Как да създадем приобщаваща среда за срещи, която да ангажира всички

Въведение

Използването на всички таланти на екипа ви е много ценно. За да го направите обаче, трябва да създадете среда за срещи, която да насърчава всеки член на екипа да участва. Можете да постигнете това, като насърчавате приобщаването по време на срещите си.

В тази статия ще обсъдим как да създадете приобщаваща среда за срещи, която да насърчава участието на целия екип. Ще разгледаме основите на приобщаващите срещи и защо бихте искали да създадете приобщаващо пространство. След това ще се впуснем в някои приложими съвети за насърчаване на приобщаването на работното ви място.

Приобщаваща среда за срещи: Основи

Средата за провеждане на срещи е от решаващо значение за ангажирането на всеки член на екипа и за насърчаване на практическото участие на всички.

Целият екип трябва да се чувства комфортно и да бъде насърчаван да участва в една приобщаваща среда за срещи. Трябва да се обмислят нови идеи и да се даде възможност на хората да мислят нестандартно. Идеите не трябва да бъдат отхвърляни, дори и да са нетрадиционни.

Освен това приобщаващата среда за срещи трябва да се усеща като безопасно място за всички участници. Най-малкото, предпочитаните от хората местоимения се зачитат, а дискриминационното поведение не се допуска. Всички членове на екипа ви трябва да се чувстват комфортно, независимо от това как се идентифицират.

Приобщаването на срещите също така се изразява в предлагане на приспособления, които да направят средата подходяща за хора с увреждания или с увреждания.

Защо да използвате приобщаваща среда за срещи

Можете да повишите производителността и продуктивността на организацията си, като дадете възможност на целия си екип да се изяви с приобщаваща среда за срещи. Използването на силните страни на всички ще ви помогне да работите по-добре като екип.

Освен това създаването на приобщаваща среда за срещи спомага за създаването на култура на работното място, която като цяло е по-приобщаваща и положителна. Това е чудесно за поддържане на висок морал и мотивация на екипа.

Как да създадете приобщаваща среда за срещи

Сега, след като сте разбрали каква е стойността на създаването на приобщаващи срещи, нека да разгледаме някои начини за прилагането им на практика.

1. Определяне на основни правила

Важно е да оформяте срещите си така, че да давате възможност на хората да допринасят. За да направите това, трябва да установите някои основни правила, които да гарантират психологическа безопасност.

Основното правило за създаване на положителна култура на срещите е да се изисква уважение към всеки член на екипа. Разработете политика на нулева толерантност към дискриминацията или тормоза. Създайте система за контрол и баланс, която да държи лидерите и всички останали членове на екипа отговорни за техните действия, за да гарантирате, че изключително уважителните взаимодействия са културна норма на вашето работно място.

Когато определяте основните правила, трябва да зададете и очакванията. При много видове срещи някои хора могат естествено да се чувстват като наблюдатели, когато нямат нищо конкретно за представяне. Ако обаче искате тези хора да се включат, изрично ги уведомете, че искате те да се включат, независимо дали предлагат мнение или план за действие.

2. Предлагане на помощни средства за достъпност

В много екипи участват хора с увреждания и увреждания. Предлагането на помощни средства за достъпност е много важно, за да се развиват ефективно талантите и идеите на тези хора.

Например, ако член на екипа ви е с увреден слух, е изключително важно да улесните комуникацията по време на срещите по достъпен начин. В много случаи това може да бъде постигнато чрез използване на софтуер за конференции със субтитриране на живо. По този начин членът на екипа с увреден слух може да прочете думите на хората в реално време.

Да предположим, че имате член на екипа с увредено зрение. В този случай можете да направите срещите си по-достъпни, като обясните подробно всички графики в презентациите или използвате висококонтрастни изображения, които те могат да видят.

Разбира се, тези примери не важат за всеки отбор. Като ръководител на екип вие трябва да прецените нуждите на екипа си и да предоставите помощ, ако е необходимо.

3. Поканете хората да дадат своя принос

Говорихме за определянето на очакванията, когато искате хората да допринасят. Имайки предвид това, трябва да продължите да го правите, като активно създавате възможности за хората да допринасят за разговора. Това ще изглежда различно при различните формати на срещи или дискусии.

Да речем, че вземате важно решение, което засяга голяма част от екипа ви. Струва си да обиколите стаята и изрично да попитате за мнението на всеки човек. Това е възможно най-директното, което можете да направите.

Когато обсъждате по-малки въпроси, можете да дадете думата за въпроси, коментари и опасения. Именно тук е полезно да имате силна фирмена култура, която дава на хората възможност да знаят, че техният глас е важен, така че да се изкажат в подобен отворен форум.

За да постигнете ефективност при срещи с големи групи хора, не е задължително всички участници в разговора да говорят устно по даден въпрос. Вместо това при виртуална среща можете да помолите хората да изкажат мнението си в чата, а след това ръководителите на разговора могат бързо да прегледат отговорите и да ги потвърдят по съответния начин.

4. Оставете един човек да говори в даден момент

Трябва да създадете култура на срещите, която не позволява да се говори един през друг. Когато хората говорят вместо тях, те могат да се разстроят, да загубят хода на мисълта си и да се почувстват обезкуражени да говорят.

Разбира се, лесно е да премълчите някого по погрешка, но като водещ на среща вашата роля е да предотвратите това. Звучи просто, но ако някой вече говори и друг го заговори, помолете втория да се въздържи, докато първият не свърши.

Като следите за това, можете да създадете култура, в която приоритетно се дава възможност на хората да говорят без прекъсване.

5. Насърчавайте хората да "вдигат ръце"

(Снимката е предоставена от автора)

Понякога намирането на възможност за разговор по време на конферентен разговор може да бъде трудно, тъй като сигналите, които използвате, за да се изкажете по време на лична среща, не винаги са толкова забележими, когато сте отдалечени. За щастие, инструментите за видеоконференции, като Zoom, имат възможност участниците да "вдигнат ръка", за да покажат, че имат да кажат нещо.

Въпреки че тази функция е налична, хората не винаги я използват. Ето защо е важно да напомняте на екипа си къде да намери този бутон и да ги насърчавате да го използват, когато искат да допринесат за разговора.

6. Записване на протоколи от срещи

Воденето на подробен запис на срещите е отлична тактика за поддържане на ангажираността на всички и за насърчаване на включването по време на срещите. То помага да се гарантира, че всеки има възможност да се изкаже и че думите му са точно записани. Това насърчава сътрудничеството, засилва участието и подобрява отчетността.

Освен това воденето на ясни записи на протоколите от срещите е чудесен начин да се проследи кой обикновено участва и допринася. Това също така ви позволява да определите кой е склонен да мълчи по време на срещите, за да можете да дадете приоритет на създаването на пространство за изказване на тези хора.

Приложенията за протоколиране на срещи предлагат чудесен начин за рационализиране на този процес. Благодарение на тази технология всички детайли са организирани и достъпни за целия ви екип.

(Източник на изображения)

7. Умейте да използвате хибридни срещи

Ако предлагате хибридни или дистанционни графици за работа, създаването на хибридна конфигурация за срещи е от съществено значение за улесняване на ефективната комуникация между хората в офиса и у дома.

При това трябва да се уверите, че на отдалечените участници е позволено да изразяват мнението си, тъй като може да е трудно да се изкажат, когато говори личната част на екипа.

В тази връзка, ако в момента не предлагате хибридни или дистанционни възможности за работа, трябва да помислите за това. Хибридната работа е по-достъпен вариант за много хора, тъй като им позволява да работят в среда, която е по-удобна и подходяща за техните нужди.

8. Използване на индивидуални проследявания

Някои хора по природа са срамежливи и може да са по-малко склонни да изразяват мислите си в групова обстановка. Имайки предвид това, можете да използвате индивидуални срещи за проследяване, за да предоставите на тези хора по-удобна среда за изразяване на мнение по дадена тема.

Ако срещата се проведе в по-особена обстановка, по-сдържаните хора могат да се чувстват по-комфортно да говорят и да споделят идеите си. След като идеите им бъдат потвърдени или доразвити на четири очи, те могат да се почувстват достатъчно уверени да ги споделят в по-голяма група.

9. Създаване на дневен ред

Създаването на приобщаваща среда за срещи изисква внимателна подготовка и достъпни материали, за да се уверите, че всеки участник се чувства ангажиран и ценен. Приобщаващите лидери е разумно да създадат дневен ред, така че всеки да знае какво да очаква и да може да подготви своите мисли и бележки по него.

Използването на PDF редактор от Smallpdf може да допринесе за постигането на тази цел. Например преди срещи фасилитаторите могат да използват този инструмент, за да променят PDF файловете, като добавят анотации, коментари или акценти, за да подчертаят ключовите моменти и да улеснят участниците в срещите.

(Източник на изображения)

Освен това предоставянето на PDF файлове с възможност за попълване или добавянето на бележки директно в документа насърчава активното участие на участниците, особено на тези, които обработват информацията по-добре визуално или предпочитат интерактивни формати.

Да предположим, че член на екипа има зрително увреждане. Можете да използвате този инструмент, за да увеличите текста, да регулирате контраста или да добавите описания, които са в съответствие с насоките за достъпност, създавайки по-приобщаващо преживяване.

Заключение

Можете да използвате много подходи, за да създадете приобщаваща среда за срещите на екипа си. По този начин можете да ангажирате служителите си и да подобрите работата си. Освен това това помага да се насърчи културата на приобщаване в цялата организация.

Как ще направите срещите си приобщаващи?