Колко струват ръчните процеси на компаниите с течение на времето

Въведение

Само преди 500 години по-голямата част от работата, извършвана от хората, беше ръчна. За да засадят култури или да построят къща, много хора трябваше да полагат физически усилия в продължение на дълги периоди от време. Това водеше до бавен икономически растеж и доста нисък стандарт на живот. Животът през 1500 г. е бил много по-подобен на живота през 500 или 1000 г., отколкото на живота през 2026 г. Какво прави нашата година толкова специална? Автоматизацията.

Докато в миналото по-голямата част от работата е трябвало да се извършва самостоятелно от хората, днес ни помагат голям брой машини. Ние произвеждаме енергия, като използваме знанията си по физика. С помощта на суперкомпютри можем да решаваме сложни математически задачи, за които на хората биха били необходими години, за броени дни. Накратко, нашата сила сега е подсилена от голям брой инструменти, които не само ни правят по-силни (като чук в ръцете на строител), но и вършат по-голямата част от предишната ръчна работа за нас. Бизнесът е пионер в този бърз преход към иновации и продължава да го движи. В тази статия ще обсъдим колко скъпи могат да бъдат ръчните процеси за компаниите с течение на времето и защо автоматизацията винаги е най-добрият вариант в дългосрочен план.

Настоящата цифрова революция доведе до появата на множество висококачествени продукти, които правят автоматизацията възможна. Например, разработката на приложения Make.com позволява на бизнеса да свърже множество цифрови аспекти от своята дейност и да намали зависимостта от ръчни конфигурации. Други важни услуги включват инструменти като Zapier, Bubble и Webflow. Възможностите за автоматизация никога не са били толкова лесно достъпни.

Въпреки това, през последните 20 години имаше многобройни примери за големи компании или утвърдени малки и средни предприятия, които фалираха поради зависимостта си от ръчни процеси. Нека разгледаме някои от тези примери и се опитаме да намерим основните причини за тези проблеми.

Днес Amazon е почти синоним на търговия на дребно. Повечето американци купуват лаптопи, дрехи и много други продукти оттам. През 2000 г. това не беше така. Много хора по целия свят разчитаха на местни магазини или средни търговски марки. Наистина големите търговски марки, които предлагаха „всичко“, бяха доста редки. И така, какво се промени? В миналото търговските компании разчитаха на ръчен труд. Те имаха голям брой търговски обекти, които трябваше да се управляват от многобройен персонал. Логистиката също беше много трудна за управление: беше необходимо да се предлага повече или по-малко балансиран избор от стоки във всички обекти, за да се задоволи не само общото, но и нишовото търсене. Списъците за поръчки по пощата трябваше да се създават ръчно, да се отпечатват и изискваха голям брой работници за управление на поръчките. Всичко това се отразяваше на цените на дребно. Процесът на продажба на стоки изискваше много ръчен труд.

След това се появи Amazon и напълно промени играта, като премина от физически магазини към онлайн пазари, където потребителите можеха да избират не само от местни стоки, но и от стоки, налични в цялата страна (и дори в чужбина). След това започна да въвежда значителни иновации в логистиката на складирането, оптимизирайки времето за доставка и запасите от продукти, за да минимизира разходите за крайните потребители чрез използване на роботи и интелигентни алгоритми. В резултат на това, поради нарастващата популярност на онлайн търговците (освен Amazon, големи играчи са Walmart и eBay), физическите магазини вече не са основни. Те продължават да функционират добре в определени ниши като търговията с храни или дрехи, но стават все по-незначителни в други сектори. Автоматизацията чрез интернет технологии, логистични алгоритми и роботика напълно промени начина, по който купуваме неща. Много по-стари търговци разчитаха на ръчни процеси, установени в техния сектор, и в резултат на това загубиха пазарния си дял или дори фалираха.

Има много други случаи, в които са настъпили подобни процеси. Например, Netflix и други услуги за стрийминг/видео по заявка успяха до голяма степен да заменят телевизията и наемането на филми сред по-младите поколения. Те комбинират потребителската агенция (потребителите могат да избират кои филми искат да гледат) на услугите за наемане, които изискват физически магазини, с опростено телевизионно преживяване, което се основава на автоматизирани алгоритми за препоръки, които сега са подобрени от изкуствен интелект. Подобни процеси се случиха в транспорта, логистиката и дори в сектора на недвижимите имоти. Автоматизацията чрез интернет или, по-рано, чрез сложни индустриални машини (например, роботизирани системи за сглобяване на автомобили) винаги води до упадък на компаниите, които разчитат на ръчни процеси. В случаите, които описахме, това може да доведе до драстичен спад в цели сектори. В други случаи ръчните процеси могат да окажат негативно влияние върху определени отдели, без да нарушават работата на цялата компания (например, ако иновативен производител разчита на ръчни процеси в маркетинга).

Защо това се случва толкова често от историческа гледна точка? Защо толкова много компании запазват ръчните процеси вместо да преминат към автоматизация, въпреки очевидните й предимства? Една от основните причини е липсата на незабавна обратна връзка. Автоматизацията изисква начални инвестиции, които могат да се изплатят в рамките на няколко години. Процесът на увеличаване на ръчния труд за стимулиране на растежа на компанията е по-бърз и по-лесен в краткосрочен план. Когато обаче автоматизираните процеси, възприети от конкурентите, станат печеливши след известно време, тези нарастващи инвестиции в разширяването на ръчния труд могат да имат неочакван отрицателен ефект, водещ до значителни загуби на ресурси поради прекомерно разширяване. По-важното е, че не винаги е очевидно кой метод на автоматизация ще донесе най-големи ползи. Ето защо решението да се фокусираме върху простото разширяване на съществуващите процеси често изглежда примамливо.

Този проблем с забавените ползи, който доведе до драматични промени за много компании през последните 200 години, става все по-малко актуален. Иновациите, базирани на цифрови технологии и изкуствен интелект, често са толкова мощни и рентабилни, че могат да донесат значителни ползи в относително кратки срокове (например една или две години). Ако в миналото изборът между автоматизация и неавтоматизация не винаги е бил очевиден поради по-бавния темп на технологичното развитие, днес той става все по-ясен: работната сила, подпомогната от автоматизирани инструменти, е по-добра от тази, която разчита на ръчен труд в преобладаващото мнозинство от случаите. Ето някои технологии, които могат да помогнат на повечето компании (списъкът не е изчерпателен): LLM, уебсайтове с висококачествени алгоритми за обработка на поръчки и цифрови счетоводни решения.

В обобщение, историческите данни показват, че автоматизацията е най-добрият курс на действие за повечето компании на пазара в дългосрочен план. Ръчните процеси често изглеждат по-лесни за изпълнение и по-евтини в краткосрочен план, но почти винаги губят от автоматизацията дори в рамките на едно десетилетие. Една от най-мощните насоки за автоматизация в наши дни е разработката на софтуер. Компютърните технологии подобряват ръчните процеси по целия свят. Появата на технологии без код и с малко код и партньори за разработка като Keenethics, които знаят как да използват тази технология, показва, че този процес ще продължи да се ускорява. Наближаваме ера, в която автоматизацията ще стане повсеместна.