Как да създадем добра дистанционна работна култура

Въведение

Работата от разстояние се превръща в популярна тенденция с напредването на технологиите. Избирайки дистанционна работа, служителите могат да вършат работата си от всяка точка на света, стига да имат интернет връзка. Това може да бъде чудесна възможност за тези, които искат да пътуват или да работят от дома си, както и за фирмите, които искат да спестят от офис пространство.

Въпреки това създаването и поддържането на приятни условия за работа от разстояние не винаги е лесно. В тази публикация в блога ще предоставим няколко съвета за създаване на положителна работна среда от разстояние.

Какво представлява културата на дистанционната работа и защо е важна?

Културата на работа от разстояние може да се определи като набор от споделени ценности, убеждения и практики, които определят начина, по който служителите на дадена организация работят и си сътрудничат от разстояние. Тя обхваща всичко - от начина, по който членовете на екипа общуват, до ресурсите, които използват, за да си свършат работата.

Създаването на силна култура на работа от разстояние е важно по редица причини. Първо, тя може да ви помогне да привлечете и задържите най-добрите таланти. В днешния конкурентен пазар на труда все повече служители търсят компании, които предлагат гъвкави условия на работа. Според проучване на CompareCamp 76% от работниците биха желали да останат в компания, която предлага такава възможност за график.

(Източник на изображения)

Второ, тя може да повиши производителността на служителите, тъй като според скорошно проучване увеличава щастието им с 20%. Когато членовете на екипа се чувстват свързани с компанията и помежду си и разполагат с ресурсите, от които се нуждаят, за да вършат добре работата си, е по-вероятно да бъдат продуктивни.

И накрая, тя може да повлияе косвено на удовлетвореността на клиентите. Щастливите служители водят до щастливи клиенти, така че е във ваш интерес да създадете дистанционна работна среда, която да подкрепя удовлетвореността на служителите.

11 съвета за изграждане на култура в отдалечена работна среда

Видяхме, че работата от разстояние може да бъде печеливша за организацията, нейните служители и клиенти, но само ако е установена добра база за очакванията. Затова сега нека разгледаме някои от начините, по които това може да бъде постигнато.

1. Определете основните ценности на вашата компания

Основните ценности са водещите принципи, които определят начина, по който екипът ви работи заедно. Когато членовете на екипа знаят за какво се бори вашата компания, те ще могат по-добре да вземат решения, които са в съответствие с това, което се очаква от тях.

• Изберете няколко (2-5) ценности, които са важни за вашата компания.
• Документирайте конкретно значението на всяка стойност.
• Споделете тези ценности с екипа си и се уверете, че всички са на едно мнение.

Някои примери за основни ценности за работа от разстояние включват открита комуникация, бърза обратна връзка и взаимно уважение.

2. Не подценявайте значението на обучението

Това, че служителите работят от разстояние, не означава, че можете да пропуснете процеса на въвеждане в системата. Всъщност е още по-важно да имате добре дефинирана система, която да помогне на новите служители да се чувстват удобно и уверено в новата си роля от самото начало.

Когато въвеждате членовете на отдалечен екип, не забравяйте да включите:

• Представяне на основните ценности на вашата компания: Помогнете на новите членове на екипа да разберат какво представлява вашата компания и как могат да допринесат.
• Обиколка на инструментите ви за дистанционна работа: Запознайте новите членове на екипа с инструментите, които използвате.
• Преглед на вашите очаквания: Обяснете как очаквате членовете на екипа да общуват и да работят заедно.

3. Уверете се, че всички са запознати с очакванията ви

Когато служителите работят от разстояние, е важно да се установят ясни очаквания, за да се гарантира, че работата ще бъде свършена и крайните срокове ще бъдат спазени. Един от начините да направите това е да установите ежедневни или седмични контролни срещи чрез видеоразговор или телефонно обаждане. Това ще ви позволи да проверявате напредъка, да отговаряте на всякакви въпроси и да предоставяте обратна връзка. Екипът ви също така трябва да разбере какви задачи трябва да бъдат изпълнени и до кога. Това може да стане чрез създаване на подробен план на проекта с конкретни крайни срокове за всяка задача. Като поставяте ясни очаквания и установявате редовна комуникация, можете да управлявате дистанционния си екип по-продуктивно.

4. Насърчаване на социалното взаимодействие

Комуникацията и сътрудничеството са от ключово значение за всеки успешен екип. Насърчаването на членовете на екипа да общуват редовно и открито ще помогне да се гарантира, че всички са на едно мнение и работят за една и съща цел. Не забравяйте, че както свързаната с работата, така и неформалната комуникация са от значение за изграждането на близки отношения между членовете на екипа, така че не обезкуражавайте неработните разговори и неформалните ангажименти.

(Източник на изображения)

Сътрудничеството между членовете на екипа също е от съществено значение, тъй като дава възможност за представяне на различни идеи и гледни точки. Това ще ви помогне да изградите по-сплотен и продуктивен екип.

5. Уважавайте времето на другия

Ако членовете на екипа работят в различни часови зони, е важно да се съобразяват с графиците си. Това означава да не очаквате всички да са на разположение по едно и също време и да проявявате разбиране, ако някой трябва да приеме обаждане извън работното време. Друг важен фактор е да не правите виртуалните си срещи по-дълги, отколкото е необходимо. Уверете се, че на всяка среща се разглеждат конкретни проблеми или се актуализира напредъкът на екипа. Това ще помогне на всички да се придържат към правилния път и да се избегне ненужното разсейване.

(Източник на изображения)

6. Насърчаване на баланса между работата и личния живот

В днешния забързан свят е по-важно от всякога да се насърчава здравословен баланс между работата и личния живот. Като насърчават служителите да правят почивки, поставят разумни крайни срокове и осигуряват възможности за гъвкави условия на труд, работодателите могат да помогнат за предотвратяване на прегарянето и намаляване на нивата на стрес. Това от своя страна може да доведе до подобряване на удовлетвореността от работата, повишаване на производителността и намаляване на отсъствията от работа.

Освен това, като насърчават добрия баланс между професионалния и личния живот, работодателите могат да покажат на служителите си, че ценят тяхното благосъстояние. Това може да спомогне за формирането на положителна култура на виртуалното работно място и да подобри процента на задържане на служителите.

7. Приоритет на обратната връзка

Културата на редовна обратна връзка е от съществено значение за всеки дистанционен екип. Когато членовете на екипа редовно получават обратна връзка, те могат да идентифицират проблеми и да намерят начини да подобрят работата си, така че планирайте редовни контролни срещи с членовете на екипа, за да им предоставите обратна връзка и насоки. Освен това можете да насърчите членовете на екипа да си дават неформална обратна връзка.

Важно е обаче да помните основните правила за обратна връзка: тя трябва да е навременна, конкретна, да се отнася до поведението, а не до човека. Обратната връзка трябва да се дава и по конструктивен начин, с цел да се помогне на лицето да подобри работата си. Помнете старата поговорка: хвалете публично, критикувайте насаме.

8. Празнувайте успехите

Когато членовете на екипа се чувстват оценени, те ще бъдат по-мотивирани да работят по най-добрия начин. Има няколко начина, по които можете да покажете признателност към екипа си, като например:

• Признаване на индивидуалните постижения, независимо дали става въпрос за среща на екипа или за имейл, предназначен за цялата компания.
• Организиране на редовни събития за сплотяване на екипа, като виртуални вечери на игри или щастливи часове. Тези събития са чудесен начин да покажете на екипа си, че го цените.
• Даване на бонуси и награди на членовете на екипа, които се справят по-добре от тях. Това ще им покаже, че трудът им е забелязан и оценен.

9. Осигуряване на обучение и учебни ресурси

Инвестициите в корпоративно обучение ще се изплатят под формата на по-продуктивна и ефективна работна сила. Макар да е вярно, че някои хора могат да работят ефективно без никаква помощ, други може да се нуждаят от напътствия, за да бъдат продуктивни. Като предоставите на служителите инструментите и знанията, от които се нуждаят, за да успеят, можете да създадете среда, в която всеки може да допринесе за успеха на компанията. Освен това, като предлагате подкрепа и съвети, изграждате отношения на доверие със служителите си, което може да подобри морала и лоялността.

Съществуват два вида професионално обучение - външно и вътрешно. Външното обучение включва местни и международни конференции, онлайн курсове и срещи. Можете също така да култивирате култура на вътрешно обучение, за което е полезно да знаете как да записвате екрана на Mac или Windows, за да създавате програмни инструкции и да изграждате учебен портал, в който да ги съхранявате.

10. Инвестирайте в корпоративен мърчандайз

основни и/или забавни фирмени стоки, можете да покажете на екипа си, че оценявате техния труд. Това може да бъде всичко - от брандирани тениски до чаши за кафе, от химикалки до калъфи за телефони. Това е малък жест, който може да допринесе за изграждането на морал и лоялност на екипа. Освен това е чудесен начин да популяризирате марката и културата на организацията си. Но се уверете, че стоките ви са действително използваеми - т.е. че тениските са налични в подходящи размери, а химикалките действително работят.

11. Отделете време за дейности за сплотяване на екипа

На всяко работно място е важно служителите да се чувстват свързани помежду си. Съществуват редица дейности за сплотяване на екипа, които могат да спомогнат за насърчаване на това чувство на свързаност, дори и за отдалечена аудитория. Това могат да бъдат прости техники като "2 истини и 1 лъжа" до по-сложни онлайн задачи и викторини. Участвайки в тези дейности, членовете на екипа ще могат да се опознаят по-добре един друг. Те също така ще имат възможност да работят заедно и да се научат как да общуват ефективно помежду си.

Заключение

Въпреки че може да са необходими известни усилия за създаване на силна култура на работа от разстояние, ползите определено си заслужават. Като насърчавате комуникацията и сътрудничеството между членовете на екипа, улеснявате дейностите за изграждане на екип и насърчавате баланса между работата и личния живот, можете да помогнете на служителите си да се чувстват свързани и подкрепяни, независимо къде работят. А с подходящото обучение и ресурси те могат да бъдат също толкова продуктивни (ако не и повече), колкото ако бяха в офиса. Като следвате тези съвети, можете да създадете култура, която ще помогне на екипа ви да успее.