Sådan effektiviserer du vedligeholdelsen af feriesteder og udlejningsejendomme med effektive logistik- og opbevaringsløsninger

Intro

Effektiv administration og vedligeholdelse af en række ejendomme har direkte indflydelse på tre områder:

• Tilfredshed blandt lejere og beboere.
• Driftsomkostninger. Nemlig at holde omkostningerne nede.
• Værdien af ejendommen.

Uanset om det drejer sig om enfamiliehuse, beboelsesejendomme eller kommercielle ejendomme som feriesteder, skaber en velholdt ejendom et sikkert og indbydende miljø for beboerne.

Men det er lettere sagt end gjort at opnå en problemfri vedligeholdelse af ejendommen!

Ejendomsadministratorer har det vanskelige ansvar for:

• Håndtering af rutineopgaver.
• Består sikkerhedsinspektioner.
• Tilstrækkelig reaktion på reaktive vedligeholdelsesanmodninger.

Og som om det ikke var nok, skal de sikre, at alle vedligeholdelsesaktiviteter kan håndteres på lommen.

Hvis du er ejendomsadministrator eller ejer med hovedpine(r), er du kommet til det rette sted. Denne blog handler om strategier for, hvordan feriesteder og udlejningsejendomme kan strømline deres vedligeholdelsesarbejde via logistik- og opbevaringsløsninger.

Hvad er vedligeholdelse af ejendomme?

Ejendomsvedligeholdelse refererer til den løbende pleje af en bygning eller et anlæg, hvilket omfatter reparation af VVS-lækager, løsning af problemer med skadedyrsbekæmpelse og håndtering af buler og revner.

Der findes fire typer af ejendomsvedligeholdelse:

• Forebyggende vedligeholdelse: Dette omfatter regelmæssige inspektioner og service for at forhindre problemer, før de opstår.
• Reaktiv vedligeholdelse: Her løses problemer, efter de er opstået, f.eks. udbedring af vandskader eller udskiftning af ødelagt inventar.
• Tilstandsbaseret vedligeholdelse: Dette er overvågning af udstyrets eller ejendommens tilstand for at afgøre, hvornår der er behov for vedligeholdelse, så man undgår unødvendigt arbejde eller pludselige fejl.
• Vedligeholdelses- eller sikkerhedsinspektioner. De er nødvendige i forbindelse med forbedringer i hjemmet, f.eks. når man installerer en elektrisk pejs.

Et ejendomsadministrationsselskab afbalancerer disse fire vedligeholdelseslag og minimerer samtidig omkostningerne og maksimerer lejernes eller gæsternes tilfredshed.

Konsekvenserne af dårlig vedligeholdelse af ejendomme

Dårlig vedligeholdelsespraksis kan føre til negative anmeldelser, øgede sikkerhedsrisici, mislykkede sundhedsinspektioner og højere langsigtede udgifter. Specifikt er følgende områder berørt.

Ejendomsværdi

Ejendommens værdi styrtdykker. Det ser ikke godt ud for ejeren af ejendommen, hvis den har en historie med manglende sikkerhedstjek og forsømmelse af rutinemæssig vedligeholdelse. Sådanne ejendomme tiltrækker lavere huslejer og er svære at sælge.

Øgede reparationsomkostninger

At udskyde reparationer kan gøre et muldvarpeskud til et bjerg. Du risikerer omfattende skader og muldvarpevækst, når du forsømmer noget så almindeligt som en vandlækage. Det, der skulle have været en simpel reparation, koster nu det tredobbelte eller firdobbelte.

Det omfatter ikke skjulte omkostninger som tab af lejeindtægter (hvis lejerne f.eks. skal flytte, fordi ejendommen er blevet usikker) og de efterfølgende omkostninger til juridisk rådgivning og bøder for overtrædelse af reglerne.

Du vil ikke være i denne situation! Så lad os diskutere logistik- og opbevaringsstrategier for at holde vedligeholdelsesomkostningerne så lave som muligt for din ejendomsportefølje.

Hvad er logistikstrategier?

I forbindelse med ejendomsvedligeholdelse dækker en logistisk strategi planlægning, koordinering og styring af ressourcer på en måde, der sikrer, at bygningsvedligeholdelsesaktiviteter udføres effektivt.

Det handler om at sikre, at de rigtige værktøjer og forsyninger er tilgængelige, når og hvor der er brug for dem.

Der er flere måder at implementere sådanne strategier på.

Centraliseret ledelsessystem

Vedligeholdelsesstyring kræver, at man jonglerer med flere variabler, f.eks:

• E-mails
• Regneark
• Telefonopkald
• Vedligeholdelsesanmodninger og -opgaver
• Skemaer

Håndtering af disse (ofte dynamiske og konstant skiftende) variabler på tværs af forskellige systemer giver vedligeholdelsesteknikere mulighed for at begå fejl og forårsager forsinkelser i udførelsen af vedligeholdelsesopgaver.

Løsningen er et centraliseret administrationssystem som SiteCapture.

Som projektstyringsløsning hjælper den med at automatisere opgaver, spore vedligeholdelsesplaner og give opdateringer i realtid, så holdene er synkroniserede og klar til at tackle problemer hurtigt. Værktøjerne til styring af solcelleprojekter giver yderligere støtte til ejendomme med solcelleanlæg og sikrer, at energisystemerne forbliver effektive. Ved at kombinere disse funktioner kan feriesteder og udlejningsejendomme strømline driften, forbedre logistikken og optimere energiforbruget.

Fra ejendomsvedligeholdelsesteamets perspektiv ved de præcis, hvad de skal arbejde med, og hvad de skal prioritere. Det betyder, at de mest presserende ting, der påvirker det daglige liv, bliver ordnet først, så lejerne er tilfredse.

Når du demonstrerer din vedligeholdelseskompetence over for ejendomsejerne, bliver det lettere at generere flere ejendomsleads gennem mund til mund-metoden.

Lagerstyring og automatisk genbestilling

Omhyggelig og præcis lagerstyring sikrer, at forsyninger og udstyr kun er til rådighed, når du har brug for dem og i de rigtige mængder. Det reducerer sandsynligheden for unødvendige udgifter og holder nedetiden på et minimum.

I et scenarie kan du f.eks. spore forsyninger som VVS-inventar, rengøringsprodukter, elektriske reservedele og værktøj, der bruges af vedligeholdelsespersonalet. Du vil vide præcis, hvad der er på lager, og hvor det er opbevaret, hvilket sparer tid og reducerer behovet for at afgive ordrer i sidste øjeblik.

Du kan kombinere lagerstyring med automatiseret genbestilling. I dette tilfælde bruger du et digitalt system til at overvåge lagerbeholdningen. Når en vare på lageret kommer under en bestemt mængde, udløser systemet en automatisk genbestilling.

Forestil dig, at du vil have automatiserede systemer til at fungere effektivt. I så fald bliver du nødt til at dykke ned i det historiske lagerforbrug for at finde ud af, hvad der bliver brugt mest, genbestilt mest og i hvilke mængder. Du kan sætte systemet op til at efterligne tidligere tiders menneskeledede lagerstyringspraksis.

Ejere af feriesteder og udlejningsejendomme kan udnytte hotellets business intelligence-løsninger til at analysere brugen af udstyr og lagerbeholdningen for at optimere vedligeholdelsesarbejdet. Med dette værktøj kan ejendomsejere og -administratorer basere deres drift på reelle data og dermed sikre effektiv vedligeholdelse af aktiver.

Planlægning af forebyggende vedligeholdelse

IoT-sensorer (Internet of Things) kan installeres på udstyr som vandvarmere, HVAC-systemer eller VVS-armaturer for at overvåge deres ydeevne i realtid.

Disse enheder indsamler data om brug, temperatur eller trykniveauer og sender advarsler, når målingerne tyder på slitage eller potentielle fejl.

En IoT-enhed henter data fra enheder og overvåger dem i realtid. (Billedet er leveret af forfatteren.)

For eksempel kan en sensor på en HVAC-enhed give systemet besked, når filtre skal udskiftes, eller når enheden kører ineffektivt.

Software til ejendomsvedligeholdelse kan indsamle disse data og automatisk planlægge vedligeholdelse baseret på faktiske forhold i stedet for forudbestemte intervaller. Resultatet er, at vedligeholdelsen udføres, når det er mest nødvendigt, hvilket forhindrer pludselige nedbrud og forlænger et aktivs levetid.

Brug ruteoptimering

Ruteoptimering er praktisk for teams, der administrerer flere steder, f.eks. feriesteder eller lejligheder.

Ruteoptimeringssoftware som Badger Mapping hjælper teams med at planlægge de mest effektive veje, når de begynder en dag med at opfylde vedligeholdelsesanmodninger. Softwaren tilbyder den bedste rute baseret på flere variabler, f.eks. trafikforhold, vejarbejde og ejendommens adresse.

Software til ruteoptimering giver et holistisk overblik over alle vedligeholdelsesanmodninger inden for en given tidsramme.

Det hjælper desuden ejendomsadministratorer med at tildele opgaver logisk. For eksempel kan de opdele deres vedligeholdelsesteknikere efter specifikt område eller type af vedligeholdelsesanmodning.

Som et resultat:

• Rejsetiden er minimeret.
• Brændstofomkostningerne er optimeret.
• Gæsterne er fortsat tilfredse.

Optimering af lagerløsninger

Opbevaringsløsninger er kunsten at opbevare og få adgang til udstyr og forsyninger, der er nødvendige for vedligeholdelsesopgaver.

Effektive opbevaringsløsninger understøtter smidige arbejdsgange ved at reducere den tid, der bruges på at søge efter ressourcer, opbevare ting sikkert og trygt og sikre, at vigtige forsyninger altid er tilgængelige, når der er brug for dem.

Lad os se på flere opbevaringsløsninger.

Bygninger af metal

En fremragende strategi til at beskytte dit feriesteds værdifulde udstyr og forsyninger er at opbevare dem i en metalbygning. Disse strukturer, der kan tilpasses, tilbyder en omkostningseffektiv og holdbar løsning, der beskytter dine aktiver mod elementerne og reducerer vedligeholdelsesomkostningerne.

I forlængelse heraf kan en hel metalbygning modstå tidens og naturens tand.

Priserne på metalbygninger kan variere afhængigt af dine behov, men du kan finde en løsning, der passer til dit budget og dine specifikke krav.

Optimering af vertikal opbevaring

Optimering af vertikal opbevaring maksimerer udnyttelsen af den tilgængelige plads ved at bruge vægge, reoler og stativer i flere niveauer til opbevaring af værktøj, udstyr og forsyninger.

Tingene er organiseret, så de ofte brugte ting er nemme at nå, mens de mindre brugte ting er placeret højere oppe.

Optimering af vertikal opbevaring:

• Reducerer rod.
• Forbedrer tilgængeligheden.
• Sparer tid på at finde det nødvendige værktøj frem - især ved akutte reparationer.
• Skaber et mere organiseret opbevaringsmiljø gennem tydeligt synlige og kategoriserede etiketter.
• Udnytter den begrænsede plads bedst muligt.

Lagerstyringssystemer

Et lagerstyringssystem (WMS) hjælper med at spore lagerbeholdningen, organisere opbevaringen og strømline varebevægelserne, så det sikres, at varerne opbevares, plukkes og distribueres effektivt.

Et WMS giver indsigt i realtid i lagerniveauer, placeringer og brugsmønstre, hvilket gør det lettere at opretholde en nøjagtig lagerbeholdning og undgå overfyldning eller mangel.

Det automatiserer også processer som modtagelse af forsendelser, tildeling af lagerpladser og generering af genopfyldningsadvarsler, hvilket forbedrer produktiviteten og reducerer fejl i lagerdriften.

Afsluttende tanker

Ejendomsadministration behøver ikke at være stressende.

Ved at justere, hvordan de aktiver, der er nødvendige for at opfylde anmodninger, opbevares og strømline processen med at udføre vedligeholdelsesopgaver, kan en ejendomsadministrator skabe et mere produktivt vedligeholdelsesworkflow til gavn for ejerne, teknikerne og beboerne.

Overvej at implementere de strategier, der foreslås i denne blog, for at opbygge et velholdt og pålideligt økosystem for ejendomsvedligeholdelse, der afspejler professionalisme og omsorg.