp” funktioniert gut. Die Regel lautet: einfach, sortierbar und durchsuchbar.

Schulen Sie nur die Grundlagen. Die meisten Menschen müssen nicht jede Funktion kennen. Sie müssen nur wissen, wie man ein Dokument sicher versendet, wie man die Zustellung bestätigt und wie man ein Fax findet, das sie letzte Woche erhalten haben. Diese häufig ausgeführten Aufgaben müssen vertraut sein.

Nutzen Sie nach Möglichkeit die Vorteile der Automatisierung. Online-Faxdienste unterstützen in der Regel automatische Wiederholungsversuche bei fehlgeschlagener Übertragung, zeitgesteuertes Senden für verschiedene Zeitzonen und Weiterleitungsregeln für eingehende Faxe.

Sobald Sie sicher sind, dass das Online-System funktioniert, trennen Sie Ihre alte Faxleitung. Auch wenn sich vielleicht jemand darüber beschwert, ist es für Ihr Team besser, der Zeit voraus zu sein.

Aktionsplan

Die Theorie ist schön und gut, aber entscheidend ist die Umsetzung. Und so können Sie den gesamten Prozess angehen.

• Wochen 1–2: Recherche und Auswahl. Sehen Sie sich drei bis fünf Dienste an, die Ihren Anforderungen entsprechen. Fordern Sie Demos an. Sprechen Sie mit aktuellen Kunden aus Ihrer Branche. Überprüfen Sie die Compliance-Zertifizierungen sorgfältig.
• Wochen 3–4: Einrichtung des Pilotprojekts. Konfigurieren Sie das System für Ihre Pilotgruppe. Richten Sie Integrationen mit wichtigen Systemen ein. Erstellen Sie erste Schulungsunterlagen. Legen Sie grundlegende Arbeitsabläufe und Namenskonventionen fest.
• Wochen 5–8: Führen Sie das Pilotprojekt durch und behalten Sie Ihr altes System als Backup bei. Sammeln Sie intensiv Feedback. Beheben Sie Probleme. Passen Sie Prozesse an. Dokumentieren Sie, was funktioniert und was nicht.
• Wochen 9–10: Weiten Sie das Projekt auf der Grundlage Ihrer Erfahrungen auf weitere Abteilungen aus. Bieten Sie praktische Schulungen an. Stellen Sie Support-Ressourcen zur Verfügung.
• Wochen 11–12: Wechseln Sie mit den verbleibenden Benutzern auf die neue Plattform. Trennen Sie alte Faxleitungen. Archivieren Sie historische Dokumente gemäß den Aufbewahrungsrichtlinien.

Optimieren und erkunden Sie abschließend die erweiterten Funktionen. Wenn die Grundlagen funktionieren, sehen Sie sich automatisierte Weiterleitung, KI-Kategorisierung und tiefere Integrationen an.

Was kommt als Nächstes

Das Faxen verschwindet nicht. Es verändert nur seine Form.

Die Integration wird enger werden. Rechnen Sie also mit Verbindungen zwischen Faxdiensten und Kollaborationsplattformen, Projektmanagement-Tools und Anwendungsentwicklungs-Frameworks. Das Versenden von Faxen wird sich in Ihren bestehenden Arbeitsabläufen genauso selbstverständlich anfühlen wie das Versenden von E-Mails.

KI wird auch einen größeren Teil der Routinearbeit übernehmen. Dadurch werden sich die Dokumentenklassifizierung, die Datenextraktion und das intelligente Routing schnell verbessern. Das manuelle Sortieren, das immer noch viel Zeit der Mitarbeiter in Anspruch nimmt, wird zunehmend automatisch erfolgen.

Die Vorschriften werden sich letztendlich ändern. Da digitale Kommunikationsmethoden ihre Sicherheit unter Beweis stellen, könnten einige Branchen endlich ihre Abhängigkeit vom Fax reduzieren. Dies ist jedoch ein jahrelanger Übergang, der nicht innerhalb weniger Monate erfolgen wird. Teams, die sich jetzt mit Online-Faxen auskennen, werden sich reibungslos anpassen, wenn sich die Anforderungen ändern.

Hybride Kommunikationsstrategien werden ebenfalls zur Normalität werden. Anstatt zwischen E-Mail, Fax oder etwas anderem zu wählen, werden Systeme automatisch den richtigen Kanal auswählen, basierend auf den Präferenzen des Empfängers, der Sensibilität der Inhalte und den Vorschriften.

Damit es funktioniert

Ihre Implementierung wird nicht sofort perfekt sein. Sie werden Sonderfälle finden, auf widerständige Teammitglieder stoßen und mit unerwarteten technischen Problemen konfrontiert werden. Das ist normal. Aber was zählt, ist, etwas zu schaffen, das messbar besser ist als das, was Sie zuvor hatten.

Denn die beste Technologie ist letztendlich die Technologie, die einfach funktioniert, wenn Sie sie brauchen. Selbst wenn diese Technologie im Jahr 2026 das Faxen ist.