Sådan designer du et inkluderende mødemiljø, der engagerer alle

Intro

Der er stor værdi i at udnytte hele teamets talent. Men for at gøre det skal du skabe et mødemiljø, der opmuntrer alle teammedlemmer til at deltage. Det kan du gøre ved at fremme inklusion i dine møder.

I denne artikel vil vi diskutere, hvordan man designer et inkluderende mødemiljø, der opmuntrer til deltagelse fra hele teamet. Vi gennemgår det grundlæggende i inkluderende møder, og hvorfor du ønsker at skabe et inkluderende rum. Derefter dykker vi ned i nogle brugbare tips til at fremme inklusion på din arbejdsplads.

Inkluderende mødemiljøer: Det grundlæggende

Inkluderende mødemiljøer er afgørende for at engagere alle teammedlemmer og opmuntre til praktisk deltagelse over hele linjen.

Hele teamet skal føle sig godt tilpas og opfordres til at deltage i et inkluderende mødemiljø. Nye ideer skal overvejes, og folk skal have mulighed for at tænke ud af boksen. Ideer skal ikke afvises, selv om de er utraditionelle.

Desuden bør inkluderende mødemiljøer føles som sikre rum for alle involverede. I det mindste respekteres folks foretrukne pronominer, og diskriminerende adfærd er ikke tilladt. Dine teammedlemmer skal alle føle sig godt tilpas, uanset hvordan de identificerer sig.

Inklusion i møder betyder også, at man tilbyder tilpasninger for at gøre miljøet egnet til personer med handicap eller nedsat funktionsevne.

Hvorfor bruge et inkluderende mødemiljø?

Du kan øge din organisations output og produktivitet ved at lade hele dit team stråle med et inkluderende mødemiljø. At udnytte alles styrker vil hjælpe jer til at arbejde bedre som et team.

Desuden er det at skabe inkluderende mødemiljøer med til at skabe en arbejdspladskultur, der generelt er mere inkluderende og positiv. Det er godt til at holde moralen høj og dit team motiveret.

Sådan skaber du et inkluderende mødemiljø

Nu hvor du forstår værdien af at designe et inkluderende møde-setup, så lad os se på nogle måder at omsætte det til praksis.

1. Sæt grundregler

Det er vigtigt at formatere dine møder, så folk kan bidrage. For at gøre det skal du opstille nogle grundregler, der sikrer psykologisk sikkerhed.

En vigtig grundregel for at skabe en positiv mødekultur er at kræve respekt for alle teammedlemmer. Udvikl en nultolerancepolitik for diskrimination eller chikane. Lav et kontrolsystem, der holder ledere og alle andre teammedlemmer ansvarlige for deres handlinger for at sikre, at udelukkende respektfulde interaktioner er en kulturel norm på din arbejdsplads.

Når du opstiller grundregler, bør du også opstille forventninger. I mange typer møder kan nogle mennesker naturligt føle sig som observatører, når de ikke har noget specifikt at præsentere. Men hvis du vil have disse mennesker til at blande sig, skal du specifikt fortælle dem, at du vil have dem til at blande sig, hvad enten det er med en mening eller en handlingsplan.

2. Tilbyd hjælpemidler til tilgængelighed

Mange teams omfatter mennesker med handicap og funktionsnedsættelser. Det er meget vigtigt at tilbyde hjælpemidler til at dyrke disse personers talenter og ideer effektivt.

Hvis et medlem af dit team f.eks. er hørehæmmet, er det afgørende at lette kommunikationen på møder på en måde, der er tilgængelig. I mange tilfælde kan dette opnås ved at bruge konferencesoftware med live-undertekster. På den måde kan det hørehæmmede teammedlem læse folks ord i realtid.

Forestil dig, at du har et synshandicappet teammedlem. I så fald kan du gøre dine møder mere tilgængelige ved grundigt at forklare grafik i præsentationer eller bruge billeder med høj kontrast, som de måske kan se.

Disse eksempler gælder selvfølgelig ikke for alle hold. Som teamleder er det op til dig at vurdere dit teams behov og yde hjælp efter behov.

3. Inviter folk til at bidrage

Vi talte om at sætte forventninger, når du vil have folk til at bidrage. Med det i tankerne bør du gå videre ved aktivt at skabe muligheder for, at folk kan bidrage til samtalen. Dette vil se forskelligt ud i forskellige mødeformater eller diskussioner.

Lad os sige, at du skal træffe en vigtig beslutning, som påvirker en stor del af dit team. Det er værd at gå rundt i lokalet og udtrykkeligt bede om hver enkelt persons mening. Det er så direkte, som det kan blive.

Når du diskuterer mindre problemer, kan du åbne for spørgsmål, kommentarer og bekymringer. Det er her, det er praktisk at have en stærk virksomhedskultur, der giver folk mulighed for at vide, at deres stemme betyder noget, så de vil tale i et åbent forum som dette.

For at opnå effektivitet i møder med store grupper af mennesker behøver du ikke nødvendigvis, at alle i opkaldet taler mundtligt om en sag. På et virtuelt møde kan du i stedet bede folk om at skrive deres tanker i chatten, og så kan lederne på mødet hurtigt gennemgå svarene og anerkende dem i overensstemmelse hermed.

4. Lad én person tale ad gangen

Du bør skabe en mødekultur, der forhindrer, at man taler i munden på hinanden. Når folk bliver overhørt, kan de blive frustrerede, miste deres tankegang og føle sig afskrækket fra at sige noget.

Det er selvfølgelig let at tale over nogen ved et uheld, men som mødeleder er det din rolle at forhindre, at det sker. Det lyder enkelt, men hvis nogen allerede er i gang med at tale, og en anden taler hen over dem, skal du bede den anden person om at vente, indtil den første er færdig.

Ved at holde øje med dette kan du skabe en kultur, der prioriterer at lade folk tale uden afbrydelser.

5. Opfordr folk til at "række hånden op"

(Billedet er leveret af forfatteren)

Nogle gange kan det være svært at finde en chance for at tale i et konferenceopkald, da de signaler, du ville bruge til at sige noget i et personligt møde, ikke altid er så tydelige, når du er på afstand. Heldigvis har videokonferenceværktøjer som Zoom en mulighed for, at deltagerne kan "række hånden op" for at vise, at de har noget at sige.

Selvom denne funktion er tilgængelig, er det ikke altid, at folk bruger den. Derfor er det vigtigt at minde dit team om, hvor de kan finde denne knap, og opfordre dem til at bruge den, når de vil bidrage til samtalen.

6. Optag mødereferater

At føre et detaljeret mødereferat er en fremragende taktik til at holde alle engagerede og opmuntre til inklusion under møderne. Det er med til at sikre, at alle har en chance for at komme til orde, og at deres ord registreres nøjagtigt. Det opmuntrer til samarbejde, øger deltagelsen og forbedrer ansvarligheden.

Desuden er en klar registrering af mødereferater en god måde at spore, hvem der typisk deltager og bidrager. Det giver dig også mulighed for at identificere, hvem der har tendens til at tie stille under møder, så du kan prioritere at skabe plads til, at disse personer kan komme til orde.

Mødereferat-apps er en god måde at strømline denne proces på. Denne teknologi holder alle detaljer organiseret og tilgængelige for hele dit team.

(Billedkilde)

7. Bliv smart med hybridmøder

Hvis du tilbyder hybrid- eller fjernarbejdsplaner, er det vigtigt at skabe en hybrid mødeopsætning for at lette effektiv kommunikation mellem dem på kontoret og derhjemme.

I den forbindelse bør du sikre dig, at eksterne deltagere får lov til at give deres besyv med, da det kan være svært at give sit besyv med, når den personlige del af teamet taler.

Hvis du i øjeblikket ikke tilbyder hybrid- eller fjernarbejde, bør du overveje det. Hybridarbejde er en mere tilgængelig mulighed for mange mennesker, da det giver dem mulighed for at arbejde i et miljø, der er mere behageligt og passer til deres behov.

8. Udnyt en-til-en-opfølgninger

Nogle mennesker er naturligt generte, og de kan være mindre tilbøjelige til at udtrykke deres tanker i en gruppe. Med det i tankerne kan du bruge en-til-en-opfølgningsmøder til at give disse personer et mere behageligt miljø til at give deres besyv med om et emne.

Ved at mødes i mere private omgivelser kan mere reserverede mennesker føle sig mere trygge ved at tale og dele deres ideer. Når deres ideer er blevet valideret eller uddybet på tomandshånd, føler de sig måske trygge nok til at dele dem i en større gruppe.

9. Opret en dagsorden

At skabe et inkluderende mødemiljø kræver omhyggelig forberedelse og tilgængelige materialer for at sikre, at alle deltagere føler sig engagerede og værdsatte. Inkluderende ledere gør klogt i at lave en dagsorden, så alle ved, hvad de kan forvente, og kan forberede deres egne tanker og noter i overensstemmelse hermed.

Brug af en PDF-editor fra Smallpdf kan bidrage til dette mål. Før møder kan facilitatorer f.eks. bruge dette værktøj til at ændre PDF'er ved at tilføje annotationer, kommentarer eller fremhævninger for at fremhæve vigtige punkter, så det bliver lettere for deltagerne at følge med.

(Billedkilde)

Hvis man derudover giver deltagerne PDF-filer, der kan udfyldes, eller giver dem mulighed for at tilføje deres noter direkte i dokumentet, tilskynder det til aktivt engagement, især for dem, der behandler information bedre visuelt eller foretrækker interaktive formater.

Forestil dig, at et teammedlem har et synshandicap. Du kan bruge dette værktøj til at forstørre teksten, justere kontrasten eller tilføje beskrivelser, der er i overensstemmelse med retningslinjerne for tilgængelighed, og dermed skabe en mere inkluderende oplevelse.

Konklusion

Du kan gøre meget for at skabe et inkluderende miljø til dine teammøder. Ved at gøre det kan du engagere dine medarbejdere mere og forbedre din drift. Desuden hjælper det med at fremme en inkluderende kultur i hele organisationen.

Hvordan vil du gøre dine møder inkluderende?