Защита на данните на клиентите в маркетинга в съответствие с GDPR: Най-добри практики

Въведение

Законът за Общия регламент относно защитата на данните (GDPR) влезе в сила преди няколко години и с течение на времето в различни отрасли възникна въпросът: как GDPR се отрази на маркетинга? Отговорът е, че GDPR наистина повлия значително на маркетинговите подходи. Всички организации от различни размери и в почти всички отрасли, които работят с ЕС и Обединеното кралство, трябва да се придържат към този регламент, за да избегнат правни проблеми. Следователно GDPR е регионален по замисъл, но глобален в действителност.

В тази публикация обясняваме какво означава GDPR за маркетолозите и предоставяме най-добрите практики, които организацията може да въведе в маркетинга, за да защити по-ефективно информацията за клиентите съгласно GDPR. Тези практики могат да ви помогнат да намалите вероятността да пострадате от правни проблеми, влошаване на репутацията и сериозни глоби.

Какво представлява GDPR за маркетолозите?

ОРЗД беше въведен от Европейската комисия и влезе в сила през 2018 г. с цел да се подобри защитата на данните на жителите на ЕС. В тази област GDPR определя начините и средствата за защита на данните на потребителите от кражба, злоупотреба и продажба от съответните субекти. GDPR определя два субекта, като техните отговорности съгласно закона са различни: администратори на данни (субекти, които държат и съхраняват чувствителните данни) и обработващи данни (субекти, които оперират с данните в полза на администраторите).

Ключовите принципи на GDPR, които оформят основния фокус на целия закон, са:

• Законосъобразност, прозрачност и справедливост
• Ограничение на целта
• Минимизиране на данните
• Точност
• Ограничение на съхранението
• Защита
• Отчетност

За търговците GDPR означава, че трябва да разработят честен и прозрачен подход към данните на клиентите. По-точно казано, чувствителните данни, които могат да бъдат ценни или да идентифицират лицето, трябва да се третират с уважение. Организацията може да събира такива данни само след получаване на ясно съгласие от собственика на данните (клиента), да прави изключително необходимите записи и да гарантира точността на данните. Отделна важна подробност е задължението на организацията да използва необходимите средства за надеждна защита на данните на клиентите.

Най-добри практики за сигурност на данните на клиентите в GDPR маркетинга

Как компаниите защитават информацията за клиентите съгласно GDPR? Конкретно за търговците съществуват изпитани във времето решения и практики, които помагат да се осигури защита на чувствителните данни, както и съответствие с Общия регламент за защита на данните. Проверете и приложете препоръките по-долу, за да повишите ефективността на защитата на данните във вашата организация като цяло и за да защитите по-надеждно данните на клиентите в частност.

Събиране само на необходимите данни и получаване на съгласието на клиентите

Намаляването на обема на събираните данни е сред най-ефективните начини за намаляване на рисковете от загуба и нарушаване на сигурността на данните. Хакерите се стремят да засегнат базите данни с възможно най-много данни, защото по-големият брой и по-широкият тип записи, до които имат достъп, могат пряко да увеличат печалбите им. Когато дадена организация не съхранява големи обеми от данни за клиенти, киберпрестъпниците могат да изберат да не се насочват към тези бази данни.

Като маркетинг специалист можете и трябва да събирате само данните, необходими за текущите маркетингови цели. Преразгледайте работните си процеси и шаблони за събиране на данни и анализирайте практиките за данни, за да проверите дали събраните от вас записи действително се използват. В случай че някои данни не се използват или не оказват значително въздействие върху преживяването на клиентите ви, обмислете възможността да се откажете да събирате този вид данни и да премахнете записите, с които вече разполагате.

Освен това, съгласно GDPR, трябва да информирате клиентите си за данните, които събирате, и да получите изричното им разрешение за събирането им. От друга страна, трябва да се предостави възможност за отказ във всеки един момент. Съгласно GDPR събирането на чувствителни данни без разрешението на клиента може да бъде повод за законови глоби.

Одит на пощенски списъци

Отново, колкото по-голям е обемът на данните в хранилището на вашата организация, толкова по-голям е рискът от нарушаване на сигурността на данните. Ето защо редовните одити на пощенските списъци са практика на GDPR за имейл маркетинг, която трябва да интегрирате. Клиентите, които се отписват от вашите имейл промоции, бюлетини и други маркетингови материали, трябва да бъдат изтрити от базата данни. Освен това може да се наложи да сортирате адресите на клиентите според категориите им за абонамент за имейли, за да избегнете изпращането на маркетингови материали, които те не искат да получават.

Обмислете автоматизиране на процеса на почистване на списъци за имейл маркетинг, за да спазите GDPR в маркетинга, да спестите време и да подобрите потребителското изживяване с по-персонализирани имейли.

Събиране на екип за управление на данни

Съвременните организации, дори по-малките, събират, съхраняват и обработват терабайти данни за маркетингови и други цели. С екип за управление на данни на борда можете да категоризирате записите, да ги приоритизирате за използване и да ги контролирате в съответствие със законовите изисквания за защита на данните. Квалифицираните експерти по управление на данни могат да ви помогнат да осигурите по-високо ниво на сигурност на данните на клиентите, както и да спестите разходи и време за работните процеси по съхранение, търсене и защита.

Преразглеждане на начина, по който събирате лични данни

Това включва поне работния процес за събиране на данни и пътя, по който данните преминават, преди да бъдат записани в хранилището ви. Помислете за проверка на формуляра на целевата страница, който използвате, за да помолите клиентите да предоставят необходимите данни. Също така GDPR иска от организациите да добавят информационни изскачащи прозорци за уведомяване на посетителите на уебсайта за събирането на данни и отново да получат изричното им съгласие, което ви позволява да събирате лични данни.

Следващата важна стъпка тук е да наблюдавате други източници на чувствителни данни (ако вашата организация ги е включила като събиращи или обработващи данни съгласно изискванията на договора). И накрая, трябва да разберете кои трети страни могат да получат достъп до тези данни по пътя. Не забравяйте, че ОРЗД изисква правни договори, сключени между различните субекти, работещи с чувствителна информация за клиенти, и обмислете изключването на трети страни без договорни задължения от веригите за доставка на данни.

Ограничаване и контрол на достъпа до данни

Подобно на случаите с изпълнители от трети страни, защитата на данните на клиентите вътре в организацията е въпрос на контрол на достъпа. Анализирайте кои данни и достъпи са необходими на кои отдели и членове на екипа, за да изпълняват задълженията си. След това осигурете на тези отдели и членове на екипа само необходимите им нива на достъп до данните и разрешения. Спазвайте принципа на най-малките привилегии (PoLP) и интегрирайте решения за контрол на достъпа на база роли (RBAC), за да управлявате ефективно и бързо разрешенията за достъп до данни за екипите.

Обучете персонала си

И отново GDPR е сложен закон, който е задължителен за всяка организация, събираща лични данни на жители на ЕС. Правните последици и глобите по този закон са сериозни и дори малка грешка на служител може да предизвика съдебен процес. Ето защо служителите и ръководителите трябва да познават изискванията и нюансите на акта GDPR, за да намалят вероятността от човешки грешки. Помислете за провеждане на обучение за съответствие за всеки новопостъпил служител и въведете тематични тестове, например веднъж годишно, за да поддържате квалификацията по GDPR на служителите не само в маркетинговия ви екип, но и в други отдели.

Преразглеждане на подходите към данните и сигурността

Заплахите за киберсигурността се развиват непрекъснато, тъй като киберпрестъпниците измислят нови начини за проникване в защитените системи и за достъп до чувствителни данни. Каквито и да са вашите мерки за сигурност, като маркетолози трябва винаги да се стремите да подобрявате защитата на маркетинговите данни. За да направите това ефективно, трябва да създадете работни процеси за ревизия на ИТ сигурността, които да ви държат в течение на най-новите тенденции в киберзащитата.

Помислете за въвеждане на редовни пълномащабни работни процеси за тестване за проникване с помощта на специалист по сигурността, който се опитва да премине през защитата на организацията. По този начин можете да откриете уязвимости в слоевете за сигурност и след това да въведете корекции, преди хакерите да ги използват за извършване на действителен пробив. Сложността на съвременните инфраструктури заедно с еволюцията на инструментите за кибератаки правят създаването на непобедим периметър на защита почти невъзможно.

Освен това трябва да прегледате данните, които съхранявате. В случай че има данни, които не използвате за маркетингови цели (и които няма да използвате в бъдеще), помислете за изтриването им. По този начин намалявате потенциалните уязвимости на организацията си, а също така намалявате шансовете за изтичане на чувствителни данни дори и след успешното нарушение.

Извършване на редовни резервни копия

Кой е един от най-големите рискове, свързани със съхраняването на данни за клиенти? Обикновено човек би казал, че това е кражбата или изтичането на данни. В ОРЗД обаче се посочват наказания за друга често срещана последица от пробив в сигурността: загубата на данни. Освен това загубата на чувствителни данни, като например клиентската база, например след успешна атака с рансъмуер, може да доведе до значителни трудности за дейността и рентабилността на организацията в бъдеще.

Независимо от мерките за сигурност, прилагани в инфраструктурата на вашата организация, нападателите винаги са една крачка пред всяка защита. Това означава, че рано или късно защитата ви ще се провали и ще застраши данните ви.

Резервното копие, което представлява самостоятелно копие на данни, което може да бъде възстановено и съхранено в друго хранилище, е единственият

надежден начин за запазване на контрола върху необходимите данни след големи бедствия, свързани със загуба на данни. Помислете за използването на NAKIVO Backup & Replication в случай, че използвате продукти на Microsoft за организиране на обмена и управлението на данни във вашата организация. Каквато и да е ИТ инфраструктурата, стремете се да автоматизирате архивирането на чувствителни данни и да осигурите бързо възстановяване, за да удовлетворите изискванията за съответствие с GDPR във всеки един момент.

Заключение

Законът за Общия регламент относно защитата на данните е задължителен за организациите, които събират лични данни на жители на ЕС. За да осигурите съответствие с GDPR и да подобрите защитата на данните на клиентите в маркетинговите дейности, трябва:

• Намалете до минимум събирането на данни: събирайте и съхранявайте само това, което ви е необходимо;
• Редовно провеждане на одити на пощенските пратки;
• Съберете екип за управление на данни, за да оптимизирате събирането, използването и защитата на чувствителни данни;
• Знайте как и откъде получавате данните си;
• Ограничете достъпа до данни с модела RBAC и спазвайте принципа на най-малките привилегии;
• Уверете се, че служителите познават изискванията на GDPR и ги спазват;
• Редовно актуализирайте подходите си за защита на данните;
• Интегрирайте работните процеси за архивиране в ИТ средата на вашата организация.