Представяне с въздействие: как да подобрите уменията си за работа с PowerPoint в технологичната индустрия

Въведение

Създаването на завладяващи презентации е едно от най-мощните умения в технологичната индустрия, тъй като е много гъвкаво. Независимо дали се изкачвате по корпоративната стълбица, или сте предприемач, добрата презентация гарантира, че ще направите крачка напред в кариерата си. Освен това ще бъдете възприемани като авторитет в областта, в която презентирате.

В тази статия ще разгледаме начини за подобряване на уменията ви за работа с PowerPoint в технологичната индустрия.

Слайдове на PowerPoint: Преглед

(Източник на изображения: Wallpaper Flare)

Презентациите в PowerPoint са цифрови презентации, базирани на слайдове. За да предадете това, което искате да кажете на аудиторията си, трябва да го разделите на много слайдове. Трябва да се отнасяте към всеки слайд като към празно платно, на което да поставите думи и изображения, които да ви помогнат да разкажете историята си. Функционалностите му са лесни за възприемане, което го прави удобен за ползване от начинаещи.

Слайдовете на PowerPoint имат и разширени функции, които се използват в презентации от висок клас. Въпреки това, за да ги разберете по-добре, бихте искали да се запознаете с тези функции чрез курс по PowerPoint от Acuity Training.

Как да подобрите уменията си за работа с PowerPoint?

Повишаването на качеството на слайдовете на PowerPoint изисква набор от методи, които да гарантират високото качество на вашата презентация. Освен това, това ще направи слайдовете ви да изглеждат много привлекателни за очите на зрителите, като гарантира, че те ще бъдат приковани към това, което ще им представите.

Ето начините да подобрите уменията си в PowerPoint, за да правите качествени презентации:

1. Формулирайте целта на презентацията си

Всички завладяващи презентации се нуждаят от основа, а тя се създава, като се формулира целта на това, което ще представите. Какъв е замисълът на вашата презентация? Дали да информирате? Дали е да ги убедите да опитат нещо ново, или е призив за действие?

2. Създаване на структура на презентацията в PowerPoint

След като сте си поставили цел, следващият начин да подобрите уменията си за представяне в PowerPoint е да използвате структура. Вашата презентация трябва да има формат от началото на слайдшоуто до края. Създайте план на вашето PowerPoint слайдшоу, за да имате солидна основа за неговото протичане, преди да преминете към визуалните елементи.

3. Използвайте цветове на слайдовете с висок контраст

Що се отнася до визуализацията, първото нещо, което трябва да обмислите, е как ще изглеждат слайдовете ви. Идеалните цветови комбинации клонят към слайдове на PowerPoint с високи контрасти. Примери за това са слайдове с тъмни фонове, като например тъмнолилав или дълбок бордонов цвят. Докато текстът е в ярък или светъл цвят като златисто, жълто и бяло, за да се вижда по-добре.

За да сте сигурни, че ще ви е по-лесно да измислите уникални контрастни цветови комбинации, можете да използвате калкулатор на контраста.

4. Използвайте достатъчно големи шрифтове

Обичайното правило при интересните презентации е, че текстът не трябва да бъде прекалено голям или прекалено малък. Текстът, който ще използвате, трябва да бъде с размер около 24 до 32 пункта. Заглавията и заглавията използват шрифтове с размер около 36 до 44 пункта. Обърнете внимание, че ако текстът ви е твърде малък, аудиторията ви ще има проблеми с четенето и ще загуби представа за това, което се опитвате да предадете.

Обърнете внимание, че представените тук размери са базови и биха се ползвали в по-малка или средна стая. Но ако ще правите презентация в по-голяма стая, бихте искали да експериментирате с по-големи размери на шрифта извън предписаните тук.

5. Използване на списъци с точки

Вместо да използвате пълни изречения, бихте искали да изброите елементи чрез точки, за да представите ключови идеи. Уверете се, че не претоварвате точките с информация, в противен случай посланието, което се опитвате да предадете, се губи. В идеалния случай бихте искали да следвате насоката "шест на шест", която се състои в използването на не повече от шест думи на точка, а слайдовете не трябва да надвишават шест точки.

6. Намаляване на използването на анимации

Придържайте се към основни ефекти, като например "Появяване", при който текстът ще се появи точно на мястото, на което сте го написали. Въпреки че движещите се текст и графики могат да добавят индивидуалност към вашата презентация, понякога те могат да бъдат и много разсейващи за аудиторията. Избягвайте анимационни ефекти, които са твърде пресилени.

7. Използване на визуални средства вместо текст, ако е възможно

Когато е необходимо, можете да използвате визуални средства като графики и кръгови диаграми, ако представяте статистически данни вместо текст. Това прави презентациите много увлекателни. По-вероятно е хората да се вържат на вашата презентация, когато видят графично представяне на данните, които предавате.

Друга форма на визуална помощ, която може да увеличи ангажираността на аудиторията, са илюстрациите. Можете да поставяте изображения в слайдовете си, при условие че са свързани с темата.

Други бележки, които да вземете предвид

(Източник на изображения: Pixabay)

Когато планирате да правите интересни презентации, трябва да вземете предвид няколко допълнителни бележки, за да могат те да оставят впечатление. Ще искате да сте сигурни, че очите и вниманието на аудиторията ви са приковани към вас и вашата презентация. Освен това тези точки могат да ви помогнат да гарантирате, че посланието ви ще резонира с аудиторията.

1. Последователност на практиката

Съгласуваността на марката е много добър начин да задържите вниманието на аудиторията си върху вас. Бихте искали да създадете презентация, която да е тематична и да има отношение към индустрията, с която сте свързани. Основното предимство на това е, че се изгражда доверие и хората ще ви възприемат като авторитет по темата.

2. Използване на цветовете и елементите на марката

За да се уверите, че аудиторията ви знае какво или кого представлявате, интегрирайте цветовете и елементите на марката в слайдовете си. Слайдовете могат да бъдат с цветова схема, която се основава на логото на вашата марка, и т.н.

Когато правите това, трябва да се съобразите с насоките за марката, но когато е направено правилно, то насърчава познаването на марката сред много хора.

3. Опитайте се да намалите количеството излишна информация в презентацията си

Не използвайте твърде много думи в презентацията си, защото това е предпоставка за отегчаване на аудиторията. Кажете твърде много и вероятната реакция на зрителите ви ще бъде прозяване. Намалете обема на представеното в презентацията ви на PowerPoint. Проверете и премахнете ненужните изображения, излишните точки и пухкави елементи в презентацията.

Ползи от уменията за работа с Powerpoint в технологичната индустрия

1. Ефективна комуникация

PowerPoint ви позволява ефективно да предавате сложни технически концепции, идеи и подробности за проекта както на технически, така и на нетехнически заинтересовани страни. Можете да използвате визуални помощни средства, диаграми и илюстрации, за да опростите и изясните информацията, като я направите по-лесна за разбиране от аудиторията.

2.Технически презентации

В технологичната индустрия презентациите често са от решаващо значение за представяне на софтуерни решения, демонстрации на продукти или обяснение на технически процеси. PowerPoint ви дава възможност да създавате визуално привлекателни слайдшоута с екранни снимки, фрагменти от код и диаграми, като ви помага да представяте интересни и въздействащи презентации.

3. Сътрудничество и работа в екип

PowerPoint подпомага съвместната работа в техническите екипи. Можете да си сътрудничите с колеги, инженери и дизайнери, за да създавате презентации, да споделяте идеи и да събирате обратна връзка. Това сътрудничество помага за съгласуване на визията на екипа и за ефективно постигане на целите на проекта

4. Обучение и документация

PowerPoint е ценен инструмент за създаване на материали за обучение и документация в технологичната индустрия. Независимо дали трябва да обучавате служителите си за нов софтуер, да документирате технически процеси за въвеждане в експлоатация или да създавате ръководства за потребителя за клиенти, PowerPoint ви позволява да представяте информацията по структуриран и визуално привлекателен начин, като повишавате ефективността на инициативите си за обучение.

5. Предложения за проекти и отчитане

PowerPoint е полезен за създаване на предложения за проекти, представяне на технически спецификации и отчитане на напредъка на проекта в контекста на бизнеса. Можете да представяте на заинтересованите страни срокове, етапи, бюджети и резултати на проекта, като им помагате да разберат техническите аспекти и да вземат информирани решения, които са в съответствие с бизнес целите.

6. Интервюта за работа и кариерно развитие

Добрите умения в PowerPoint могат да бъдат предимство по време на интервюта за работа и възможности за кариерно развитие в технологичната индустрия. Можете да използвате PowerPoint, за да създадете визуално привлекателно портфолио, да демонстрирате техническите си познания и ефективно да съобщавате постиженията и идеите си на потенциални работодатели или клиенти, демонстрирайки деловия си усет наред с техническите си умения.

7. Технически продажби и маркетинг:

В бизнеса на технологичната индустрия PowerPoint често се използва за целите на продажбите и маркетинга. Независимо дали представяте софтуерно решение на клиент или демонстрирате технически характеристики на потенциален клиент, PowerPoint може да ви помогне да създадете убедителни презентации, които подчертават бизнес стойността и предимствата на вашия продукт, като в крайна сметка стимулират продажбите и растежа на бизнеса.

Настройте презентацията си и презентирайте с умение!

Създаването и представянето на слайдове в PowerPoint е чудесен начин да повишите нивото на кариерата си. За да сте сигурни, че ще се възползвате от предимствата, ще трябва да използвате методите за повишаване на качеството на презентацията си. Ще искате да сте сигурни, че аудиторията ви ще задържи погледа си върху слайдовете ви и ще осъзнае тяхната стойност.

Те ще ви смятат за авторитет във вашата област, което ще подобри репутацията на марката ви.