11 съвета за маркетингови екипи, работещи от разстояние

Въведение

Трудно ви е да се справяте с маркетинговите си задачи, докато работите дистанционно? Обмислете използването на тези 11 изключително ефективни съвета за маркетингови екипи, работещи от разстояние.

Управлението на маркетингов екип, проследяването на кампаниите и анализирането на показателите може да се окаже трудна задача, особено когато не се намирате в едно и също физическо пространство.

Но ползите си заслужават усилията: 77% от служителите в отдалечена среда отчитат по-висока производителност, а 52% са по-малко склонни да си вземат отпуск.

И така, как да преодолеете предизвикателствата, свързани с ръководенето на маркетингов екип, като същевременно се възползвате от предимствата на дистанционната работа?

Установете ясни очаквания, поддържайте организирана структура, общувайте редовно и използвайте подходящи инструменти. След като постигнете това, вашият маркетингов екип е готов за успех.

В тази статия ще научите най-ефективните процеси и съвети за управление на маркетинга от разстояние. Приложете ги във вашия бизнес и екипът ви ще бъде по-управляем и успешен.

1. Създаване на безупречен процес на дистанционно наемане и включване

За да управлявате успешно отдалечен екип, трябва да наемете и въведете талантите си ефективно.

Започнете с използването на цифрови платформи като Indeed или LinkedIn, за да популяризирате новата си работна позиция, и се уверете, че е ясно, че длъжността може да се заема дистанционно от всяко място. Това ще улесни потенциалните кандидати да намерят вашата обява и да кандидатстват.

Когато оценявате отдалечени кандидати, виртуалният процес на наемане може да бъде много ефективен. Той може да включва видеоинтервюта с мениджъри по наемането, виртуални задачи или писмени тестове за оценка на уменията на кандидата.

Ако сте готови да наемете кандидати от различни места и часови зони, съобразете се с тях по време на процеса на наемане, като насрочите интервюта в работното им време.

По време на интервюто оставете настрана всякакви преценки за местонахождението на кандидата и го оценете въз основа на неговата квалификация и пригодност за ролята.

Ако набирате персонал за позиция, която може да бъде дистанционна или в офиса, провеждайте всички интервюта чрез видеоразговор, за да избегнете предубежденията, свързани с местоположението.

След като сте наели новия член на екипа, осигурете плавен виртуален процес на въвеждане в компанията и екипа.

Дигитализирайте процеса на въвеждане в експлоатация, като предоставите основни документи и ресурси в PDF, Google Doc или онлайн формат. Обмислете създаването на вътрешен уебсайт за обучение или база знания, до които новите служители да имат достъп.

Обмислете провеждането на виртуални обучения за по-сложни процеси, за да запознаете новите служители с различни задачи.

Редовните контролни срещи, кариерните разговори и продължаващото обучение с техния ръководител са от съществено значение, за да се гарантира, че отдалечените служители се чувстват подкрепени и напредват в своите роли.

За да подобрите процеса на виртуално въвеждане в работата, поискайте от новите отдалечени служители обратна връзка след първите няколко месеца, за да определите какво работи и какво трябва да се подобри.

В крайна сметка въвеждането на отдалечените служители в работата има за цел да ги накара да се чувстват информирани, подкрепени и уверени в новата си роля.

2. Поставяне на ясни цели и очаквания

Не предполагайте, че маркетинговият ви екип вече знае какви цели очаквате да постигне - дайте им повече насоки, отколкото бихте дали, ако бяхте заедно в офиса.

Дайте на екипа си самостоятелност за постигане на тези цели. Това ще ги накара да се чувстват по-целеустремени в работата си и ще им даде усещане за собственост върху проектите им.

В областта на маркетинга определянето на ключови показатели за ефективност за служителите с творчески функции може да бъде предизвикателство, тъй като не винаги има пряка връзка с генерираните потенциални клиенти, както е при други функции.

За да се справите с това, поставете специфични за кампанията цели, по които екипът да работи заедно - така всички ще имат твърдо усещане за цел.

Променете начина на мислене на екипа си, за да възприемат целите като нещо, за което могат да работят, за да подобрите цялостната комуникация и сплотяването на екипа.

3. Изслушване на идеите на всички

Всеки от нас е имал един или два опита да работи в лоша среда в определен момент от кариерата си. Най-често това се дължи на факта, че не сме имали възможност да се развиваме или да се чувстваме чути.

Това е особено вярно за отдалечените маркетингови екипи, които разчитат на креативност и комуникация, за да се справят отлично с ролята си. При срещите с видеоразговори е лесно някои гласове да не бъдат чути.

Създайте специални пространства или работилници за иновации и предложения. Ако видеоразговорите не са подходящи за всички, опитайте да използвате инструмент за мозъчна атака в екип като Miro.

Ако в момента не отделяте време за иновации, е време да започнете. Помислете дали да не отделите специално време за екипа си, за да се съсредоточите върху тях. Преосмислете начина, по който подхождате към иновациите, и ги превърнете в приоритет.

Дайте на екипа си пространство за иновации, за да разгърнете пълния му потенциал и да създадете по-позитивна работна среда.

Не забравяйте, че лошата работна среда може да се отрази негативно на морала и производителността на екипа ви. Насърчавайте среда, насърчаваща растежа и иновациите, за да създадете по-ангажиран и мотивиран екип.

4. Използвайте правилния софтуер за маркетинг

Уверете се, че екипът ви използва инструменти, които са лесни за управление и ефективни за използване.

Маркетинговите екипи често разчитат на различни софтуерни инструменти, като платформи за имейл маркетинг, инструменти за управление на социални медии, инструменти за дизайн, CRM и инструменти за уеб публикуване.

Въпреки че тези инструменти могат да улеснят управлението на маркетинга, не усложнявайте нещата с твърде много софтуерни опции.

За да рационализирате управлението на дистанционния маркетинг, помислете за използване на напълно интегрирани маркетингови решения. Членовете на отдалечения ви екип не могат просто да се отбият до бюрото на колега, за да зададат бърз въпрос или да получат актуална информация.

Когато маркетинговите ви инструменти и приложения работят заедно в една платформа, е по-лесно да управлявате работата си от разстояние.

Това намалява нуждата от техническа поддръжка и гарантира, че целият ви екип е винаги на едно мнение.

Интегрираните маркетингови решения спестяват време и улесняват провеждането на кампании, което е от решаващо значение при управление на маркетинга от разстояние.

5. Използвайте софтуер за лесна комуникация

Ако работите с отдалечен маркетингов екип, един от основните ви приоритети трябва да бъде създаването на ефективни канали за комуникация. Ефективната съвместна работа е почти невъзможна, без да се свързвате лесно с екипа си.

Имейлите могат да бъдат бавни и несинхронизирани, затова използвайте правилната платформа за обмен на съобщения и видео срещи.

Потърсете бърз и лесен за използване софтуер, който ви позволява да поддържате връзка с екипа си, да си сътрудничите по проекти и да получавате незабавни актуализации, когато е необходимо.

Екипите, работещи с отдалечено съдържание, разчитат на различни услуги за комуникация, сътрудничество и организация. Някои от широко използваните услуги включват:

• Slack е мощно приложение за комуникация в екип, което позволява на екипите да чатят и да изпращат лични съобщения. То помага за улесняване на сътрудничеството между членовете на екипа.
• Confluence е идеален за съвместно създаване на взаимосвързани документи. Тя помага за документиране на процеси и създаване на ръководства за стил.
• Trello, DivvyHQ, CoSchedule и Google Calendar са фантастични инструменти за създаване на споделени редакционни календари. С тях управлението на публикуването на съдържание е направо разходка в парка.
• Airtable, Basecamp и Asana са чудесни за възлагане и проследяване на задачи в отдалечени екипи.
• Zoom е надеждна платформа за видеоконференции, която поддържа големи и индивидуални екипни срещи. С този инструмент отдалечените екипи поддържат връзка и работят ефективно.

6. Не пренебрегвайте онлайн сигурността на дистанционния си екип

Един от рисковете при управлението на отдалечен маркетингов екип е потенциалната заплаха за информационната сигурност.

За да намалите този риск, накарайте отдалечения си екип да използва VPN услуга за отдалечен достъп, за да създаде защитена връзка, когато и където използва интернет.

Когато използвате VPN услуга на своя iPhone или каквото и да е друго устройство, данните от сърфирането ви се криптират, което означава, че не могат да бъдат прихванати или прегледани от всеки, който се опитва да получи достъп до тях.

Това е особено важно, ако работите с поверителна информация или имате достъп до фирмени мрежи и ресурси от дома си.

Бъдете предпазливи при споделянето на пароли за различни уеб базирани услуги, които екипът ви използва. Използвайте надеждни услуги за управление на пароли, като LastPass и 1Password, за да улесните управлението на пароли и да го направите по-сигурно.

Ако вашите служители на свободна практика използват служебни компютри за работа, спазвайте подходящ етикет, за да запазите устройствата и да защитите поверителните данни.

Ето няколко съвета за служителите, които използват служебните си компютри у дома:

• Не записвайте лични документи на служебния си компютър. Файл с грешки може да застраши сигурността, а всяко съдържание, изтеглено на компютъра, принадлежи на компанията след напускането на служителя на свободна практика.
• Избягвайте да разглеждате уебсайтове, които не бихте искали да вижда шефът ви. Това важи както за офиса, така и за домашните настройки, а подозрителните уебсайтове могат да съдържат вируси или зловреден софтуер, които могат да навредят на устройството.
• Не се поддавайте на изкушението да пазарувате онлайн, тъй като бисквитките и изскачащите реклами могат да забавят работното устройство или да компрометират сигурността.
• Използвайте само служебната си електронна поща, тъй като личните имейли могат да донесат вируси или фишинг имейли в работното устройство.
• Поддържайте сигурни входове с многофакторно удостоверяване и спазвайте правилните правила за безопасност в интернет, за да поддържате фокуса на дистанционния работник и да предотвратявате кибератаки.

7. Редовни проверки: Дръжте екипа си на прав път

Когато управлявате отдалечен екип, може да се окаже предизвикателство да поддържате силна връзка с всеки член. Не можете да водите непринудени разговори с тях или да им задавате въпроси лице в лице.

Затова планирайте редовни индивидуални срещи и неформални виртуални разговори на кафе, за да поддържате лична връзка с всеки служител.

По време на тези срещи обсъждайте напредъка в работата им, предлагайте подкрепа и предоставяйте обратна връзка.

Освен това планирането на редовни кариерни разговори с всеки служител може да му покаже, че се интересувате от професионалното му развитие и че има възможности за развитие в компанията.

За да сте по-достъпни за дистанционния си екип, оставете в календара си гъвкаво време. Това ви позволява да се включите в обаждане или видеоконференция, когато някой колега има въпрос или притеснение, които е по-добре да бъдат разгледани лично, отколкото чрез текстови съобщения.

Съобщавайте за наличността си чрез софтуер за незабавни съобщения, така че екипът ви да знае кога може да се свърже с вас. Направете "времето за разговори" част от графика си, за да предлагате на членовете на екипа си бързи проверки, за да наваксате с напредъка на работата им и да ги накарате да се чувстват подкрепени.

8. Съобразявайте се с часовите зони

Дистанционната работа дава възможност да наемате таланти от цял свят. Това увеличава разнообразието на екипа ви и разширява перспективите ви.

Но най-важното? Трябва да се адаптирате към различните часови зони. Като мениджър на отдалечен екип намерете начини да съобразите работното време на екипа си с разликите и насърчавайте всички да се съобразяват с графиците на колегите си.

Когато въвеждате нови служители или създавате екипния календар, помолете дистанционните работници да посочат работните и неработните си часове.

Проведете първоначална дискусия с екипа относно часовите зони и предпочитаното работно време, за да сте сигурни, че всички са наясно с възможностите си.

Ако значителна част от екипа ви е в друга часова зона, помислете дали да не съобразите графика си с техния за един ден в седмицата.

Друг вариант е да въведете разделна смяна, при която работите в най-активните часове на всяка часова зона. Този подход може да ви помогне да поддържате връзка с членовете на глобалния си екип и да сте в течение на техния напредък в работата.

9. Изграждане на силни връзки между членовете на екипа

Изграждането на силна екипна култура може да бъде предизвикателство в отдалечена работна среда, където колегите могат да общуват само по време на работни срещи и екипни празненства.

Помислете за организиране на виртуални дейности, като например речник или караоке, за да насърчите по-доброто сплотяване на екипа. Тези дейности нямат нищо общо с работата, но могат да позволят на съотборниците да разговарят, да научат повече един за друг и да се забавляват.

Идентифицирайте възможностите за лично взаимодействие с отделните членове на екипа.

Планирайте дистанционни разговори на кафе или други неформални разговори, посветени единствено на опознаването на съотборниците ви на по-лично ниво.

Опознайте членовете на екипа си и разберете как да работите заедно, да общувате и да си взаимодействате.

Независимо дали става въпрос за виртуални дейности или неформални разговори, времето, прекарано заедно, изгражда връзка и укрепва екипната култура въпреки физическото разстояние.

10. Бъдете емоционално интелигентни

Управлението на отдалечен екип може да доведе до емоционални предизвикателства, а емоционалната интелигентност (EQ) е от съществено значение за справянето с тях. EQ ви позволява да разпознавате емоциите си и да реагирате адекватно на различни ситуации, дори когато работите от разстояние.

Например микроуправлението на отдалечените работници може да е изкушаващо, но емоционално интелигентният мениджър ще планира контролни срещи, за да се увери, че екипът е на прав път.

Поддържайте самостоятелност и доверие, за да успеете да управлявате отдалечен екип.

Да речем, че служител направи грешка, докато сте офлайн. Емоционално интелигентният мениджър би избегнал изпращането на гневни имейли и вместо това би планирал чат, за да обсъди конструктивната обратна връзка със служителя.

Не забравяйте, че цифровата комуникация трябва да бъде уважителна и професионална.

Когато възникнат разногласия между членовете на екипа, бързо ги разрешавайте и дайте знак на екипа, че сте на разположение за разрешаване на проблемите. Насърчавайте екипа си да използва EQ в професионалния си живот. Дайте ясно да се разбере какво поведение е приемливо.

Използвайте емоционалната интелигентност, за да изградите доверие и да насърчите екипа си да се обръща към тях с въпроси и притеснения.

11. Поддържайте учебните си ресурси актуализирани

За да гарантирате, че екипът за дистанционен маркетинг винаги се учи и усъвършенства, имайте специален канал за комуникация за споделяне на знания и сесии за обучение. Организирайте редовни срещи на екипа, на които членовете могат да споделят своя опит и съвети.

Поддържайте всички учебни ресурси в актуално състояние и лесно достъпни. Това може да включва общ набор от документи със стандартни оперативни процедури (СОП), шаблони и други полезни ресурси.

Разполагайте с тези ресурси на разположение, за да можете бързо да се обърнете към правилната информация, когато е необходимо. Това ще помогне за рационализиране на работния процес и подобряване на ефективността.

Насърчавайте членовете на екипа да продължат да се обучават самостоятелно чрез ресурси като онлайн курсове, уебинари и конференции в бранша.

Осигурете достъп до тези ресурси или отделете бюджет за участие на членовете на екипа, за да се информират за най-новите маркетингови тенденции и стратегии.

Приключване

Ако никога не сте имали възможност да работите от разстояние или да ръководите екип от отдалечени работници, може да се окаже, че разработването на ефективна стратегия за управление на разпръснати екипи е непосилно.

Но не позволявайте на първоначалните предизвикателства да ви обезкуражат. С време и усилия можете да създадете процъфтяваща култура на работа от разстояние, която да позволи на екипа ви да работи по най-добрия начин.

Фокусирайте се върху създаването на работна среда, която насърчава сътрудничеството, творчеството и взаимното уважение между всички членове на екипа, независимо от тяхното местоположение.

Инвестирайте в изграждането на положителна фирмена култура, за да помогнете на членовете на екипа от различни среди да се чувстват овластени да споделят своите уникални гледни точки, идеи и подходи към работата.